Verbindung von Microsoft Dynamics 365 ERP mit Ihrem DMS

Heute sieht der Arbeitsalltag in vielen Unternehmen anders aus. Moderne Büros kommen weitestgehend ohne Papier aus. Belege werden digital archiviert und landen bereits bei der Erstellung automatisch dort, wo sie hingehören – und das rechtskonform, korrekt beschriftet und verschlagwortet.

Archivierung passiert also längst nicht mehr „an einem bestimmten Tag“, sondern im Prozess. Während man früher manuell ablegte – egal ob analog oder digital – können Dokumente heute beim Buchen, Freigeben oder Versenden automatisch zugeordnet und revisionssicher archiviert werden. Alles, was Unternehmen dafür benötigen, ist ein ERP-System, das nahtlos mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) kommuniziert. So wird aus Dokumentenmanagement echte Prozessautomatisierung, die viel Zeit und Arbeit spart.  

Bevor wir uns die Vorteile und das Zusammenspiel von ERP und DMS genauer ansehen, werfen wir zuerst einen Blick auf die Grundlagen. Denn damit die Integration funktioniert und die Alltagserleichterungen spürbar werden, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Diese bilden die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung.

• Voraussetzung Nr. 1: zwei separate Systeme
• Voraussetzung Nr. 2: Verbindung beider Systeme
• Voraussetzung Nr. 2: Verbindung beider Systeme
• Unsere Empfehlung

Viele Unternehmen erfüllen die erste Voraussetzung bereits. Sie nutzen ein leistungsfähiges ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management oder Microsoft Dynamics 365 Business Central zusammen mit einem modernen Dokumentenmanagement-System. Und trotzdem läuft die Archivierung und das Dokumentenmanagement oft umständlicher, als sie müsste, da beide Systeme getrennt voneinander genutzt werden. Dokumente wandern dann per Hand von einem System ins andere und müssen über verschiedene Oberflächen gesucht und bearbeitet werden.

Um das volle Digitalisierungs- und Automatisierungspotential zu heben, benötigen Sie also eine Schnittstelle. Natürlich können Sie diese in Eigenregie entwickeln. Schneller, sicherer und meist auch wirtschaftlicher ist es jedoch, auf eine vorgefertigte, marktbewährte Lösung zurückzugreifen – eine Schnittstelle, die sich in zahlreichen Projekten bewährt hat, zuverlässig funktioniert und von anderen Unternehmen empfohlen wird. Und hier kommen wir schon zur nächsten Voraussetzung, denn eine solche Schnittstelle müssen Sie natürlich finden.

Nachdem wir uns die zentralen Voraussetzungen angesehen haben, ist klar: Erst wenn diese erfüllt sind, kann das Zusammenspiel zwischen ERP und DMS sein volles Potenzial entfalten. Was das in der Praxis bedeutet, zeigen die nun folgenden Vorteile. Sie machen deutlich, warum die Verbindung von Microsoft Dynamics 365 ERP und DMS die wahrscheinlich wichtigste Schnittstelle in Ihrer gesamten Digitalisierungsstrategie ist.

• Vorteil 1: Alle Kriterien für gute Archivierung werden automatisch erfüllt
• Vorteil 2: Workflows enden nicht dort, wo ein System aufhört
• Vorteil 3: Weniger Aufwand und keine manuellen Fehler bei der täglichen Pflicht

Vor einiger Zeit haben wir uns in auf unserem Blog ausführlich mit den Kriterien für gute Archivierung beschäftigt und uns unter anderem diese Punkte angesehen

• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Erreichbarkeit
• schnelle Auffindbarkeit
• Rechts- und Revisionssicherheit
• Schutz vor Verlust

Insgesamt haben wir 12 Kriterien identifiziert. Diese bilden das Fundament jeder rechtssicheren und zugleich praxisnahen Archivierung. Doch selbst mit einem modernen DMS ist das Einhalten dieser Kriterien oft mit Aufwand verbunden und bedarf einer gewissen Disziplin im Alltag wie zum Beispiel die sorgfältige Wahl der Ablageorte, korrektes Verschlagworten, das Verwalten von Fristen und Zugriffsrechten.

Wenn jedoch ERP-System und DMS miteinander verbunden sind, laufen die wichtigsten Prozesse ganz automatisch – und zwar dort, wo sie ohnehin entstehen: im Tagesgeschäft.
Dann werden Dokumente wie Belege, Rechnungen, Lieferscheine etc. – egal ob ein- oder ausgehend – beim Buchen, Freigeben oder Versenden automatisch richtig verschlagwortet, revisionssicher archiviert und dem passenden Vorgang im ERP zugeordnet.

Ist der Workflow dafür erst einmal eingerichtet, sorgt das System selbst für Vollständigkeit, da keine relevanten Dokumente übersehen oder vergessen werden. Es garantiert Nachvollziehbarkeit, weil jeder Schritt automatisch protokolliert wird. Und es sichert Erreichbarkeit und schnelle Auffindbarkeit, indem Dokumente strukturiert, versionssicher und gut verschlagwortet jederzeit per Mausklick abrufbar bleiben – auch Jahre später.

In vielen Unternehmen laufen Eingangs- und Archivierungs-Prozesse sowie Rechnungs- und Freigabeprozesse immer noch getrennt voneinander. Am Beispiel einer eingehenden Rechnung erklärt: Das Dokument trifft per E-Mail oder Scan im DMS ein. Dort werden die relevanten Informationen ausgelesen (bei Scans mit Hilfe von OCR), die Daten erkannt und ins ERP-System von Microsoft übertragen. Parallel wird das Dokument / die Rechnung korrekt verschlagwortet und revisionssicher archiviert. Damit ist der erste Workflow zu Ende. Es folgt ein weiterer Workflow im ERP – von der Kontrolle / Freigabe der Rechnung, der Vorkontierung bis hin zur Buchung.

Zwei Systeme – zwei Workflows? Auch das geht mittlerweile besser.

Viele Lösungen, die als reines DMS gestartet sind, können heute bei eingehenden Rechnungen die komplette fachliche und sachliche Prüfung inklusive Zahlungsfreigabe systemisch abbilden. Selbst die Vorkontierung, sprich der Hinweis auf welches Konto beziehungsweise auf welche Sachkonten die Beträge einer Rechnung gebucht werden und wie diese sich aufteilen, ist noch innerhalb des DMS möglich. Schritte, die früher im ERP abgewickelt werden mussten, werden nun einfach vorgelagert und erfolgen im DMS. Man spricht bei diesen Systemen auch nicht mehr ausschließlich von DMS sondern von ECM (Enterprise Content Management).

So können eingehende Dokumente (in der Regel Rechnungen, aber nicht nur) im DMS / ECM systemisch bearbeitet werden und landen, dank Schnittstelle, “buchungsfertig” in Ihrem Dynamics 365 ERP-System. Ein weiterer Schritt Richtung Automatisierung, denn das rechtskonforme und revisionssichere Archivieren, Verschlagworten und Fristenmanagement, um das es im DMS ursprünglich einmal ging, erfolgt nun im Rahmen des Freigabeprozesses automatisch und ganz nebenbei.

Damit endet ein Workflow nicht mehr dort, wo ein System aufhört, sondern läuft durchgängig über beide Systeme hinweg. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Doppelerfassungen und sorgt dafür, dass Informationen immer dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden.

Was früher ein ganzer Arbeitstag voller Papier, Ordner und Ablagechaos war, passiert heute ganz automatisch im Hintergrund. Durch die Verbindung von Dynamics 365 mit ELO, DocuWare, Sharflex oder anderen DMS wird Archivierung zum integralen Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse – vollständig, revisionssicher und ohne zusätzlichen Aufwand.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Alle Kriterien für gute Archivierung werden automatisch erfüllt,
• Workflows laufen ohne Brüche über beide Systeme hinweg,
• manuelle Fehler sind ausgeschlossen.

So entsteht echte Digitalisierung – durch intelligentes Zusammenspiel zwei Ihrer wichtigsten Systeme. Dies macht die Verbindung zwischen ERP und DMS zur wahrscheinlich wichtigsten Schnittstelle Ihrer gesamten Digitalisierungsstrategie.