Dynamics 365 Finance oder Dynamics 365 Business Central für Ihre Finanzbuchhaltung
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Entscheidungshilfe für Ein-Personen-Betriebe, Start-ups, KMUs und Konzerne
Jeder Betrieb muss Rechnungen schreiben, um Geld zu verdienen; und dabei alles sauber und nachvollziehbar dokumentieren und Belege vorhalten. Dies sind für alle Unternehmen die minimalsten Anforderungen an die Finanzbuchhaltung.
Hier decken die beiden ERP-Systeme Microsoft Dynamics 365 Business Central sowie Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management alle Anforderungen im Bereich der Finanzbuchhaltung vollumfänglich ab. Doch welches ERP-System passt besser?
Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen der Finanzbuchhaltung für die ERP-Systeme Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Dynamics 365 Finance (zusammen mit Supply Chain Management). Dabei stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen vor, die
benötigen und geben Entscheidungshilfen, welches der beiden Microsoft-Systeme in Ihrem Fall voraussichtlich besser zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt.
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Die Kernfunktionen von Business Central und Finance in der Finanzbuchhaltung
1. Für Ein-Personen-Betriebe
Jeder eingetragene Kaufmann muss seine Finanzen ordentlich verwalten. Da es für den Einsatz des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management eine Mindestabnahme von 20 Lizenzen gibt, empfehlen wir für Ein-Personen-Betriebe ausschließlich das ERP-System Dynamics 365 Business Central, bei dem Sie auch mit einer einzigen Lizenz starten können.
Finance, zusammen mit Supply Chain Management, wäre vom Funktionsumfang her gesehen zwar genauso gut geeignet, käme aber aufgrund der Mindestanforderung von 20 Lizenzen zu teuer.
Die wichtigsten Funktionen im Bereich der Finanzbuchhaltung werden jedenfalls mit beiden ERP-Systemen von Microsoft vollumfänglich abgedeckt:
- Buchhaltung gemäß aller gesetzlicher Vorgaben ordentlich und nachhaltig führen
- GoBD-konforme Archivierung
- Debitorenbuchhaltung, Rechnungen (entsprechend aller gesetzlicher Anforderungen) an Kunden schreiben und verschicken
- Einrichten automatischer SEPA-Lastschriften (Zahllauf)
- Offene Postenverwaltung und Mahnlauf
- Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsprüfung, Rechnungsbuchung und Bezahlen der Lieferanten
- Kreditoren Zahllauf und Erstellung der SEPA/AZV-Zahldatei
- Buchhalterisches Erfassen sämtlicher Ausgaben und Einkäufe
- Tagesaktueller Überblick über Einnahmen und Ausgaben, Umsatz und Gewinn
- Schnelle Aufbereitung und Vorbereitung sämtlicher Daten für die Umsatzsteuererklärung
- Anlagebuchhaltung mit Verwaltung des Anlagevermögens und automatischen Abschreibungsläufen
Automatisierung von Teilen Ihrer Buchhaltung
Und das Beste: Viele dieser Funktionen sind in den ERP-Systemen von Microsoft voll automatisiert. So werden weite Teile der Buchhaltung ohne großen manuellen Aufwand im Hintergrund automatisch miterledigt, während sich das Unternehmen auf seine Kernaufgaben fokussieren und Wachstum generieren kann.
Kostenfreie und regelmäßige Updates
Ebenfalls top: Da es sich bei Business Central und Finance & Supply Chain Management um cloudbasierte ERP-Systeme handelt, sind Sie stets auf dem aktuellen Stand. Alle gesetzlichen Belange, die sich im Rahmen der Anforderungen an Ihre Finanzbuchhaltung ändern, (Steuerrecht, Finanzrecht, Dokumentationspflichten, etc.) werden rechtzeitig und kostenfrei von Microsoft in Ihr ERP eingespielt. Sie werden quasi über das Finanzmodul Ihres ERP-Systems rechtzeitig über Gesetzesänderungen im Bereich Finanzbuchhaltung und Buchhaltungspflichten informiert. Ganz automatisch machen Sie immer alles richtig.
2. Für Start-Ups
Auch Start-Ups können mit einem ERP-System von Microsoft sämtliche Belange Ihrer Finanzbuchhaltung vollständig und automatisiert abdecken.
Da Startups oftmals bereits Mitarbeiter, Angestellte und Teilzeitkräfte haben, sich Geldgeber und Investoren im Hintergrund befinden und oftmals auch hohe Geldbeträge in Forschung und Entwicklung investiert werden, sind weitere Funktionen aus Dynamics 365 Business Central sowie Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management relevant, von denen wir im Folgenden die wichtigsten kurz vorstellen:
- Abrechnung von Reisekosten – unter Einhaltung aller relevanter Pauschalbeträge
- Vorbereitung und Dokumentation der Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter (wobei die tatsächliche Berechnung der Mitarbeitergehälter inkl. aller Steuern und Abgaben in der Regel aus dem Funktionsumfang aller ERP-Systeme ausgelagert wird)
- Budgeting, Forecast und Liquiditätsplanung: Detaillierte finanzielle Planung des aktuellen und der kommenden Jahre
- Anbindung des Finanzmoduls ans Projektmodul. So verschaffen Sie sich jederzeit einen Überblick über Aufwände, Arbeitszeiten, Stundensätze, weitere Kosten und Erträge Ihrer Projekte – egal, ob interne oder externe. Ein wichtiger Punkt für Startups also, die damit den Stand sowie die Ergebnisse laufender Forschungs- und Entwicklungsprojekte jederzeit bilanzieren und den Investoren berichten können.
- Umfassende Controlling-Funktionen, die zeigen, ob und in welche Projekte Geld investiert wird, welche Resultate sich hieraus ergeben und mit welchen Produkten Geld verdient wird
- Automatische Erzeugung sämtlicher relevanter Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung, zusammenfassende Meldung (ZM) und Intrastat (Hinweis: ZM und Intrastat sind nur relevant bei Geschäftsbeziehungen mit dem Ausland)
All die gezeigten Funktionen lassen sich mit beiden ERP-Systemen von Microsoft abdecken, weshalb wir hier bei der Empfehlung einer Lösung unbedingt das persönliche Gespräch mit Ihnen suchen. Nur wenn Sie als Startup von Anfang an wissen, dass Sie innerhalb der nächsten 5 Jahre Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung länderübergreifend oder von mehreren Standorten aus anbieten wollen, so wäre Finance & Supply Chain Management die präferierte Lösung. Ansonsten betrachten wir Ihre Situation im Detail und beraten ergebnisoffen.
3. Für KMUs
Nochmal etwas höher sind die Anforderungen von mittelständischen Unternehmen an ihre Finanzbuchhaltung. Sofern Intercompany-Belange nicht benötigt werden, gibt es auch bei KMUs noch keine pauschale Empfehlung, ob Business Central oder Finance & Supply Chain Management. Beide Systeme decken die wichtigsten Belange im Bereich Finance ab.
Folgende Funktionen können mit den Finanzmodulen beider ERP-Systeme vollumfänglich im Standard abgebildet werden:
- Einrichten individueller Buchungsabläufe (Haupt- und Nebenbücher)
- Umfangreiche Lagerbuchungseinrichtung und Bewertung
- Verbindung des Finanzmoduls mit dem Warenlager und der Produktion
- Abbildung komplexer und mehrstufiger Freigabe- und Controlling-Prozesse und Workflows bei Eingangs-Rechnungen (inkl. Vorkontierung und Aufteilung eines Betrages auf unterschiedliche Sachkonten)
- Mehrstufiges, systemisch gestütztes und automatisiertes Mahnwesen
- Systemisch gestützte Verkaufspreisberechnungen, Margenwarnungen und die Identifikation von Cash-Cows
- Hilfestellung bei Preisermittlung, Preisgestaltung, Gewinnzuschlag und Deckungsbeitragsberechnung
- Automatische Erzeugung sämtlicher relevanter Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung, zusammenfassende Meldung (ZM) und Intrastat
- Analyse und Controlling aller Waren- und Geldströme
- Aussagekräftige Reports über betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
- Vorschlagswesen, Bestellabwicklung, Angebotsvergleich und Lieferantenbewertung
- Mandantenübergreifende Darstellung von Budgetplänen
- Import von ESR / VSER / BSER Scheinen (seit September 2022 in der Schweiz ersetzt durch QR-Rechnungen)
- Erstellung von Rechnungen mit QR-Code
Auch an dieser Stelle gilt: Beide ERP-Systeme von Microsoft beherrschen diesen Funktionsumfang. Prinzipiell tendieren wir bei KMUs eher zu Finance & Supply Chain Management, aber auch hier wird das persönliche Gespräch zeigen, mit welchem ERP-System Sie aktuell – und für die kommenden 5 bis 10 Jahre – besser aufgestellt sind.
4. Für Großkonzerne
Großkonzernen und Unternehmen ab 300 Mitarbeitern (entspricht ca. 100 ERP-Usern) empfehlen wir in den allermeisten Fällen den Einsatz von Finance & Supply Chain Management.
Hier sind nicht nur viele bis hierhin beschriebene Funktionen geringfügig ausgeprägter und etwas komfortabler; nur Finance & Supply Chain Management bietet im Standard Intercompany-Funktionen sowie Prozesse und Workflows, über mehrere Standorte hinweg. Vor allem für größere Unternehmen mit mehreren, teils auch internationalen Niederlassungen sind dies unerlässliche Funktionen.
Zwar sind sowohl Business Central als auch Finance & Supply Chain Management mehrmandantenfähig; wichtige Funktionen wie:
- mandantenübergreifende Zahlungen,
- mandantenübergreifende Finanzbuchungen
- und mandantenübergreifende Projektbuchungen
gibt es aber nur bei Finance & Supply Chain Management.
Warenlieferungen an Endkunden von unterschiedlichen (Produktions-) Standorten aus, Abbildung von unterschiedlichen Preisen in z. B. Lagerhaltung und Produktion, Umlagerungen sowie sämtliche Intercompany-Verrechnungen oder das zuverlässige Abgleichen von Haupt- und Nebenbüchern: Für all das benötigen Sie Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management.
Darüber hinaus bietet nur Microsoft Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management alle länderspezifischen Anforderungen – sprich die Umsetzungen und systemischen Abbildungen der jeweiligen Landesgesetzgebungen – in einer einzigen Applikation. Aktuell stehen Ihnen in Finance & Supply Chain Management 37 länderspezifische Anforderungen und 60 Sprachen zur Verfügung (Stand November 2021). In Business Central ist nur der DACH-Bereich in einem Lösungspaket vereint. Für jedes weitere Land muss für Business Central eine landesspezifische Applikation gebucht, installiert und eingerichtet werden.
Intercompany-Funktionen und Abbildung von länderspezifischen Anforderungen in einer Applikation: Das sind die beiden zentralen Gründe, warum wir dem gewachsenen Mittelstand sowie Großkonzernen ausschließlich Finance & Supply Chain Management empfehlen. Die folgenden, vor allem für größere Unternehmen relevanten Funktionen wiederum beherrschen beide ERP-Systeme:
- Cash- und Bank-Management: Überblick über alle Konten und Bankbestände
- Darstellung und Überblick über Anlageverwaltung und das Investitionsvermögen
- Weitergehende Automatisierungsmöglichkeiten der Finanzbuchhaltung durch Add-Ons aus der Microsoft AppSource
Automatisierung der Finanzbuchhaltung bei Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management durch die Bank Automation Suite
Eines der Add-Ons für den Bereich Finanzbuchhaltung, dass in der AppSource mit dem Prädikat „Microsoft Preferred Solutions“ ausgezeichnet wurde, kommt aus unserem Haus.
Die Bank Automation Suite ist ein Add-On zum Finanzmodul in Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management und automatisiert Ihre Finanzbuchhaltung.
Mit der Bank Automation Suite werden Bankkontoauszüge, Kundenzahlungen sowie Zahlungsavise automatisch eingelesen und gegen offene Posten ausgeglichen. Über Schlüsselfelder wie Überweisungsbetreff, Kunden-/Lieferantennummer, Geschäftsvorfallcode, Betrag, etc. findet das Add-On offene Posten eigenständig und zuverlässig. Mit Hilfe der Bank Automation Suite lassen sich Trefferquoten von bis zu 95 % erreichen. Das heißt von Tausend Posten auf Ihrem Kontoauszug ordnet das Add-On 950 auf Anhieb richtig zu und erstellt automatisch eine korrekte Verknüpfung im ERP-System. Was dann bleibt sind 50 offene Posten, bei denen eine eindeutige Zuweisung nicht möglich ist und ein manuelles Eingreifen notwendig wird. Hierbei handelt es sich meist um einmalige Zahlungsvorgänge, bei denen die Erkennungsregel nur einmal greifen würde. Aber da hat Ihnen dieses Add-On bereits viel Zeit, Aufwand und Geld gespart. Seit über 10 Jahren ist die Bank Automation Suite erfolgreich bei Nutzern des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management im Einsatz.
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WEITERE INFORMATIONEN
Weitere Vergleiche der ERP-Systeme Microsoft Dynamics 365 Finance mit Dynamics 365 Business Central finden Sie auch hier auf unserem Blog:
- Welches ERP-System ist für Ihr Unternehmen das richtige? Drei System-Typen im Vergleich
- Dynamics 365 Business Central Vs. Dynamics 365 for Finance and Operations
- Dynamics 365 Business Central Vs. Dynamics 365 for Finance & Supply Chain Management - Eine Checkliste
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