19. April 2023

12 Kriterien für gute Archivierung – analog, digital, mit und ohne ERP-System

Marco Niecke

Eingangsbelege kommen ins Papierarchiv, Ausgangsbelege bleiben in E-Mail-Postfächern, im Filesystem von Windows oder im ERP-System? Leider ist dies noch immer gängige Praxis in vielen Unternehmen. Damit Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, empfehlen wir stets ein konsistentes und fertiges Ablagesystem, das den Kriterien für gute Archivierung Rechnung trägt. Doch was genau sind diese Kriterien für eine gute Archivierung, von denen wir immer reden? Und muss eine gute Archivierung zwingend digital sein inkl. Anbindung ans ERP-System?

Die unserer Meinung nach 12 wichtigsten Kriterien für gute Archivierung beschreiben wir Ihnen im Folgenden auf unserem Blog. Sie werden schnell feststellen, dass traditionelle Papierarchive viele dieser Kriterien schlecht oder gar nicht erfüllen. Und wir zeigen Ihnen auch, welche zusätzlichen Vorteile die Verbindung von ERP und DMS mit sich bringt.

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Kriterien für gute Archivierung

1. Zentral (an einem Ort)

Die Dokumente sind zentral an einem Ort abgelegt – und jeder Mitarbeiter weiß, wo dieser Ort ist. Das kann das Papierarchiv in Raum 555 sein, aber auch eine digitale Ablage mit einem Dokumentenmanagement-Systems (DMS) über das alle Daten zentral an einem Ablageort digital gespeichert sind.

2. Gute Erreichbarkeit

Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin weiß, wo die für sie relevanten Dokumente innerhalb eines Archives liegen. Alle haben jederzeit Zugriff auf die benötigten Dokumente. Eine optimale Erreichbarkeit wäre z. B. gegeben, wenn Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice heraus – oder mobil von unterwegs – auf alle möglichen Dokumente innerhalb des Archives zugreifen könnten. Papierarchive können dies nicht leisten, digitale Archive hingegen schon.

3. Paralleler Zugriff

Auch wenn es vermutlich selten passiert, aber hin und wieder benötigen Mitarbeiter das gleiche Dokument (z. B. einen Vertrag) zur gleichen Zeit. Bei einer guten Archivierung ist es möglich, dass Zugriffe parallel erfolgen.

Dokumente-archivieren-Zugriffsrechte-und-Berechtigungsstruktur

4. Hierarchien und Berechtigungs-Struktur

Nicht alle Dokumente sind für die Augen aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gleichermaßen bestimmt. Viele Dokumente unterliegen z. B. einem gewissen Datenschutz oder sind vertraulich. Sie müssen also sicherstellen, dass nicht jeder Mitarbeiter, der sich gerade im Archiv befindet, auch alles hier Abgelegte (z. B. Arbeitsverträge der Kolleginnen und Kollegen) nach Belieben einsehen kann. Abschließbare Schränke wären die analoge Lösung, hierarchische Ablage-Strukturen oder passwortgeschützte Bereiche das digitale Pendant.

5. Platzsparend

Platzsparend - ein wichtiges Kriterium für gute Archivierung

Für kleine- und mittelständische Unternehmen sind 1.000 Belege pro Woche wie Eingangs- und Verkaufsrechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften etc. längst Realität. Selbst bei nur zwei Seiten pro Dokument sind dies bei Papier 6 volle Leitz-Ordner pro Woche. Typische Aktenregale mit den Maßen 1 m Breite, 2 m Höhe und 30 cm Tiefe wären somit innerhalb von 10 Wochen komplett voll. Bei einem Papierarchiv benötigen Sie also pro Jahr wenigstens 5 Aktenregale, vorausgesetzt natürlich, Sie archivieren alles auf Papier und betreiben keinen Misch-Masch.

Digital archivieren Sie alle Daten, die anfallen, entweder in der Cloud oder auf einer Festplatte. Aus der Platzfrage wird eine Frage des Speicherplatzes und die stellt sich bei der digitalen Archivierung kaum. 1 TB an Speicher sollte Ihnen für viele Jahre ausreichen.

6. Redundant

Vor technischen Schäden wie einem Wasserschaden (Rohrbruch) oder Feuer ist niemand gefeit. Solch ein Ereignis könnte alle Papierdokumente mit einem Schlag vernichten. Redundante Archivierung bei Papier aber würde bedeuten, vom entsprechenden Archiv gibt es eine exakte 1 zu 1 Kopie an irgendeinem anderen Standort. Bei Papier unmöglich. Digital: gelebter Alltag.

7. Durchdacht

Vor jeder guten Archivierung steht die Idee oder ein Konzept, die Archivierung Ihrer Dokumente logisch nachvollziehbar zu gestalten. Erfolgt die Archivierung thematisch nach Dokumententyp? Chronologisch? Alphabetisch? Nach Standorten? Nach Kunden? Ist es eine Mischform? Oder eine ganz andere Idee?

Wie auch immer Sie Ihr Archiv strukturieren, es sollte gut durchdacht sein. Denn je besser die Struktur, desto schneller werden Dokumente gefunden, da die Mitarbeiter von Anfang an an der richtigen Stelle suchen.

8. Verschlagwortet

Wie beim Punkt platzsparend gezeigt sind 1.000 Dokumente pro Woche nicht die Ausnahme. Bei zu vielen Dokumenten ist es deshalb hilfreich, die durchdachte Struktur zu ergänzen und eine weitere Möglichkeit zu schaffen, Ihr Archiv zu durchsuchen. So werden in digitalen DMS-Archiven alle abgelegten Dokumente verschlagwortet bzw. indexiert, das heißt auf Metaebene werden diesen Dokumenten weitere Informationen zugewiesen. Nach diesen Schlagworten können Sie suchen und werden alle Dokumente so noch schneller finden.

Bei Rechnungen sind die von uns empfohlenen Schlagworte z. B.

Rechnungsnummer
Kundennummer
Buchungsdatum
Kundenname
Auftragsnummer
Rechnungsbetrag
Und ggf. andere Angaben mehr

9. Flexibel durchsuchbar

Manchmal kann es bei der Suche nach Dokumenten im Alltag passieren, dass sich die benötigten Dokumente trotz logischer Ablagestruktur nicht alle im gleichen Ordner befinden.

Das ist zum Beispiel der Fall, wenn alle Auskünfte zu einem bestimmten Kunden gesucht werden. Hier würde man vermutlich in vielen Ordnern an vielen Stellen fündig (z. B. im Ordner Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Mahnungen, etc.).
Oder, gesetzt den Fall man erstellt Ordner für jeden Kunden – so müsste man in vielen unterschiedlichen Ordnern nachsehen, wenn man z. B. alle Rechnungen finden möchte, die an einem bestimmten Tag verschickt wurden. Oder beim Vergleichen von Verträgen …

In diesen Fällen ist es hilfreich, ein Archiv zu haben, das sich flexibel durchsuchen lässt; über die vorhandene Ablagestruktur hinweg über alle Ordner gleichzeitig. In Dokumentenmanagement-Systemen ermöglicht dies die digitale Suchfunktion, die der analogen weit überlegen ist. Neben dem Suchen nach Schlagworten bieten moderne Dokumentenmanagement-Systeme auch die Möglichkeit der Volltextsuche. So durchsuchen Sie Ihr Archiv noch flexibler.

10. Rechtskonform

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Archivieren von Dokumenten – egal ob digital oder analog – sind äußerst vielfältig. Allein über die gesetzlichen Vorgaben in Deutschland ließen sich umfangreiche Blogbeiträge schreiben. Bei den Kriterien für gute Archivierung beschränken wir uns in diesem Blogbeitrag auf die Vorstellung der zwei wichtigsten rechtlichen Kriterien:

Revisionssicherheit
Datenschutzkonformität

10.1. Revisionssicher

Das zentrale, rechtlich relevante Kriterium für das Aufbewahren von Dokumenten ist die Revisionssicherheit. Das heißt das archivierte Dokument muss jederzeit exakt so aussehen wie „damals“ bei der Erstellung. Bei Papier kann man hier wenig falsch machen, sind archivierte Original-Belege doch per Definition revisionssicher.

Dokumente-revisionssicher-archivieren-dynamics-365

Anders bei digitalen Belegen. Denn es sind vor allem Ausgangsbelege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc., die sich auch Jahre später noch aus Warenwirtschafts-Lösungen oder ERP-Systemen generieren lassen. Viele Unternehmen missinterpretieren diese Möglichkeit jedoch als Dokumenten-Archivierung. Das ist fatal, denn hat sich in diesem Zeitfenster irgendetwas geändert – und sei es nur das Firmenlogo – so finden sich diese Änderungen auf dem erneut generierten Dokument wieder. Damit ist dieses Dokument keine identische Kopie von damals, weshalb diese „Idee“ der digitalen Ablage nicht revisionssicher ist.

Um dieses zentrale Kriterium für gute Archivierung in vollem Umfang zu erfüllen, sollte man also beim digitalen Archivieren auf Dokumentenmanagement-Systeme zurückgreifen, da hier exakte 1 zu 1 Kopien der Dokumente gesichert werden.

10.2. Datenschutzkonform

Viele Dokumente, die archiviert werden, haben gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Bei den meisten Dokumenten sind dies 10 oder 6 Jahre. Nach Ablauf der Frist, dürften diese Dokumente aus den Archiven entnommen und vernichtet werden.

Es gibt aber auch Dokumente mit personenbezogenen Daten. Diese dürfen aufgrund datenschutzrechtlicher Bestimmungen (DSGVO) nicht länger als erlaubt im Archiv bleiben.

Hier drei Beispiele von Dokumenten, die irgendwann aus dem Archiv verschwinden müssen.

Unterlagen von abgelehnten Bewerbern (ohne individuelle Vereinbarung nach 6 Monaten)
Unterlagen von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben (nach 3 Jahren)
Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben, die aber für die Steuer noch relevant sind (nach 6 Jahren)

Es gilt also eine gesetzliche Aufbewahrungsplicht und gleichzeitig die Pflicht, die Daten nach einer bestimmten Zeit zu löschen bzw. zu vernichten. Vor allem dem Datenschutzgedanken sollten digitale und analoge Archive also Rechnung tragen. Denn personenbezogene Daten müssen fristgerecht aus dem Archiv entfernt werden.

Eine kaum lösbare Aufgabe, archiviert man mit Papier – nicht aber digital. Dank der Funktionen moderner Dokumentenmanagement-Systeme ist es ein leichtes, diese Fristen einzuhalten. Hier versehen Sie alle archivierten Dokumente einfach mit einem entsprechenden Datum und nach Ablauf der Frist werden die betroffenen Datensätze sicher und rechtskonform gelöscht. Welche Fristen für welche Dokumente gelten, bestimmen Sie bei der Einrichtung Ihrer Archivierungsstruktur. Oftmals ist diese Information in den entsprechenden DMS-Templates voreingestellt.

DMS + ERP: 2 weitere Kriterien für gute Archivierung ergeben sich durch Teamwork

Wie gerade gezeigt gibt es viele Kriterien, die eine gute Archivierung ausmachen. Bei den allermeisten davon sind digitale Archive, wie diese Dokumentenmanagement-Systeme bieten, den Papierarchiven deutlich überlegen. Die ersten gezeigten Kriterien lassen sich mit einem guten DMS erfüllen.

Verbindet man aber nun sein DMS mit dem eigenen ERP, ergeben sich darüber hinaus weitere Vorteile von denen die Punkte „effizient“, „automatisch“ und „fehlerfrei“ in einer Darstellung der Kriterien für gute Archivierung nicht fehlen dürfen.

11. Effizient und völlig automatisch

Dokumente zu verwalten und zu archivieren, soll schnell gehen und nicht viel Zeit benötigen. Am besten erfolgt dieser „Papierkram“ bzw. „Verwaltungskram“ ganz nebenbei und niemand muss sich darum kümmern. Klingt unrealistisch? Keineswegs, denn verbinden Sie Ihr DMS mit Ihrem ERP erfolgt die Archivierung eingehender und ausgehender Dokumente effizient und völlig automatisch, ohne dass auch nur ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin anfallende Dokumente verschlagworten und manuell auf einen Server oder ins DMS laden muss.

Automatisch bei ausgehenden Dokumenten:

Die Quelle Ihrer digitalen Ausgangsbelege ist hier Ihr eigenes ERP-System (z. B. beim Erstellen einer Rechnung, einer Auftragsbestätigung, etc.). Wurden ERP und DMS gut verbunden, führt die Erstellung jedes Dokumentes im ERP gleichzeitig zu dessen revisionssicherer automatischer Archivierung im DMS – inkl. vollständiger Verschlagwortung. Kein Mitarbeiter muss diese Dokumente nachbearbeiten oder irgendwo ablegen.

Automatisch bei eingehenden Dokumenten:

Dokumente, die digital als pdf ankommen (z. B. Eingangsrechnungen), werden gleich im DMS geöffnet. Moderne Systeme verfügen standardmäßig über Workflow-Funktionen und OCR-Texterkennung. Im Rahmen des Freigabeprozesses einer Rechnung werden dann noch im DMS alle relevanten Daten (auch die für die Verschlagwortung) automatisch aus dem eingegangenen Dokument ausgelesen. Wird diese Rechnung dann ins ERP-System übertragen und hier verbucht, wird sie gleichzeitig mit allen relevanten Metainformationen an der richtigen Stelle im DMS archiviert. Auch hier muss kein Mitarbeiter irgendetwas tun.

Eine schöne Zeit- und auch Kostenersparnis, da sich die ca. 1.000 Dokumente pro Woche (siehe Kriterium Nr. 5) quasi von selbst und so ganz nebenbei vollständig archivieren.

12. Fehlerfrei

Angenommen, eine Firma verbindet ERP und DMS nicht miteinander: Was würde passieren?

Dokumente, die im ERP anfallen, müssten händisch ins DMS geladen werden; an der richtigen Position.
Die Verschlagwortung müsste auch manuell erfolgen. 5 bis 10 Felder pro Dokument würden mit Copy + Paste befüllt.
Auch bei eingehenden Dokumenten gäbe es manuelle Schritte.

Sie sehen: ein extrem zeitaufwändiges Vorgehen – zeitaufwändig und fehleranfällig. Und manuelle Fehler sind bei ca. 1.000 Belegen wöchentlich – und den daraus resultierend 5.000 bis 10.000 zu verschlagwortenden Feldern – unvermeidlich.

Verbinden Sie hingegen ERP und DMS, sind Ablageorte und verschlagwortete Informationen stets korrekt und fehlerfrei. Denn es nutzt das beste digitale Archiv nur sehr wenig, wenn sich hier zu viele Dokumente befinden, die falsch benannt, falsch verschlagwortet oder an der falschen Stelle abgelegt sind. Denn ist das Kriterium „fehlerfrei“ für gute Archivierung nicht gegeben, sind auch die anderen Kriterien nur noch die Hälfte Wert.

Zuverlässige Verbindung von ERP und DMS

Ist Ihr ERP-System Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management bzw. Microsoft Dynamics 365 AX und Ihr DMS ist DocuWare, ELO oder Sharepoint/Shareflex? Dann finden Sie bei uns einen zuverlässigen Connector, mit dem Sie alle 12 Kriterien für gute Archivierung zuverlässig erfüllen können.

Wie diese Verknüpfung im Detail funktioniert und welche zusätzlichen Vorteile dies bringt? Das erfahren Sie auf den einzelnen Produktseiten unserer Connectoren für DocuWare, ELO und Sharepoint/Shareflex.

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