Vertrieb, Projektleiter, Backoffice: So arbeiten die wichtigsten Rollen in projektzentrischen Unternehmen mit Dynamics 365 Business Central

Kernelement für einen erfolgreichen Vertriebsprozess in Business Central ist die Vertriebspipeline. Zuerst ordnet der Vertriebsmitarbeiter dem neuen Kontakt einer Phase im Vertriebsprozess zu. Hat er den neuen Interessenten gerade erst kennengelernt – beispielsweise auf einer Messe – und sich hier mit ihm unterhalten, so wählt er, gemäß den Auskünften, die er nun hat, die Phase „Kennenlernen“ oder „Erstgespräch“. Die Verkaufschance steht hier also noch ganz am Anfang. Anhand der Vertriebspipeline und den Phasen folgt der Vertriebsmitarbeiter nun einem strukturierten Vertriebsprozess an dessen Ende der Interessent ein Angebot erhält und zum Kunden wird.  

Diese Phasen könnten beispielsweise sein: 

• Kennenlernen 
• Erstgespräch  
• Bedarfsanalyse  
• Firmenvorstellung und Erstpräsentation 
• Produkt- und Lösungspräsentation / Workshop 
• Angebot 

Anzahl und Beschreibung der Phasen kann der Vertriebsmitarbeiter beliebig wählen. Hier lässt sich der Vertriebsprozess in Business Central sehr flexibel auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anpassen. Bei Bestandskunden würden beispielsweise die Phasen „Kennenlernen“ sowie „Firmenvorstellung und Erstpräsentation“ entfallen, da Kunde und Unternehmen sich ja bereits kennen. In diesem Fall könnte eine andere Vertriebspipeline als Gerüst für den Vertriebsprozess dienen. 

Aufgaben im strukturierten Vertriebsprozess abarbeiten 

Ist der Interessent eingeordnet und der Vertriebsprozess gewählt, wird der Vertriebsmitarbeiter bei der „Abarbeitung“ seiner Aufgaben, die für jede Phase hinterlegt sind, systemisch geleitet. Er kann die entsprechenden Aufgaben aber auch ergänzen, bzw. die Aufgaben anderen Personen, Rollen, oder Teams zuweisen und alles zeitlich terminieren. 

Mögliche Aufgaben in den einzelnen Phasen könnten unter anderem sein: 

• Einholen wichtiger Informationen für das Projekt (vorhandenes Budget des Interessenten, Dringlichkeit des Projektes, gewünschter Projektzeitraum etc.) 
• Einholen bestimmter Informationen für das Ausarbeiten eines Anforderungskatalog (z.B. Inputgespräche mit allen betroffenen Fachabteilungen beim Interessenten) 
• Identifizieren der Schlüsselpersonen 
• Kennenlernen und Gespräche mit allen Entscheidern / Geschäftsführern 
• Identifizieren der Wettbewerber 
• Herausarbeiten und Kommunizieren der eigenen USPs, auch in Abgrenzung zum Wettbewerb 
• Koordinierung und Briefing interner Ressourcen und Mitarbeiter für die Produkt- und Lösungspräsentation 

All die Informationen, die der Vertriebsmittarbeiter oder sein Team hier zusammentragen – egal ob E-Mail-Korrespondenz oder Inhalte von Telefonaten / persönlichen Gesprächen – können in Business Central dokumentiert und sind für alle Beteiligten jederzeit einsehbar.  

Ähnlich wie bei Anzahl und Beschreibung der Phasen gilt auch hier: Mit Business Central ist der Vertriebsmitarbeiter äußerst flexibel und kann den vordefinierten Standardprozess an allen Stellen ergänzen oder verändern. Bei diesen Anpassungen im System wird Sie Ihr ERP-Partner gerne unterstützen.  

Darüber hinaus aktualisiert bzw. konkretisiert der Vertriebsmitarbeiter jedes Mal, wenn der Interessent in eine neue Phase im Vertriebsprozess aufsteigt die Verkaufschance hinsichtlich 

• Wahrscheinlichkeit in Prozent, den Interessenten als Kunden zu gewinnen  
• Betrag der Verkaufschance in Euro 
• Erwartetes Datum der Entscheidung 

Hierbei helfen dem Vertriebsmitarbeiter auch vorgefertigte (oder individuell gestaltete) BI- und Vertriebs-Dashboards, welche die Verkaufschancen entsprechend der Phase und den zugrunde liegenden Informationen analysieren und dem Vertriebsteam jederzeit einen guten Überblick über den aktuellen Stand und den zu erwartenden Erfolg liefern.  

Verkaufschance schließen 

Irgendwann kommt für den Vertriebsmitarbeiter der Moment der Wahrheit. Dann konnte er den Interessenten entweder überzeugen und hat die Verkaufschance gewonnen, oder er muss die Verkaufschance als verloren markieren und schließen. In beiden Fällen hat er jedoch die Möglichkeit, die Gründe (für den Erfolg bzw. Misserfolg) in Business Central zu dokumentieren. Für spätere Analysen und einen kontinuierlichen internen Verbesserungsprozess ist dies unerlässlich.  

Wurde der Fall gewonnen, übernimmt in der Regel der Projektleiter und das Projektteam und der Kunde erhält ein Angebot. Hat der Vertriebsmitarbeiter den Vertriebsprozess bereits mit dem Projektmodul verknüpft (hierzu gibt es beispielsweise hilfreiche Add-Ons) kann der Projektleiter direkt über die Verkaufschance den Projektstrukturplan erstellen und der Vertrieb kann ebenfalls seine aufgewandten Vertriebskosten und Arbeitszeiten auf die Verkaufschance buchen.  

Über den Projektstrukturplan in Business Central erfolgt nun das weitere Vorgehen. Arbeitsstunden von Mitarbeitern, Ressourcen, Artikel, Lizenzen und sonstige Kosten aller am Projekt beteiligter können hier vom Projektmanager eingeplant und überwacht werden. Der Projektleiter hat jederzeit die volle Kostenkontrolle. Er erkennt auf einen Blick 

• Was ist bereits budgetiert worden 
• Was wurde zurückgemeldet 
• Was wurde dem Kunden bereits fakturiert 
• Wie viel vom geplanten Budget ist schon verbraucht, was ist noch frei 

Beschaffungsplanung direkt aus dem Projekt heraus 

Nicht im Standard enthalten, aber beispielsweise durch das Projekt Add-On von Inway möglich ist die Beschaffungsplanung bei Dynamics 365 Business Central direkt aus einem laufenden Projekt heraus. Damit kann der Projektverantwortliche direkt aus dem Projekt heraus eine Bestellung initiieren (z.B.: von Lizenzen oder anderer benötigter Materialien) und mit sämtlichen Einkaufsinformationen (Lieferschein, Rechnung etc.) verknüpfen. Diese projektzentrische Beschaffung ist vor allem für kleine Unternehmen, die keinen zentralen Einkauf haben, eine enorme Arbeitserleichterung.  

Die projektzentrische Abrechnung ist meist eine meilenstein-orientierte Abrechnung, kann aber auch in festgelegten Intervallen (monatlich, quartalsweise) erfolgen. Die projektübergreifende Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich mit Leistungen bis zu einem bestimmten Stichtag. Was auch immer Ihr Vertriebsmitarbeiter bzw. Ihr Projektleiter hier mit dem Kunden vereinbart hat, lässt sich in Business Central realisieren.  

Die Rechnungen werden vom Backoffice dann direkt aus dem laufenden Projekt heraus erstellt, geprüft, gebucht und versendet. Die im Standard in Business Central vorhandenen Funktionen für die Finanzbuchhaltung können durch Add-Ons wie z.B. das Inway Projektmodul um weitere Komfort-Funktionen ergänzt werden. Auch Kontrollfunktionen und Workflows wie z.B. die interne Freigabe der Rechnung durch den Projektleiter oder die externe Freigabe durch den Kunden erfolgen dann direkt aus Business Central heraus und müssen nicht über Umwege (separate E-Mails, nicht über das System, Brief, Telefonat etc.) initiiert werden. Im Falle einer Zahlungsverzögerung kann das Backoffice direkt aus Business Central heraus einen Mahnprozess initiieren sowie Reklamationen bearbeiten und abwickeln.  

Kundenprojekte gewinnen, planen, durchführen und abrechnen: Wie gezeigt erfolgt dies mit Dynamics 365 Business Central alles in einem System. Alle am Projekt beteiligten Rollen erfassen und bearbeiten alle Tätigkeiten direkt im ERP. Dabei ist Business Central sehr flexibel und lässt sich weitestgehend an die Wünsche und vorhandenen Prozesse jedes Unternehmen anpassen.  

Zusätzliche Projekt-Add-Ons bieten darüber hinaus weitere Komfort-Funktionen und ergänzen den Standard von Business Central und erleichtern beispielsweise:  

• Verknüpfung von CRM-Funktionalitäten mit dem Business Central Projektmodul  
• die projektzentrische Beschaffungsplanung  
• mobile Zeiterfassung der Projektmitarbeiter 
• interne und externe Freigabeworkflows bei Rechnungen  

Je nach Anforderung können diese Add-Ons natürlich angepasst und weiterentwickelt werden. Ihr ERP-Partner wird Ihnen hier gerne weiterhelfen.