Dokumentenmanagement direkt in Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 / AX Connector for ELO

Die Herausforderung

Ob Aufträge, Rechnungen, Dokumentationen, Verträge mit Kunden und Partnern – oder einfach nur Kassenbons und Belege: Die Liste an Dokumenten und Daten, die täglich in Unternehmen entstehen ist lang. Leider auch die Dauer der alltäglichen Suche danach.

Viele Mitarbeiter – vom Sachbearbeiter über den Abteilungsleiter, bis hin zur Geschäftsleitung – verbringen einen großen Teil ihrer Zeit, mit der Suche nach diesen Dokumenten. Vor allem ältere Dokumente befinden sich dabei sehr häufig in überfüllten, teilweise schlecht sortierten Papier-Archiven und eben nicht im ERP-System.

 

Die Lösung: Digital auf einen Blick statt irgendwo im Explorer oder Papierarchiv.

Als Business-Partner der Firma ELO, bieten wir Ihnen nicht nur das führende DMS auf dem deutschen Markt: Mit dem Dynamics 365 / AX Connector for ELO integrieren Sie die Dokumentenmanagement-Lösungen auch nahtlos in das ERP-System von Microsoft. Damit greifen Sie jederzeit zuverlässig und schnell auf Daten, Dokumente und Informationen zu, ohne den Client von Microsoft Dynamics und Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. 

 

Automatisierung beim Rechnungsimport

Dank neuem Feature geht das Automatisieren von eingehenden Rechnungen beim Dynamics 365 / AX Connector for ELO jetzt noch einfacher und schneller. Früher mussten Eingangsrechnungen erst manuell in Microsoft Dynamics angelegt werden, bevor man diese anschließend verbuchen und archivieren konnte. Heute funktioniert das auch anders herum: Sie legen die Rechnungen einfach im DMS ab und lassen dieses die nötigen Rechnungsinformationen (Artikel Nr. Preis, Menge etc.) extrahieren. Von hier werden dann alle relevanten Daten der Rechnung direkt in Microsoft Dynamics 365 importiert. Das Vereinfachen und Automatisieren dieses Prozesses spart Ihnen täglich viel Zeit und Geld.

Ohne ELO  wären wir momentan aufgeschmissen. Dank ELO und dem Dynamics 365 / AX-Connector for ELO können mein Einkauf und meine Buchhaltung von zuhause arbeiten. Freigabeprozesse sind auch kein Problem von zu Hause aus. Da sieht man den Mehrwert!

Ralf Hensinger, Leiter Controlling, ACD Elektronik GmbH, 19. März 2020

 

Archivierung ausgehender Dokumente

In diesem Video zeigen wir Ihnen die Archivierung ausgehender Dokumente mit dem Dynamics 365 / AX Connector for ELO

Bearbeitung eingehender Dokumente

Hier sehen Sie die Archivierung und Weiterverarbeitung eingehender Dokumente  

Einrichtung des Dynamics 365 / AX Connector for ELO

In diesem Video zeigen wir Ihnen die Einrichtung des Dynamics 365 / AX Connector for ELO

Dynamics 365 / AX Connector for ELO als preferred Solution auf der AppSource von Microsoft ausgewählt

Der Dynamics 365 / AX Connector for ELO ist auch in der AppSource von Mircosoft erhältlich. Unser Add-On wurde von Microsoft-Experten geprüft und validiert und als preferred solution in der AppSource ausgezeichnet.

SO PROFITIEREN SIE VOM DYNAMICS 365 / AX CONNECTOR FOR ELO

Direkt in Dynamics

Direkt aus dem Informationscockpit von Microsoft Dynamics 365 / AX heraus, ohne weitere Eingabe.

Dokumentenmanagement-Zeit-und-Orts-unabhängig
Schnelles Finden

Schnelles Finden der Dokumente, da alle Dokumente zentral an einem Ort abgelegt sind.

Dokumentenmanagement-Archivieren
Automatische Archivierung

Einmal eingerichtet, erfolgt die Archivierung der Dokumente automatisch im Hintergrund und ist immer sofort aktuell.

 

Ablage rechtskonform
Rechtssicherheit

durch revissionssicheres und rechtskomformes Archivieren Ihrer Dokumente.

No Code

Anpassungen sind ohne Programmierung möglich. Drittsoftware und zusätzliche Schnittstellen nicht erforderlich.

Keine manuellen Fehler

durch die vollständige Automatisierung von Ablage, Archivierung und Indexierung.

 

Der Dynamics 365 / AX Connector for ELO bietet: 

  • Archivierung von Ausgangsbelegen: Von AX / 365 erstellte Dokumente werden vollautomatisch und mit allen relevanten Indexen strukturiert in ELO abgelegt. Ausgehende Dokumente wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen erscheinen dann am Auftrag und am Kunden, Produktdatenblätter im Artikelstamm, sowie an der Auftragsposition.
  • Archivierung von Eingangsbelegen: Eingehende Dokumente können mit Hilfe von Barcodes automatisch mit dem korrespondierenden Buchungsvorgang in Dynamics AX / 365 verknüpft werden. Eingehende Rechnungen und Lieferscheine erscheinen dann zum Beispiel an der Bestellung und am Lieferanten – und Workflows wie z.B. die Prüfung der Einkaufsrechnungen werden automatisch in die Wege geleitet.
  • Automatisierung beim Import von Rechnungen: Sie legen die Rechnungen einfach in ELO ab. Nötige Rechnungsinformationen werden aus dem DMS heraus extrahiert und direkt in  Microsoft Dynamics 365 importiert.
  • Vollintegrierte Anzeige: Eingehende und ausgehende Dokumente werden direkt im Dynamics ERP-Client dargestellt, auch wenn diese nicht dort entstanden sind.

 

Screenshots

Der Dynamics 365 / AX Connector for ELO: Dokumenteneinrichtung

Der Dynamics 365 / AX Connector for ELO: Rechnungsansicht

Was kostet der Dynamics 365 / AX Connector for ELO?

Dynamics Connector for ELO Lizenzkosten On-Premise
On Premise

Für die On Premise Versionen von Dynamics 365/AX fallen einmalige Lizenzkosten von 14.900,00 € an.

Dynamics Connector for ELO Lizenzkosten Cloud
Cloud

Für die Cloud Version von Dynamics 365 schließen Sie ein Abonnement mit Kosten von 497,00 € pro Monat ab.

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1. In welchen Sprachen ist der Dynamics 365 / AX Connector for ELO verfügbar? 

Unsere Lösungen und Add-Ons werden kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt. Den Dynamics 365 / AX Connector for ELO gibt es aktuell in den Sprachen Deutsch und Englisch. Bei Wunsch nach einer anderen Sprache nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf.

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2. Für welche Dynamics Lösungen ist der Dynamics 365 / AX Connector for ELO verfügbar

Der Dynamics 365 / AX Connector for ELO ist als Add-On für folgende ERP-Systeme erhältlich: 

  • Microsoft Dynamics AX 
  • Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations 
  • Microsoft Dynamics 365 Finance 
  • Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management 

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3. Warum sollte man sein Dynamics ERP-System mit dem ELO DMS verknüpfen? 

Kein langes Suchen, alle Daten liegen zentral an einem Ort, das Archiv ist revisionssicher, rechtskonform und platzsparend, jeder Mitarbeiter weiß wo die Dokumente liegen und kann auch aus dem Homeoffice darauf zugreifen: Dies sind die Vorteile, die Ihnen eine DMS-Lösung wie ELO bietet.

Hinzu kommen die Vorteile der Verknüpfung: Ablage, Archivierung und die Indexierung (Verschlagwortung) erfolgen automatisiert – und damit fehlerfrei. Die Automatisierung führt zu einer deutlichen Ersparnis von Zeit, Arbeitsaufwand und Geld und führt zu einer einheitlichen Indexierung.

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4. Müssen Mitarbeiter mit ERP-System und ELO DMS parallel arbeiten?

Nein. Auf alle Dokumente haben Sie direkt über Ihren ERP-Client Zugriff.  Ohne Ihr ELO-DMS zu öffnen, können Sie das Archiv im ERP durchforsten.  

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5. Sind über den ERP-Client auch Dokumente ersichtlich, die nicht im ERP entstanden sind?

Ja. Alle Dokumente können direkt im Dynamics ERP-Client dargestellt werden. Auch externe Dokumente wie zum Beispiel Bedienungsanleitungen zu Produkten, Qualitätszertifikate oder auch Konstruktionszeichnungen. 

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6. Welche ausgehende Belege werden vollautomatisch in ELO archiviert und indexiert?

Folgende Dokumententypen sind im Standard des Dynamics 365 / AX Connector for ELO bereits enthalten: 

  • Angebot 
  • Auftragsbestätigung 
  • Auftragsrechnung 
  • Auftragsgutschrift 
  • Lieferschein 
  • Bestellung 
  • Freitextrechnung und -gutschrift 
  • Projektrechnungen

Eine Ergänzung um weitere Dokumententypen ist jederzeit möglich. 

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7. Welche eingehenden Belege werden teilautomatisch in ELO archiviert und indexiert?

Folgende Dokumententypen sind im Template des Dynamics 365 / AX Connector for ELO bereits enthalten: 

  • Rechnung mit Bestellbezug 
  • Rechnung ohne Bestellbezug 
  • Lieferschein 
  • Gutschrift 

Eine Ergänzung um weitere Dokumententypen ist jederzeit möglich. 

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8. Warum erfolgt die Archivierung und Indexierung von eingehenden Dokumenten nur „teilautomatisch“?

Anders als ausgehende Belege – die direkt im ERP-System erzeugt werden, erhalten Sie eingehende Belege oftmals noch per Post. Teilautomatisch deshalb, da die Dokumente in diesem Fall erst einmal eingescannt und mit einer eindeutigen Kennung markiert werden müssen. Dies ist notwendig, um den Eingangsbeleg beim Buchungsprozess im ERP auch der korrekten Buchung zuordnen zu können. 

In der Praxis hat es sich bewährt, die analogen Dokumente mit einem Barcode-Sticker zu versehen, welche von ELO automatisch bei der Ablage gelesen werden kann. Nach der Eingabe der Barcode-ID erfolgt die Indexierung vollautomatisch. 

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9. Muss der Barcode auch an Dokumente angebracht werden, die z.B. als Anhang in einer E-Mail kommen?

Nein. Eingehende Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen, können automatisch in ELO abgelegt werden. Wichtig ist jedoch, dass diese eine eindeutige Kennung erhalten. Dies muss nicht zwangsweise ein Barcode sein, sondern kann auch eine beliebige, einzigartige Nummer sein. Nach der Eingabe dieser Kennung erfolgt die Indexierung vollautomatisch. 

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10. Können Eingangsrechnungen auch vollständig aus ELO importiert werden?

Ja. Auch der vollautomatische Import einer Rechnung aus ELO ist möglich. Liegen die entsprechenden Informationen wie zum Beispiel Kreditorennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und optimalerweise die einzelnen Positionen der Rechnungen in ELO vor, dann kann der DMS-Connector for ELO aus diesen Dokumenten auch direkt Rechnungen in Dynamics 365 / AX anlegen. 

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11. Ich habe bereits einen Dynamics Partner. Muss ich nun mit Inway einen zusätzlichen Dynamics Partner beauftragen?

Nein. Gerne können Sie Ihren aktuellen Microsoft Dynamics Partner darüber informieren, dass Sie eine gute Lösung gefunden haben und er sich mit uns in Verbindung setzen kann.

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Sie wollen mehr wissen?

Mehr zu diesem cleveren Add-On für Microsoft Dynamics 365 / AX erfahren Sie auch in unseren regelmäßig stattfindenden kostenfreien Webinaren. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.

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  • ELO-Professional-12-Broschuere.pdf Download
  • Inway-Systems-Broschuere-Dynamics-365-AX-Connector-for-ELO.pdf Download
  • Inway-Systems-One-Pager-Dynamics-365-AX-Connector-for-ELO-01-2021-DE.pdf Download
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