CRM-Funktionalit├Ąten im Vergleich: Dynamics 365 Sales Vs. Business Central

Marco Niecke, Tobias Gotzen

Vom ersten Kontakt zum gl├╝cklichen Bestandskunden: Viele Unternehmen setzen beim digitalen Vertrieb und dem Gewinnen und Qualifizieren ihrer Verkaufschancen auf CRM-Systeme.

Mit Microsoft Dynamics 365 Sales (ehemals Dynamics CRM) hat Microsoft eine eigene Business-Applikation, die ausschlie├člich CRM-Funktionalit├Ąten beinhaltet. Daneben gibt es mit Dynamics 365 Business Central eine weitere ERP-L├Âsung, die ebenfalls CRM-Funktionen beinhaltet.

Doch was ist besser geeignet, Sales oder Business Central? In diesem Blogbeitrag stellen wir die CRM-Funktionen beider Systeme kurz gegen├╝ber und geben Hilfestellung bei der Entscheidung.


├ťberblick: Dynamics 365 Sales und Business Central

Bevor wir mit der Gegen├╝berstellung der CRM-Funktionen beginnen, geben wir an dieser Stelle einen kleinen Einblick in die jeweilige Business Applikation von Microsoft.

Business Central ÔÇô vollwertiges ERP-System mit CRM-Funktionen

Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics Navision) ist eine umfangreiche ERP-L├Âsung, die sich an Start-Ups sowie kleinere und mittelst├Ąndische Unternehmen richtet. Business Central ist die Cloud-Variante des altbew├Ąhrten Microsoft Dynamics NAV. Auch wenn Business Central immer wieder als die ÔÇ×kleine SchwesterÔÇť des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management bezeichnet wird, haben Sie mit diesem ERP-System eine vollwertige L├Âsung, die weit ├╝ber das hinausgeht, was ÔÇ×kleine ERP-L├ÂsungenÔÇť normalerweise bieten. So beinhaltet Business Central neben ERP gleichzeitig CRM-Funktionalit├Ąten.

 

Dar├╝ber hinaus gibt es (von Microsoft selbst) eine Schnittstelle, mit der Sie Business Central mit Microsoft Dynamics 365 Sales nahtlos verbinden k├Ânnen. Selbst wenn Sie also mit Business Central als ERP-System arbeiten, haben Sie die M├Âglichkeit, Sales als CRM-System zu nutzen.

Dynamics 365 Sales ÔÇô strukturiert und effektiv in jeder Vertriebsphase

Dynamics 365 Sales ist das Business-Tool von Microsoft, das Ihren Vertrieb digitalisiert und professionalisiert. Anstelle von Notizen, Post-Its, Nachfasslisten, Kalender-Eintr├Ągen und Informationen in diversen E-Mails, tritt ein mehrstufiger, strukturierter Vertriebsprozess. Dieser ist systemgesteuert und individuell anpassbar ÔÇô f├╝r jede Phase Ihres Verkaufs. Bereits im Standard ist dieser Prozess gem├Ą├č Best-Practice-Szenarien vorkonfiguriert, so dass Sie auch ohne l├Ąngere Anpassungen mit Dynamics 365 Sales sofort starten k├Ânnen.

Anders als Business Central, das wie gezeigt im Grunde eine ERP-L├Âsung mit CRM-Funktionen ist, ist Dynamics 365 Sales eine dezidierte CRM-L├Âsung ÔÇô ohne ERP-Funktionen.


CRM Funktionen: Sales Vs. Business Central ÔÇô ein paar Entscheidungshilfen

1. Aktuelle und k├╝nftige Unternehmensgr├Â├če

Die aktuelle und k├╝nftige Unternehmensgr├Â├če ist ein zentrales Entscheidungskriterium, wenn es um die Frage des passenden ERP-Systems geht: Business Central oder Finance & Supply Chain Management.

Somit hat die Unternehmensgr├Â├če aber auch indirekt Einfluss auf die Frage, ob Sie als CRM-L├Âsung auf Business Central oder Sales setzen sollten. Denn sind Sie aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter und Ihrer lizensierten Voll-User Business Central bereits entwachsen (in der Regel ab ├╝ber 100 Voll-Usern, ├╝ber 300 Mitarbeitern) stellt sich diese Frage gar nicht mehr. Dann lautet die Empfehlung ohnehin Finance & Supply Chain Management ÔÇô und damit w├Ąre Dynamics 365 Sales die am besten geeignete CRM-L├Âsung. Denn Finance & Supply Chain Management als ERP- und Business Central als CRM-L├Âsung funktioniert nicht.

 

Haben Sie aktuell ÔÇô und in naher Zukunft ÔÇô noch unter 100 Voll-User und weniger als 300 Mitarbeiter, dann haben Sie mit Business Central und Sales zwei echte Alternativen. Dann sollte der n├Ąchste Punkt, ein Vergleich von Funktionsumfang und M├Âglichkeiten die Richtschnur f├╝r Ihre Entscheidung sein.

F├╝r etwas tiefgreifendere Informationen ├╝ber den Zusammenhang zwischen der aktuellen (und k├╝nftigen) Unternehmensgr├Â├če und dessen Einfluss auf die Wahl des ERP-Systems empfehlen wir Ihnen den Blogbeitrag Business Central oder Finance & Supply Chain Management ÔÇô ein sehr tiefgreifender Vergleich anhand mehrerer Entscheidungskriterien.

2. Funktionsumfang und M├Âglichkeiten

Es liegt in der Natur der Sache, dass eine L├Âsung, die einzig und allein den Bereich CRM abdeckt ÔÇô wie Microsoft Dynamics 365 Sales ÔÇô mehr Funktionen und M├Âglichkeiten beinhaltet als eine L├Âsung, bei der CRM-Funktionalit├Ąten nur als ÔÇ×Add-OnÔÇť gedacht waren ÔÇô wie bei Microsoft Dynamics 365 Business Central. In erster Linie ist Business Central ja immer noch ein ERP- und kein CRM-System und die CRM-Funktionalit├Ąten sind hier auch nur ein kleiner Teil innerhalb der Gesamtl├Âsung.

Dennoch kann auch dieser ÔÇ×geringere UmfangÔÇť an CRM-Funktionen in Business Central vollkommen ausreichen. In der folgenden Gegen├╝berstellung zeigen wir f├╝r die wichtigsten CRM-Funktionen kurz, was beide Systeme k├Ânnen und verweisen bei Dynamics 365 Sales auf Funktionen und M├Âglichkeiten, die diese Applikation besser oder zus├Ątzlich kann. Manchmal sind es nur kleinere Details, manchmal aber auch relevante Features, die durchaus einen Unterschied machen k├Ânnen.

2.1. Einstieg ins CRM bei Business Central

Bei Business Central erfolgt der Einstieg ins CRM ├╝ber das Rollencenter. Man startet Business Central als Vertriebs- und Marketingmanager und bekommt dann ├╝bersichtlich alle Kacheln und Funktionsbereiche angezeigt, die Microsoft f├╝r diese Rolle vorgesehen hat. Andere Rollen (z. B. Eink├Ąufer, Mitarbeiter in der Produktion etc.) haben f├╝r ihren Einstieg keinen unmittelbaren Zugriff auf CRM-Funktionen und m├╝ssen erst dorthin navigieren. Anpassungen und das Einblenden weiterer Funktionsbereiche sind zwar f├╝r alle Rollen m├Âglich, ob gr├Â├čere Anpassungen in diesem Bereich sinnvoll sind, ist aber eine andere Frage; zumal Eink├Ąufer und Produktionsleiter vermutlich sehr selten CRM-Funktionalit├Ąten ben├Âtigen.

Zus├Ątzlich zum Einstieg ├╝ber die Rolle ist es bei Business Central auch m├Âglich, unterschiedliche Ansichten f├╝r unterschiedliche Mitarbeiter zu generieren. So sieht der entsprechende Vertriebskollege beim Start von Business Central in seinem individuellen Dashboard den Sales-Funnel und hier alle f├╝r ihn relevanten Informationen und Aufgaben.

2.2. Einstieg ins CRM bei Sales

Etwas schneller und einfacher gestaltet sich der Einstieg in Sales. Hier startet man die App und befindet sich sofort im Herzen des CRMs ÔÇô egal ob man Eink├Ąufer oder Vertriebsmitarbeiter ist. Ein Vorteil vor allem f├╝r diejenigen, die nur gelegentlich ins CRM blicken.

Innerhalb von Sales selbst sind den einzelnen Vertriebsmitarbeitern ebenfalls individuelle Ansichten und eigene Aktivit├Ąten zugewiesen. Auch der Sales-Funnel ist f├╝r jeden ersichtlich.

Anders als bei Business Central haben die einzelnen Mitarbeiter hier deutlich mehr M├Âglichkeiten, ihre Aktivit├Ąten und Aufgaben zu filtern, zu sortieren und zu strukturieren. Beliebt in Sales sind zum Beispiel die Filtertypen nach

  • der F├Ąlligkeit ÔÇ×Heute / Morgen oder fr├╝herÔÇť
  • oder nach der Aktivit├Ąt ÔÇ×E-Mail, Teams-Chat, Termin, Telefonanruf u.v.m.ÔÇť

Sofern freigegeben kann man auch nach den ÔÇ×offenen, abgeschlossenen oder geplantenÔÇť Aktivit├Ąten anderer Mitarbeiter suchen ÔÇô z. B. von Kollegen, die gerade krank sind. Mit wenigen Klicks erkennt beispielsweise Mitarbeiter A, welche Leads (oder Kunden) Vertriebskollege B an einem bestimmten Tag anrufen oder per E-Mail kontaktieren wollte ÔÇô und welche Priorit├Ąt dieser f├╝r diese Aktivit├Ąt vergeben hatte.

2.3. Der Weg vom ersten Kontakt bis zum fertigen Angebot in Business Central

Die Kontakte mit den zugeordneten Verkaufschancen bilden in Business Central die Kernelemente des digitalen Vertriebs. F├╝r die Verkaufschancen lassen sich nun mehrere unterschiedliche Vertriebsprozesse definieren. So sind beispielsweise die Schritte, die unternommen werden m├╝ssen, um einen Bestandskunden erneut zum Kauf zu bringen andere wie bei einem komplett neuen Kontakt, der wom├Âglich die Firma noch nicht kennt (Stichwort Vertriebsphase Kennenlernen und Erstpr├Ąsentation).

Unterschiedliche Vertriebsprozesse k├Ânnen abgebildet werden

So w├Ąhlt der Vertriebsmitarbeiter zuallererst einen Vertriebsprozess, der zu der aktuellen Verkaufschance passt. Anzahl und Beschreibung dieser Phasen lassen sich in Business Central beliebig w├Ąhlen, erg├Ąnzen und auch ver├Ąndern, wobei die vordefinierten Standardprozesse bereits ein gutes und von Microsoft erprobtes Best-Practice-Szenario darstellen.

Nach der Wahl des Vertriebsprozesses sind f├╝r jede nun folgende Phase Aufgaben hinterlegt, die abgearbeitet werden m├╝ssen, bevor es in die n├Ąchste Phase geht. Nat├╝rlich kann der Vertriebsmitarbeiter Aufgaben hinzuf├╝gen, neu zuweisen und Fristen ver├Ąndern. Die Spanne, der in Business Central im Standard m├Âglichen Aufgaben ist weit und reicht von:

  • Einholen wichtiger und f├╝r das Projekt relevanter Informationen ├╝ber
  • Schl├╝sselpersonen identifizieren bis zu
  • Koordinierung und Briefing interner Ressourcen f├╝r die anstehende L├Âsungspr├Ąsentation
  • und dem Planen von internen und externen Terminen.

Einen etwas ausf├╝hrlicheren ├ťberblick ├╝ber Aufgaben im strukturierten Vertriebsprozess in Business Central finden Sie auf unserem Blog: So arbeiten die wichtigsten Rollen in projektzentrischen Unternehmen mit Business Central

Strukturierter, systemgest├╝tzter Vertriebsprozess

Aber ganz egal, welche Stufen der Vertriebsprozess vorsieht und wer am Ende im Team die Aufgaben hierf├╝r abarbeitet und die Informationen liefert: Es handelt sich in Business Central um einen strukturierten, systemisch gest├╝tzten Vertriebsprozess. Alle Informationen aus E-Mail-Korrespondenz, Telefonaten und pers├Ânlichen Gespr├Ąchen werden dokumentiert und sind f├╝r alle am Fall beteiligten jederzeit einsehbar.

Je weiter der Vertriebsprozess voranschreitet, desto h├Âher wird die Wahrscheinlichkeit, den Interessenten als Kunden zu gewinnen. Es konkretisieren sich mit jedem Schritt der zu erwartende Betrag und das Datum der Entscheidung. Auch diese Zahlen, sowie die Wahrscheinlichkeit den Fall zu gewinnen in Prozent, stellt Business Central bereit. Alle aktuellen Verkaufschancen der Pipeline werden von Business Central bewertet und gewichtet. So wei├č Ihr Vertriebsteam jederzeit, welcher finanzielle Output zu erwarten ist. BI-Dashboards unterst├╝tzen diese Pipelinebetrachtung.

Den Abschluss des CRM-gest├╝tzten Vertriebsprozesses bildet die Entscheidung: Wurde die Verkaufschance gewonnen oder verloren? In beiden F├Ąllen gibt es in Business Central die M├Âglichkeit, Gr├╝nde f├╝r Erfolg oder Misserfolg zu dokumentieren.

Erstes Fazit

Wie gezeigt beinhaltet Business Central CRM-Funktionalit├Ąten, die einen vollst├Ąndigen, strukturierten und systemisch gest├╝tzten Verkaufsprozess unterst├╝tzen. Und da BC eigentlich ein ERP- und kein CRM-System ist, gibt es nach einem gewonnenen Fall nahtlose Anbindungen wie z. B. ans Projektmodul, so dass Projektteam und Projektmitarbeiter die Informationen aus dem Vertriebsprozess f├╝r das Erstellen des Projektstrukturplans verwenden k├Ânnen. 

2.4. Der Weg vom ersten Kontakt bis zum fertigen Angebot in Dynamics 365 Sales

├ähnlich zielf├╝hrend, wenn auch nicht in allen Phasen synchron, verl├Ąuft der strukturierte und systemisch gest├╝tzte Vertriebsprozess bzw. die Vertriebsprozesse in Dynamics 365 Sales. Um das f├╝r Business Central gezeigte nicht zu wiederholen, verweisen wir hier auf eine Blogbeitrag, in welchem wir diesen Prozess f├╝rs Sales sehr detailliert beschrieben haben: Vom ersten Kontakt bis zum Angebot in 5 Schritten ÔÇô mit dem CRM-System Microsoft Dynamics 365 for Sales.

Wichtiger als den Prozess erneut zu beschreiben sind die Unterschiede: Dinge, die Sales im Vergleich zu Business Central in diesem Prozess mehr kann bzw. anders gel├Âst hat.

 

2.5. Von kleineren Details bis zu gr├Â├čeren Features: Worin sich Business Central und Sales im puncto CRM-Funktionalit├Ąten genau unterscheiden

Wie gezeigt, decken beide Systeme die CRM-Grundfunktionalit├Ąten und damit das Beziehungsmanagement in vollem Umfang ab. Viele CRM-Systeme blicken sicherlich neidisch auf beide Produkte von Microsoft. Dennoch gibt es auch Unterschiede, von denen wir im Folgenden die wichtigsten aufzeigen.

 

> Informationen sammeln und strukturiert ablegen

In Dynamics 365 Sales gibt es im Rahmen des Vertriebsprozesses mehrere M├Âglichkeiten, Daten und Informationen strukturiert abzulegen. Neben Ja / Nein-Abfragen gibt es auch Zahlen und vordefinierte Felder. Viele davon sind bereits im Standard enthalten oder einfach abzu├Ąndern und zu erg├Ąnzen.

Anders bei Business Central: Hier werden viele Informationen oftmals in ein allgemeines Feld ÔÇ×BeschreibungÔÇť gepackt und liegen damit erst einmal unstrukturiert vor. M├Âchte man diese Informationen strukturiert haben (z. B., um irgendwann anhand dieses Kriteriums zu segmentieren) kann man in Business Central nur Ja-Nein-Abfragen kreieren. M├Âchte man also die Anzahl der Mitarbeiter (oder des Jahresumsatzes) eines Unternehmens in Business Central strukturiert erfassen, ginge nur eine Ann├Ąherung ├╝ber Felder wie:

  • Unternehmen hat ├╝ber 10 Mitarbeiter: Ja
  • Unternehmen hat ├╝ber 50 Mitarbeiter: Ja
  • Unternehmen hat ├╝ber 100 Mitarbeiter: Nein
  • Usw.

In Sales gibt es hier ein Feld, in welches man die exakte Zahl eintr├Ągt, z. B. 74.

> ├ťbersichtlichere Ansicht der Aktivit├Ąten entlang einer Zeitachse

Telefonanrufe, E-Mails, Meetings und Co: Alles, was im Rahmen eines Vertriebsprozesses passiert, wird in Business Central hinterlegt und ist dort f├╝r alle ersichtlich. Zwar ist die Ordnung der Aktivit├Ąten in Business Central chronologisch, die unterschiedlichen Aktivit├Ąten werden aber nicht auf einer gemeinsamen Zeitachse dargestellt.

In Sales hingegen werden alle Aktivit├Ąten entlang einer Zeitachse angezeigt. Messegespr├Ąch, Newsletter, pers├Ânliche E-Mail, Telefonanruf, E-Mail, Fax, E-Mail, Telefonanruf und pers├Ânlicher Termin: War dies z. B. die Reihenfolge der Aktivit├Ąten, die vom Erstkontakt zum pers├Ânlichen Kennenlernen gef├╝hrt haben, haben Sie das in Sales mit einem Blick erfasst. Bei Business Central m├╝ssten sie sich diese Chronologie gezielt zusammensuchen.  

> Verkn├╝pfung des CRM-Systems mit Outlook

Die Verkn├╝pfung von Business Central mit Microsoft Outlook gilt als der gr├Â├čte USP dieses ERP-Systems. Die Verkn├╝pfung ist deutlich komfortabler als die Verkn├╝pfung von Outlook mit der gro├čen Schwester Finance & Supply Chain Management. Und da Business Central und Outlook beides Programme von Microsoft sind, kann man mit Sicherheit behaupten: Die Verkn├╝pfung von Outlook mit Business Central ist die beste unter allen ERP-Systemen.

Aber Vorsicht: Was beim ERP-System Business Central zweifelsohne der Fall ist, gilt nicht f├╝r das CRM-Modul bei Business Central. Hier ist es genau andersherum. Hier hat Dynamics 365 Sales mit dessen Outlook Add-In die Nase vorne. W├Ąhrend Sie bei Business Central viele CRM-relevante Infos quasi noch von Outlook ins CRM bringen und teilweise abschreiben m├╝ssen, k├Ânnen Sie Sales direkt aus Outlook heraus bedienen und ohne die Oberfl├Ąche zu wechseln mit Informationen f├╝ttern ÔÇô sofern Sales diese nicht ohnehin automatisch erkannt hat. Bei der Verkn├╝pfung von Outlook mit einem CRM-System ist Dynamics 365 Sales also das Ma├č aller Dinge.  

> Kontakte Vs. Leads

Kontakte sind Kontakte und Leads sind Leads. Nicht jeder Kontakt ist ein Lead, aber jeder Lead ist auch ein Kontakt. Oder eine Firma. Verwirrt?

Vielleicht ist es f├╝r viele ein zweitrangiges Detail, dass es in Dynamics 365 Sales die M├Âglichkeit gibt, Kontakte als Kontakt oder Kontakte als Lead anzulegen. Andererseits kann es vor allem bei komplexeren Produkten und komplexeren Vertriebsprozessen durchaus relevant sein, diese Unterscheidung systemisch zu treffen. Da die Frage Kontakt oder Lead bei Dynamics 365 Sales bereits auf der Ebene der Entit├Ąten angesiedelt ist, ergeben sich an dieser Stelle systemisch bereits zahlreiche M├Âglichkeiten, beide ÔÇ×KontakteÔÇť komplett anders zu behandeln und auf anderen Wegen und mit anderen Prozessen strukturiert zum Ziel zu f├╝hren.

Bei Business Central gibt es diese Unterteilung in Kontakte und Leads nicht.

> Segmentierung

Bei Business Central k├Ânnen Sie Ihre Kontakte segmentieren ÔÇô beispielsweise um eine bestimmte Zielgruppe f├╝r eine Kampagne zu identifizieren. Sie definieren bestimmte Kriterien wie z. B. Branche oder Gesch├Ąftsbeziehung und erstellen daraufhin ein bestimmtes Segment.

Bei Dynamics 365 Sales hei├čen die Segmente Filter und Marketinglisten. Die M├Âglichkeiten, die Ihnen hier zur Verf├╝gung stehen, sind deutlich umfangreicher, da Sie mit Hilfe der Filter dynamische Segmente und ├╝ber Marketinglisten statische Segmente erstellen k├Ânnen. Bei Business Central sind alle Listen erst einmal nur statisch. ÔÇ×DynamischÔÇť werden die Listen erst, wenn Sie ein Segment ein weiters Mal anlegen.

Dar├╝ber hinaus sind die Parameter, nach denen Sie Filter in Dynamics 365 Sales setzen k├Ânnen, vielf├Ąltiger und beinhalten weit mehr M├Âglichkeiten wie reine Ja-Nein-Abfragen. Dabei ist bei Sales das Verkn├╝pfen von Entit├Ąten denkbar einfach, so dass Sie hier mit wenigen Klicks herausfinden k├Ânnen, mit welchem CRM-System Ihre Verkaufschance t├Ąglich arbeitet ÔÇô auch wenn diese Information eigentlich an der Entit├Ąt Firma und nicht an der Entit├Ąt Verkaufschance, Lead oder Kontakt h├Ąngt. Bei Business Central sind diese Verkn├╝pfungen ├╝ber Entit├Ąten hinweg deutlich komplizierter.

> Workflows

Anders als im ERP-System Business Central unterst├╝tzt das CRM-Modul in Business Central keine systemeigenen Workflows. M├Âchte man hier bestimmte Leads aus einer bestimmten Quelle automatisiert zuweisen ÔÇô oder andere Dinge automatisieren ÔÇô muss man auf Power Automate und Microsoft Flow zur├╝ckgreifen.

Anders bei Sales. Hier sind die M├Âglichkeiten, Trigger-Ereignisse festzulegen (Leads von einer bestimmten Quelle z. B.) und basierend darauf einen systemeigenen Workflow anzusto├čen (z. B. Verteilung der Leads im Team, automatisierte Antwort an den Interessenten etc.) deutlich gr├Â├čer.

> Mobiler Einsatz

In Puncto ├ťbersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit hat Dynamics 365 Sales ebenfalls die Nase vorne. Der Grund liegt auf der Hand, denn bei Sales handelt es sich um eine App, optimiert f├╝r CRM-Anwendung. F├╝r das CRM-Modul in Business Central gibt es keine eigene App ÔÇô der Zugriff erfolgt ├╝ber die Standard Business Central App und diese wurde und wird in erster Linie f├╝r alle ERP-Funktionen optimiert.

> Ansichten beim Aufgabenhandling

Doch die bessere Nutzerfreundlichkeit gilt nicht nur f├╝r den mobilen Einsatz. Generell kann man sagen, dass Dynamics 365 Sales intuitiver, ├╝bersichtlicher und damit anwenderfreundlicher ist als Business Central. Dies gestehen sogar unsere leidenschaftlichsten BC-Berater. Egal ob Termine, Aufgaben oder der ├ťberblick ├╝ber alle / ausgew├Ąhlte / eigene Aktivit├Ąten: Sales stellt beim Handling der Aufgaben immer den Nutzer in den Mittelpunkt.

Bei Business Central hingegen steht die Verkaufschance im Mittelpunkt. Hinter allen Stufen des Vertriebsprozesses werden Aufgaben geh├Ąngt. Welcher Mitarbeiter welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erledigen soll, ist dabei deutlich schwerer ersichtlich. Vor allem f├╝r Firmen mit gro├čen Vertriebsmannschaften, die sich pro Vertriebsfall die Aufgaben teilen und hier spezialisiert haben, ist dies ein echter Nachteil. ├ťbernimmt ein Mitarbeiter eine Verkaufschance allein, f├Ąllt dieses Manko hingegen kaum ins Gewicht.

> Verkn├╝pfung ERP und CRM

Ebenso wichtig wie gute CRM-Funktionen ist auch die Anbindung und die reibungslose Kommunikation Ihres CRM-Systems mit Ihrem ERP. Dann lassen sich Aufgaben und Tasks, die aus einer gewonnenen Verkaufschance resultieren, deutlich einfacher und schneller abarbeiten ÔÇô wie z. B.

  • Die Umwandlung von Angeboten in Auftr├Ąge auch unter Ber├╝cksichtigung der Bestandsverf├╝gbarkeit
  • Das Versenden und Fakturieren von Auftr├Ągen
  • Das Empfangen und Verbuchen von Zahlungen
  • Der Einblick in den Zahlungsstatus
  • U.v.m.

Hier hat das CRM-Modul von Business Central einen kleinen Vorteil gegen├╝ber Sales. Zwar l├Ąsst sich Dynamics 365 Sales ├╝ber Dataverse mit dem ERP-System Business Central ann├Ąhernd nahtlos verbinden ÔÇô es gibt bei der Verbindung dieser beiden Systeme allerdings eine kleine Naht. Denn trotz reibungsloser bidirektionaler Kommunikation handelt es sich nach wie vor um zwei separate Systeme.

Nutzen Sie hingegen die CRM-Funktionen im ERP-System Business Central, bleiben Sie innerhalb eines Systems und haben gar keine Naht.

3. Integration in weitere Anwendungen der Customer Engagement Plattform

Wie gezeigt, beinhaltet Business Central viele CRM-Funktionen, mit denen sich jede Vertriebsmannschaft digital gut und effizient steuern l├Ąsst ÔÇô selbst wenn Sales an der ein oder anderen Stelle komfortabler ist, mehr Funktionen und M├Âglichkeiten bietet und damit insgesamt komplexere Prozesse erm├Âglicht.

Deutlich gr├Â├čer werden die Unterschiede im Funktionsumfang, wenn man die Daten im CRM auch f├╝r Marketing und Service nutzen m├Âchte. F├╝r beide Bereiche gibt es in beiden Systemen selbst wenig Funktionen - als Teil der Customer Engagement Plattform ist eine Anbindung von Dynamics 365 Marketing, Dynamics 365 Customer Service und Dynamics 365 Field Service an Dynamics 365 Sales allerdings deutlich komfortabler als an Business Central.

Eine standardisierte und von Microsoft vorangetriebene Verbindung von Business Central mit Field Service, Customer Service und Marketing gibt es zum aktuellen Zeitpunkt nicht.  

3.1. Marketing

Abgesehen von Filter-Optionen und dem Erstellen von gr├Â├čtenteils statischen Segmenten, gibt es in Business Central nur sehr wenig marketingrelevante Funktionen.

Dynamics 365 Sales hingegen enth├Ąlt nicht nur im Standard bereits mehr Marketingfunktionen, es l├Ąsst sich auch nahtlos mit den gro├čen Marketing-Automation-L├Âsungen verbinden wie ClickDimensions oder Dynamics 365 Marketing. ├ťber diese Verbindung wird das CRM auch f├╝r Marketers interessant, die dann CRM-gesteuerte Dinge k├Ânnen wie:

  • Web-Formulare erstellen und Webseiten-Besucher tracken
  • CRM-Daten nach Belieben segmentieren und f├╝r E-Mail-Marketing Zwecke nutzen
  • Marketing-Kampagnen entwerfen und diese automatisieren
  • Events und Webinare mit dem eigenen CRM verkn├╝pfen und auch hier alle relevanten Schritte automatisieren
  • Auswertungen ├╝ber alle Vertriebs- und Marketing-Kampagnen erhalten

Allein die Tatsache, ob ein ÔÇ×KontaktÔÇť eine E-Mail ge├Âffnet und einen Link angeklickt hat, l├Ąsst sich mit den CRM-Funktionalit├Ąten in Business Central nicht herausfinden.

Sind Ihnen diese Punkte im Bereich Marketing wichtig, werden Sie mit dem CRM-Modul von Business Central nicht auskommen. Dann sollten Sie auf Sales mit entsprechender Erweiterung setzen. Was genau diese L├Âsungen bieten, lesen Sie auf unserer Website.

Dynamics 365 Marketing  ClickDimensions

3.2. Service und Dienstleistung

Ebenso wie bei Marketing, beinhalten Sales und Business Central kaum Funktionen f├╝r die Bereiche Dienstleistung, Kundenservice und Steuerung des Au├čendienstes. Business Central hat zwar im Rahmen seiner ERP-Funktionalit├Ąten ein paar Ankn├╝pfungspunkte sowie ein Servicemodul. F├╝r proaktiven oder nahtlosen Kundenservice ist dieses Modul jedoch nicht ausgelegt.

M├Âchten Sie also Dienstleistung, Kundenbetreuung, Service und die Steuerung Ihres Au├čendienstes in Ihr Beziehungsmanagement integrieren, so gibt es zu Dynamics 365 Sales keine Alternative. Nicht, weil Sales die Funktionen selbst beinhaltet, sondern weil einzig und allein ├╝ber Sales Microsofts L├Âsungen Field Service und Customer Service mit Business Central zu verbinden sind.

 

Funktionen und M├Âglichkeiten, die Sie mit der Anbindung von Field Service und Customer Service (├╝ber Sales) hinzugewinnen, sind:

  • Sie bieten proaktiven Service, da IoT-Daten (Internet of Things) Probleme erkennen, lange bevor Ihre Kunden ├╝berhaupt eine erste Warnmeldung erhalten haben.
  • KI-gest├╝tzte virtuelle Agenten ├╝bernehmen Anfragen, entlasten Ihre Mitarbeiter und geben ihnen mehr Zeit f├╝r komplexe Probleme.
  • Zahlreiche Daten aus den verschiedensten Quellen vereinen Sie auf umfangreichen Dashboards, die Ihren Mitarbeitern helfen, L├Âsungen f├╝r Ihre Kunden bereits beim ersten Termin zu finden (hohe First-Time-Fix-Quoten).
  • Intelligente Routenplanung minimiert die Fahrtzeiten Ihres Servicepersonals und maximiert die Zeit beim Kunden vor Ort. 
  • Und vieles mehr

Wie bereits beim Punk Marketing aufgef├╝hrt, gilt auch hier: Ist Ihnen vorausschauender, proaktiver Kundenservice wichtig, werden Sie mit dem CRM-Modul in Business Central allein nicht weit kommen. Dann sollten Sie Ihre CRM-Grundlage mit Sales aufbauen, da sich zum aktuellen Zeitpunkt nur Sales mit den entsprechenden L├Âsungen Customer Service und Field Service verbinden l├Ąsst. Was genau diese L├Âsungen bieten, lesen Sie auf unserer Website.

Dynamics 365 Customer Service   Dynamics 365 Field Service

4. Kosten

Immer relevant und auch von Interesse ist die Frage nach den Kosten, auch wenn der Preis unserer Meinung nach keinesfalls das ausschlaggebende Kriterium sein darf.

Klar ist, dass Sie mit den CRM-Funktionen in Business Central g├╝nstiger fahren, als wenn Sie Business Central und Sales nutzen. Aufgrund der von Microsoft entwickelten Schnittstelle ist der Aufwand f├╝r eine Anbindung von Sales an Business Central zwar so gut wie nicht vorhanden, jedoch fallen beim Einsatz von Sales zus├Ątzliche Lizenzkosten an.

 

Je nachdem, welche Sales Variante Sie anbinden, sind dies (pro Nutzer, pro Monat und bei einer Laufzeit von einem Jahr):

  • 16,90 ÔéČ f├╝r Dynamics 365 Sales Professional
  • 80,10 ÔéČ f├╝r Dynamics 365 Sales Enterprise
  • 113,80 ÔéČ Dynamics 365 Sales f├╝r Premium

Microsoft selbst unterst├╝tzt ganz aktiv die Kombination Business Central und Sales Professional, was Sie auch daran erkennen, dass Sie die Sales Professional Lizenz f├╝r nur 16,90 Euro pro Nutzer pro Monat bekommen. Als Stand-Alone-L├Âsung kostet Sales Professional 54,80 Euro. Diese Staffelung entspringt der Logik von Microsofts Preis- und Lizenzmodell. Da Sie Business Central ja bereits lizenziert haben, bekommen Sie die Vollversion von Sales zum g├╝nstigeren Preis. Microsoft nennt diese Lizenzen dann Zusatz-Lizenz (Attach-License).

Mehr zum Preis- und Lizenzmodell von Microsoft lesen Sie hier: Pricing & Licensing von Microsoft

Eine kurze inhaltliche Gegen├╝berstellung der Sales Varianten Professional, Enterprise und Premium finden Sie hier auf unserer Website: Professional ÔÇô Enterprise ÔÇô Premium: F├╝r jede Herausforderung eine individuelle L├Âsung

Wobei Sie ÔÇô wie ja unter dem Punkt Funktionsumfang und M├Âglichkeiten gezeigt ÔÇô bereits bei der g├╝nstigsten Variante (Professional) einen deutlich h├Âheren Funktionsumfang, mehr Komfort und M├Âglichkeiten haben als im CRM-Modul von Business Central. Denn f├╝r den Vergleich haben wir die Funktionen der Version Sales Professional genommen.


Fazit

Wie in diesem Blogbeitrag gezeigt, beinhalten beide Systeme ÔÇô Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Sales ÔÇô alle wichtigen CRM-Funktionen, um das Kundenbeziehungsmanagement und den digitalen Vertrieb zielf├╝hrend und professionell zu steuern.

Vor allem f├╝r kleinere Unternehmen mit einfachem Vertriebsprozess und nur einem Vertriebsmitarbeiter (oder insgesamt nur wenigen Vertriebsrollen) d├╝rften die Funktionen und M├Âglichkeiten aus Business Central voll auf gen├╝gen. Zwar gibt es kleinere Defizite und "Sch├Ânheitsfehler" beim Aufgabenmanagement, beim Erfassen und Protokollieren von Kontakten sowie in der ├ťbersicht der eigenen bzw. aller Aktivit├Ąten; daf├╝r spart man sich bei Business Central 16,90 Euro pro Monat pro Mitarbeiter an zus├Ątzlichen Lizenzkosten.

Mit steigender Komplexit├Ąt der eigenen Prozesse und einer Professionalisierung und Rollenteilung im Vertriebsteam spielen die Komfort-Funktionen in Sales aber eine immer gr├Â├čere Rolle. Hier gibt es einfach mehr M├Âglichkeiten, Vertriebsprozesse abzubilden und strukturiert und im Team abzuarbeiten. Und da Dynamics 365 Sales schon seit sehr langer Zeit Microsofts Flaggschiff und CRM-Produkt Nr. 1 ist, werden neue Features und CRM-Neuheiten immer zuerst hier verwirklicht. Mit Sales ist Ihr CRM-System also stets State of the Art.

Sp├Ątestens aber wenn es darum geht die Business-L├Âsungen f├╝r Service und Marketing in Business Central zu integrieren, gibt es zu Sales keine Alternative. Dann ist Sales nicht nur das bessere CRM-System, sondern gleichzeitig die Schnittstelle, ├╝ber welche L├Âsungen wie Dynamics 365 Marketing, Customer Service und Field Service mit Business Central verbunden werden. 

Noch unsicher? Gerne begleiten wir Sie bei diesem Prozess und ergr├╝nden gemeinsam mit Ihnen, ob das CRM-Modul in Business Central Ihre Badarfe abdeckt, oder ob eine Anbindung von Sales an Ihr Business Central die bessere L├Âsung ist. Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular und treten Sie mit uns in Verbindung.

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