CRM-FunktionalitÀten im Vergleich: Dynamics 365 Sales Vs. Business Central

Marco Niecke, Tobias Gotzen

Vom ersten Kontakt zum glĂŒcklichen Bestandskunden: Viele Unternehmen setzen beim digitalen Vertrieb und dem Gewinnen und Qualifizieren ihrer Verkaufschancen auf CRM-Systeme.

Mit Microsoft Dynamics 365 Sales (ehemals Dynamics CRM) hat Microsoft eine eigene Business-Applikation, die ausschließlich CRM-FunktionalitĂ€ten beinhaltet. Daneben gibt es mit Dynamics 365 Business Central eine weitere ERP-Lösung, die ebenfalls CRM-Funktionen beinhaltet.

Doch was ist besser geeignet, Sales oder Business Central? In diesem Blogbeitrag stellen wir die CRM-Funktionen beider Systeme kurz gegenĂŒber und geben Hilfestellung bei der Entscheidung.


Überblick: Dynamics 365 Sales und Business Central

Bevor wir mit der GegenĂŒberstellung der CRM-Funktionen beginnen, geben wir an dieser Stelle einen kleinen Einblick in die jeweilige Business Applikation von Microsoft.

Business Central – vollwertiges ERP-System mit CRM-Funktionen

Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics Navision) ist eine umfangreiche ERP-Lösung, die sich an Start-Ups sowie kleinere und mittelstĂ€ndische Unternehmen richtet. Business Central ist die Cloud-Variante des altbewĂ€hrten Microsoft Dynamics NAV. Auch wenn Business Central immer wieder als die „kleine Schwester“ des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management bezeichnet wird, haben Sie mit diesem ERP-System eine vollwertige Lösung, die weit ĂŒber das hinausgeht, was „kleine ERP-Lösungen“ normalerweise bieten. So beinhaltet Business Central neben ERP gleichzeitig CRM-FunktionalitĂ€ten.

 

DarĂŒber hinaus gibt es (von Microsoft selbst) eine Schnittstelle, mit der Sie Business Central mit Microsoft Dynamics 365 Sales nahtlos verbinden können. Selbst wenn Sie also mit Business Central als ERP-System arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, Sales als CRM-System zu nutzen.

Dynamics 365 Sales – strukturiert und effektiv in jeder Vertriebsphase

Dynamics 365 Sales ist das Business-Tool von Microsoft, das Ihren Vertrieb digitalisiert und professionalisiert. Anstelle von Notizen, Post-Its, Nachfasslisten, Kalender-EintrĂ€gen und Informationen in diversen E-Mails, tritt ein mehrstufiger, strukturierter Vertriebsprozess. Dieser ist systemgesteuert und individuell anpassbar – fĂŒr jede Phase Ihres Verkaufs. Bereits im Standard ist dieser Prozess gemĂ€ĂŸ Best-Practice-Szenarien vorkonfiguriert, so dass Sie auch ohne lĂ€ngere Anpassungen mit Dynamics 365 Sales sofort starten können.

Anders als Business Central, das wie gezeigt im Grunde eine ERP-Lösung mit CRM-Funktionen ist, ist Dynamics 365 Sales eine dezidierte CRM-Lösung – ohne ERP-Funktionen.


CRM Funktionen: Sales Vs. Business Central – ein paar Entscheidungshilfen

1. Aktuelle und kĂŒnftige UnternehmensgrĂ¶ĂŸe

Die aktuelle und kĂŒnftige UnternehmensgrĂ¶ĂŸe ist ein zentrales Entscheidungskriterium, wenn es um die Frage des passenden ERP-Systems geht: Business Central oder Finance & Supply Chain Management.

Somit hat die UnternehmensgrĂ¶ĂŸe aber auch indirekt Einfluss auf die Frage, ob Sie als CRM-Lösung auf Business Central oder Sales setzen sollten. Denn sind Sie aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter und Ihrer lizensierten Voll-User Business Central bereits entwachsen (in der Regel ab ĂŒber 100 Voll-Usern, ĂŒber 300 Mitarbeitern) stellt sich diese Frage gar nicht mehr. Dann lautet die Empfehlung ohnehin Finance & Supply Chain Management – und damit wĂ€re Dynamics 365 Sales die am besten geeignete CRM-Lösung. Denn Finance & Supply Chain Management als ERP- und Business Central als CRM-Lösung funktioniert nicht.

 

Haben Sie aktuell – und in naher Zukunft – noch unter 100 Voll-User und weniger als 300 Mitarbeiter, dann haben Sie mit Business Central und Sales zwei echte Alternativen. Dann sollte der nĂ€chste Punkt, ein Vergleich von Funktionsumfang und Möglichkeiten die Richtschnur fĂŒr Ihre Entscheidung sein.

FĂŒr etwas tiefgreifendere Informationen ĂŒber den Zusammenhang zwischen der aktuellen (und kĂŒnftigen) UnternehmensgrĂ¶ĂŸe und dessen Einfluss auf die Wahl des ERP-Systems empfehlen wir Ihnen den Blogbeitrag Business Central oder Finance & Supply Chain Management – ein sehr tiefgreifender Vergleich anhand mehrerer Entscheidungskriterien.

2. Funktionsumfang und Möglichkeiten

Es liegt in der Natur der Sache, dass eine Lösung, die einzig und allein den Bereich CRM abdeckt – wie Microsoft Dynamics 365 Sales – mehr Funktionen und Möglichkeiten beinhaltet als eine Lösung, bei der CRM-FunktionalitĂ€ten nur als „Add-On“ gedacht waren – wie bei Microsoft Dynamics 365 Business Central. In erster Linie ist Business Central ja immer noch ein ERP- und kein CRM-System und die CRM-FunktionalitĂ€ten sind hier auch nur ein kleiner Teil innerhalb der Gesamtlösung.

Dennoch kann auch dieser „geringere Umfang“ an CRM-Funktionen in Business Central vollkommen ausreichen. In der folgenden GegenĂŒberstellung zeigen wir fĂŒr die wichtigsten CRM-Funktionen kurz, was beide Systeme können und verweisen bei Dynamics 365 Sales auf Funktionen und Möglichkeiten, die diese Applikation besser oder zusĂ€tzlich kann. Manchmal sind es nur kleinere Details, manchmal aber auch relevante Features, die durchaus einen Unterschied machen können.

2.1. Einstieg ins CRM bei Business Central

Bei Business Central erfolgt der Einstieg ins CRM ĂŒber das Rollencenter. Man startet Business Central als Vertriebs- und Marketingmanager und bekommt dann ĂŒbersichtlich alle Kacheln und Funktionsbereiche angezeigt, die Microsoft fĂŒr diese Rolle vorgesehen hat. Andere Rollen (z. B. EinkĂ€ufer, Mitarbeiter in der Produktion etc.) haben fĂŒr ihren Einstieg keinen unmittelbaren Zugriff auf CRM-Funktionen und mĂŒssen erst dorthin navigieren. Anpassungen und das Einblenden weiterer Funktionsbereiche sind zwar fĂŒr alle Rollen möglich, ob grĂ¶ĂŸere Anpassungen in diesem Bereich sinnvoll sind, ist aber eine andere Frage; zumal EinkĂ€ufer und Produktionsleiter vermutlich sehr selten CRM-FunktionalitĂ€ten benötigen.

ZusĂ€tzlich zum Einstieg ĂŒber die Rolle ist es bei Business Central auch möglich, unterschiedliche Ansichten fĂŒr unterschiedliche Mitarbeiter zu generieren. So sieht der entsprechende Vertriebskollege beim Start von Business Central in seinem individuellen Dashboard den Sales-Funnel und hier alle fĂŒr ihn relevanten Informationen und Aufgaben.

2.2. Einstieg ins CRM bei Sales

Etwas schneller und einfacher gestaltet sich der Einstieg in Sales. Hier startet man die App und befindet sich sofort im Herzen des CRMs – egal ob man EinkĂ€ufer oder Vertriebsmitarbeiter ist. Ein Vorteil vor allem fĂŒr diejenigen, die nur gelegentlich ins CRM blicken.

Innerhalb von Sales selbst sind den einzelnen Vertriebsmitarbeitern ebenfalls individuelle Ansichten und eigene AktivitĂ€ten zugewiesen. Auch der Sales-Funnel ist fĂŒr jeden ersichtlich.

Anders als bei Business Central haben die einzelnen Mitarbeiter hier deutlich mehr Möglichkeiten, ihre AktivitÀten und Aufgaben zu filtern, zu sortieren und zu strukturieren. Beliebt in Sales sind zum Beispiel die Filtertypen nach

  • der FĂ€lligkeit „Heute / Morgen oder frĂŒher“
  • oder nach der AktivitĂ€t „E-Mail, Teams-Chat, Termin, Telefonanruf u.v.m.“

Sofern freigegeben kann man auch nach den „offenen, abgeschlossenen oder geplanten“ AktivitĂ€ten anderer Mitarbeiter suchen – z. B. von Kollegen, die gerade krank sind. Mit wenigen Klicks erkennt beispielsweise Mitarbeiter A, welche Leads (oder Kunden) Vertriebskollege B an einem bestimmten Tag anrufen oder per E-Mail kontaktieren wollte – und welche PrioritĂ€t dieser fĂŒr diese AktivitĂ€t vergeben hatte.

2.3. Der Weg vom ersten Kontakt bis zum fertigen Angebot in Business Central

Die Kontakte mit den zugeordneten Verkaufschancen bilden in Business Central die Kernelemente des digitalen Vertriebs. FĂŒr die Verkaufschancen lassen sich nun mehrere unterschiedliche Vertriebsprozesse definieren. So sind beispielsweise die Schritte, die unternommen werden mĂŒssen, um einen Bestandskunden erneut zum Kauf zu bringen andere wie bei einem komplett neuen Kontakt, der womöglich die Firma noch nicht kennt (Stichwort Vertriebsphase Kennenlernen und ErstprĂ€sentation).

Unterschiedliche Vertriebsprozesse können abgebildet werden

So wÀhlt der Vertriebsmitarbeiter zuallererst einen Vertriebsprozess, der zu der aktuellen Verkaufschance passt. Anzahl und Beschreibung dieser Phasen lassen sich in Business Central beliebig wÀhlen, ergÀnzen und auch verÀndern, wobei die vordefinierten Standardprozesse bereits ein gutes und von Microsoft erprobtes Best-Practice-Szenario darstellen.

Nach der Wahl des Vertriebsprozesses sind fĂŒr jede nun folgende Phase Aufgaben hinterlegt, die abgearbeitet werden mĂŒssen, bevor es in die nĂ€chste Phase geht. NatĂŒrlich kann der Vertriebsmitarbeiter Aufgaben hinzufĂŒgen, neu zuweisen und Fristen verĂ€ndern. Die Spanne, der in Business Central im Standard möglichen Aufgaben ist weit und reicht von:

  • Einholen wichtiger und fĂŒr das Projekt relevanter Informationen ĂŒber
  • SchlĂŒsselpersonen identifizieren bis zu
  • Koordinierung und Briefing interner Ressourcen fĂŒr die anstehende LösungsprĂ€sentation
  • und dem Planen von internen und externen Terminen.

Einen etwas ausfĂŒhrlicheren Überblick ĂŒber Aufgaben im strukturierten Vertriebsprozess in Business Central finden Sie auf unserem Blog: So arbeiten die wichtigsten Rollen in projektzentrischen Unternehmen mit Business Central

Strukturierter, systemgestĂŒtzter Vertriebsprozess

Aber ganz egal, welche Stufen der Vertriebsprozess vorsieht und wer am Ende im Team die Aufgaben hierfĂŒr abarbeitet und die Informationen liefert: Es handelt sich in Business Central um einen strukturierten, systemisch gestĂŒtzten Vertriebsprozess. Alle Informationen aus E-Mail-Korrespondenz, Telefonaten und persönlichen GesprĂ€chen werden dokumentiert und sind fĂŒr alle am Fall beteiligten jederzeit einsehbar.

Je weiter der Vertriebsprozess voranschreitet, desto höher wird die Wahrscheinlichkeit, den Interessenten als Kunden zu gewinnen. Es konkretisieren sich mit jedem Schritt der zu erwartende Betrag und das Datum der Entscheidung. Auch diese Zahlen, sowie die Wahrscheinlichkeit den Fall zu gewinnen in Prozent, stellt Business Central bereit. Alle aktuellen Verkaufschancen der Pipeline werden von Business Central bewertet und gewichtet. So weiß Ihr Vertriebsteam jederzeit, welcher finanzielle Output zu erwarten ist. BI-Dashboards unterstĂŒtzen diese Pipelinebetrachtung.

Den Abschluss des CRM-gestĂŒtzten Vertriebsprozesses bildet die Entscheidung: Wurde die Verkaufschance gewonnen oder verloren? In beiden FĂ€llen gibt es in Business Central die Möglichkeit, GrĂŒnde fĂŒr Erfolg oder Misserfolg zu dokumentieren.

Erstes Fazit

Wie gezeigt beinhaltet Business Central CRM-FunktionalitĂ€ten, die einen vollstĂ€ndigen, strukturierten und systemisch gestĂŒtzten Verkaufsprozess unterstĂŒtzen. Und da BC eigentlich ein ERP- und kein CRM-System ist, gibt es nach einem gewonnenen Fall nahtlose Anbindungen wie z. B. ans Projektmodul, so dass Projektteam und Projektmitarbeiter die Informationen aus dem Vertriebsprozess fĂŒr das Erstellen des Projektstrukturplans verwenden können. 

2.4. Der Weg vom ersten Kontakt bis zum fertigen Angebot in Dynamics 365 Sales

Ähnlich zielfĂŒhrend, wenn auch nicht in allen Phasen synchron, verlĂ€uft der strukturierte und systemisch gestĂŒtzte Vertriebsprozess bzw. die Vertriebsprozesse in Dynamics 365 Sales. Um das fĂŒr Business Central gezeigte nicht zu wiederholen, verweisen wir hier auf eine Blogbeitrag, in welchem wir diesen Prozess fĂŒrs Sales sehr detailliert beschrieben haben: Vom ersten Kontakt bis zum Angebot in 5 Schritten – mit dem CRM-System Microsoft Dynamics 365 for Sales.

Wichtiger als den Prozess erneut zu beschreiben sind die Unterschiede: Dinge, die Sales im Vergleich zu Business Central in diesem Prozess mehr kann bzw. anders gelöst hat.

 

2.5. Von kleineren Details bis zu grĂ¶ĂŸeren Features: Worin sich Business Central und Sales im puncto CRM-FunktionalitĂ€ten genau unterscheiden

Wie gezeigt, decken beide Systeme die CRM-GrundfunktionalitÀten und damit das Beziehungsmanagement in vollem Umfang ab. Viele CRM-Systeme blicken sicherlich neidisch auf beide Produkte von Microsoft. Dennoch gibt es auch Unterschiede, von denen wir im Folgenden die wichtigsten aufzeigen.

 

> Informationen sammeln und strukturiert ablegen

In Dynamics 365 Sales gibt es im Rahmen des Vertriebsprozesses mehrere Möglichkeiten, Daten und Informationen strukturiert abzulegen. Neben Ja / Nein-Abfragen gibt es auch Zahlen und vordefinierte Felder. Viele davon sind bereits im Standard enthalten oder einfach abzuÀndern und zu ergÀnzen.

Anders bei Business Central: Hier werden viele Informationen oftmals in ein allgemeines Feld „Beschreibung“ gepackt und liegen damit erst einmal unstrukturiert vor. Möchte man diese Informationen strukturiert haben (z. B., um irgendwann anhand dieses Kriteriums zu segmentieren) kann man in Business Central nur Ja-Nein-Abfragen kreieren. Möchte man also die Anzahl der Mitarbeiter (oder des Jahresumsatzes) eines Unternehmens in Business Central strukturiert erfassen, ginge nur eine AnnĂ€herung ĂŒber Felder wie:

  • Unternehmen hat ĂŒber 10 Mitarbeiter: Ja
  • Unternehmen hat ĂŒber 50 Mitarbeiter: Ja
  • Unternehmen hat ĂŒber 100 Mitarbeiter: Nein
  • Usw.

In Sales gibt es hier ein Feld, in welches man die exakte Zahl eintrÀgt, z. B. 74.

> Übersichtlichere Ansicht der AktivitĂ€ten entlang einer Zeitachse

Telefonanrufe, E-Mails, Meetings und Co: Alles, was im Rahmen eines Vertriebsprozesses passiert, wird in Business Central hinterlegt und ist dort fĂŒr alle ersichtlich. Zwar ist die Ordnung der AktivitĂ€ten in Business Central chronologisch, die unterschiedlichen AktivitĂ€ten werden aber nicht auf einer gemeinsamen Zeitachse dargestellt.

In Sales hingegen werden alle AktivitĂ€ten entlang einer Zeitachse angezeigt. MessegesprĂ€ch, Newsletter, persönliche E-Mail, Telefonanruf, E-Mail, Fax, E-Mail, Telefonanruf und persönlicher Termin: War dies z. B. die Reihenfolge der AktivitĂ€ten, die vom Erstkontakt zum persönlichen Kennenlernen gefĂŒhrt haben, haben Sie das in Sales mit einem Blick erfasst. Bei Business Central mĂŒssten sie sich diese Chronologie gezielt zusammensuchen.  

> VerknĂŒpfung des CRM-Systems mit Outlook

Die VerknĂŒpfung von Business Central mit Microsoft Outlook gilt als der grĂ¶ĂŸte USP dieses ERP-Systems. Die VerknĂŒpfung ist deutlich komfortabler als die VerknĂŒpfung von Outlook mit der großen Schwester Finance & Supply Chain Management. Und da Business Central und Outlook beides Programme von Microsoft sind, kann man mit Sicherheit behaupten: Die VerknĂŒpfung von Outlook mit Business Central ist die beste unter allen ERP-Systemen.

Aber Vorsicht: Was beim ERP-System Business Central zweifelsohne der Fall ist, gilt nicht fĂŒr das CRM-Modul bei Business Central. Hier ist es genau andersherum. Hier hat Dynamics 365 Sales mit dessen Outlook Add-In die Nase vorne. WĂ€hrend Sie bei Business Central viele CRM-relevante Infos quasi noch von Outlook ins CRM bringen und teilweise abschreiben mĂŒssen, können Sie Sales direkt aus Outlook heraus bedienen und ohne die OberflĂ€che zu wechseln mit Informationen fĂŒttern – sofern Sales diese nicht ohnehin automatisch erkannt hat. Bei der VerknĂŒpfung von Outlook mit einem CRM-System ist Dynamics 365 Sales also das Maß aller Dinge.  

> Kontakte Vs. Leads

Kontakte sind Kontakte und Leads sind Leads. Nicht jeder Kontakt ist ein Lead, aber jeder Lead ist auch ein Kontakt. Oder eine Firma. Verwirrt?

Vielleicht ist es fĂŒr viele ein zweitrangiges Detail, dass es in Dynamics 365 Sales die Möglichkeit gibt, Kontakte als Kontakt oder Kontakte als Lead anzulegen. Andererseits kann es vor allem bei komplexeren Produkten und komplexeren Vertriebsprozessen durchaus relevant sein, diese Unterscheidung systemisch zu treffen. Da die Frage Kontakt oder Lead bei Dynamics 365 Sales bereits auf der Ebene der EntitĂ€ten angesiedelt ist, ergeben sich an dieser Stelle systemisch bereits zahlreiche Möglichkeiten, beide „Kontakte“ komplett anders zu behandeln und auf anderen Wegen und mit anderen Prozessen strukturiert zum Ziel zu fĂŒhren.

Bei Business Central gibt es diese Unterteilung in Kontakte und Leads nicht.

> Segmentierung

Bei Business Central können Sie Ihre Kontakte segmentieren – beispielsweise um eine bestimmte Zielgruppe fĂŒr eine Kampagne zu identifizieren. Sie definieren bestimmte Kriterien wie z. B. Branche oder GeschĂ€ftsbeziehung und erstellen daraufhin ein bestimmtes Segment.

Bei Dynamics 365 Sales heißen die Segmente Filter und Marketinglisten. Die Möglichkeiten, die Ihnen hier zur VerfĂŒgung stehen, sind deutlich umfangreicher, da Sie mit Hilfe der Filter dynamische Segmente und ĂŒber Marketinglisten statische Segmente erstellen können. Bei Business Central sind alle Listen erst einmal nur statisch. „Dynamisch“ werden die Listen erst, wenn Sie ein Segment ein weiters Mal anlegen.

DarĂŒber hinaus sind die Parameter, nach denen Sie Filter in Dynamics 365 Sales setzen können, vielfĂ€ltiger und beinhalten weit mehr Möglichkeiten wie reine Ja-Nein-Abfragen. Dabei ist bei Sales das VerknĂŒpfen von EntitĂ€ten denkbar einfach, so dass Sie hier mit wenigen Klicks herausfinden können, mit welchem CRM-System Ihre Verkaufschance tĂ€glich arbeitet – auch wenn diese Information eigentlich an der EntitĂ€t Firma und nicht an der EntitĂ€t Verkaufschance, Lead oder Kontakt hĂ€ngt. Bei Business Central sind diese VerknĂŒpfungen ĂŒber EntitĂ€ten hinweg deutlich komplizierter.

> Workflows

Anders als im ERP-System Business Central unterstĂŒtzt das CRM-Modul in Business Central keine systemeigenen Workflows. Möchte man hier bestimmte Leads aus einer bestimmten Quelle automatisiert zuweisen – oder andere Dinge automatisieren – muss man auf Power Automate und Microsoft Flow zurĂŒckgreifen.

Anders bei Sales. Hier sind die Möglichkeiten, Trigger-Ereignisse festzulegen (Leads von einer bestimmten Quelle z. B.) und basierend darauf einen systemeigenen Workflow anzustoßen (z. B. Verteilung der Leads im Team, automatisierte Antwort an den Interessenten etc.) deutlich grĂ¶ĂŸer.

> Mobiler Einsatz

In Puncto Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit hat Dynamics 365 Sales ebenfalls die Nase vorne. Der Grund liegt auf der Hand, denn bei Sales handelt es sich um eine App, optimiert fĂŒr CRM-Anwendung. FĂŒr das CRM-Modul in Business Central gibt es keine eigene App – der Zugriff erfolgt ĂŒber die Standard Business Central App und diese wurde und wird in erster Linie fĂŒr alle ERP-Funktionen optimiert.

> Ansichten beim Aufgabenhandling

Doch die bessere Nutzerfreundlichkeit gilt nicht nur fĂŒr den mobilen Einsatz. Generell kann man sagen, dass Dynamics 365 Sales intuitiver, ĂŒbersichtlicher und damit anwenderfreundlicher ist als Business Central. Dies gestehen sogar unsere leidenschaftlichsten BC-Berater. Egal ob Termine, Aufgaben oder der Überblick ĂŒber alle / ausgewĂ€hlte / eigene AktivitĂ€ten: Sales stellt beim Handling der Aufgaben immer den Nutzer in den Mittelpunkt.

Bei Business Central hingegen steht die Verkaufschance im Mittelpunkt. Hinter allen Stufen des Vertriebsprozesses werden Aufgaben gehĂ€ngt. Welcher Mitarbeiter welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erledigen soll, ist dabei deutlich schwerer ersichtlich. Vor allem fĂŒr Firmen mit großen Vertriebsmannschaften, die sich pro Vertriebsfall die Aufgaben teilen und hier spezialisiert haben, ist dies ein echter Nachteil. Übernimmt ein Mitarbeiter eine Verkaufschance allein, fĂ€llt dieses Manko hingegen kaum ins Gewicht.

> VerknĂŒpfung ERP und CRM

Ebenso wichtig wie gute CRM-Funktionen ist auch die Anbindung und die reibungslose Kommunikation Ihres CRM-Systems mit Ihrem ERP. Dann lassen sich Aufgaben und Tasks, die aus einer gewonnenen Verkaufschance resultieren, deutlich einfacher und schneller abarbeiten – wie z. B.

  • Die Umwandlung von Angeboten in AuftrĂ€ge auch unter BerĂŒcksichtigung der BestandsverfĂŒgbarkeit
  • Das Versenden und Fakturieren von AuftrĂ€gen
  • Das Empfangen und Verbuchen von Zahlungen
  • Der Einblick in den Zahlungsstatus
  • U.v.m.

Hier hat das CRM-Modul von Business Central einen kleinen Vorteil gegenĂŒber Sales. Zwar lĂ€sst sich Dynamics 365 Sales ĂŒber Dataverse mit dem ERP-System Business Central annĂ€hernd nahtlos verbinden – es gibt bei der Verbindung dieser beiden Systeme allerdings eine kleine Naht. Denn trotz reibungsloser bidirektionaler Kommunikation handelt es sich nach wie vor um zwei separate Systeme.

Nutzen Sie hingegen die CRM-Funktionen im ERP-System Business Central, bleiben Sie innerhalb eines Systems und haben gar keine Naht.

3. Integration in weitere Anwendungen der Customer Engagement Plattform

Wie gezeigt, beinhaltet Business Central viele CRM-Funktionen, mit denen sich jede Vertriebsmannschaft digital gut und effizient steuern lĂ€sst – selbst wenn Sales an der ein oder anderen Stelle komfortabler ist, mehr Funktionen und Möglichkeiten bietet und damit insgesamt komplexere Prozesse ermöglicht.

Deutlich grĂ¶ĂŸer werden die Unterschiede im Funktionsumfang, wenn man die Daten im CRM auch fĂŒr Marketing und Service nutzen möchte. FĂŒr beide Bereiche gibt es in beiden Systemen selbst wenig Funktionen - als Teil der Customer Engagement Plattform ist eine Anbindung von Dynamics 365 Marketing, Dynamics 365 Customer Service und Dynamics 365 Field Service an Dynamics 365 Sales allerdings deutlich komfortabler als an Business Central.

Eine standardisierte und von Microsoft vorangetriebene Verbindung von Business Central mit Field Service, Customer Service und Marketing gibt es zum aktuellen Zeitpunkt nicht.  

3.1. Marketing

Abgesehen von Filter-Optionen und dem Erstellen von grĂ¶ĂŸtenteils statischen Segmenten, gibt es in Business Central nur sehr wenig marketingrelevante Funktionen.

Dynamics 365 Sales hingegen enthĂ€lt nicht nur im Standard bereits mehr Marketingfunktionen, es lĂ€sst sich auch nahtlos mit den großen Marketing-Automation-Lösungen verbinden wie ClickDimensions oder Dynamics 365 Marketing. Über diese Verbindung wird das CRM auch fĂŒr Marketers interessant, die dann CRM-gesteuerte Dinge können wie:

  • Web-Formulare erstellen und Webseiten-Besucher tracken
  • CRM-Daten nach Belieben segmentieren und fĂŒr E-Mail-Marketing Zwecke nutzen
  • Marketing-Kampagnen entwerfen und diese automatisieren
  • Events und Webinare mit dem eigenen CRM verknĂŒpfen und auch hier alle relevanten Schritte automatisieren
  • Auswertungen ĂŒber alle Vertriebs- und Marketing-Kampagnen erhalten

Allein die Tatsache, ob ein „Kontakt“ eine E-Mail geöffnet und einen Link angeklickt hat, lĂ€sst sich mit den CRM-FunktionalitĂ€ten in Business Central nicht herausfinden.

Sind Ihnen diese Punkte im Bereich Marketing wichtig, werden Sie mit dem CRM-Modul von Business Central nicht auskommen. Dann sollten Sie auf Sales mit entsprechender Erweiterung setzen. Was genau diese Lösungen bieten, lesen Sie auf unserer Website.

Dynamics 365 Marketing  ClickDimensions

3.2. Service und Dienstleistung

Ebenso wie bei Marketing, beinhalten Sales und Business Central kaum Funktionen fĂŒr die Bereiche Dienstleistung, Kundenservice und Steuerung des Außendienstes. Business Central hat zwar im Rahmen seiner ERP-FunktionalitĂ€ten ein paar AnknĂŒpfungspunkte sowie ein Servicemodul. FĂŒr proaktiven oder nahtlosen Kundenservice ist dieses Modul jedoch nicht ausgelegt.

Möchten Sie also Dienstleistung, Kundenbetreuung, Service und die Steuerung Ihres Außendienstes in Ihr Beziehungsmanagement integrieren, so gibt es zu Dynamics 365 Sales keine Alternative. Nicht, weil Sales die Funktionen selbst beinhaltet, sondern weil einzig und allein ĂŒber Sales Microsofts Lösungen Field Service und Customer Service mit Business Central zu verbinden sind.

 

Funktionen und Möglichkeiten, die Sie mit der Anbindung von Field Service und Customer Service (ĂŒber Sales) hinzugewinnen, sind:

  • Sie bieten proaktiven Service, da IoT-Daten (Internet of Things) Probleme erkennen, lange bevor Ihre Kunden ĂŒberhaupt eine erste Warnmeldung erhalten haben.
  • KI-gestĂŒtzte virtuelle Agenten ĂŒbernehmen Anfragen, entlasten Ihre Mitarbeiter und geben ihnen mehr Zeit fĂŒr komplexe Probleme.
  • Zahlreiche Daten aus den verschiedensten Quellen vereinen Sie auf umfangreichen Dashboards, die Ihren Mitarbeitern helfen, Lösungen fĂŒr Ihre Kunden bereits beim ersten Termin zu finden (hohe First-Time-Fix-Quoten).
  • Intelligente Routenplanung minimiert die Fahrtzeiten Ihres Servicepersonals und maximiert die Zeit beim Kunden vor Ort. 
  • Und vieles mehr

Wie bereits beim Punk Marketing aufgefĂŒhrt, gilt auch hier: Ist Ihnen vorausschauender, proaktiver Kundenservice wichtig, werden Sie mit dem CRM-Modul in Business Central allein nicht weit kommen. Dann sollten Sie Ihre CRM-Grundlage mit Sales aufbauen, da sich zum aktuellen Zeitpunkt nur Sales mit den entsprechenden Lösungen Customer Service und Field Service verbinden lĂ€sst. Was genau diese Lösungen bieten, lesen Sie auf unserer Website.

Dynamics 365 Customer Service   Dynamics 365 Field Service

4. Kosten

Immer relevant und auch von Interesse ist die Frage nach den Kosten, auch wenn der Preis unserer Meinung nach keinesfalls das ausschlaggebende Kriterium sein darf.

Klar ist, dass Sie mit den CRM-Funktionen in Business Central gĂŒnstiger fahren, als wenn Sie Business Central und Sales nutzen. Aufgrund der von Microsoft entwickelten Schnittstelle ist der Aufwand fĂŒr eine Anbindung von Sales an Business Central zwar so gut wie nicht vorhanden, jedoch fallen beim Einsatz von Sales zusĂ€tzliche Lizenzkosten an.

 

Je nachdem, welche Sales Variante Sie anbinden, sind dies (pro Nutzer, pro Monat und bei einer Laufzeit von einem Jahr):

  • 16,90 € fĂŒr Dynamics 365 Sales Professional
  • 80,10 € fĂŒr Dynamics 365 Sales Enterprise
  • 113,80 € Dynamics 365 Sales fĂŒr Premium

Microsoft selbst unterstĂŒtzt ganz aktiv die Kombination Business Central und Sales Professional, was Sie auch daran erkennen, dass Sie die Sales Professional Lizenz fĂŒr nur 16,90 Euro pro Nutzer pro Monat bekommen. Als Stand-Alone-Lösung kostet Sales Professional 54,80 Euro. Diese Staffelung entspringt der Logik von Microsofts Preis- und Lizenzmodell. Da Sie Business Central ja bereits lizenziert haben, bekommen Sie die Vollversion von Sales zum gĂŒnstigeren Preis. Microsoft nennt diese Lizenzen dann Zusatz-Lizenz (Attach-License).

Mehr zum Preis- und Lizenzmodell von Microsoft lesen Sie hier: Pricing & Licensing von Microsoft

Eine kurze inhaltliche GegenĂŒberstellung der Sales Varianten Professional, Enterprise und Premium finden Sie hier auf unserer Website: Professional – Enterprise – Premium: FĂŒr jede Herausforderung eine individuelle Lösung

Wobei Sie – wie ja unter dem Punkt Funktionsumfang und Möglichkeiten gezeigt – bereits bei der gĂŒnstigsten Variante (Professional) einen deutlich höheren Funktionsumfang, mehr Komfort und Möglichkeiten haben als im CRM-Modul von Business Central. Denn fĂŒr den Vergleich haben wir die Funktionen der Version Sales Professional genommen.


Fazit

Wie in diesem Blogbeitrag gezeigt, beinhalten beide Systeme – Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Sales – alle wichtigen CRM-Funktionen, um das Kundenbeziehungsmanagement und den digitalen Vertrieb zielfĂŒhrend und professionell zu steuern.

Vor allem fĂŒr kleinere Unternehmen mit einfachem Vertriebsprozess und nur einem Vertriebsmitarbeiter (oder insgesamt nur wenigen Vertriebsrollen) dĂŒrften die Funktionen und Möglichkeiten aus Business Central voll auf genĂŒgen. Zwar gibt es kleinere Defizite und "Schönheitsfehler" beim Aufgabenmanagement, beim Erfassen und Protokollieren von Kontakten sowie in der Übersicht der eigenen bzw. aller AktivitĂ€ten; dafĂŒr spart man sich bei Business Central 16,90 Euro pro Monat pro Mitarbeiter an zusĂ€tzlichen Lizenzkosten.

Mit steigender KomplexitĂ€t der eigenen Prozesse und einer Professionalisierung und Rollenteilung im Vertriebsteam spielen die Komfort-Funktionen in Sales aber eine immer grĂ¶ĂŸere Rolle. Hier gibt es einfach mehr Möglichkeiten, Vertriebsprozesse abzubilden und strukturiert und im Team abzuarbeiten. Und da Dynamics 365 Sales schon seit sehr langer Zeit Microsofts Flaggschiff und CRM-Produkt Nr. 1 ist, werden neue Features und CRM-Neuheiten immer zuerst hier verwirklicht. Mit Sales ist Ihr CRM-System also stets State of the Art.

SpĂ€testens aber wenn es darum geht die Business-Lösungen fĂŒr Service und Marketing in Business Central zu integrieren, gibt es zu Sales keine Alternative. Dann ist Sales nicht nur das bessere CRM-System, sondern gleichzeitig die Schnittstelle, ĂŒber welche Lösungen wie Dynamics 365 Marketing, Customer Service und Field Service mit Business Central verbunden werden. 

Noch unsicher? Gerne begleiten wir Sie bei diesem Prozess und ergrĂŒnden gemeinsam mit Ihnen, ob das CRM-Modul in Business Central Ihre Badarfe abdeckt, oder ob eine Anbindung von Sales an Ihr Business Central die bessere Lösung ist. Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular und treten Sie mit uns in Verbindung.

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