ERP-System Business Central selbst einführen – in 6 Schritten

Matthias Schuster

Eine ERP-Lösung ist keine eindimensionale Software. In einem ERP-System existieren viele Abhängigkeiten, die bei der Einrichtung und der Anwendung der Lösung berücksichtigt werden müssen. Die Implementierung eines ERP-Systems ist deshalb bei weitem nicht so einfach oder intuitiv wie die Einführung anderer Business Software. Folgerichtig suchen auch fast alle Unternehmen – egal ob große Konzerne oder kleine und mittelständische Unternehmen – die Hilfe und Erfahrung eines ERP-Implementierungspartners, der hier tatkräftig unterstützt.

Doch es gibt ein ERP-System, das Unternehmen selbst einführen können: Microsoft Dynamics 365 Business Central.  

Microsoft Dynamics 365 Business Central: Die Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine umfangreiche ERP-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Es ist die Cloud-Variante von Microsoft Dynamics NAV. Business Central ist optimal geeignet für Unternehmen mit unter 100 Usern. Die Lösung kann bei der Implementierung so schlank sein, dass Sie wenig Implementierungsaufwand haben und nach kurzer Zeit gleich loslegen können. Und bei guter Planung und der Beherzigung der folgenden Tipps können Sie das ERP-System auch selbständig einführen – ohne festen Partner.  

Warum kann Business Central – im Gegensatz zu den meisten anderen ERP-Systemen – selbst eingeführt werden?

Sicher werden sich viele von Ihnen diese Frage nun stellen. Was ist anders oder so speziell an diesem ERP-System, dass Unternehmen die Implementierung selbst schultern können? Hier haben wir die wichtigsten Gründe und Vorteile zusammengefasst: 

  1. Business Central ist eine sehr weit verbreitete Standardlösung. Allein in Deutschland sind schätzungsweise 20.000 Installationen (incl. der Vorgängerversion Dynamics NAV) im Einsatz. Sie können also davon ausgehen, dass Sie nicht mehr mit Kinderkrankheiten kämpfen müssen. Weiterhin ist die Lösung praxiserprobt und bietet ein sehr gutes Verhältnis von Funktionalität zu Komplexität.  

  2. Business Central ist vorkonfiguriert und es existieren entsprechende Assistenten für die Inbetriebnahme von Funktionsbereichen, z.B. existieren Assistenten für die Einrichtung der Finanzbuchhaltung, der Mehrwertsteuer usw.   

  3. Business Central beinhaltet bereits viele Dokumentenvorlagen, die mit gängigen Microsoft-Programmen (z.B.: Word) angepasst werden können. Sie benötigen keinen Entwickler, um Anpassungen an Ihren Geschäftsdokumenten vorzunehmen. Im Idealfall kommen Sie gar mit den Standardvorlagen aus.  

  4. Business Central hat eine lebende Community, die Ihnen auch kurzfristig ohne Kontaktaufnahme zu Dienstleistern oder dem Hersteller Hilfe bietet. Manchmal kann das der schnellste Weg sein.  

  5. Und auch der Hersteller selbst bietet eine umfangreiche laufend aktualisierte Online-Hilfe für Business Central.

Business Central selbst einführen: Daran sollten Sie denken

Bedenken Sie bei der Einführung immer folgendes Prinzip: „So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich auf einmal!“ Auf keinen Fall sollten Sie die Einführung unterschätzen. Wiederstehen Sie also der Versuchung alles was Business Central an Funktionen und Möglichkeiten bereithält – und das ist für eine ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen überdurchschnittlich viel – gleich im ersten Anlauf für sich einzurichten. Business Central ist so konzipiert, dass es mit Ihnen wächst. Von entscheidender Bedeutung sind: 

  1. Eine umfangreiche Dokumentation 
  2. Eine aufeinander aufbauende Videoanleitung, die idealerweise auch spezielle Geschäftsvorfälle erklärt.  

Business Central selbst einführen in 6 Schritten

Im Folgenden beschreiben wir Ihnen eine aus der Praxis bewährte und von uns empfohlene Vorgehensweise, bei der Einführung von Business Central.  

  1. Die Buchhaltung ist in jedem ERP-System die Basis. Auch wenn Sie zunächst nicht planen Ihre Finanzbuchhaltung in Business Central durchzuführen, so muss doch ein minimales Setup vorhanden sein. Der Grund: Die Buchungen einzelner Module kommen auch immer in der Finanzbuchhaltung an. Wenn z.B. eine Rechnung gebucht wird, dann entsteht auch ein offener Posten und der wertmäßige Bestand – im Falle, dass Sie Waren verkauft haben – wird reduziert. Das ist ja genau das, was ein ERP-System ausmacht.  
  2. Stammdaten: Wenn Sie Waren verkaufen, dann benötigen Sie mindestens Artikel und Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren). Theoretisch kommen Sie im ersten Schritt auch ohne Lieferanten aus. Alle Stammdaten können Sie entweder in Handarbeit anlegen oder diese per Excel-Import einlesen.  
  3. Nach den Stammdaten kommen die Prozesse. Wenn man Waren verkauft, dann bietet sich natürlich die Auftragsabwicklung an. Es gibt selbstverständlich Abhängigkeiten zwischen Prozessen und Stammdaten, sodass es sicher vorkommt, das Stammdaten aufgrund der Erkenntnisse im Prozess nochmals geändert werden. Das ist aber kein Problem, denn Sie können ja alles in einem Testmandanten ausprobieren.  
  4. Wenn die Prozesse funktionieren, dann können Sie die Geschäftsdokumente/Belege (Lieferschein, Rechnung und Bestellung) wie sie von Business Central mitgeliefert werden nutzen, oder im Layout anpassen.  
  5. Wenn nicht schon im Rahmen der Einrichtung von Prozessen geschehen, dann sollten Sie jeden Geschäftsvorfall nochmals testen, um sicher zu gehen, dass auch alles funktioniert.  
  6. Waren die Tests erfolgreich steht dem GoLive nichts mehr im Wege. Dann können Sie ab Tag X mit der neuen Lösung arbeiten.  

So kommen Sie an Business Central

Sie trauen es sich zu, Business Central selbst einzuführen? Dann fehlen Ihnen nur noch die Lizenzen und es kann losgehen. Diese bekommen Sie beispielsweise von Microsoft oder auch direkt von uns. Preislich macht das für Sie keinen Unterschied. Wenn Sie Business Central allerdings über uns beziehen, dann bekommen Sie zusätzlich zu den Lizenzen alles was Sie benötigen, um mit Ihrem neuen ERP-System erfolgreich zu sein.  

  1. Wir stellen Ihnen einen Test-Zugang zur Verfügung. Was Sie hierfür benötigen ist ein Microsoft 365 (vormals Office 365) Konto. Wenn Sie noch keines haben, dann können wir Ihnen ein solches ebenfalls zur Verfügung stellen/einrichten.   Nutzen Sie für Ihre Anfrage gerne den Link am Ende dieses Absatzes.
  2. Sie erhalten exklusiven Zugriff auf eine Video-Bibliothek (deutsch, englisch) die Ihnen schrittweise die Einrichtung und Benutzung von Business Central erklärt.  
  3. Weiterhin stellen wir Ihnen alle Informationen zur Verfügung, die Ihnen die Einrichtung erleichtert – sei es durch exklusive Whitepaper, oder informative Beiträge auf unserem Blog.

Test-Zugang für Business Central anfordern

Einführungspakete und Workshops für Business Central in der AppSource von Microsoft

Und sollten Sie dennoch Unterstützung benötigen, dann können Sie über die Microsoft AppSource – oder das untere Formular – unsere Business Central Einführungspakete buchen. Hier bieten wir einen kostenfreien zweistündigen Business Central Einführungs-Workshop aber auch viele Workshops und Coachings, die Ihne Hilfe speziell bei den Modulen Finanzen oder Projekte bieten, bzw. vom Inhalt konkret auf Sie zugeschnittene Coachings. Alle Workshops sind konzipiert als Hilfe zur Selbsthilfe

 

Denn auch wenn Sie das ERP-System theoretisch komplett allein Einführen könnten, sparen Sie sich doch mit dem ein oder anderen Tipp unserer Experten viel Zeit und Geld! 

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