Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management Vs. Dynamics 365 Business Central

Die Herausforderung besteht also nicht darin, das „bessere“ oder das „stärkere“ System zu finden; die eigentliche Frage lautet vielmehr, welches System deckt die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens besser ab.

In diesem Blogbeitrag vergleichen wir beide ERP-Systeme neutral miteinander– und zwar schwerpunktmäßig auf der Ebene der Funktionen und Anforderungen.

Als Microsoft Dynamics 365 Partner mit Spezialisten sowohl für Business Central als auch für Finance & Supply Chain Management geben wir Ihnen damit eine wertvolle Entscheidungsgrundlage an die Hand.

Unser Vergleich umfasst die wichtigsten Funktionen und Themenfelder:

1.    Intercompany-Prozesse
2.    Internationales Wachstum
3.    Die Module Einkauf und Finanzen
4.    Die Module Produktion, Qualitätsmanagement und Projekt
5.    Outlook- und Microsoft 365-Integration
6.    Implementierung und Go-Live

Darüber hinaus werfen wir noch einen Blick auf die Kriterien:

7.    Unternehmensgröße
8.    Kosten des ERP-Systems
9.    Branchenlösung

Sowohl Business Central als auch Finance & Supply Chain Management verfügen über leistungsfähige Funktionen im Bereich Einkauf und Finanzen – allerdings mit Unterschieden in Tiefe und Skalierbarkeit.

Business Central bietet hier ein sehr solides Fundament:

• Standardfunktionen für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Verwaltung von Einkaufsbestellungen und -rechnungen
• Genehmigungsworkflows im Einkauf
• Budgetverwaltung und Reporting

Für kleine und mittelständische Unternehmen sind diese Funktionen in der Regel vollkommen ausreichend.

Finance & Supply Chain Management hingegen geht über diese Standardprozesse hinaus und bietet:

• Konzernweite Finanzbuchhaltung mit Intercompany-Abstimmungen und Konsolidierungen
• Erweiterte Funktionen wie Kreditmanagement, Kostenrechnung, Treasury- und Cash-Management
• Automatisierte Prozesse in Einkauf und Beschaffung, z. B. über zentrale Einkaufskataloge, Lieferantenportale und Ausschreibungsverfahren
• Starke Unterstützung für komplexe Compliance- und Steueranforderungen in unterschiedlichen Ländern

In Produktion, Qualitätsmanagement und im Projektmodul zeigen sich die Unterschiede zwischen Business Central und Finance & Supply Chain Management wieder etwas deutlicher – vor allem, wenn es um komplexe Produktionsprozesse, Qualitätskontrollen und das Management größerer Projekte geht.

Business Central bietet:

• Grundfunktionen für Fertigung und Montage
• Unterstützung für Stücklisten, Arbeitspläne und Kapazitätsplanung
• Basis-Funktionen im Projektmanagement: Zeiterfassung, Ressourcenzuordnung, Projektabrechnung
• Einfache Werkzeuge für Service-Management und Nachkalkulation

Solange die Abläufe nicht zu komplex sind, reichen diese Funktionen für kleine und mittelständische Fertigungsbetriebe und Projektdienstleister vollkommen aus.

Finance & Supply Chain Management geht aber noch etwas tiefer:

• Umfassende Produktionsplanung inkl. MRP (Material Requirements Planning), Produktionsaufträgen, Kapazitätsabgleich und Multi-Site-Produktionsszenarien
• Qualitätsmanagement mit Prüfplänen, Prüfaufträgen und Rückverfolgbarkeit über die gesamte Lieferkette hinweg
• Vollständige Integration von Wartung und Anlagenmanagement in der Produktion
• Projektmanagement auf Enterprise-Level: von Angebot und Budgetierung über Abrechnung und Ressourcenzuordnung bis hin zu mehrstufigen, internationalen Projekten
• Engere Verknüpfung mit anderen Modulen (z. B. Einkauf, Logistik, HR) für durchgängige Prozesse und Workflows

Darüber hinaus gibt es nur in Finance & Supply Chain Management die Möglichkeit, Produkte, die in unterschiedlichen Ausprägungen vorliegen (Form, Farbe, Größe, Material, etc.) bequem mit Hilfe einfacher Ober- und Unterartikel anzulegen. Dies geschieht mit Hilfe des so genannten Varianten-Konfigurators.In Business Central wäre dies viel Fleißarbeit, da Sie für jede mögliche Varianten-Kombination einen Artikel anlegen müssen. Je vielfältiger also die möglichen Varianten Ihrer Produkte sind, desto eher werden Sie mit Finance & Supply Chain Management glücklich.

Einer der großen Pluspunkte beider ERP-Systeme ist die enge Verzahnung mit der Microsoft-Welt. Und neben Word, Excel, Teams und Co. spielt vor allem Microsoft Outlook eine zentrale Rolle. Der Grund: Angebotsanfragen, Bestellungen oder Rechnungen kommen bei vielen Unternehmen per E-Mail ins Haus. Und obwohl die Outlook-Integration in beiden Lösungen möglich ist, zeigt sich hier ein klarer Vorteil von Business Central.

Business Central bietet eine praxistaugliche und tiefgehende Outlook-Integration:

• Direkte Erstellung von Belegen aus Outlook heraus: Verkaufsangebote, Aufträge oder Rechnungen lassen sich erstellen, ohne Business Central zu öffnen.
• Automatisches Auslesen von E-Mails: Relevante Daten aus einer Nachricht können direkt übernommen werden, ohne mühsames Abtippen.
• Effizienz im Alltag: Anwender arbeiten in der vertrauten Outlook-Umgebung und sparen Zeit durch weniger Systemwechsel.

Finance & Supply Chain Management ist zwar ebenfalls in die Microsoft-365-Welt integriert, bietet jedoch nicht diese enge, praxisnahe Outlook-Verknüpfung. Hier stehen eher komplexere Prozesse und die Integration in andere Dynamics-Module (z. B. Sales, Customer Service) im Vordergrund.

Während die Punkte 1 bis 6 klare Unterschiede zwischen Business Central und Finance & Supply Chain Management aufzeigen – teils sogar mit eindeutigen KO-Kriterien – sind die folgenden Aspekte weniger schwarz-weiß. Hier geht es nicht um „besser oder schlechter“, sondern um Nuancen, Prioritäten und letztlich auch um persönliche Einschätzungen. Die Punkte 7 bis 9 lassen daher mehr Raum für Interpretation und hängen von den individuellen Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens ab. Dennoch finden wir es wichtig, sie in dieser Gegenüberstellung zu thematisieren.

Lange Zeit galt die Faustformel Business Central sei das ERP-System für Unternehmen

• Zwischen 1 und 100 Voll-Usern sowie zwischen 5 und 300 Mitarbeitenden.

Und Finance und Supply Chain Management sei das ERP-System für Unternehmen

• Mit wenigstens 20 Voll-Usern und mit über 100-Mitarbeitenden.

Dabei war es gleichzeitig wichtig, nicht nur die aktuelle, sondern auch die künftige Unternehmensgröße, sprich die Mitarbeiter- und Useranzahl in 3 bis 5 Jahren im Blick zu haben. Das machte diese Einschätzung dann schon etwas anspruchsvoller.

Diese Faustformel ist in ihrer Tendenz nach wie vor richtig, wir finden sie allerdings schwierig, weswegen wir die aktuelle Unternehmensgröße keinesfalls mehr als eines der relevanteren Kriterien nennen möchten. Zumindest nicht an erster Stelle. Denn unsere Erfahrung zeigt: Auch für kleine Unternehmen mit unter 100 Voll-Usern kann Finance und Supply Chain Management das einzig richtige ERP-System sein. Und es gibt Unternehmen mit weit über 300 Mitarbeitenden, die seit vielen Jahren blendend mit Business Central auskommen – und hier das ERP-System mit dem Wachstum seit Jahren locker mitgeht.

Sollten Sie also in anderen Vergleichen – oder älteren Vergleichen auch auf unserem Blog – dieses Kriterium finden: Bitte nicht überbewerten. Was von der Unternehmensgröße bleibt, sind zwei Fakten und die lauten:

• Um Business Central nutzen zu können, genügt Ihnen eine einzige Lizenz für eine Vollversion.
• Um Finance und Supply Chain Management nutzen zu können, benötigen (und bezahlen) Sie mindestens 20 Lizenzen für eine Vollversion.

In der Konsequenz heißt das: Unter 20 Voll-Usern bezahlen Sie bei Finance und Supply Chain Management monatlich viel Geld für Lizenzen, die Sie gar nicht benötigen – und das ist in der Regel immer unklug. Ob Finance und Supply Chain Management für Sie und Ihr Unternehmen selbst bei weniger als 20 Voll-Usern aber nicht doch das bessere ERP-System sein könnte, ist durch diese Mindestabnahmepflicht von Lizenzen keinesfalls gesagt.

Vor allem das ERP-System Business Central setzt traditionell viel auf Erweiterungen von Drittanbietern. Das ist nicht ungewöhnlich, kann die Gesamtkosten aber in die Höhe treiben. Je mehr Zusatzlösungen benötigt werden, desto attraktiver – preislich gesehen – wird dann wiederum Finance & Supply Chain Management, weil es viele Funktionen bereits im Standard mitbringt.

Gerade hier lohnt sich ein genauer Blick: Welche Funktionen sind im Standard enthalten und wo sind zusätzliche Erweiterungen erforderlich? Eine detaillierte Übersicht, die Business Central und Finance & SCM direkt gegenüberstellt, können Sie sich hier kostenfrei herunterladen.

Business Central – Finance & Supply Chain Management Standard Vs. notwendige Drittlösung

Auch die Projektkosten unterscheiden sich stark:

• Business Central lässt sich schnell, schlank und mit relativ geringem Beratungsaufwand implementieren – bis hin zur Möglichkeit viele Implementierungsschritte mit Hilfe von Workshops sowie zielgerichteter „Hilfe zur Selbsthilfe“ in Eigenregie umzusetzen. Das Beispiel unseres Kunden Avantyard hatten wir bereits erwähnt. 
• Finance & Supply Chain Management hingegen erfordert mehr Planung, Customizing und Beratung. Das macht Projekte umfangreicher und teurer, bringt aber auch die notwendige Tiefe und Stabilität für komplexe Szenarien.

Beide ERP-Systeme decken viele Branchen ab – entweder durch Standardfunktionen oder durch Erweiterungen:

• Business Central ist im Standard branchenneutral, lässt sich aber durch Add-Ons oder Partnerlösungen an branchenspezifische Anforderungen anpassen.
• Finance & Supply Chain Management bringt neben branchenneutralen auch viele branchenspezifische Funktionen im Standard mit – beispielsweise für die Diskrete Fertigung, Prozessfertigung, den Groß- und Einzelhandel, (Projekt-)Dienstleistungen oder die öffentliche Verwaltung.

Der in diesem Blogbeitrag vorgenommene Vergleich zeigt: Zwischen Business Central und Finance & Supply Chain Management geht es in erster Linie nicht um das „bessere“ System – sondern es geht darum, welches System besser zu Ihren Anforderungen passt. Einen eindeutigen Sieger gibt es nicht.  

Um das ganze nochmals auf den Punkt zu bringen:

• Finance & Supply Chain Management überzeugt mit seiner Tiefe, internationalen Ausrichtung und integrierten Konzern- und Branchenfunktionen. Für Unternehmen mit komplexen Prozessen, internationaler Expansion oder hohem Anspruch an Intercompany-Workflows ist es die eindeutige Wahl – auch wenn die Einführung länger dauert und mehr Investitionen erfordert.
• Business Central punktet mit seiner Schnelligkeit, Übersichtlichkeit und der Möglichkeit, bereits nach wenigen Wochen produktiv zu arbeiten. Es eignet sich hervorragend für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine schlanke, flexible Lösung suchen – und sich die Freiheit wünschen, Prozesse sogar in Eigenregie einzuführen.