Dynamics 365 / AX Connector for Docuware

Dokumentenmanagement in der Cloud für Microsoft Dynamics 365

Die Herausforderung

Viele Unternehmen haben bei der Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente noch immer kein konsistentes System. Aktenschränke und ein unübersichtliches Papierarchiv im Keller existieren parallel zu einem halbherzig gepflegten Archiv im Windows Explorer. Anstatt alle Dokumente digital und zentral an einem Ort zu erfassen, archivieren alle Abteilungen nach einem anderen System. Die Folge: Ein aufwändiges zeitintensives Suchen nach, Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und anderen Dokumenten kostet Unternehmen viel Zeit und damit viel Geld.

 

Die Lösung

Mit dem Dynamics 365 / AX Connector for Docuware verschmelzen Sie die DMS-Lösung von Docuware mit dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 / AX und erhöhen damit Ihre Effizienz.

Um Dokumente zu archivieren und sie zu finden, müssen Sie Microsoft Dynamics 365 nicht verlassen: Die Indexierung und objektbezogene Ablage erfolgt voll automatisch und fehlerfrei direkt im ERP-System. D. h. ein Angebot wird automatisch beim Kunden, eine Bestellung / Rechnung beim Lieferanten abgelegt.

 

 

ERP und DMS vollständig aus der Cloud

Ein weiterer Pluspunkt von Docuware: Docuware ist einer von wenigen Anbietern, der seine DMS-Lösung als SaaS vollständig aus der Cloud anbietet. Im Zusammenspiel mit dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 und dem Dynamics 365 / AX Connector for Docuware haben Sie somit eine vollständige Lösung aus der Cloud.

Damit greifen Sie von überall (mobil oder aus dem Homeoffice) zuverlässig und schnell auf Daten, Dokumente und Informationen zu, ohne den Client von Microsoft Dynamics und Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

Selbstverständlich sind die Abbildung von Workflows und spezifische Freigabeverfahren sowie der gleichzeitige Zugriff mehrerer Benutzer aus Dynamics 365 auch aus der Cloud jederzeit möglich.

 

 

 

Archivierung ausgehender Dokumente

In diesem Video zeigen wir Ihnen die Archivierung ausgehender Dokumente am Beispiel einer Auftragsbestätigung und die Anzeige in Microsoft Dynamics 365 und in Docuware

 

 

Bearbeitung eingehender Dokumente

Hier sehen Sie die Archivierung und Weiterverarbeitung eingehender Dokumente am Beispiel einer Rechnung. 

 

 

Konfiguration

Hier sehen Sie die Einrichtung und Indexierung des Dynamics 365 / AX Connector for Docuware.

Dynamics 365 / AX Connector for Docuware als preferred Solution auf der AppSource von Microsoft ausgewählt

Der Dynamics 365 / AX Connector for Docuware ist auch in der AppSource von Mircosoft erhältlich. Unser Add-On wurde von Microsoft-Experten geprüft und validiert und als preferred solution in der AppSource ausgezeichnet.

Die wichtigsten Funktionen des Dynamics 365 / AX Connector for Docuware im Überblick
Vollautomatisch
Archivierung ausgehender Belege
  • Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen erscheinen am Auftrag und am Kunden
  • Produktdatenblätter erscheinen im Artikelstamm sowie an der Auftragsposition
Vollintegriert
Ansicht direkt in AX und Dynamics 365
  • Für eingehende und ausgehende Dokumente
  • Alle Dokumente werden direkt im Dynamics ERP-Client dargestellt, auch wenn sie nicht hier entstanden sind
No Code
Anpassung ohne Programmierung
  • Buttons können eigenständig auf beliebigen Masken konfiguriert werden
  • Weder Drittsoftware noch zusätzliche Schnittstellen erforderlich

So profitieren Sie vom Dynamics 365 / AX Connector for Docuware

Sie haben Rechtssicherheit

durch revissionssicheres und rechts-komformes Archivieren Ihrer Dokumente.

Sie haben schon alles

denn Sie benötigen weder Druckerweiche noch Dritt- oder Schnittstellensoftware.

Sie profitieren sofort

denn Ihre Lösung ist schnell implementiert und einfach anzupassen.

 

Sie sparen Zeit und Geld

durch das Automatisieren Ihrer täglichen Prozesse.

Sie vermeiden Fehler

durch die Automatisierung von Ablage, Archivierung und Indexierung.

Sie arbeiten überall

unterwegs oder im Homeoffice - durch den Einsatz einer vollständigen Cloud-Lösung.

Screenshots

1. Was kostet der Dynamics 365 / AX Connector for Docuware?

Dynamics Connector for Docuware Lizenzkosten On-Premise
On Premise

Für die On Premise Versionen von Dynamics 365/AX fallen einmalige Lizenzkosten von 14.900,00 € an.

Dynamics Connector for Docuware Lizenzkosten Cloud
Cloud

Für die Cloud Version von Dynamics 365 schließen Sie ein Abonnement mit Kosten von 497,00 € pro Monat ab.

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2. Für welche Dynamics Lösungen ist der Dynamics 365 / AX Connector for Docuware verfügbar

Der Dynamics 365 / AX Connector for Docuware ist als Add-On für folgende ERP-Systeme erhältlich: 

  • Microsoft Dynamics AX 
  • Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations 
  • Microsoft Dynamics 365 Finance 
  • Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management 

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3. Warum sollte man sein Dynamics ERP-System mit dem Docuware DMS verknüpfen? 

Kein langes Suchen, alle Daten liegen zentral an einem Ort, das Archiv ist revisionssicher, rechtskonform und platzsparend, jeder Mitarbeiter weiß wo die Dokumente liegen und kann auch aus dem Homeoffice darauf zugreifen: Dies sind die Vorteile, die Ihnen eine DMS-Lösung wie Docuware bietet.

Hinzu kommen die Vorteile der Verknüpfung: Ablage, Archivierung und die Indexierung (Verschlagwortung) erfolgen automatisiert – und damit fehlerfrei. Die Automatisierung führt zu einer deutlichen Ersparnis von Zeit, Arbeitsaufwand und Geld und führt zu einer einheitlichen Indexierung.

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4. Müssen Mitarbeiter mit ERP-System und Docuware DMS parallel arbeiten?

Nein. Auf alle Dokumente haben Sie direkt über Ihren ERP-Client Zugriff.  Ohne Ihr Docuware-DMS zu öffnen, können Sie das Archiv im ERP durchforsten.  

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5. Sind über den ERP-Client auch Dokumente ersichtlich, die nicht im ERP entstanden sind?

Ja. Alle Dokumente können direkt im Dynamics ERP-Client dargestellt werden. Auch externe Dokumente wie zum Beispiel Bedienungsanleitungen zu Produkten, Qualitätszertifikate oder auch Konstruktionszeichnungen. 

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6. Welche ausgehende Belege werden vollautomatisch in Docuware archiviert und indexiert?

Folgende Dokumententypen sind im Standard des Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare bereits enthalten: 

  • Angebot 
  • Auftragsbestätigung 
  • Auftragsrechnung 
  • Auftragsgutschrift 
  • Lieferschein 
  • Bestellung 
  • Freitextrechnung und -gutschrift 

Eine Ergänzung um weitere Dokumententypen ist jederzeit möglich. 

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7. Welche eingehenden Belege werden teilautomatisch in Docuware archiviert und indexiert?

Folgende Dokumententypen sind im Template des Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare bereits enthalten: 

  • Rechnung mit Bestellbezug 
  • Rechnung ohne Bestellbezug 
  • Lieferschein 
  • Gutschrift 

Eine Ergänzung um weitere Dokumententypen ist jederzeit möglich. 

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8. Warum erfolgt die Archivierung und Indexierung von eingehenden Dokumenten nur „teilautomatisch“?

Anders als ausgehende Belege – die direkt im ERP-System erzeugt werden, erhalten Sie eingehende Belege oftmals noch per Post. Teilautomatisch deshalb, da die Dokumente in diesem Fall erst einmal eingescannt und mit einer eindeutigen Kennung markiert werden müssen. Dies ist notwendig, um den Eingangsbeleg beim Buchungsprozess im ERP auch der korrekten Buchung zuordnen zu können. 

In der Praxis hat es sich bewährt, die analogen Dokumente mit einem Barcode-Sticker zu versehen, welche von DocuWare automatisch bei der Ablage gelesen werden kann. Nach der Eingabe der Barcode-ID erfolgt die Indexierung vollautomatisch. 

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9. Muss der Barcode auch an Dokumente angebracht werden, die z.B. als Anhang in einer E-Mail kommen?

Nein. Eingehende Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen, können automatisch in Docuware abgelegt werden. Wichtig ist jedoch, dass diese eine eindeutige Kennung erhalten. Dies muss nicht zwangsweise ein Barcode sein, sondern kann auch eine beliebige, einzigartige Nummer sein. Nach der Eingabe dieser Kennung erfolgt die Indexierung vollautomatisch. 

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10. Können Eingangsrechnungen auch vollständig aus Docuware importiert werden?

Ja. Auch der vollautomatische Import einer Rechnung aus Docuware ist möglich. Liegen die entsprechenden Informationen wie zum Beispiel Kreditorennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und optimalerweise die einzelnen Positionen der Rechnungen in Docuware vor, dann kann der DMS-Connector for Docuware aus diesen Dokumenten auch direkt Rechnungen in Dynamics 365 / AX anlegen. 

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Sie wollen mehr wissen?

Mehr zum Thema Dokumentenmanagement allgemein sowie zu unserem Add-On für Microsoft Dynamics 365 / AX erfahren Sie auch auf unserem Blog und in unseren regelmäßig stattfindenden kostenfreien Webinaren. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme. 

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  • One-Pager-Dynamics-365-AX-Connector-for-Docuware-DE.pdf Download
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