CRM-Funktionalitäten im Vergleich: Dynamics 365 Sales Vs. Business Central

Marco Niecke, Tobias Gotzen

Vom ersten Kontakt zum glücklichen Bestandskunden: Viele Unternehmen setzen beim digitalen Vertrieb und dem Gewinnen und Qualifizieren ihrer Verkaufschancen auf CRM-Systeme.

Mit Microsoft Dynamics 365 Sales (ehemals Dynamics CRM) hat Microsoft eine eigene Business-Applikation, die ausschließlich CRM-Funktionalitäten beinhaltet. Daneben gibt es mit Dynamics 365 Business Central eine weitere ERP-Lösung, die ebenfalls CRM-Funktionen beinhaltet.

Doch was ist besser geeignet, Sales oder Business Central? In diesem Blogbeitrag stellen wir die CRM-Funktionen beider Systeme kurz gegenüber und geben Hilfestellung bei der Entscheidung.


Überblick: Dynamics 365 Sales und Business Central

Bevor wir mit der Gegenüberstellung der CRM-Funktionen beginnen, geben wir an dieser Stelle einen kleinen Einblick in die jeweilige Business Applikation von Microsoft.

Business Central – vollwertiges ERP-System mit CRM-Funktionen

Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics Navision) ist eine umfangreiche ERP-Lösung, die sich an Start-Ups sowie kleinere und mittelständische Unternehmen richtet. Business Central ist die Cloud-Variante des altbewährten Microsoft Dynamics NAV. Auch wenn Business Central immer wieder als die „kleine Schwester“ des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management bezeichnet wird, haben Sie mit diesem ERP-System eine vollwertige Lösung, die weit über das hinausgeht, was „kleine ERP-Lösungen“ normalerweise bieten. So beinhaltet Business Central neben ERP gleichzeitig CRM-Funktionalitäten.

 

Darüber hinaus gibt es (von Microsoft selbst) eine Schnittstelle, mit der Sie Business Central mit Microsoft Dynamics 365 Sales nahtlos verbinden können. Selbst wenn Sie also mit Business Central als ERP-System arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, Sales als CRM-System zu nutzen.

Dynamics 365 Sales – strukturiert und effektiv in jeder Vertriebsphase

Dynamics 365 Sales ist das Business-Tool von Microsoft, das Ihren Vertrieb digitalisiert und professionalisiert. Anstelle von Notizen, Post-Its, Nachfasslisten, Kalender-Einträgen und Informationen in diversen E-Mails, tritt ein mehrstufiger, strukturierter Vertriebsprozess. Dieser ist systemgesteuert und individuell anpassbar – für jede Phase Ihres Verkaufs. Bereits im Standard ist dieser Prozess gemäß Best-Practice-Szenarien vorkonfiguriert, so dass Sie auch ohne längere Anpassungen mit Dynamics 365 Sales sofort starten können.

Anders als Business Central, das wie gezeigt im Grunde eine ERP-Lösung mit CRM-Funktionen ist, ist Dynamics 365 Sales eine dezidierte CRM-Lösung – ohne ERP-Funktionen.


CRM Funktionen: Sales Vs. Business Central – ein paar Entscheidungshilfen

1. Aktuelle und künftige Unternehmensgröße

Die aktuelle und künftige Unternehmensgröße ist ein zentrales Entscheidungskriterium, wenn es um die Frage des passenden ERP-Systems geht: Business Central oder Finance & Supply Chain Management.

Somit hat die Unternehmensgröße aber auch indirekt Einfluss auf die Frage, ob Sie als CRM-Lösung auf Business Central oder Sales setzen sollten. Denn sind Sie aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter und Ihrer lizensierten Voll-User Business Central bereits entwachsen (in der Regel ab über 100 Voll-Usern, über 300 Mitarbeitern) stellt sich diese Frage gar nicht mehr. Dann lautet die Empfehlung ohnehin Finance & Supply Chain Management – und damit wäre Dynamics 365 Sales die am besten geeignete CRM-Lösung. Denn Finance & Supply Chain Management als ERP- und Business Central als CRM-Lösung funktioniert nicht.

 

Haben Sie aktuell – und in naher Zukunft – noch unter 100 Voll-User und weniger als 300 Mitarbeiter, dann haben Sie mit Business Central und Sales zwei echte Alternativen. Dann sollte der nächste Punkt, ein Vergleich von Funktionsumfang und Möglichkeiten die Richtschnur für Ihre Entscheidung sein.

Für etwas tiefgreifendere Informationen über den Zusammenhang zwischen der aktuellen (und künftigen) Unternehmensgröße und dessen Einfluss auf die Wahl des ERP-Systems empfehlen wir Ihnen den Blogbeitrag Business Central oder Finance & Supply Chain Management – ein sehr tiefgreifender Vergleich anhand mehrerer Entscheidungskriterien.

2. Funktionsumfang und Möglichkeiten

Es liegt in der Natur der Sache, dass eine Lösung, die einzig und allein den Bereich CRM abdeckt – wie Microsoft Dynamics 365 Sales – mehr Funktionen und Möglichkeiten beinhaltet als eine Lösung, bei der CRM-Funktionalitäten nur als „Add-On“ gedacht waren – wie bei Microsoft Dynamics 365 Business Central. In erster Linie ist Business Central ja immer noch ein ERP- und kein CRM-System und die CRM-Funktionalitäten sind hier auch nur ein kleiner Teil innerhalb der Gesamtlösung.

Dennoch kann auch dieser „geringere Umfang“ an CRM-Funktionen in Business Central vollkommen ausreichen. In der folgenden Gegenüberstellung zeigen wir für die wichtigsten CRM-Funktionen kurz, was beide Systeme können und verweisen bei Dynamics 365 Sales auf Funktionen und Möglichkeiten, die diese Applikation besser oder zusätzlich kann. Manchmal sind es nur kleinere Details, manchmal aber auch relevante Features, die durchaus einen Unterschied machen können.

2.1. Einstieg ins CRM bei Business Central

Bei Business Central erfolgt der Einstieg ins CRM über das Rollencenter. Man startet Business Central als Vertriebs- und Marketingmanager und bekommt dann übersichtlich alle Kacheln und Funktionsbereiche angezeigt, die Microsoft für diese Rolle vorgesehen hat. Andere Rollen (z. B. Einkäufer, Mitarbeiter in der Produktion etc.) haben für ihren Einstieg keinen unmittelbaren Zugriff auf CRM-Funktionen und müssen erst dorthin navigieren. Anpassungen und das Einblenden weiterer Funktionsbereiche sind zwar für alle Rollen möglich, ob größere Anpassungen in diesem Bereich sinnvoll sind, ist aber eine andere Frage; zumal Einkäufer und Produktionsleiter vermutlich sehr selten CRM-Funktionalitäten benötigen.

Zusätzlich zum Einstieg über die Rolle ist es bei Business Central auch möglich, unterschiedliche Ansichten für unterschiedliche Mitarbeiter zu generieren. So sieht der entsprechende Vertriebskollege beim Start von Business Central in seinem individuellen Dashboard den Sales-Funnel und hier alle für ihn relevanten Informationen und Aufgaben.

2.2. Einstieg ins CRM bei Sales

Etwas schneller und einfacher gestaltet sich der Einstieg in Sales. Hier startet man die App und befindet sich sofort im Herzen des CRMs – egal ob man Einkäufer oder Vertriebsmitarbeiter ist. Ein Vorteil vor allem für diejenigen, die nur gelegentlich ins CRM blicken.

Innerhalb von Sales selbst sind den einzelnen Vertriebsmitarbeitern ebenfalls individuelle Ansichten und eigene Aktivitäten zugewiesen. Auch der Sales-Funnel ist für jeden ersichtlich.

Anders als bei Business Central haben die einzelnen Mitarbeiter hier deutlich mehr Möglichkeiten, ihre Aktivitäten und Aufgaben zu filtern, zu sortieren und zu strukturieren. Beliebt in Sales sind zum Beispiel die Filtertypen nach

  • der Fälligkeit „Heute / Morgen oder früher“
  • oder nach der Aktivität „E-Mail, Teams-Chat, Termin, Telefonanruf u.v.m.“

Sofern freigegeben kann man auch nach den „offenen, abgeschlossenen oder geplanten“ Aktivitäten anderer Mitarbeiter suchen – z. B. von Kollegen, die gerade krank sind. Mit wenigen Klicks erkennt beispielsweise Mitarbeiter A, welche Leads (oder Kunden) Vertriebskollege B an einem bestimmten Tag anrufen oder per E-Mail kontaktieren wollte – und welche Priorität dieser für diese Aktivität vergeben hatte.

2.3. Der Weg vom ersten Kontakt bis zum fertigen Angebot in Business Central

Die Kontakte mit den zugeordneten Verkaufschancen bilden in Business Central die Kernelemente des digitalen Vertriebs. Für die Verkaufschancen lassen sich nun mehrere unterschiedliche Vertriebsprozesse definieren. So sind beispielsweise die Schritte, die unternommen werden müssen, um einen Bestandskunden erneut zum Kauf zu bringen andere wie bei einem komplett neuen Kontakt, der womöglich die Firma noch nicht kennt (Stichwort Vertriebsphase Kennenlernen und Erstpräsentation).

Unterschiedliche Vertriebsprozesse können abgebildet werden

So wählt der Vertriebsmitarbeiter zuallererst einen Vertriebsprozess, der zu der aktuellen Verkaufschance passt. Anzahl und Beschreibung dieser Phasen lassen sich in Business Central beliebig wählen, ergänzen und auch verändern, wobei die vordefinierten Standardprozesse bereits ein gutes und von Microsoft erprobtes Best-Practice-Szenario darstellen.

Nach der Wahl des Vertriebsprozesses sind für jede nun folgende Phase Aufgaben hinterlegt, die abgearbeitet werden müssen, bevor es in die nächste Phase geht. Natürlich kann der Vertriebsmitarbeiter Aufgaben hinzufügen, neu zuweisen und Fristen verändern. Die Spanne, der in Business Central im Standard möglichen Aufgaben ist weit und reicht von:

  • Einholen wichtiger und für das Projekt relevanter Informationen über
  • Schlüsselpersonen identifizieren bis zu
  • Koordinierung und Briefing interner Ressourcen für die anstehende Lösungspräsentation
  • und dem Planen von internen und externen Terminen.

Einen etwas ausführlicheren Überblick über Aufgaben im strukturierten Vertriebsprozess in Business Central finden Sie auf unserem Blog: So arbeiten die wichtigsten Rollen in projektzentrischen Unternehmen mit Business Central

Strukturierter, systemgestützter Vertriebsprozess

Aber ganz egal, welche Stufen der Vertriebsprozess vorsieht und wer am Ende im Team die Aufgaben hierfür abarbeitet und die Informationen liefert: Es handelt sich in Business Central um einen strukturierten, systemisch gestützten Vertriebsprozess. Alle Informationen aus E-Mail-Korrespondenz, Telefonaten und persönlichen Gesprächen werden dokumentiert und sind für alle am Fall beteiligten jederzeit einsehbar.

Je weiter der Vertriebsprozess voranschreitet, desto höher wird die Wahrscheinlichkeit, den Interessenten als Kunden zu gewinnen. Es konkretisieren sich mit jedem Schritt der zu erwartende Betrag und das Datum der Entscheidung. Auch diese Zahlen, sowie die Wahrscheinlichkeit den Fall zu gewinnen in Prozent, stellt Business Central bereit. Alle aktuellen Verkaufschancen der Pipeline werden von Business Central bewertet und gewichtet. So weiß Ihr Vertriebsteam jederzeit, welcher finanzielle Output zu erwarten ist. BI-Dashboards unterstützen diese Pipelinebetrachtung.

Den Abschluss des CRM-gestützten Vertriebsprozesses bildet die Entscheidung: Wurde die Verkaufschance gewonnen oder verloren? In beiden Fällen gibt es in Business Central die Möglichkeit, Gründe für Erfolg oder Misserfolg zu dokumentieren.

Erstes Fazit

Wie gezeigt beinhaltet Business Central CRM-Funktionalitäten, die einen vollständigen, strukturierten und systemisch gestützten Verkaufsprozess unterstützen. Und da BC eigentlich ein ERP- und kein CRM-System ist, gibt es nach einem gewonnenen Fall nahtlose Anbindungen wie z. B. ans Projektmodul, so dass Projektteam und Projektmitarbeiter die Informationen aus dem Vertriebsprozess für das Erstellen des Projektstrukturplans verwenden können. 

2.4. Der Weg vom ersten Kontakt bis zum fertigen Angebot in Dynamics 365 Sales

Ähnlich zielführend, wenn auch nicht in allen Phasen synchron, verläuft der strukturierte und systemisch gestützte Vertriebsprozess bzw. die Vertriebsprozesse in Dynamics 365 Sales. Um das für Business Central gezeigte nicht zu wiederholen, verweisen wir hier auf eine Blogbeitrag, in welchem wir diesen Prozess fürs Sales sehr detailliert beschrieben haben: Vom ersten Kontakt bis zum Angebot in 5 Schritten – mit dem CRM-System Microsoft Dynamics 365 for Sales.

Wichtiger als den Prozess erneut zu beschreiben sind die Unterschiede: Dinge, die Sales im Vergleich zu Business Central in diesem Prozess mehr kann bzw. anders gelöst hat.

 

2.5. Von kleineren Details bis zu größeren Features: Worin sich Business Central und Sales im puncto CRM-Funktionalitäten genau unterscheiden

Wie gezeigt, decken beide Systeme die CRM-Grundfunktionalitäten und damit das Beziehungsmanagement in vollem Umfang ab. Viele CRM-Systeme blicken sicherlich neidisch auf beide Produkte von Microsoft. Dennoch gibt es auch Unterschiede, von denen wir im Folgenden die wichtigsten aufzeigen.

 

> Informationen sammeln und strukturiert ablegen

In Dynamics 365 Sales gibt es im Rahmen des Vertriebsprozesses mehrere Möglichkeiten, Daten und Informationen strukturiert abzulegen. Neben Ja / Nein-Abfragen gibt es auch Zahlen und vordefinierte Felder. Viele davon sind bereits im Standard enthalten oder einfach abzuändern und zu ergänzen.

Anders bei Business Central: Hier werden viele Informationen oftmals in ein allgemeines Feld „Beschreibung“ gepackt und liegen damit erst einmal unstrukturiert vor. Möchte man diese Informationen strukturiert haben (z. B., um irgendwann anhand dieses Kriteriums zu segmentieren) kann man in Business Central nur Ja-Nein-Abfragen kreieren. Möchte man also die Anzahl der Mitarbeiter (oder des Jahresumsatzes) eines Unternehmens in Business Central strukturiert erfassen, ginge nur eine Annäherung über Felder wie:

  • Unternehmen hat über 10 Mitarbeiter: Ja
  • Unternehmen hat über 50 Mitarbeiter: Ja
  • Unternehmen hat über 100 Mitarbeiter: Nein
  • Usw.

In Sales gibt es hier ein Feld, in welches man die exakte Zahl einträgt, z. B. 74.

> Übersichtlichere Ansicht der Aktivitäten entlang einer Zeitachse

Telefonanrufe, E-Mails, Meetings und Co: Alles, was im Rahmen eines Vertriebsprozesses passiert, wird in Business Central hinterlegt und ist dort für alle ersichtlich. Zwar ist die Ordnung der Aktivitäten in Business Central chronologisch, die unterschiedlichen Aktivitäten werden aber nicht auf einer gemeinsamen Zeitachse dargestellt.

In Sales hingegen werden alle Aktivitäten entlang einer Zeitachse angezeigt. Messegespräch, Newsletter, persönliche E-Mail, Telefonanruf, E-Mail, Fax, E-Mail, Telefonanruf und persönlicher Termin: War dies z. B. die Reihenfolge der Aktivitäten, die vom Erstkontakt zum persönlichen Kennenlernen geführt haben, haben Sie das in Sales mit einem Blick erfasst. Bei Business Central müssten sie sich diese Chronologie gezielt zusammensuchen.  

> Verknüpfung des CRM-Systems mit Outlook

Die Verknüpfung von Business Central mit Microsoft Outlook gilt als der größte USP dieses ERP-Systems. Die Verknüpfung ist deutlich komfortabler als die Verknüpfung von Outlook mit der großen Schwester Finance & Supply Chain Management. Und da Business Central und Outlook beides Programme von Microsoft sind, kann man mit Sicherheit behaupten: Die Verknüpfung von Outlook mit Business Central ist die beste unter allen ERP-Systemen.

Aber Vorsicht: Was beim ERP-System Business Central zweifelsohne der Fall ist, gilt nicht für das CRM-Modul bei Business Central. Hier ist es genau andersherum. Hier hat Dynamics 365 Sales mit dessen Outlook Add-In die Nase vorne. Während Sie bei Business Central viele CRM-relevante Infos quasi noch von Outlook ins CRM bringen und teilweise abschreiben müssen, können Sie Sales direkt aus Outlook heraus bedienen und ohne die Oberfläche zu wechseln mit Informationen füttern – sofern Sales diese nicht ohnehin automatisch erkannt hat. Bei der Verknüpfung von Outlook mit einem CRM-System ist Dynamics 365 Sales also das Maß aller Dinge.  

> Kontakte Vs. Leads

Kontakte sind Kontakte und Leads sind Leads. Nicht jeder Kontakt ist ein Lead, aber jeder Lead ist auch ein Kontakt. Oder eine Firma. Verwirrt?

Vielleicht ist es für viele ein zweitrangiges Detail, dass es in Dynamics 365 Sales die Möglichkeit gibt, Kontakte als Kontakt oder Kontakte als Lead anzulegen. Andererseits kann es vor allem bei komplexeren Produkten und komplexeren Vertriebsprozessen durchaus relevant sein, diese Unterscheidung systemisch zu treffen. Da die Frage Kontakt oder Lead bei Dynamics 365 Sales bereits auf der Ebene der Entitäten angesiedelt ist, ergeben sich an dieser Stelle systemisch bereits zahlreiche Möglichkeiten, beide „Kontakte“ komplett anders zu behandeln und auf anderen Wegen und mit anderen Prozessen strukturiert zum Ziel zu führen.

Bei Business Central gibt es diese Unterteilung in Kontakte und Leads nicht.

> Segmentierung

Bei Business Central können Sie Ihre Kontakte segmentieren – beispielsweise um eine bestimmte Zielgruppe für eine Kampagne zu identifizieren. Sie definieren bestimmte Kriterien wie z. B. Branche oder Geschäftsbeziehung und erstellen daraufhin ein bestimmtes Segment.

Bei Dynamics 365 Sales heißen die Segmente Filter und Marketinglisten. Die Möglichkeiten, die Ihnen hier zur Verfügung stehen, sind deutlich umfangreicher, da Sie mit Hilfe der Filter dynamische Segmente und über Marketinglisten statische Segmente erstellen können. Bei Business Central sind alle Listen erst einmal nur statisch. „Dynamisch“ werden die Listen erst, wenn Sie ein Segment ein weiters Mal anlegen.

Darüber hinaus sind die Parameter, nach denen Sie Filter in Dynamics 365 Sales setzen können, vielfältiger und beinhalten weit mehr Möglichkeiten wie reine Ja-Nein-Abfragen. Dabei ist bei Sales das Verknüpfen von Entitäten denkbar einfach, so dass Sie hier mit wenigen Klicks herausfinden können, mit welchem CRM-System Ihre Verkaufschance täglich arbeitet – auch wenn diese Information eigentlich an der Entität Firma und nicht an der Entität Verkaufschance, Lead oder Kontakt hängt. Bei Business Central sind diese Verknüpfungen über Entitäten hinweg deutlich komplizierter.

> Workflows

Anders als im ERP-System Business Central unterstützt das CRM-Modul in Business Central keine systemeigenen Workflows. Möchte man hier bestimmte Leads aus einer bestimmten Quelle automatisiert zuweisen – oder andere Dinge automatisieren – muss man auf Power Automate und Microsoft Flow zurückgreifen.

Anders bei Sales. Hier sind die Möglichkeiten, Trigger-Ereignisse festzulegen (Leads von einer bestimmten Quelle z. B.) und basierend darauf einen systemeigenen Workflow anzustoßen (z. B. Verteilung der Leads im Team, automatisierte Antwort an den Interessenten etc.) deutlich größer.

> Mobiler Einsatz

In Puncto Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit hat Dynamics 365 Sales ebenfalls die Nase vorne. Der Grund liegt auf der Hand, denn bei Sales handelt es sich um eine App, optimiert für CRM-Anwendung. Für das CRM-Modul in Business Central gibt es keine eigene App – der Zugriff erfolgt über die Standard Business Central App und diese wurde und wird in erster Linie für alle ERP-Funktionen optimiert.

> Ansichten beim Aufgabenhandling

Doch die bessere Nutzerfreundlichkeit gilt nicht nur für den mobilen Einsatz. Generell kann man sagen, dass Dynamics 365 Sales intuitiver, übersichtlicher und damit anwenderfreundlicher ist als Business Central. Dies gestehen sogar unsere leidenschaftlichsten BC-Berater. Egal ob Termine, Aufgaben oder der Überblick über alle / ausgewählte / eigene Aktivitäten: Sales stellt beim Handling der Aufgaben immer den Nutzer in den Mittelpunkt.

Bei Business Central hingegen steht die Verkaufschance im Mittelpunkt. Hinter allen Stufen des Vertriebsprozesses werden Aufgaben gehängt. Welcher Mitarbeiter welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erledigen soll, ist dabei deutlich schwerer ersichtlich. Vor allem für Firmen mit großen Vertriebsmannschaften, die sich pro Vertriebsfall die Aufgaben teilen und hier spezialisiert haben, ist dies ein echter Nachteil. Übernimmt ein Mitarbeiter eine Verkaufschance allein, fällt dieses Manko hingegen kaum ins Gewicht.

> Verknüpfung ERP und CRM

Ebenso wichtig wie gute CRM-Funktionen ist auch die Anbindung und die reibungslose Kommunikation Ihres CRM-Systems mit Ihrem ERP. Dann lassen sich Aufgaben und Tasks, die aus einer gewonnenen Verkaufschance resultieren, deutlich einfacher und schneller abarbeiten – wie z. B.

  • Die Umwandlung von Angeboten in Aufträge auch unter Berücksichtigung der Bestandsverfügbarkeit
  • Das Versenden und Fakturieren von Aufträgen
  • Das Empfangen und Verbuchen von Zahlungen
  • Der Einblick in den Zahlungsstatus
  • U.v.m.

Hier hat das CRM-Modul von Business Central einen kleinen Vorteil gegenüber Sales. Zwar lässt sich Dynamics 365 Sales über Dataverse mit dem ERP-System Business Central annähernd nahtlos verbinden – es gibt bei der Verbindung dieser beiden Systeme allerdings eine kleine Naht. Denn trotz reibungsloser bidirektionaler Kommunikation handelt es sich nach wie vor um zwei separate Systeme.

Nutzen Sie hingegen die CRM-Funktionen im ERP-System Business Central, bleiben Sie innerhalb eines Systems und haben gar keine Naht.

3. Integration in weitere Anwendungen der Customer Engagement Plattform

Wie gezeigt, beinhaltet Business Central viele CRM-Funktionen, mit denen sich jede Vertriebsmannschaft digital gut und effizient steuern lässt – selbst wenn Sales an der ein oder anderen Stelle komfortabler ist, mehr Funktionen und Möglichkeiten bietet und damit insgesamt komplexere Prozesse ermöglicht.

Deutlich größer werden die Unterschiede im Funktionsumfang, wenn man die Daten im CRM auch für Marketing und Service nutzen möchte. Für beide Bereiche gibt es in beiden Systemen selbst wenig Funktionen - als Teil der Customer Engagement Plattform ist eine Anbindung von Dynamics 365 Marketing, Dynamics 365 Customer Service und Dynamics 365 Field Service an Dynamics 365 Sales allerdings deutlich komfortabler als an Business Central.

Eine standardisierte und von Microsoft vorangetriebene Verbindung von Business Central mit Field Service, Customer Service und Marketing gibt es zum aktuellen Zeitpunkt nicht.  

3.1. Marketing

Abgesehen von Filter-Optionen und dem Erstellen von größtenteils statischen Segmenten, gibt es in Business Central nur sehr wenig marketingrelevante Funktionen.

Dynamics 365 Sales hingegen enthält nicht nur im Standard bereits mehr Marketingfunktionen, es lässt sich auch nahtlos mit den großen Marketing-Automation-Lösungen verbinden wie ClickDimensions oder Dynamics 365 Marketing. Über diese Verbindung wird das CRM auch für Marketers interessant, die dann CRM-gesteuerte Dinge können wie:

  • Web-Formulare erstellen und Webseiten-Besucher tracken
  • CRM-Daten nach Belieben segmentieren und für E-Mail-Marketing Zwecke nutzen
  • Marketing-Kampagnen entwerfen und diese automatisieren
  • Events und Webinare mit dem eigenen CRM verknüpfen und auch hier alle relevanten Schritte automatisieren
  • Auswertungen über alle Vertriebs- und Marketing-Kampagnen erhalten

Allein die Tatsache, ob ein „Kontakt“ eine E-Mail geöffnet und einen Link angeklickt hat, lässt sich mit den CRM-Funktionalitäten in Business Central nicht herausfinden.

Sind Ihnen diese Punkte im Bereich Marketing wichtig, werden Sie mit dem CRM-Modul von Business Central nicht auskommen. Dann sollten Sie auf Sales mit entsprechender Erweiterung setzen. Was genau diese Lösungen bieten, lesen Sie auf unserer Website.

Dynamics 365 Marketing  ClickDimensions

3.2. Service und Dienstleistung

Ebenso wie bei Marketing, beinhalten Sales und Business Central kaum Funktionen für die Bereiche Dienstleistung, Kundenservice und Steuerung des Außendienstes. Business Central hat zwar im Rahmen seiner ERP-Funktionalitäten ein paar Anknüpfungspunkte sowie ein Servicemodul. Für proaktiven oder nahtlosen Kundenservice ist dieses Modul jedoch nicht ausgelegt.

Möchten Sie also Dienstleistung, Kundenbetreuung, Service und die Steuerung Ihres Außendienstes in Ihr Beziehungsmanagement integrieren, so gibt es zu Dynamics 365 Sales keine Alternative. Nicht, weil Sales die Funktionen selbst beinhaltet, sondern weil einzig und allein über Sales Microsofts Lösungen Field Service und Customer Service mit Business Central zu verbinden sind.

 

Funktionen und Möglichkeiten, die Sie mit der Anbindung von Field Service und Customer Service (über Sales) hinzugewinnen, sind:

  • Sie bieten proaktiven Service, da IoT-Daten (Internet of Things) Probleme erkennen, lange bevor Ihre Kunden überhaupt eine erste Warnmeldung erhalten haben.
  • KI-gestützte virtuelle Agenten übernehmen Anfragen, entlasten Ihre Mitarbeiter und geben ihnen mehr Zeit für komplexe Probleme.
  • Zahlreiche Daten aus den verschiedensten Quellen vereinen Sie auf umfangreichen Dashboards, die Ihren Mitarbeitern helfen, Lösungen für Ihre Kunden bereits beim ersten Termin zu finden (hohe First-Time-Fix-Quoten).
  • Intelligente Routenplanung minimiert die Fahrtzeiten Ihres Servicepersonals und maximiert die Zeit beim Kunden vor Ort. 
  • Und vieles mehr

Wie bereits beim Punk Marketing aufgeführt, gilt auch hier: Ist Ihnen vorausschauender, proaktiver Kundenservice wichtig, werden Sie mit dem CRM-Modul in Business Central allein nicht weit kommen. Dann sollten Sie Ihre CRM-Grundlage mit Sales aufbauen, da sich zum aktuellen Zeitpunkt nur Sales mit den entsprechenden Lösungen Customer Service und Field Service verbinden lässt. Was genau diese Lösungen bieten, lesen Sie auf unserer Website.

Dynamics 365 Customer Service   Dynamics 365 Field Service

4. Kosten

Immer relevant und auch von Interesse ist die Frage nach den Kosten, auch wenn der Preis unserer Meinung nach keinesfalls das ausschlaggebende Kriterium sein darf.

Klar ist, dass Sie mit den CRM-Funktionen in Business Central günstiger fahren, als wenn Sie Business Central und Sales nutzen. Aufgrund der von Microsoft entwickelten Schnittstelle ist der Aufwand für eine Anbindung von Sales an Business Central zwar so gut wie nicht vorhanden, jedoch fallen beim Einsatz von Sales zusätzliche Lizenzkosten an.

 

Je nachdem, welche Sales Variante Sie anbinden, sind dies (pro Nutzer, pro Monat und bei einer Laufzeit von einem Jahr):

  • 16,90 € für Dynamics 365 Sales Professional
  • 80,10 € für Dynamics 365 Sales Enterprise
  • 113,80 € Dynamics 365 Sales für Premium

Microsoft selbst unterstützt ganz aktiv die Kombination Business Central und Sales Professional, was Sie auch daran erkennen, dass Sie die Sales Professional Lizenz für nur 16,90 Euro pro Nutzer pro Monat bekommen. Als Stand-Alone-Lösung kostet Sales Professional 54,80 Euro. Diese Staffelung entspringt der Logik von Microsofts Preis- und Lizenzmodell. Da Sie Business Central ja bereits lizenziert haben, bekommen Sie die Vollversion von Sales zum günstigeren Preis. Microsoft nennt diese Lizenzen dann Zusatz-Lizenz (Attach-License).

Mehr zum Preis- und Lizenzmodell von Microsoft lesen Sie hier: Pricing & Licensing von Microsoft

Eine kurze inhaltliche Gegenüberstellung der Sales Varianten Professional, Enterprise und Premium finden Sie hier auf unserer Website: Professional – Enterprise – Premium: Für jede Herausforderung eine individuelle Lösung

Wobei Sie – wie ja unter dem Punkt Funktionsumfang und Möglichkeiten gezeigt – bereits bei der günstigsten Variante (Professional) einen deutlich höheren Funktionsumfang, mehr Komfort und Möglichkeiten haben als im CRM-Modul von Business Central. Denn für den Vergleich haben wir die Funktionen der Version Sales Professional genommen.


Fazit

Wie in diesem Blogbeitrag gezeigt, beinhalten beide Systeme – Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Sales – alle wichtigen CRM-Funktionen, um das Kundenbeziehungsmanagement und den digitalen Vertrieb zielführend und professionell zu steuern.

Vor allem für kleinere Unternehmen mit einfachem Vertriebsprozess und nur einem Vertriebsmitarbeiter (oder insgesamt nur wenigen Vertriebsrollen) dürften die Funktionen und Möglichkeiten aus Business Central voll auf genügen. Zwar gibt es kleinere Defizite und "Schönheitsfehler" beim Aufgabenmanagement, beim Erfassen und Protokollieren von Kontakten sowie in der Übersicht der eigenen bzw. aller Aktivitäten; dafür spart man sich bei Business Central 16,90 Euro pro Monat pro Mitarbeiter an zusätzlichen Lizenzkosten.

Mit steigender Komplexität der eigenen Prozesse und einer Professionalisierung und Rollenteilung im Vertriebsteam spielen die Komfort-Funktionen in Sales aber eine immer größere Rolle. Hier gibt es einfach mehr Möglichkeiten, Vertriebsprozesse abzubilden und strukturiert und im Team abzuarbeiten. Und da Dynamics 365 Sales schon seit sehr langer Zeit Microsofts Flaggschiff und CRM-Produkt Nr. 1 ist, werden neue Features und CRM-Neuheiten immer zuerst hier verwirklicht. Mit Sales ist Ihr CRM-System also stets State of the Art.

Spätestens aber wenn es darum geht die Business-Lösungen für Service und Marketing in Business Central zu integrieren, gibt es zu Sales keine Alternative. Dann ist Sales nicht nur das bessere CRM-System, sondern gleichzeitig die Schnittstelle, über welche Lösungen wie Dynamics 365 Marketing, Customer Service und Field Service mit Business Central verbunden werden. 

Noch unsicher? Gerne begleiten wir Sie bei diesem Prozess und ergründen gemeinsam mit Ihnen, ob das CRM-Modul in Business Central Ihre Badarfe abdeckt, oder ob eine Anbindung von Sales an Ihr Business Central die bessere Lösung ist. Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular und treten Sie mit uns in Verbindung.

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