Auf Microsoft SharePoint basierendes DMS direkt in Dynamics 365 integrieren
Mit dem Dynamics 365 Connector for Shareflex
Der Dynamics 365 Connector for Shareflex ist ein Add-On für Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations sowie für Microsoft Dynamics 365 Finance und Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management.
Darüber hinaus gibt es mit dem Business Central Connector for Shareflex diese Schnittstelle auch noch zwischen Shareflex / SharePoint-DMS und dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Dokumentenmanagement im SharePoint?
SharePoint ist eine beliebte Anwendung von Microsoft. Bekannt ist diese cloudbasierte Plattform für digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bearbeiten gemeinsam Dateien und Dokumente, die über den SharePoint kommentiert, verändert und weiterentwickelt werden können. Im Team werden Projekte verwaltet und Aufgaben koordiniert. Natürlich lassen sich auch zu allen Vorgängen Dokumente ablegen (Rechnungen, Belege, Verträge etc.).
Warum also nicht den Microsoft SharePoint zu einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) weiterentwickeln?
Damit die Ablage im SharePoint rechtskonform ist, reicht das alleinige Nutzen eines File-Systems in SharePoint allerdings nicht aus. Weder sind die abgelegten Dokumente revisionssicher, noch wären die zentralen Kriterien für gute und nachhaltige Archivierung erfüllt.
Die Lösung
Hier bietet unser Partner Portal Systems mit seiner SharePoint-Erweiterung "Shareflex" eine interessante Lösung. Shareflex ist ein Add-On für den SharePoint und verwandelt diesen zu einer Plattform für ganzheitliche Geschäftsanwendungen, inkl. vollwertigem DMS.
Wichtiger Teil dieser Enterprise Content Management (ECM) Lösung ist die Möglichkeit, Eingangs- und Ausgangsbelege im SharePoint rechtssicher zu archivieren; mit entsprechender Organisation der Dokumente, Verschlagwortung, Berechtigung, Fristenmanagement sowie allen relevanten Metainformationen.
Und nun, da der Microsoft SharePoint dank Shareflex zum vollwertigen DMS aufgerüstet wurde, hilft der Dynamics 365 Connector for Shareflex dabei, sämtliche Prozesse rund um das Dokumentenmanagement zu automatisieren – allen voran die automatische Archivierung und die automatische und vollständige Verschlagwortung sämtlicher Eingangs- und Ausgangsbelege.
So profitieren Sie von Shareflex und dem Dynamics 365 Connector for Shareflex
- Keine neue Software & kein neues System erforderlich
- Eine etablierte Lösung wird mit Shareflex zum DMS aufgerüstet
- Optimale Ablage und Verschlagwortung im neuen SharePoint-DMS
- Sie erfüllen alle Kriterien für gute Archivierung
- Alle Dokumente sind revisionssicher und damit rechtskonform archiviert
- Alle rechtlichen Vorschriften (GoBD, § 147 AO, § 257 HGB etc.) eingehalten
- Automatisierung von Archivierung, Verschlagwortung, Workflows etc.
- Bei eingehenden Dokumenten und bei Ausgangsbelegen
- Dokumente werden im Dynamics ERP-Client gezeigt & mit dem DMS verknüpft
- Ansicht im ERP möglich bei Belegen, die nicht im ERP entstanden sind
- No Code: Anpassungen sind ohne zu programmieren möglich
- Drittsoftware oder zusätzliche Schnittstellen sind nicht erforderlich
„Schon öfters haben uns Kunden gefragt, warum wir ihnen kein vollwertiges DMS von Microsoft anbieten können. Mit Portal Systems und deren Lösung Shareflex haben wir nun einen Partner gefunden, der genau diese Lücke schließt. Für Kunden, die ihr DMS und ihr ERP von Microsoft möchten, können wir nun zwei hochwertige und komplette Lösungen anbieten. Und mit Hilfe unseres neuen DMS-Connectors für Shareflex werden beide Systeme – SharePoint und Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management – wie gewohnt professionell miteinander verbunden.“
Alexander Eckardt, Produktmanager des Dynamics 365 Connectors for Shareflex bei Inway Systems
Alles aus einer Hand und von Microsoft
Zusätzlich zu dem hier beschriebenen Nutzen, beinhaltet die Verbindung "SharePoint / Shareflex - Connector – Dynamics 365 ERP" noch einen weiteren Vorteil, den Ihnen nur diese Kombination bietet: Sie bleiben komplett in der Welt von Microsoft.
ERP-Systeme sind keine Dokumentenmanagement-Systeme und Dokumentenmanagement-Systeme – selbst wenn Sie weitreichende Zusatzfunktionalitäten bieten (Stichwort ECM) – ersetzen keine ERP-Systeme. Eine Verbindung dieser Kernprodukte der Digitalisierung war bislang immer auch eine Kombination unterschiedlicher Hersteller.
Bislang, denn dank Shareflex und dem Connector for Shareflex bekommen Sie nun beide Lösungen – DMS und ERP – von Microsoft und genießen den von Microsoft gewohnten sehr hohen Produktstandard.
Was kostet der Dynamics 365 Connector for Shareflex?
- Für die On Premise Versionen des Dynamics 365 Connectors for Shareflex fallen einmalige Lizenzkosten an.
- Die jährliche Wartung beträgt 17% des Listenpreises.
- Für jeden weiteren Mandanten kommen einmalig Kosten hinzu.
- Für die Cloud Version des Dynamics 365 Connectors for Shareflex schließen Sie ein Abonnement mit Kosten von 553 € pro Monat ab.
- Das Abonnement ist jährlich kündbar.
- Für jeden weiteren Mandanten kommen 71,00 € pro Monat hinzu.
- Für die Cloud Version des Dynamics 365 Connectors for Shareflex schließen Sie ein Abonnement mit Kosten von 663,60 € pro Monat ab.
- Das Abonnement ist monatlich kündbar.
- Für jeden weiteren Mandanten kommen 85,20 € pro Monat hinzu.
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FAQs
- In welchen Sprachen ist der Dynamics 365 Connector for Shareflex verfügbar?
- Für welche Dynamics Lösungen ist der Dynamics 365 Connector for Shareflex verfügbar?
- Warum sollte man sein Dynamics ERP-System mit dem Sharepoint / Shareflex-DMS verknüpfen?
- Müssen Mitarbeiter mit dem ERP-System und dem DMS parallel arbeiten?
- Sind über den ERP-Client auch Dokumente ersichtlich, die nicht im ERP entstanden sind?
- Können neben (im ERP entstandenen) Ausgangsbelegen auch Eingangsrechnungen automatisch verschlagwortet und archivert werden?
- Ich habe bereits einen Dynamics Partner. Muss ich nun mit Inway einen zusätzlichen Dynamics Partner beauftragen?
1. In welchen Sprachen ist der Dynamics 365 Connector for Shareflex verfügbar?
Unsere Lösungen und Add-Ons werden kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt. Den Dynamics 365 Connector for Shareflex gibt es aktuell in den Sprachen Deutsch und Englisch. Bei Wunsch nach einer anderen Sprache nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf.
2. Für welche Dynamics Lösungen ist der Dynamics 365 Connector for Shareflex verfügbar?
Der Dynamics 365 Connector for Shareflex ist als Add-On für folgende ERP-Systeme erhältlich:
- Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations
- Microsoft Dynamics 365 Finance
- Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management
Zusätzlich zu diesem Produkt gibt es mit dem Business Central Connector for Shareflex dieses Add-On auch für das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central. Mehr zu dieser Schnittstelle lesen Sie hier auf unserer Homepage: Business Central Connector for Shareflex
3. Warum sollte man sein Dynamics ERP-System mit dem Sharepoint / Shareflex-DMS verknüpfen?
Kein langes Suchen, alle Daten liegen zentral an einem Ort, das Archiv ist revisionssicher, rechtskonform und platzsparend, jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin weiß wo die Dokumente liegen und alle können auch aus dem Homeoffice auf alle relevanten Dokumente zugreifen: Dies sind die Vorteile, die Ihnen eine Dokumentenmanagement-Systeme im allgemeinen bietet.
Hinzu kommen die Vorteile der Verknüpfung zwischen DMS und ERP: Ablage, Archivierung und die Verschlagwortung erfolgen automatisiert – und damit fehlerfrei. Die Automatisierung spart Zeit, Arbeitsaufwand und Geld und führt zu einer einheitlichen Verschlagwortung. Auch manuelle Fehler werden deutlich minimiert.
4. Müssen Mitarbeiter mit dem ERP-System und dem DMS parallel arbeiten?
Nein. Auf alle Dokumente haben Sie direkt über Ihren ERP-Client Zugriff. Ohne Ihr SharePoint / Shareflex-DMS zu öffnen, können Sie das Archiv im ERP durchforsten. Dokumente sind dabei jeweils mit dem DMS verknüpft.
5. Sind über den ERP-Client auch Dokumente ersichtlich, die nicht im ERP entstanden sind?
Ja. Alle Dokumente können direkt im Dynamics ERP-Client dargestellt werden. Auch externe Dokumente wie Zum Beispiel Eingangsrechnungen - oder auch Bedienungsanleitungen, Qualitätszertifikate oder Konstruktionszeichnungen.
6. Können neben Ausgangsbelegen auch Eingangsrechnungen automatisch verschlagwortet und archiviert werden?
Ja. Auch der vollautomatische Import einer Rechnung ist möglich. Liegen die entsprechenden Informationen wie zum Beispiel Kreditorennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und optimalerweise die einzelnen Positionen der Rechnungen im SharePoint-DMS vor, dann kann der DMS-Connector aus diesen Dokumenten auch direkt Rechnungen in Dynamics 365 anlegen.
7. Ich habe bereits einen Dynamics Partner. Muss ich nun mit Inway einen zusätzlichen Dynamics Partner beauftragen?
Nein. Gerne können Sie Ihren aktuellen Microsoft Dynamics Partner darüber informieren, dass Sie mit Shareflex und dem entsprechenden DMS-Connector eine gute Lösung gefunden haben und er sich mit uns in Verbindung setzen kann.
Sie wollen mehr wissen?
Mehr zu diesem cleveren Add-On für Microsoft Dynamics 365 erfahren Sie auch in unseren regelmäßig stattfindenden kostenfreien Webinaren. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.