Pricing & Licensing von Microsoft Dynamics 365

Marco Niecke, Matthias Schuster

Wie viel kostet das ERP- und CRM-System von Microsoft?

Microsoft Dynamics 365 ist die neuste Generation von Business Software – On-Premises und vor allem aus der Cloud. Mit Dynamics 365 vereinheitlicht Microsoft alle CRM und ERP-Funktionen auf einer einzigen Plattform.

In diesem Blogbeitrag erhalten Sie einen Überblick über:

  1. die unterschiedlichen Arbeitsbereiche von Dynamics 365
  2. die unterschiedlichen Preise von Dynamics 365 für Neukunden
  3. die unterschiedlichen Preise von Dynamics 365 für Bestandskunden
  4. die wichtigsten Regeln des Lizenzmodells
  5. die wichtigsten User-Typen inkl. deren Lizenzierungs-Kosten
  6. die wichtigsten Ausnahmen im Lizenzmodell: Microsoft Dynamics 365 Business Central und Marketing

Gerne können Sie Ihre Lektüre auch an einem der genannten Punkte starten.

1. Überblick über die Arbeitsbereiche von Dynamics 365

Um einen Arbeitsbereich der Dynamics 365 Plattform zu nutzen, benötigen Sie für diesen eine Lizenz. Anbei ein Überblick der wichtigsten Arbeitsbereiche, die Ihnen bei Dynamics 365 zur Verfügung stehen.

 

Bei der folgenden Betrachtung klammern wir den LinkedIn Sales Navigator sowie die Arbeitsbereiche Marketing und Business Central erst einmal aus. Die restlichen Arbeitsbereiche sind in puncto Lizensierung sehr eng miteinander verzahnt und es ergeben sich hier preisliche Vorteile durch die Lizensierung mehrerer Arbeitsbereiche. Die folgende Übersicht zum Pricing and Licensing beschäftigt sich daher mit diesen Arbeitsbereichen:

 

 

Microsoft Dynamics 365 Marketing und Microsoft Dynamics 365 Business Central haben jeweils ein individuelles Lizenzmodell. Hierauf gehen wir am Ende des Beitrages kurz ein.

2. Pricing: Überblick über Preise und Lizenzen bei Microsoft Dynamics – für Neukunden

Beginnen wir mit einer Übersicht der Kosten von Basis-Lizenz und Zusatz-Lizenz. Die hier gezeigten Preise gelten:

  • für Neukunden
  • für einen Voll-User (Vollversion)
  • pro User und pro Monat gezahlt werden

Da nicht jeder User Volluser-Rechte benötigt, gibt es für alle hier gezeigten Arbeitsbereiche günstigere Lizenzen mit etwas geringerem Funktionsumfang. Mehr dazu finden Sie bei der Vorstellung der wichtigsten User-Typen

 

Den Unterschied zwischen Basis- und Zusatz-Lizenz sowie die Regeln beim Bedarf mehrerer Lizenzen erfahren Sie beim Punkt "Licensing: Die wichtigsten Regeln für Basis- und Zusatz-Lizenz".

3. Pricing: Überblick über Preise und Lizenzen bei Microsoft Dynamics – für Bestandskunden

Vergünstigte Preise (40%) gibt es, wenn Sie bereits Microsoft ERP oder CRM On-Premises nutzen und nun den Sprung in die Cloud wünschen. Für Sie gelten dann folgende Preise:

 

Den Unterschied zwischen Basis- und Zusatz-Lizenz sowie die Regeln beim Bedarf mehrerer Lizenzen erfahren Sie beim Punkt "Licensing: Die wichtigsten Regeln für Basis- und Zusatz-Lizenz".

 

Hinweis zu den reduzierten Lizenzpreisen für Microsoft Bestandskunden

Voraussetzung, um von den reduzierten Preisen zu profitieren, ist ein aktueller, noch gültiger Wartungsvertrag (Software Assurance) der Microsoft Enhancement Plan (DPL) bzw. ein Jahres-Abo mit automatischer Verlängerung. Dann gilt der Discount für die aktuelle Anzahl Ihrer On-Premises-Nutzer und Sie können beispielsweise Ihre AX Enterprise-User kostengünstig mit neuen Lizenzen ausstatten. Weitere Cloud-Nutzer können Sie natürlich jederzeit gemäß der regulären Preisliste nachlizenzieren.

Sie sind unsicher, ob der Discount beim Pricing & Licensing für Sie gilt? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns aus.

Discount-berechtigt? Wir helfen Ihnen gerne weiter

4. Licensing: Die wichtigsten Regeln für Basis- und Zusatz-Lizenzen

4.1. Wann benötigen Sie was?

Für die hier gezeigten Arbeitsbereiche gibt es im Lizenzmodell 2 Lizenz-Typen sowie ein paar Regeln der Lizensierung.

  • Mit Ausnahme von Sales Premium gibt es für jeden der 11 Arbeitsbereiche zwei Lizenzen. Die teurere Basis-Lizenz (Base Licence) und eine deutlich günstigere Zusatz-Lizenz (Attatch Licence). Sales Premium, die High-End Version von Sales mit intelligenten Sales Insights kostet immer 113,80 €.
  • Nutzer, die nur einen Arbeitsbereich benötigen, benötigen hierfür immer die teurere Basislizenz.
  • Nutzer, die mehrere Arbeitsbereiche benötigen, benötigen eine teure Basislizenz und für den Rest genügen Zusatz-Lizenzen. Wichtig: Bei mehreren Lizenzen muss immer die teuerste Lizenz als Basis-Lizenz gewählt werden.
  • Basis-Lizenz und Zusatz-Lizenz sind alles Full-User-Lizenzen. Sie unterscheiden sich nur im Preis, sind aber in ihrem Funktionsumfang vollkommen identisch.
  • Eingeschränkter im Funktionsumfang und damit auch günstiger im Preis sind die Lizenztypen Device-User, Activity-User und Team Member. Auf diese gehen wir weiter unten genauer ein.

 

4.2. Zusammenstellung mehrerer Lizenzen : Was erlaubt ist und was nicht.

Anbei zwei kurze Beispiele, die zeigen, was erlaubt ist, wenn Sie unterschiedliche Lizenzen für einen Nutzer benötigen.

Beispiel 1: Supply Chain Management und Human Resources

  • Möglich ist: 151,80 € für Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management als Basislizenz, 25,30 € für Microsoft Dynamics 365 Human Resources als Zusatz-Lizenz.
  • Nicht möglich ist: 101,20 € für Microsoft Dynamics 365 Human Resources als Basislizenz und 25,30 € für Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management Als Zusatz-Lizenz.

Nutzer, die Lizenzen für ERP (Finance, Supply Chain Manangement) und Human Resources benötigen, zahlen folglich 177,10 € pro User pro Monat und nicht 126,50 €. Die teuerste Lizenz – in diesem Beispiel Supply Chain Management – muss als Basislizenz erworben werden.

Beispiel 2: Supply Chain Management, Finance und Sales Enterprise

  • Möglich ist: 151,80 € für Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management als Basislizenz, 25,30 € für Microsoft Dynamics 365 Finance als Zusatz-Lizenz und 16,90 € für Microsoft Dynamics 365 Sales Enterprise als Zusatz-Lizenz.
  • Nicht möglich ist: 80,10 € für Microsoft Dynamics 365 Sales Enterprise als Basislizenz, 25,30 € für Microsoft Dynamics 365 Finance und 25,30 € für Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management als Zusatz-Lizenz.

Nutzer, die Lizenzen für ERP (Finance, Supply Chain Management) und CRM (Sales) benötigen, zahlen folglich 194 € pro User pro Monat und nicht 130,70 €. Die teuerste Lizenz – in diesem Beispiel Finance oder Supply Chain Management – muss als Basislizenz erworben werden.

5. Unterschiedliche User-Typen und deren Lizenz-Kosten

Bis jetzt haben wir uns in diesem Blogbeitrag nur mit den Lizenzen für Full-User beschäftigt. Natürlich haben Sie bei den gezeigten Arbeitsbereichen auch die Möglichkeit etwas günstigere Lizenzen zu wählen, die im Funktionsumfang eingeschränkt sind. Dies heißen Team Member, Activity User, Device User oder Human Resources Self Service.  

 

5.1. Überblick über die Kosten der Dynamics 365 User-Typen

Analog zu den Lizenzen für Full User gilt auch hier: Bestandskunden bekommen einen Discount (mit Ausnahme auf Human Resources Self Service).

5.2. Überblick über die Verfügbarkeit der Dynamics 365 User-Typen

  • Device User für Customer Engagement Apps (CRM-Anwendungen): Verfügbar für Sales, Customer Service, Field Service
  • Device User für Unified Operation Apps (ERP-Anwendungen): Verfügbar für Finance und Supply Chain Management
  • Activity User: Verfügbar nur für Finance, Commerce und Supply Chain Management
  • Team Member: Verfügbar für alle Arbeitsbereiche
  • Human Resources Self Service: Verfügbar nur für Human Resources

 

5.3. Überblick über die Berechtigngen der Dynamics 365 User-Typen

5.4. Beispiel einer möglichen Zusammenstellung unterschiedlicher User-Typen und Lizenzen

Anbei zwei kurze Beispiele die zeigen, welche User-Typen Sie einsetzen können und was diese pro Monat kosten. Angenommen wird ein IT-Diesnstleister mit 200 Mitarbeitern der das ERP-System Finance & Supply Chain Management zusammen mit dem Arbeitsbereich Human Resources benötigt.

Was solch ein Unternehmen exakt benötigt, lässt sich natürlich niemals pauschal beantworten. Bei der Branche Dienstleistung mit 200 Mitarbeitern sind die im Beispiel gewählten Lizenzen eine realistische Zusammenstellung.

 

Beispiel 1: User-Typen und Lizenzkosten für Neukunden

Anzahl  User-TypLizenzen für  Auflistung Einzelpreise  Gesamt  
5Full-User

Finance + Supply Chain Management + Human Ressources 

5 x (151,80 + 25,30+ 25,30) €  1012 €
10Full-UserFinance + Supply Chain Management10 x (151,80 + 25,30) €1771 €
10Full-UserFinance10 x 151,80 €1518 €
10Full-UserSupply Chain Management10 x 151,80 €1518 €
5Full-UserHuman Resouces   5 x 101,20 €506 €
5Device User für ERP-AnwendungenFinance + Supply Chain Management   5 x    63,20 €316 €
30Activity-UserFinance + Supply Chain Management30 x   42,20 €1266 €
60Team MemberFinance + Supply Chain Management60 x      6,70 €402 €
10Human Ressources Self ServiceHuman Resouces10 x      3,40 €34 €
    8343 €

 

Beispiel 2: User-Typen und Lizenzkosten für Bestandskunden

Anzahl  User-TypLizenzen für  Auflistung Einzelpreise  Gesamt  
5Full-User

Finance + Supply Chain Management + Human Ressources 

5 x (91,10 + 15,20+ 15,20) €    607,50 €
10Full-UserFinance + Supply Chain Management10 x (91,10 + 15,20) €1063,00 €
10Full-UserFinance10 x 91,10 €911,00 €
10Full-UserSupply Chain Management10 x 91,10 €911,00 €
5Full-UserHuman Resouces   5 x 60,70 €303,50 €
5Device User für ERP-AnwendungenFinance + Supply Chain Management   5 x 37,90 €189,50 €
30Activity-UserFinance + Supply Chain Management30 x 25,30 €759,00 €
60Team MemberFinance + Supply Chain Management60 x    4,00 €240,00 €
10Human Ressources Self ServiceHuman Resouces10 x    3,40 €34,00 €
    5018,50 €

 

6. Pricing and Licensing von Business Central und Marketing

6.1. Business Central

Business Central ist eine eigenständige und vollständige ERP-Lösung für kleinere und mittelständische Unternehmen und hat ein eigenes Lizenzmodell.

Hier die wichtigsten Punkte:

  • Business Central gibt es in den Versionen Business Central Essential (59 € pro Nutzer / Monat) und Business Central Premium Edition  (84,30 € pro Nutzer / Monat)
  • Neben der Lizenz für einen Voll-User gibt es bei Business Central nur noch Lizenzen für Team Member (6,70 € pro Nutzer / Monat). Activity-User, Device-User und den Human Ressources Self Service gibt es bei Business Central nicht.
  • Für Business Central selbst gibt es nur die Basis-Lizenz und keine Zusatz-Lizenzen.
  • Voll-User in Business Central bekommen Lizenzen für Microsoft Dynamics 365 Sales Professional  zum Preis einer Zusatz-Lizenz von 16,90 € statt 54,80 €. Dies gilt jedoch nur für Sales Professional. Für alle weitere Arbeitsbereiche zahlen Sie den Preis der Basis-Lizenz.
  • Auch bei Business Central gilt: Bestandskunden migrieren günstiger als Neukunden

Für weitere Informationen über Dynamics 365 Business Central empfehlen wir Ihnen die regelmäßige Lektüre unseres Blogs. Hier erscheint in Kürze ein Beitrag speziell zum Preis- und Lizenzmodell bei Business Central in dem wir dies noch genauer vorstellen.

6.2. Marketing

Die Lizensierung von Microsoft Dynamics 365 Marketing folgt anderen Regeln. Der Arbeitsbereich wird hier nicht pro Nutzer, sondern einmal für das gesamte Unternehmen lizensiert (bzw. für die Abteilung, die Microsoft Dynamics 365 Marketing nutzt). Der Preis richtet sich dann nach der Anzahl der Kontakte, die mit Marketing „bearbeitet“ werden. Im Standard sind 10.000 Kontakte enthalten. Die Anzahl kann jederzeit als Paket mit 5.000 oder 50.000 weiteren Kontakten erweitert werden.

  • Unternehmen, die nur Dynamics 365 Marketing im Einsatz haben zahlen hier pro Monat (und Mandant) 1.265 €
  • Nutzt ein Unternehmen weitere Dynamics 365 Anwendungen (z.B. Sales), halbiert sich der monatliche Preis (pro Mandanten) auf 632,50 €.

Für weitere Informationen über Dynamics 365 Marketing empfehlen wir Ihnen die regelmäßige Lektüre unseres Blogs. Hier erscheint in Kürze ein Beitrag speziell zu Dynamics 365 Marketing, in dem wir auch das Lizensierungsmodell etwas genauer vorstellen.

Fazit

Mit Hilfe den Informationen in diesem Blogbeitrag haben Sie nun einen guten ersten Überblick erhalten und können sich mögliche Lizenzkosten sehr exakt ausrechnen.

Aber wissen Sie auch, wie viele Lizenzen genau Sie benötigen, inwieweit Sie von Rabatten und Aktionen von Microsoft profitieren oder wie teuer Ihr gesamtes ERP/CRM Projekt wird? Diese Fragen sind sehr entscheidend, aber oftmals nur individuell zu beantworten. Hinterlassen Sie uns gerne in unterem Kontaktformular eine kurze Nachricht und wir werden Sie beim Pricing und Licensing in Ihrem Dynamics 365 Projekt unterschützen.

Denn auch Microsoft bietet neben den soeben vorgestellten Arbeitsbereichen in seiner gesamten Preisliste viele weitere Zusatzprodukte, Services, Add-Ons sowie kontinuierlich wiederkehrende und sehr interessante Rabatte, die sich am besten nach einen kurzen Kennenlernen bei einem gemeinsamen Telefonat besprechen lassen.

Hinweis: Dieser Bogbeitrag wurde am 25. März 2021 erstellt und am 10. Mai 2021 zuletzt aktualisiert. Da Microsoft regelmäßig sein Preis- und Lizenzmodell verfeinert bzw. neue Produkte integriert, können wir die Vollständigkeit bzw. die Aktualität der Preise zu einem Zeitpunkt nach der letzten Aktualisierung dieses Beitrages nicht vollumfänglich gewährleisten. 

 

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