Vertrieb, Projektleiter, Backoffice: So arbeiten die wichtigsten Rollen in projektzentrischen Unternehmen mit Dynamics 365 Business Central

Tobias Gotzen, Marco Niecke

Egal ob Planungsb├╝ro, Beratungsunternehmen, IT-Dienstleister oder Softwareentwickler: Viele kleine und mittelst├Ąndische Unternehmen arbeiten fast ausschlie├člich projektorientiert. Sie ben├Âtigen ein ERP-System, das die Prozesse f├╝r alle beteiligten Rollen und Aufgaben abdeckt.  

Vom Vertriebsmitarbeiter und dem Entwickeln einer Verkaufschance, ├╝ber den Projektleiter und dem Ausarbeiten eines Projektstrukturplanes bis hin zur Abrechnung durch das Backoffice ÔÇô mit Dynamics 365 Business Central k├Ânnen alle am Projekt beteiligten Rollen s├Ąmtliche T├Ątigkeiten in einem ERP-System erfassen und bearbeiten.  

 

Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir Ihnen wie die wichtigsten Rollen im Projekt ÔÇô Vertrieb, Projektleiter, Projektmitarbeiter und Backoffice ÔÇô mit Business Central arbeiten und damit Kundenprojekte erfolgreich organisieren.  

1. Der Vertriebsmitarbeiter

Verkaufschance anlegen

Am Anfang des gesamten Prozesses steht der Vertrieb. Er erfasst den Kontakt legt diesen in Business Central an und weist diesem neuen Kontakt eine Verkaufschance zu. Durch das Anlegen einer Verkaufschance wird ein strukturierter Vertriebsprozess mit Aufgaben-Verteilungen initiiert an dessen Ende der Vertriebsmitarbeiter bzw. das Unternehmen im Optimalfall ein neuer Kunde gewonnen hat.  

Vertriebspipeline

Kernelement f├╝r einen erfolgreichen Vertriebsprozess in Business Central ist die Vertriebspipeline. Zuerst ordnet der Vertriebsmitarbeiter dem neuen Kontakt einer Phase im Vertriebsprozess zu. Hat er den neuen Interessenten gerade erst kennengelernt ÔÇô beispielsweise auf einer Messe ÔÇô und sich hier mit ihm unterhalten, so w├Ąhlt er, gem├Ą├č den Ausk├╝nften, die er nun hat, die Phase ÔÇ×KennenlernenÔÇť oder ÔÇ×Erstgespr├ĄchÔÇť. Die Verkaufschance steht hier also noch ganz am Anfang. Anhand der Vertriebspipeline und den Phasen folgt der Vertriebsmitarbeiter nun einem strukturierten Vertriebsprozess an dessen Ende der Interessent ein Angebot erh├Ąlt und zum Kunden wird.  

Diese Phasen k├Ânnten beispielsweise sein: 

  • Kennenlernen 
  • Erstgespr├Ąch  
  • Bedarfsanalyse  
  • Firmenvorstellung und Erstpr├Ąsentation 
  • Produkt- und L├Âsungspr├Ąsentation / Workshop 
  • Angebot 

Anzahl und Beschreibung der Phasen kann der Vertriebsmitarbeiter beliebig w├Ąhlen. Hier l├Ąsst sich der Vertriebsprozess in Business Central sehr flexibel auf die Bed├╝rfnisse des jeweiligen Unternehmens anpassen. Bei Bestandskunden w├╝rden beispielsweise die Phasen ÔÇ×KennenlernenÔÇť sowie ÔÇ×Firmenvorstellung und Erstpr├ĄsentationÔÇť entfallen, da Kunde und Unternehmen sich ja bereits kennen. In diesem Fall k├Ânnte eine andere Vertriebspipeline als Ger├╝st f├╝r den Vertriebsprozess dienen. 

 

Aufgaben im strukturierten Vertriebsprozess abarbeiten 

Ist der Interessent eingeordnet und der Vertriebsprozess gew├Ąhlt, wird der Vertriebsmitarbeiter bei der ÔÇ×AbarbeitungÔÇť seiner Aufgaben, die f├╝r jede Phase hinterlegt sind, systemisch geleitet. Er kann die entsprechenden Aufgaben aber auch erg├Ąnzen, bzw. die Aufgaben anderen Personen, Rollen, oder Teams zuweisen und alles zeitlich terminieren. 

M├Âgliche Aufgaben in den einzelnen Phasen k├Ânnten unter anderem sein: 

  • Einholen wichtiger Informationen f├╝r das Projekt (vorhandenes Budget des Interessenten, Dringlichkeit des Projektes, gew├╝nschter Projektzeitraum etc.) 
  • Einholen bestimmter Informationen f├╝r das Ausarbeiten eines Anforderungskatalog (z.B. Inputgespr├Ąche mit allen betroffenen Fachabteilungen beim Interessenten) 
  • Identifizieren der Schl├╝sselpersonen 
  • Kennenlernen und Gespr├Ąche mit allen Entscheidern / Gesch├Ąftsf├╝hrern 
  • Identifizieren der Wettbewerber 
  • Herausarbeiten und Kommunizieren der eigenen USPs, auch in Abgrenzung zum Wettbewerb 
  • Koordinierung und Briefing interner Ressourcen und Mitarbeiter f├╝r die Produkt- und L├Âsungspr├Ąsentation 

All die Informationen, die der Vertriebsmittarbeiter oder sein Team hier zusammentragen ÔÇô egal ob E-Mail-Korrespondenz oder Inhalte von Telefonaten / pers├Ânlichen Gespr├Ąchen ÔÇô k├Ânnen in Business Central dokumentiert und sind f├╝r alle Beteiligten jederzeit einsehbar.  

├ähnlich wie bei Anzahl und Beschreibung der Phasen gilt auch hier: Mit Business Central ist der Vertriebsmitarbeiter ├Ąu├čerst flexibel und kann den vordefinierten Standardprozess an allen Stellen erg├Ąnzen oder ver├Ąndern. Bei diesen Anpassungen im System wird Sie Ihr ERP-Partner gerne unterst├╝tzen.  

Dar├╝ber hinaus aktualisiert bzw. konkretisiert der Vertriebsmitarbeiter jedes Mal, wenn der Interessent in eine neue Phase im Vertriebsprozess aufsteigt die Verkaufschance hinsichtlich 

  • Wahrscheinlichkeit in Prozent, den Interessenten als Kunden zu gewinnen  
  • Betrag der Verkaufschance in Euro 
  • Erwartetes Datum der Entscheidung 

Hierbei helfen dem Vertriebsmitarbeiter auch vorgefertigte (oder individuell gestaltete) BI- und Vertriebs-Dashboards, welche die Verkaufschancen entsprechend der Phase und den zugrunde liegenden Informationen analysieren und dem Vertriebsteam jederzeit einen guten ├ťberblick ├╝ber den aktuellen Stand und den zu erwartenden Erfolg liefern.  

 

Verkaufschance schlie├čen 

Irgendwann kommt f├╝r den Vertriebsmitarbeiter der Moment der Wahrheit. Dann konnte er den Interessenten entweder ├╝berzeugen und hat die Verkaufschance gewonnen, oder er muss die Verkaufschance als verloren markieren und schlie├čen. In beiden F├Ąllen hat er jedoch die M├Âglichkeit, die Gr├╝nde (f├╝r den Erfolg bzw. Misserfolg) in Business Central zu dokumentieren. F├╝r sp├Ątere Analysen und einen kontinuierlichen internen Verbesserungsprozess ist dies unerl├Ąsslich.  

Wurde der Fall gewonnen, ├╝bernimmt in der Regel der Projektleiter und das Projektteam und der Kunde erh├Ąlt ein Angebot. Hat der Vertriebsmitarbeiter den Vertriebsprozess bereits mit dem Projektmodul verkn├╝pft (hierzu gibt es beispielsweise hilfreiche Add-Ons) kann der Projektleiter direkt ├╝ber die Verkaufschance den Projektstrukturplan erstellen und der Vertrieb kann ebenfalls seine aufgewandten Vertriebskosten und Arbeitszeiten auf die Verkaufschance buchen.  

    2. Der Projektleiter

    Wurde der Vertriebsprozess mit dem Modul Projekt verkn├╝pft, erstellt der Projektleiter direkt ├╝ber die Verkaufschance ein neues Projekt oder nutzt ein vorhandenes (├Ąhnliches) Projekt als Vorlage. Er erarbeitet einen Projektstrukturplan und sendet dem Kunden in Abstimmung mit dem Vertriebsmitarbeitet Angebot und Projektplan. Entsprechend dem Angebot und den Anforderungen werden Mitarbeiter auf das Projekt geplant. 

     

    Folgende Projekttypen sind bei Business Central m├Âglich: 

    • Aufwandsprojekt 
    • Festprojekt 
    • Investitionsprojekt 
    • Kostenprojekt 
    • Internes Projekt 
    • Zeitprojekt 

    Eine kurze Beschreibung dieser Projekttypen finden Sie hier: https://www.inway.de/blog/projekte-abwickeln-mit-dem-erp-system-microsoft-dynamics-365-for-finance-and-operations 

    Projektstrukturplan

    ├ťber den Projektstrukturplan in Business Central erfolgt nun das weitere Vorgehen. Arbeitsstunden von Mitarbeitern, Ressourcen, Artikel, Lizenzen und sonstige Kosten aller am Projekt beteiligter k├Ânnen hier vom Projektmanager eingeplant und ├╝berwacht werden. Der Projektleiter hat jederzeit die volle Kostenkontrolle. Er erkennt auf einen Blick 

    • Was ist bereits budgetiert worden 
    • Was wurde zur├╝ckgemeldet 
    • Was wurde dem Kunden bereits fakturiert 
    • Wie viel vom geplanten Budget ist schon verbraucht, was ist noch frei 

     

    Beschaffungsplanung direkt aus dem Projekt heraus 

    Nicht im Standard enthalten, aber beispielsweise durch das Projekt Add-On von Inway m├Âglich ist die Beschaffungsplanung bei Dynamics 365 Business Central direkt aus einem laufenden Projekt heraus. Damit kann der Projektverantwortliche direkt aus dem Projekt heraus eine Bestellung initiieren (z.B.: von Lizenzen oder anderer ben├Âtigter Materialien) und mit s├Ąmtlichen Einkaufsinformationen (Lieferschein, Rechnung etc.) verkn├╝pfen. Diese projektzentrische Beschaffung ist vor allem f├╝r kleine Unternehmen, die keinen zentralen Einkauf haben, eine enorme Arbeitserleichterung.  

    3. Mitarbeiter am Projekt

    Neben dem Projektmanager nutzen auch alle Mitarbeiter am Projekt das Projektmodul in Business Central f├╝r: 

    • Erfassung von Arbeitszeiten  und Fehlzeiten (Urlaub, Krankheitstage etc.) 
    • Stundenbuchung auf die entsprechenden Aufgaben im Projekt 
    • ├ťbersicht und Kontrolle von ├ťberstunden 
    • Einsicht in die kommenden Aufgaben und die hierf├╝r ben├Âtigten Ressourcen 
    • Einblick in den Projektstrukturplan 

     

    Dabei kann der Mitarbeiter seine Zeiten gem├Ą├č der Planung des Projektmanagers auf die daf├╝r vorgesehene Aufgabe buchen, oder neue Aufgaben, die noch nicht eingeplant wurden, manuell erstellen. Zeiten des Mitarbeiters k├Ânnen durch Vorgesetzte genehmigt oder sofort durch einen Workflow freigegeben werden. 

    Auch ein mobiles Erfassen von Arbeitszeiten ist m├Âglich, beispielsweise mit Hilfe eines weiteren von uns neu prgrammierten Add-Ons. F├╝r Informationen zu diesem Add-On kontaktieren Sie uns gerne ├╝ber das Kontaktformular am Ende des Beitrages. 

    4. Backoffice

    Am Ende des Prozesses steht das Backoffice. Je nach vereinbarter Abrechnungsregel stellt das Backoffice dem Kunden die eingesetzten Ressourcen sowie die Leistungen von Projektleiter und Projektmitarbeitern in Rechnung. 

    Als Abrechnungsregel f├╝r Projekte haben sich prinzipiell zwei M├Âglichkeiten bew├Ąhrt: 

    • Projektzentrische Abrechnung, d.h. pro laufendem Projekt beim Kunden eine separate Rechnung. 
    • Projekt├╝bergreifende Abrechnung, d.h. alle Zeiten und Ressourcen des letzten Monats werden in einem Batch erstellt.  

     

    Die projektzentrische Abrechnung ist meist eine meilenstein-orientierte Abrechnung, kann aber auch in festgelegten Intervallen (monatlich, quartalsweise) erfolgen. Die projekt├╝bergreifende Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich mit Leistungen bis zu einem bestimmten Stichtag. Was auch immer Ihr Vertriebsmitarbeiter bzw. Ihr Projektleiter hier mit dem Kunden vereinbart hat, l├Ąsst sich in Business Central realisieren.  

    Die Rechnungen werden vom Backoffice dann direkt aus dem laufenden Projekt heraus erstellt, gepr├╝ft, gebucht und versendet. Die im Standard in Business Central vorhandenen Funktionen f├╝r die Finanzbuchhaltung k├Ânnen durch Add-Ons wie z.B. das Inway Projektmodul um weitere Komfort-Funktionen erg├Ąnzt werden. Auch Kontrollfunktionen und Workflows wie z.B. die interne Freigabe der Rechnung durch den Projektleiter oder die externe Freigabe durch den Kunden erfolgen dann direkt aus Business Central heraus und m├╝ssen nicht ├╝ber Umwege (separate E-Mails, nicht ├╝ber das System, Brief, Telefonat etc.) initiiert werden. Im Falle einer Zahlungsverz├Âgerung kann das Backoffice direkt aus Business Central heraus einen Mahnprozess initiieren sowie Reklamationen bearbeiten und abwickeln.  

    Fazit

    Kundenprojekte gewinnen, planen, durchf├╝hren und abrechnen: Wie gezeigt erfolgt dies mit Dynamics 365 Business Central alles in einem System. Alle am Projekt beteiligten Rollen erfassen und bearbeiten alle T├Ątigkeiten direkt im ERP. Dabei ist Business Central sehr flexibel und l├Ąsst sich weitestgehend an die W├╝nsche und vorhandenen Prozesse jedes Unternehmen anpassen.  

    Zus├Ątzliche Projekt-Add-Ons bieten dar├╝ber hinaus weitere Komfort-Funktionen und erg├Ąnzen den Standard von Business Central und erleichtern beispielsweise:  

    • Verkn├╝pfung von CRM-Funktionalit├Ąten mit dem Business Central Projektmodul  
    • die projektzentrische Beschaffungsplanung  
    • mobile Zeiterfassung der Projektmitarbeiter 
    • interne und externe Freigabeworkflows bei Rechnungen  

    Je nach Anforderung k├Ânnen diese Add-Ons nat├╝rlich angepasst und weiterentwickelt werden. Ihr ERP-Partner wird Ihnen hier gerne weiterhelfen.  

    Weitere Informationen

    Projektzentrische Unternehmen, die Ihre Projekte gerne ├╝ber Business Central abwickeln m├Âchten, bieten wir mit unserem Workshop Business Central Projekt eine optimale Starthilfe f├╝r den Einstieg ins ERP-gest├╝tzte Projektmanagement mit Business Central und speziell in diesem Workshop Hilfe zur Selbsthilfe. Voraussetzung: Business Central ist bekannt und wird im Optimalfall vom entsprechenden Unternehmen bereits eingesetzt. Ist das noch nicht der Fall, empfehlen wir den kostenfreien 2-st├╝ndigen Workshop Business Central Starter, bei dem Sie das ERP-System Business Central erst einmal in G├Ąnze unverbindlich kennenlernen.  

    Zus├Ątzlich zu unseren Workshops bieten wir auch eine kostenlose Business Central Beratung. W├Ąhlen Sie sich einfach ein passendes Zeitfenster und reservieren Sie sich einen Termin. Unser Business Central Experte steht Ihnen 30 Minuten kostenfrei zur Verf├╝gung.

     

    Startups sowie kleinen und mittelst├Ąndischen Unternehmen, die Business Central selbst einf├╝hren und ausprobieren m├Âchten, empfehlen wir dar├╝ber hinaus noch diesen Blogbeitrag: https://www.inway.de/blog/erp-system-business-central-selbst-einfuehren-in-6-schritten 

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