Vertrieb, Projektleiter, Backoffice: So arbeiten die wichtigsten Rollen in projektzentrischen Unternehmen mit Dynamics 365 Business Central

Tobias Gotzen, Marco Niecke

Egal ob PlanungsbĂŒro, Beratungsunternehmen, IT-Dienstleister oder Softwareentwickler: Viele kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen arbeiten fast ausschließlich projektorientiert. Sie benötigen ein ERP-System, das die Prozesse fĂŒr alle beteiligten Rollen und Aufgaben abdeckt.  

Vom Vertriebsmitarbeiter und dem Entwickeln einer Verkaufschance, ĂŒber den Projektleiter und dem Ausarbeiten eines Projektstrukturplanes bis hin zur Abrechnung durch das Backoffice – mit Dynamics 365 Business Central können alle am Projekt beteiligten Rollen sĂ€mtliche TĂ€tigkeiten in einem ERP-System erfassen und bearbeiten.  

 

Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir Ihnen wie die wichtigsten Rollen im Projekt – Vertrieb, Projektleiter, Projektmitarbeiter und Backoffice â€“ mit Business Central arbeiten und damit Kundenprojekte erfolgreich organisieren.  

1. Der Vertriebsmitarbeiter

Verkaufschance anlegen

Am Anfang des gesamten Prozesses steht der Vertrieb. Er erfasst den Kontakt legt diesen in Business Central an und weist diesem neuen Kontakt eine Verkaufschance zu. Durch das Anlegen einer Verkaufschance wird ein strukturierter Vertriebsprozess mit Aufgaben-Verteilungen initiiert an dessen Ende der Vertriebsmitarbeiter bzw. das Unternehmen im Optimalfall ein neuer Kunde gewonnen hat.  

Vertriebspipeline

Kernelement fĂŒr einen erfolgreichen Vertriebsprozess in Business Central ist die Vertriebspipeline. Zuerst ordnet der Vertriebsmitarbeiter dem neuen Kontakt einer Phase im Vertriebsprozess zu. Hat er den neuen Interessenten gerade erst kennengelernt – beispielsweise auf einer Messe – und sich hier mit ihm unterhalten, so wĂ€hlt er, gemĂ€ĂŸ den AuskĂŒnften, die er nun hat, die Phase â€žKennenlernen“ oder â€žErstgesprĂ€ch“. Die Verkaufschance steht hier also noch ganz am Anfang. Anhand der Vertriebspipeline und den Phasen folgt der Vertriebsmitarbeiter nun einem strukturierten Vertriebsprozess an dessen Ende der Interessent ein Angebot erhĂ€lt und zum Kunden wird.  

Diese Phasen könnten beispielsweise sein: 

  • Kennenlernen 
  • ErstgesprĂ€ch  
  • Bedarfsanalyse  
  • Firmenvorstellung und ErstprĂ€sentation 
  • Produkt- und LösungsprĂ€sentation / Workshop 
  • Angebot 

Anzahl und Beschreibung der Phasen kann der Vertriebsmitarbeiter beliebig wĂ€hlen. Hier lĂ€sst sich der Vertriebsprozess in Business Central sehr flexibel auf die BedĂŒrfnisse des jeweiligen Unternehmens anpassen. Bei Bestandskunden wĂŒrden beispielsweise die Phasen „Kennenlernen“ sowie â€žFirmenvorstellung und ErstprĂ€sentation“ entfallen, da Kunde und Unternehmen sich ja bereits kennen. In diesem Fall könnte eine andere Vertriebspipeline als GerĂŒst fĂŒr den Vertriebsprozess dienen. 

 

Aufgaben im strukturierten Vertriebsprozess abarbeiten 

Ist der Interessent eingeordnet und der Vertriebsprozess gewĂ€hlt, wird der Vertriebsmitarbeiter bei der „Abarbeitung“ seiner Aufgaben, die fĂŒr jede Phase hinterlegt sind, systemisch geleitet. Er kann die entsprechenden Aufgaben aber auch ergĂ€nzen, bzw. die Aufgaben anderen Personen, Rollen, oder Teams zuweisen und alles zeitlich terminieren. 

Mögliche Aufgaben in den einzelnen Phasen könnten unter anderem sein: 

  • Einholen wichtiger Informationen fĂŒr das Projekt (vorhandenes Budget des Interessenten, Dringlichkeit des Projektes, gewĂŒnschter Projektzeitraum etc.) 
  • Einholen bestimmter Informationen fĂŒr das Ausarbeiten eines Anforderungskatalog (z.B. InputgesprĂ€che mit allen betroffenen Fachabteilungen beim Interessenten) 
  • Identifizieren der SchlĂŒsselpersonen 
  • Kennenlernen und GesprĂ€che mit allen Entscheidern / GeschĂ€ftsfĂŒhrern 
  • Identifizieren der Wettbewerber 
  • Herausarbeiten und Kommunizieren der eigenen USPs, auch in Abgrenzung zum Wettbewerb 
  • Koordinierung und Briefing interner Ressourcen und Mitarbeiter fĂŒr die Produkt- und LösungsprĂ€sentation 

All die Informationen, die der Vertriebsmittarbeiter oder sein Team hier zusammentragen – egal ob E-Mail-Korrespondenz oder Inhalte von Telefonaten / persönlichen GesprĂ€chen – können in Business Central dokumentiert und sind fĂŒr alle Beteiligten jederzeit einsehbar.  

Ähnlich wie bei Anzahl und Beschreibung der Phasen gilt auch hier: Mit Business Central ist der Vertriebsmitarbeiter Ă€ußerst flexibel und kann den vordefinierten Standardprozess an allen Stellen ergĂ€nzen oder verĂ€ndern. Bei diesen Anpassungen im System wird Sie Ihr ERP-Partner gerne unterstĂŒtzen.  

DarĂŒber hinaus aktualisiert bzw. konkretisiert der Vertriebsmitarbeiter jedes Mal, wenn der Interessent in eine neue Phase im Vertriebsprozess aufsteigt die Verkaufschance hinsichtlich 

  • Wahrscheinlichkeit in Prozent, den Interessenten als Kunden zu gewinnen  
  • Betrag der Verkaufschance in Euro 
  • Erwartetes Datum der Entscheidung 

Hierbei helfen dem Vertriebsmitarbeiter auch vorgefertigte (oder individuell gestaltete) BI- und Vertriebs-Dashboards, welche die Verkaufschancen entsprechend der Phase und den zugrunde liegenden Informationen analysieren und dem Vertriebsteam jederzeit einen guten Überblick ĂŒber den aktuellen Stand und den zu erwartenden Erfolg liefern.  

 

Verkaufschance schließen 

Irgendwann kommt fĂŒr den Vertriebsmitarbeiter der Moment der Wahrheit. Dann konnte er den Interessenten entweder ĂŒberzeugen und hat die Verkaufschance gewonnen, oder er muss die Verkaufschance als verloren markieren und schließen. In beiden FĂ€llen hat er jedoch die Möglichkeit, die GrĂŒnde (fĂŒr den Erfolg bzw. Misserfolg) in Business Central zu dokumentieren. FĂŒr spĂ€tere Analysen und einen kontinuierlichen internen Verbesserungsprozess ist dies unerlĂ€sslich.  

Wurde der Fall gewonnen, ĂŒbernimmt in der Regel der Projektleiter und das Projektteam und der Kunde erhĂ€lt ein Angebot. Hat der Vertriebsmitarbeiter den Vertriebsprozess bereits mit dem Projektmodul verknĂŒpft (hierzu gibt es beispielsweise hilfreiche Add-Ons) kann der Projektleiter direkt ĂŒber die Verkaufschance den Projektstrukturplan erstellen und der Vertrieb kann ebenfalls seine aufgewandten Vertriebskosten und Arbeitszeiten auf die Verkaufschance buchen.  

    2. Der Projektleiter

    Wurde der Vertriebsprozess mit dem Modul Projekt verknĂŒpft, erstellt der Projektleiter direkt ĂŒber die Verkaufschance ein neues Projekt oder nutzt ein vorhandenes (Ă€hnliches) Projekt als Vorlage. Er erarbeitet einen Projektstrukturplan und sendet dem Kunden in Abstimmung mit dem Vertriebsmitarbeitet Angebot und Projektplan. Entsprechend dem Angebot und den Anforderungen werden Mitarbeiter auf das Projekt geplant. 

     

    Folgende Projekttypen sind bei Business Central möglich: 

    • Aufwandsprojekt 
    • Festprojekt 
    • Investitionsprojekt 
    • Kostenprojekt 
    • Internes Projekt 
    • Zeitprojekt 

    Eine kurze Beschreibung dieser Projekttypen finden Sie hier: https://www.inway.de/blog/projekte-abwickeln-mit-dem-erp-system-microsoft-dynamics-365-for-finance-and-operations 

    Projektstrukturplan

    Über den Projektstrukturplan in Business Central erfolgt nun das weitere Vorgehen. Arbeitsstunden von Mitarbeitern, Ressourcen, Artikel, Lizenzen und sonstige Kosten aller am Projekt beteiligter können hier vom Projektmanager eingeplant und ĂŒberwacht werden. Der Projektleiter hat jederzeit die volle Kostenkontrolle. Er erkennt auf einen Blick 

    • Was ist bereits budgetiert worden 
    • Was wurde zurĂŒckgemeldet 
    • Was wurde dem Kunden bereits fakturiert 
    • Wie viel vom geplanten Budget ist schon verbraucht, was ist noch frei 

     

    Beschaffungsplanung direkt aus dem Projekt heraus 

    Nicht im Standard enthalten, aber beispielsweise durch das Projekt Add-On von Inway möglich ist die Beschaffungsplanung bei Dynamics 365 Business Central direkt aus einem laufenden Projekt heraus. Damit kann der Projektverantwortliche direkt aus dem Projekt heraus eine Bestellung initiieren (z.B.: von Lizenzen oder anderer benötigter Materialien) und mit sĂ€mtlichen Einkaufsinformationen (Lieferschein, Rechnung etc.) verknĂŒpfen. Diese projektzentrische Beschaffung ist vor allem fĂŒr kleine Unternehmen, die keinen zentralen Einkauf haben, eine enorme Arbeitserleichterung.  

    3. Mitarbeiter am Projekt

    Neben dem Projektmanager nutzen auch alle Mitarbeiter am Projekt das Projektmodul in Business Central fĂŒr: 

    • Erfassung von Arbeitszeiten  und Fehlzeiten (Urlaub, Krankheitstage etc.) 
    • Stundenbuchung auf die entsprechenden Aufgaben im Projekt 
    • Übersicht und Kontrolle von Überstunden 
    • Einsicht in die kommenden Aufgaben und die hierfĂŒr benötigten Ressourcen 
    • Einblick in den Projektstrukturplan 

     

    Dabei kann der Mitarbeiter seine Zeiten gemĂ€ĂŸ der Planung des Projektmanagers auf die dafĂŒr vorgesehene Aufgabe buchen, oder neue Aufgaben, die noch nicht eingeplant wurden, manuell erstellen. Zeiten des Mitarbeiters können durch Vorgesetzte genehmigt oder sofort durch einen Workflow freigegeben werden. 

    Auch ein mobiles Erfassen von Arbeitszeiten ist möglich, beispielsweise mit Hilfe eines weiteren von uns neu prgrammierten Add-Ons. FĂŒr Informationen zu diesem Add-On kontaktieren Sie uns gerne ĂŒber das Kontaktformular am Ende des Beitrages. 

    4. Backoffice

    Am Ende des Prozesses steht das Backoffice. Je nach vereinbarter Abrechnungsregel stellt das Backoffice dem Kunden die eingesetzten Ressourcen sowie die Leistungen von Projektleiter und Projektmitarbeitern in Rechnung. 

    Als Abrechnungsregel fĂŒr Projekte haben sich prinzipiell zwei Möglichkeiten bewĂ€hrt: 

    • Projektzentrische Abrechnung, d.h. pro laufendem Projekt beim Kunden eine separate Rechnung. 
    • ProjektĂŒbergreifende Abrechnung, d.h. alle Zeiten und Ressourcen des letzten Monats werden in einem Batch erstellt.  

     

    Die projektzentrische Abrechnung ist meist eine meilenstein-orientierte Abrechnung, kann aber auch in festgelegten Intervallen (monatlich, quartalsweise) erfolgen. Die projektĂŒbergreifende Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich mit Leistungen bis zu einem bestimmten Stichtag. Was auch immer Ihr Vertriebsmitarbeiter bzw. Ihr Projektleiter hier mit dem Kunden vereinbart hat, lĂ€sst sich in Business Central realisieren.  

    Die Rechnungen werden vom Backoffice dann direkt aus dem laufenden Projekt heraus erstellt, geprĂŒft, gebucht und versendet. Die im Standard in Business Central vorhandenen Funktionen fĂŒr die Finanzbuchhaltung können durch Add-Ons wie z.B. das Inway Projektmodul um weitere Komfort-Funktionen ergĂ€nzt werden. Auch Kontrollfunktionen und Workflows wie z.B. die interne Freigabe der Rechnung durch den Projektleiter oder die externe Freigabe durch den Kunden erfolgen dann direkt aus Business Central heraus und mĂŒssen nicht ĂŒber Umwege (separate E-Mails, nicht ĂŒber das System, Brief, Telefonat etc.) initiiert werden. Im Falle einer Zahlungsverzögerung kann das Backoffice direkt aus Business Central heraus einen Mahnprozess initiieren sowie Reklamationen bearbeiten und abwickeln.  

    Fazit

    Kundenprojekte gewinnen, planen, durchfĂŒhren und abrechnen: Wie gezeigt erfolgt dies mit Dynamics 365 Business Central alles in einem System. Alle am Projekt beteiligten Rollen erfassen und bearbeiten alle TĂ€tigkeiten direkt im ERP. Dabei ist Business Central sehr flexibel und lĂ€sst sich weitestgehend an die WĂŒnsche und vorhandenen Prozesse jedes Unternehmen anpassen.  

    ZusĂ€tzliche Projekt-Add-Ons bieten darĂŒber hinaus weitere Komfort-Funktionen und ergĂ€nzen den Standard von Business Central und erleichtern beispielsweise:  

    • VerknĂŒpfung von CRM-FunktionalitĂ€ten mit dem Business Central Projektmodul  
    • die projektzentrische Beschaffungsplanung  
    • mobile Zeiterfassung der Projektmitarbeiter 
    • interne und externe Freigabeworkflows bei Rechnungen  

    Je nach Anforderung können diese Add-Ons natĂŒrlich angepasst und weiterentwickelt werden. Ihr ERP-Partner wird Ihnen hier gerne weiterhelfen.  

    Weitere Informationen

    Projektzentrische Unternehmen, die Ihre Projekte gerne ĂŒber Business Central abwickeln möchten, bieten wir mit unserem Workshop Business Central Projekt eine optimale Starthilfe fĂŒr den Einstieg ins ERP-gestĂŒtzte Projektmanagement mit Business Central und speziell in diesem Workshop Hilfe zur Selbsthilfe. Voraussetzung: Business Central ist bekannt und wird im Optimalfall vom entsprechenden Unternehmen bereits eingesetzt. Ist das noch nicht der Fall, empfehlen wir den kostenfreien 2-stĂŒndigen Workshop Business Central Starter, bei dem Sie das ERP-System Business Central erst einmal in GĂ€nze unverbindlich kennenlernen.  

     

    Startups sowie kleinen und mittelstĂ€ndischen Unternehmen, die Business Central selbst einfĂŒhren und ausprobieren möchten, empfehlen wir darĂŒber hinaus noch diesen Blogbeitrag: https://www.inway.de/blog/erp-system-business-central-selbst-einfuehren-in-6-schritten 

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