Success Story: Schweizer Start-up Avantyard führt ERP-System Business Central in Eigenregie ein – in nur 30 Tagen

Marco Niecke

Egal ob Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder die Bestell-Abwicklung mit dem Lager: Immer wieder wurden die Mitarbeiter des Schweizer Start-ups Avantyard im täglichen Doing durch zeitintensive Verwaltungsaufgaben unterbrochen. Mehrmals täglich mussten z. B. Rechnungen inklusive aller relevanten Daten händisch im Word erstellt und manuell verschickt werden. Und auch die Kommunikation mit dem Lagerlogistiker nach einer Bestellung erfolgte nicht automatisiert, sondern über den Austausch von Daten in Excel-Listen.

„Das sind alles Aufgaben und Prozesse, die größtenteils automatisiert ablaufen können“, so Peter Ruppeiner, Gründer und Geschäftsführer der Avantyard. „Als schnell wachsendes Start-up haben wir uns deshalb entschieden, ein ERP-System einzuführen, um die Insellösungen mit Word, Excel und Co. zu beenden.“ Die Wahl fiel auf Microsoft Dynamics 365 Business Central – Microsofts ERP-Flaggschiff für Start-ups sowie für kleine und mittelständische Unternehmen.

Gesucht: Hilfe zur Selbsthilfe und kein fertiges System

Sich von einem Partner ein ERP-System einrichten zu lassen, um danach einfach nur damit zu arbeiten, war für Peter Ruppeiner keine Option. Das Start-up wollte das ERP-System nicht bloß anwenden, sondern im Rahmen der Ersteinführung die Software gleich richtig kennen-, anwenden und verstehen lernen.

Inspiriert vom Blogbeitrag „ERP-System Business Central selbst einführen – in 6 Schritten“, wollte Avantyard genau diesen Weg gehen und fand in Inway Systems einen optimalen Partner. Eine Einführung von Business Central durch Hilfe zur Selbsthilfe: Viele von Inway Systems angebotenen Workshops und Coachings basieren genau auf dieser Philosophie.

Über Avantyard

Die Avantyard Ltd. ist ein Start-up Unternehmen aus der Schweiz. Gestartet im Jahr 2015 mit der Vision, den ökologischen Wandel durch ein innovative CleanTech Produkte zu beflügeln, entstand FreezyBoy, das erste kompakte Gefriergerät für Bio-Abfälle.

Über FreezyBoy

FreezyBoy ist ein funktionaler Biofreezer, der organische Küchenabfälle auf -5 °C abkühlt. Die Zersetzung der Biomasse wird damit unterbunden. Es entsteht kein lästiger Geruch und Bioabfall kann so lange dort gelagert werden, wo er anfällt: in der Küche! So leistet FreezyBoy in mehreren Haushalten bereits einen wertvollen Beitrag und sorgt dafür, dass Biomüll dort landet, wo er hingehört: im Biomüll. 

IT-Affinität ja – ERP-Grundkenntnisse nein

Ausreichende Voraussetzungen für das Erlernen von Business Central im Selbststudium?

Zwar handelte es sich bei der Einführung von Business Central beim Start-up Avantyard um ein eher kleines ERP-Projekt mit wenigen Usern, in welchem im ersten Schritt auch größtenteils nur Standard-Funktionen von BC implementiert wurden. Die Herausforderung bestand jedoch darin, dass Avantyard „ihr ERP-System“ komplett selbst implementieren bzw. bei jedem Schritt der Inbetriebnahme aktiv mitarbeiten wollte.

„Keiner von uns hatte Vorerfahrung mit ERP-Systemen“, so Peter Ruppeiner. „Wir wussten natürlich, dass es Enterprise Resource Planning Software gibt und, dass sie uns beim Automatisieren unserer Prozesse helfen kann. Wir selbst waren allerdings noch nie bei einem ERP-Projekt dabei. Andererseits lieben wir IT und wollten das System selbst einführen. Wir waren von Anfang an sehr optimistisch, dass wir das auch schaffen würden.“

Lösung: Learning by Doing durch einen dynamischen Workshop mit cleveren Übungen, Hausaufgaben und individuellen Q & A

Nach einem ersten Kennenlernen war für Inway Systems schnell klar, dass die vorhandenen Konzepte und Selbsthilfevideos der bereits bestehenden Business Central Workshops, bei denen auch das Konzept Hilfe zur Selbsthilfe im Mittelpunkt steht, hier nicht passen würden.

All diese Workshops setzen Grundkenntnisse seitens des Kunden voraus oder, alternativ, ein bereits vorhandenes System. 

 

„Kein Grundwissen war in diesem Fall kein Understatement des Kunden, sondern bedeutete tatsächlich bei null zu beginnen“, so Dennis Appelt, Business Central Berater bei Inway Systems. „Die Idee war also ein dynamischer, individuell gestalteter Workshop, Schritt für Schritt mit viel Zeit für Nachfragen, Theorie und Übungsaufgaben.“

Verzicht auf automatische Einrichtung des Systems

Business Central lässt sich automatisch einrichten. Importiert man anschließend die Stammdaten, hat man in kürzester Zeit ein eingerichtetes mit Stammdaten gefülltes System, anhand dessen man beispielsweise Abläufe zeigen oder auch Prozesse verknüpfen und weiterentwickeln kann. Vorteil: Die Einrichtung erfolgt schnell und manuelle Fehler werden ausgeschlossen. In den meisten Projekten kommt es zu dieser Vorgehensweise. Nachteil: Wurde ein System automatisiert eingerichtet, ist es vor allem für ERP-unerfahrene Kunden deutlich schwerer, die Zusammenhänge all der Zahlen, Daten, Tabellen und Felder im ERP zu erkennen und zu verstehen. Deshalb wurde bei Avantyard bewusst auf diese automatisierte Vorgehensweise verzichtet. Das System wurde händisch eingerichtet. Schritt für Schritt wurden Stammdaten manuell hinzugefügt.

 

Workshops: Step bei Step mit Theorie und Q & A

Dabei erfolge die Einrichtung von Anfang an in Form eines dynamischen Workshops. Berater von Inway Systems zeigten den Mitarbeitern von Avantyard jeden einzelnen Schritt. So wurden beispielsweise in den ersten drei Workshopeinheiten Artikelkarten, Debitoren, Kreditoren und Kontenpläne händisch eingerichtet. Alle Funktionen des jeweiligen Bereiches wurden dabei betrachtet und erklärt. Ergänzt wurden die Ausführungen oftmals mit Theorie. Nachfragen wie „was sind oder warum benötigen wir Buchungsgruppen, was müssen wir bei Kontenplänen und Bilanzen berücksichtigen, etc.“ wurden im Laufe des Workshops immer wieder beantwortet.

So konnten die Mitarbeiter von Avantyard nicht nur sehen, welchen Einfluss z. B. das Anlegen von Debitoren auf die bereits eingerichteten Konten oder die Buchungsgruppen hatte, sie konnten es auf diese Weise auch viel einfacher verstehen.

 

Am Ende des Tages gibt’s Hausaufgaben

Um das gezeigte Wissen zu verfestigen, gab es am Ende jeder Workshopeinheit eine kleine Hausaufgabe. Diese waren zum Beispiel:

  • Nummernserien erzeugen,
  • Buchungen durchführen und dabei Posten und Konten kontrollieren,
  • Debitoren und Kreditoren erzeugen,
  • Artikel erzeugen und bestellen.

Meist lagen zwischen den einzelnen Workshopeinheiten drei bis vier Arbeitstage. Genug Zeit also für Avantyard, das Gelernte zu Wiederholen und zu verfestigen. Oftmals merkten die Mitarbeiter erst bei den Hausaufgaben, dass es an der ein oder anderen Stelle doch noch Schwierigkeiten, Probleme oder offene Fragen gab. Diese wurden dann zum Beginn der folgenden Einheit besprochen.

 

Dynamischer Workshop ohne festes Konzept

Auf diesem Weg tasteten sich Inway und Avantyard sukzessive voran bis zum fertigen System. Da die Mitarbeiter von Avantyard viele Fragen stellten und sehr schnell lernten, war das System nach 8 Workshopeinheiten mit insgesamt ca. 40 Stunden fertig implementiert. Auch Dennis Appelt, BC Berater bei Inway war überrascht, dass es am Ende so schnell ging. „Am Anfang hatte ich Ablauf und Inhalte der Workshopeinheit noch genau geplant, aber bereits in der zweiten Einheit bin ich von diesem Plan abgewichen. Die Roadmap hatte ich dann nur noch im Hinterkopf. Der Kunde bestimmte das Tempo, in dem wir das System einrichten. Und nachdem die Unsicherheiten – die bei der Einführung einer Software mit so vielen Möglichkeiten ja durchaus verständlich sind –abnahmen, ging es erstaunlich schnell.“

Business Central selbst einführen in nur 30 Tagen

Beauftragt wurde das Projekt „ERP Business Central im Selbststudium“ mit Avantyard Ende Oktober. Projektstart war im November. Bereits am 3. Januar erfolgte der Go-Live.

Rechnet man die Weihnachtsfeiertage und die Zeit bis Neujahr dazwischen heraus, kommt man auf eine Projektdauer von ca. 30 Tagen. In dieser kurzen Zeit hat Avantyard mehrere Mitarbeiter zu Dynamics 365 Business Central Experten gemacht und parallel dazu ihr ERP-System Business Central selbst eingeführt.

 

Nicht nur der Kunde selbst war stolz und zufrieden; große Anerkennung gab es von allen Seiten: „Wir waren schon immer der Auffassung, dass es bei Business Central – mit etwas Starthilfe und bei entsprechender Begleitung – sehr wohl möglich ist, das ERP-System selbst einzuführen“, so Matthias Schuster, Geschäftsführer der Inway Systems und Autor des Beitrages ERP-System Business Central selbst einführen – in 6 Schritten. „Dass dies aber einem Unternehmen mit keinerlei ERP-Vorkenntnissen in nur 30 Tagen gelingt, das hat auch mich sehr beeindruckt. Aber es beweist eindrucksvoll, dass dies möglich ist.“

Workshops für Business Central - Überblick

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