Geschwindigkeit der Cloud am Beispiel: Forms Integration mit Microsoft Flow und Dynamics 365 for Sales

Matthias Schuster

Mit dem Slogan "Weniger Arbeiten, mehr Erledigen" bietet Microsoft Flow einen Dienst, mit dem Sie Ihre bevorzugten Services integrieren und Ihre Prozesse beschleunigen. Beispielhaft zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag, wie Sie Web-Formular von Cognito in Dynamics 365 for Sales integrieren. Die Aufgabenstellung: Besucher Ihrer Website hinterlassen ├╝ber ein Online-Formular ihre Kontaktdaten. Diese sollen automatisch als Lead in Ihrem CRM-System (Dynamics 365 for Sales) erstellt werden.

 

Beschleunigen Sie Ihre Prozesse, indem Sie Web-Formulare mit Hilfe von Microsoft Flow in Dynamics 365 for Sales integrieren.

Die Cloud soll dem Kunden den passenden Service schnell und einfach zur Verf├╝gung stellen. Services sind beispielsweise DropBox und Co., k├Ânnen aber auch die Cognitive Servicesvon Microsoft sein. Dies macht absolut Sinn, da die Services (Microservices) genau auf den Einsatzfall getrimmt/spezialisiert sind und einfach, ohne Investitionskosten (z.B. Kosten f├╝r Hardware und Installation) in Betrieb genommen werden k├Ânnen.

 

Integrationsplattform Flow

Allerdings steigt mit der Zunahme der Nutzung solcher Services auch der Integrationsbedarf und -aufwand. Microsoft hat dies - neben anderen Anbietern - erkannt und bietet daf├╝r die Integrationsplattform Flow. Im Gegensatz zu anderen ├Ąhnlichen Diensten wie z.B. IFTT ist Flow auf den Businesseinsatz ausgerichtet und integriert hier die unterschiedlichsten Anwendungen. Dies beginnt bei Twitter, DropBox, Office 365 und endet bei Salesforce und Dynamics 365. Die Zahl der Adapter steigt st├Ąndig und f├╝hrt dazu, dass diese Dienste in beinahe atemberaubender Geschwindigkeit integriert werden k├Ânnen. Das vorliegende Beispiel kann in unter einer Stunde umgesetzt werden und h├Ątte fr├╝her vermutliche Tage ben├Âtigt.
 
Es geht uns an dieser Stelle nicht um die technisch vollst├Ąndige Beschreibung der Integration, sondern vielmehr um die Darstellung der M├Âglichkeiten und Einfachheit der Cloud Dienste und der daraus resultierenden Geschwindigkeit.

 

150 Services f├╝r Ihr Business

Mit dem Slogan "Weniger Arbeiten, mehr Erledigen" bietet Microsoft Flow einen Dienst mit dem Sie Ihre bevorzugten Services integrieren k├Ânnen. Aktuell werden ca. 150 Services angeboten und st├Ąndig erweitert. Services sind z.B:

 

Die Aufgabenstellung:

Besucher Ihrer Webseite k├Ânnen ihre Kontaktdaten ├╝ber ein Webformular an Sie ├╝bermitteln. Nach der ├ťbermittlung wird automatisch ein Lead in Ihrem CRM System (Dynamics 365 for Sales) erstellt.
 

Schritt 1: Webform in Cognito Forms erstellen

Zun├Ąchst erstellen Sie ein Form, welches nur die notwendigen Felder des CRM Leads abfragt. Hierzu melden Sie sich zun├Ąchst in einem kostenfreien Plan an, welcher die wesentlichen Funktionen bietet. Anschlie├čend erstellen Sie die Felder Firma, Vorname und Nachname.

 

Das so erstellte Form k├Ânnen Sie nun in Ihre Seite einbetten. Hierzu liefert Ihnen Cognito die entsprechenden Skripte.

 

Schritt 2: Flow erstellen

Nachdem Sie das Form erstellt haben, designen Sie nun die Integration mittels eines Flows. Im Bereich "Meine Flows" erstellen Sie einen neuen Flow ├╝ber "Ohne Vorlage erstellen".

 

Sie geben dem Flow einen Namen und ├╝ber die Suche den Dienst Cognito Forms hinzu. Ausgef├╝hrt werden soll der Flow, wenn ein neuer Eintrag erstellt wurde.

 

Anschlie├čend w├Ąhlen Sie das soeben erstellte Formular aus.

 

Dann f├╝gen Sie einen neuen Schritt hinzu und w├Ąhlen wiederum ├╝ber die Suche Dynamics 365 (Dynamics 365 - Neuen Datensatz erstellen) aus.

 

Nun k├Ânnen Sie die Aktion konfigurieren. Dazu w├Ąhlen Sie die Organisation aus, in der der Datensatz erstellt werden soll und den Datensatztyp: in diesem Fall die Leads. Ist diese Auswahl erfolgt, werden standardm├Ą├čig die Pflichtfelder zur Bef├╝llung vorgegeben. Mit Hiilfe der Datenfelder des Formulars bef├╝llen Sie nun die Felder des neu zu erstellenden Leads. Das Thema des Leads ist eine Verkettung des Texts "Neuer Eintrag" + Vorname + Nachname. Weiterhin bef├╝llen Sie die Felder, Vorname, Nachname und Firmenname. Das Feld Firmenname finden Sie ├╝ber die erweiterten Optionen. ├ťber die erweiterten Optionen haben Sie Zugriff auf alle Datenfelder der Entit├Ąt Lead.

 

Abschlie├čend sieht der zugegebenerma├čen sehr einfache Flow folgenderma├čen aus.

 

Nat├╝rlich kann dieser noch Flow auch mit Bedingungen, Parallelisierung, Schleifen und vielem mehr versehen werden.

 

Dann speichern Sie den Flow (Flow erstellen) und testen diesen im Anschluss. Mit dem Erstellen wird der Flow gleichzeitig aktiviert.

 

Schritt 3: Form & Flow testen

Testen k├Ânnen Sie das Form und den Flow nun, indem Sie auf den Link f├╝r die Integration in der Weboberfl├Ąche klicken.

 

Dann ├Âffnet sich das Webformular, welches Sie nun mit den notwendigen Informationen bef├╝llen und anschlie├čend absenden.

 

Ob die Daten erfolgreich ├╝bermittelt wurden und der Flow ausgef├╝hrt wurde, ├╝berpr├╝fen Sie in den Leads von Dynamics 365 for Sales. Wenn alles geklappt hat, wurde hier ein neuer Datensatz vom Typ Lead mit entsprechend gef├╝llten Feldern erstellt.

 

Fazit: Atemberaubende Geschwindigkeit dank Microsoft Flow

Kontaktdaten aus Ihren Webformularen werden automatisch zu Leads in Ihrem CRM: Ein Integrationsaufwand, der in Zeiten vor der Cloud noch mehrere Tage gedauert h├Ątte, l├Ąsst sich dank Microsoft Cloud Service Flow heute in wenigen Stunden realisieren. Mit Flow steht dem Nutzer eine absolut leistungsf├Ąhige Integrationsplattform f├╝r Business Anwendungen zur Verf├╝gung, die sich st├Ąndig weiterentwickelt. Was zun├Ąchst wie ein Spielzeug erscheint, erm├Âglicht nun die Integration von Line Of Business Anwendungen - mit einer schier atemberaubenden Geschwindigkeit.

 

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