Dynamics 365 Finance oder Dynamics 365 Business Central f├╝r Ihre Finanzbuchhaltung

Marco Niecke, Volker Eberle

Entscheidungshilfe f├╝r Ein-Personen-Betriebe, Start-ups, KMUs und Konzerne

Jeder Betrieb muss Rechnungen schreiben, um Geld zu verdienen; und dabei alles sauber und nachvollziehbar dokumentieren und Belege vorhalten. Dies sind f├╝r alle Unternehmen die minimalsten Anforderungen an die Finanzbuchhaltung. 

Hier decken die beiden ERP-Systeme Microsoft Dynamics 365 Business Central sowie Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management alle Anforderungen im Bereich der Finanzbuchhaltung vollumf├Ąnglich ab. Doch welches ERP-System passt besser?

 

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen der Finanzbuchhaltung f├╝r die ERP-Systeme Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Dynamics 365 Finance (zusammen mit Supply Chain Management). Dabei stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen vor, die

ben├Âtigen und geben Entscheidungshilfen, welches der beiden Microsoft-Systeme in Ihrem Fall voraussichtlich besser zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt.

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Die Kernfunktionen von Business Central und Finance in der Finanzbuchhaltung

1. F├╝r Ein-Personen-Betriebe

Jeder eingetragene Kaufmann muss seine Finanzen ordentlich verwalten. Da es f├╝r den Einsatz des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management eine Mindestabnahme von 20 Lizenzen gibt, empfehlen wir f├╝r Ein-Personen-Betriebe ausschlie├člich das ERP-System Dynamics 365 Business Central, bei dem Sie auch mit einer einzigen Lizenz starten k├Ânnen.

Finance, zusammen mit Supply Chain Management, w├Ąre vom Funktionsumfang her gesehen zwar genauso gut geeignet, k├Ąme aber aufgrund der Mindestanforderung von 20 Lizenzen zu teuer.

 

Die wichtigsten Funktionen im Bereich der Finanzbuchhaltung werden jedenfalls mit beiden ERP-Systemen von Microsoft vollumf├Ąnglich abgedeckt:

  • Buchhaltung gem├Ą├č aller gesetzlicher Vorgaben ordentlich und nachhaltig f├╝hren
  • GoBD-konforme Archivierung
  • Debitorenbuchhaltung, Rechnungen (entsprechend aller gesetzlicher Anforderungen) an Kunden schreiben und verschicken
  • Einrichten automatischer SEPA-Lastschriften (Zahllauf)
  • Offene Postenverwaltung und Mahnlauf
  • Kreditorenbuchhaltung, Rechnungspr├╝fung, Rechnungsbuchung und Bezahlen der Lieferanten
  • Kreditoren Zahllauf und Erstellung der SEPA/AZV-Zahldatei
  • Buchhalterisches Erfassen s├Ąmtlicher Ausgaben und Eink├Ąufe
  • Tagesaktueller ├ťberblick ├╝ber Einnahmen und Ausgaben, Umsatz und Gewinn
  • Schnelle Aufbereitung und Vorbereitung s├Ąmtlicher Daten f├╝r die Umsatzsteuererkl├Ąrung
  • Anlagebuchhaltung mit Verwaltung des Anlageverm├Âgens und automatischen Abschreibungsl├Ąufen

 

Automatisierung von Teilen Ihrer Buchhaltung

Und das Beste: Viele dieser Funktionen sind in den ERP-Systemen von Microsoft voll automatisiert. So werden weite Teile der Buchhaltung ohne gro├čen manuellen Aufwand im Hintergrund automatisch miterledigt, w├Ąhrend sich das Unternehmen auf seine Kernaufgaben fokussieren und Wachstum generieren kann.

 

Kostenfreie und regelm├Ą├čige Updates

Ebenfalls top: Da es sich bei Business Central und Finance & Supply Chain Management um cloudbasierte ERP-Systeme handelt, sind Sie stets auf dem aktuellen Stand. Alle gesetzlichen Belange, die sich im Rahmen der Anforderungen an Ihre Finanzbuchhaltung ├Ąndern, (Steuerrecht, Finanzrecht, Dokumentationspflichten, etc.) werden rechtzeitig und kostenfrei von Microsoft in Ihr ERP eingespielt. Sie werden quasi ├╝ber das Finanzmodul Ihres ERP-Systems rechtzeitig ├╝ber Gesetzes├Ąnderungen im Bereich Finanzbuchhaltung und Buchhaltungspflichten informiert. Ganz automatisch machen Sie immer alles richtig.

2. F├╝r Start-Ups

Auch Start-Ups k├Ânnen mit einem ERP-System von Microsoft s├Ąmtliche Belange Ihrer Finanzbuchhaltung vollst├Ąndig und automatisiert abdecken.

Da Startups oftmals bereits Mitarbeiter, Angestellte und Teilzeitkr├Ąfte haben, sich Geldgeber und Investoren im Hintergrund befinden und oftmals auch hohe Geldbetr├Ąge in Forschung und Entwicklung investiert werden, sind weitere Funktionen aus Dynamics 365 Business Central sowie Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management relevant, von denen wir im Folgenden die wichtigsten kurz vorstellen:

 

  • Abrechnung von Reisekosten ÔÇô unter Einhaltung aller relevanter Pauschalbetr├Ąge
  • Vorbereitung und Dokumentation der Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter (wobei die tats├Ąchliche Berechnung der Mitarbeitergeh├Ąlter inkl. aller Steuern und Abgaben in der Regel aus dem Funktionsumfang aller ERP-Systeme ausgelagert wird)
  • Budgeting, Forecast und Liquidit├Ątsplanung: Detaillierte finanzielle Planung des aktuellen und der kommenden Jahre
  • Anbindung des Finanzmoduls ans Projektmodul. So verschaffen Sie sich jederzeit einen ├ťberblick ├╝ber Aufw├Ąnde, Arbeitszeiten, Stundens├Ątze, weitere Kosten und Ertr├Ąge Ihrer Projekte ÔÇô egal, ob interne oder externe. Ein wichtiger Punkt f├╝r Startups also, die damit den Stand sowie die Ergebnisse laufender Forschungs- und Entwicklungsprojekte jederzeit bilanzieren und den Investoren berichten k├Ânnen. 
  • Umfassende Controlling-Funktionen, die zeigen, ob und in welche Projekte Geld investiert wird, welche Resultate sich hieraus ergeben und mit welchen Produkten Geld verdient wird
  • Automatische Erzeugung s├Ąmtlicher relevanter Daten f├╝r die Umsatzsteuervoranmeldung, zusammenfassende Meldung (ZM) und Intrastat (Hinweis: ZM und Intrastat sind nur relevant bei Gesch├Ąftsbeziehungen mit dem Ausland)

All die gezeigten Funktionen lassen sich mit beiden ERP-Systemen von Microsoft abdecken, weshalb wir hier bei der Empfehlung einer L├Âsung unbedingt das pers├Ânliche Gespr├Ąch mit Ihnen suchen. Nur wenn Sie als Startup von Anfang an wissen, dass Sie innerhalb der n├Ąchsten 5 Jahre Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung l├Ąnder├╝bergreifend oder von mehreren Standorten aus anbieten wollen, so w├Ąre Finance & Supply Chain Management die pr├Ąferierte L├Âsung. Ansonsten betrachten wir Ihre Situation im Detail und beraten ergebnisoffen.

3. F├╝r KMUs

Nochmal etwas h├Âher sind die Anforderungen von mittelst├Ąndischen Unternehmen an ihre Finanzbuchhaltung. Sofern Intercompany-Belange nicht ben├Âtigt werden, gibt es auch bei KMUs noch keine pauschale Empfehlung, ob Business Central oder Finance & Supply Chain Management. Beide Systeme decken die wichtigsten Belange im Bereich Finance ab.

 

Folgende Funktionen k├Ânnen mit den Finanzmodulen beider ERP-Systeme vollumf├Ąnglich im Standard abgebildet werden:

  • Einrichten individueller Buchungsabl├Ąufe (Haupt- und Nebenb├╝cher)
  • Umfangreiche Lagerbuchungseinrichtung und Bewertung
  • Verbindung des Finanzmoduls mit dem Warenlager und der Produktion
  • Abbildung komplexer und mehrstufiger Freigabe- und Controlling-Prozesse und Workflows bei Eingangs-Rechnungen (inkl. Vorkontierung und Aufteilung eines Betrages auf unterschiedliche Sachkonten)
  • Mehrstufiges, systemisch gest├╝tztes und automatisiertes Mahnwesen
  • Systemisch gest├╝tzte Verkaufspreisberechnungen, Margenwarnungen und die Identifikation von Cash-Cows
  • Hilfestellung bei Preisermittlung, Preisgestaltung, Gewinnzuschlag und Deckungsbeitragsberechnung
  • Automatische Erzeugung s├Ąmtlicher relevanter Daten f├╝r die Umsatzsteuervoranmeldung, zusammenfassende Meldung (ZM) und Intrastat
  • Analyse und Controlling aller Waren- und Geldstr├Âme
  • Aussagekr├Ąftige Reports ├╝ber betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
  • Vorschlagswesen, Bestellabwicklung, Angebotsvergleich und Lieferantenbewertung
  • Mandanten├╝bergreifende Darstellung von Budgetpl├Ąnen
  • Import von ESR / VSER / BSER Scheinen (seit September 2022 in der Schweiz ersetzt durch QR-Rechnungen) 
  •  Erstellung von Rechnungen mit QR-Code

 

Auch an dieser Stelle gilt: Beide ERP-Systeme von Microsoft beherrschen diesen Funktionsumfang. Prinzipiell tendieren wir bei KMUs eher zu Finance & Supply Chain Management, aber auch hier wird das pers├Ânliche Gespr├Ąch zeigen, mit welchem ERP-System Sie aktuell ÔÇô und f├╝r die kommenden 5 bis 10 Jahre ÔÇô besser aufgestellt sind.

4. F├╝r Gro├čkonzerne

Gro├čkonzernen und Unternehmen ab 300 Mitarbeitern (entspricht ca. 100 ERP-Usern) empfehlen wir in den allermeisten F├Ąllen den Einsatz von Finance & Supply Chain Management.

Hier sind nicht nur viele bis hierhin beschriebene Funktionen geringf├╝gig ausgepr├Ągter und etwas komfortabler; nur Finance & Supply Chain Management bietet im Standard Intercompany-Funktionen sowie Prozesse und Workflows, ├╝ber mehrere Standorte hinweg. Vor allem f├╝r gr├Â├čere Unternehmen mit mehreren, teils auch internationalen Niederlassungen sind dies unerl├Ąssliche Funktionen.

 

Zwar sind sowohl Business Central als auch Finance & Supply Chain Management mehrmandantenf├Ąhig; wichtige Funktionen wie:

  • mandanten├╝bergreifende Zahlungen,
  • mandanten├╝bergreifende Finanzbuchungen
  • und mandanten├╝bergreifende Projektbuchungen

gibt es aber nur bei Finance & Supply Chain Management.

Warenlieferungen an Endkunden von unterschiedlichen (Produktions-) Standorten aus, Abbildung von unterschiedlichen Preisen in z. B. Lagerhaltung und Produktion, Umlagerungen sowie s├Ąmtliche Intercompany-Verrechnungen oder das zuverl├Ąssige Abgleichen von Haupt- und Nebenb├╝chern: F├╝r all das ben├Âtigen Sie Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management.

Dar├╝ber hinaus bietet nur Microsoft Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management alle l├Ąnderspezifischen Anforderungen ÔÇô sprich die Umsetzungen und systemischen Abbildungen der jeweiligen Landesgesetzgebungen ÔÇô in einer einzigen Applikation. Aktuell stehen Ihnen in Finance & Supply Chain Management 37 l├Ąnderspezifische Anforderungen und 60 Sprachen zur Verf├╝gung (Stand November 2021). In Business Central ist nur der DACH-Bereich in einem L├Âsungspaket vereint. F├╝r jedes weitere Land muss f├╝r Business Central eine landesspezifische Applikation gebucht, installiert und eingerichtet werden.

Intercompany-Funktionen und Abbildung von l├Ąnderspezifischen Anforderungen in einer Applikation: Das sind die beiden zentralen Gr├╝nde, warum wir dem gewachsenen Mittelstand sowie Gro├čkonzernen ausschlie├člich Finance & Supply Chain Management empfehlen. Die folgenden, vor allem f├╝r gr├Â├čere Unternehmen relevanten Funktionen wiederum beherrschen beide ERP-Systeme:

  • Cash- und Bank-Management: ├ťberblick ├╝ber alle Konten und Bankbest├Ąnde
  • Darstellung und ├ťberblick ├╝ber Anlageverwaltung und das Investitionsverm├Âgen
  • Weitergehende Automatisierungsm├Âglichkeiten der Finanzbuchhaltung durch Add-Ons aus der Microsoft AppSource

Automatisierung der Finanzbuchhaltung bei Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management durch die Bank Automation Suite

Eines der Add-Ons f├╝r den Bereich Finanzbuchhaltung, dass in der AppSource mit dem Pr├Ądikat ÔÇ×Microsoft Preferred SolutionsÔÇť ausgezeichnet wurde, kommt aus unserem Haus.

Die Bank Automation Suite ist ein Add-On zum Finanzmodul in Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management und automatisiert Ihre Finanzbuchhaltung.

 

Mit der Bank Automation Suite werden Bankkontoausz├╝ge, Kundenzahlungen sowie Zahlungsavise automatisch eingelesen und gegen offene Posten ausgeglichen. ├ťber Schl├╝sselfelder wie ├ťberweisungsbetreff, Kunden-/Lieferantennummer, Gesch├Ąftsvorfallcode, Betrag, etc. findet das Add-On offene Posten eigenst├Ąndig und zuverl├Ąssig. Mit Hilfe der Bank Automation Suite lassen sich Trefferquoten von bis zu 95 % erreichen. Das hei├čt von Tausend Posten auf Ihrem Kontoauszug ordnet das Add-On 950 auf Anhieb richtig zu und erstellt automatisch eine korrekte Verkn├╝pfung im ERP-System. Was dann bleibt sind 50 offene Posten, bei denen eine eindeutige Zuweisung nicht m├Âglich ist und ein manuelles Eingreifen notwendig wird. Hierbei handelt es sich meist um einmalige Zahlungsvorg├Ąnge, bei denen die Erkennungsregel nur einmal greifen w├╝rde. Aber da hat Ihnen dieses Add-On bereits viel Zeit, Aufwand und Geld gespart. Seit ├╝ber 10 Jahren ist die Bank Automation Suite erfolgreich bei Nutzern des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management im Einsatz.

Zur Bank Automation Suite

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