Warum der Einstieg in Digitalisierung mit Dokumentenmanagement-Systemen so einfach und gewinnbringend ist

Bevor wir uns die Vorteile von DMS-Lösungen genauer ansehen, werfen wie einen kurzen Blick auf die Ausgangssituation in vielen Unternehmen: 

Noch immer befinden sich in vielen Unternehmen wichtige Dokumente nicht zentral an einem Ort, sondern liegen bei den jeweiligen Mitarbeitern oder Abteilungen – egal ob in Papierform auf dem Schreibtisch, im Papier-Archiv, als E-Mail-Anhang in Outlook oder irgendwo im Windows Explorer. Jeder Mitarbeiter kreiert mit „seinen Dokumenten“ sein eigenes Archivierungs-System. Die Folge: Suchen statt Finden und damit Suchen statt Arbeiten. Das lästige Suchen und „Durchfragen“ nach wichtigen Dokumenten kostet Unternehmen noch immer viel Zeit und Geld. 

Wiederstehen Sie bitte der Versuchung, und konzipieren Sie keine Ablagestruktur irgendwo im Windows-Explorer, denn unsere Erfahrung zeigt: Das geht schnell schief. Setzen Sie lieber auf spezielle Software-Lösungen, wie z.B. das Dokumentenmanagement-System von ELO oder Docuware. Diese bildet die zentrale Plattform zur Verwaltung und Archivierung von Geschäftsdokumenten, die in Papier- oder auch elektronischer Form vorliegen. Apropos Papier: Natürlich benötigen Sie noch einen Scan-Prozess im Unternehmen, um sämtliche Dokumente zu digitalisieren. Da immer mehr Firmen dazu übergehen, Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen etc. bereits digital per Mail zu verschicken oder in einem Kundenportal digital zur Verfügung zu stellen, wird der Scan-Aufwand stetig geringer.  

Wichtig: Da Sie in den gängigen DMS-Systemen die Möglichkeit haben, nach Volltexten innerhalb von Dokumenten zu suchen, achten Sie bei der Digitalisierung bzw. beim Scannen der Dokumente darauf, diese mittels OCR möglichst in ein maschinenlesbares Format (z.B. pdf) zu überführen. Bei Dokumenten, die Sie selbst in Ihrem Unternehmen erzeugen ist dies inzwischen meistens automatisch der Fall.  

Natürlich kommen auch Dokumente, die Sie produzieren – z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen etc. – in Ihr digitales Archiv. Hier ist das Handling in der Regel deutlich einfacher, da Ihr erstelltes PDF immer maschinenlesbar und durchsuchbar ist. Wichtig in diesem Kontext ist allerdings die Revisionssicherheit. Das heißt, das Dokument, das Sie archivieren, muss exakt so aussehen wie zum Zeitpunkt der Erstellung. Wiederstehen Sie also der Versuchung Ausgangsbelege in Ihrem Warenwirtschaftssystem oder Ihrem ERP-System zu archivieren, denn diese Dokumente können nach einem gewissen Zeitraum, wenn Sie diese nochmal abrufen, anders aussehen – z.B. wenn sich Ihre Geschäftsadresse oder Ihr Firmenlogo verändert hat. Dann wäre das im ERP hinterlegte Dokument keine identische Kopie mehr vom Original und damit nicht revissionssicher.  

Schaffen Sie in Ihrer DMS-Lösung eine stimmige Ablagestruktur. Dann können Sie per Drag & Drop Ihre Dokumente bequem im DMS ablegen und zentral archivieren. Achten Sie hier auf eine gute Verschlagwortung / Indexierung der Dokumente. Diese Metainformationen können im DMS an jedes hochgeladene Dokument angehängt werden. Über diese Informationen muss man sich einmal im Vorfeld Gedanken machen, danach werden Dokumente des gleichen Typs immer nach diesem Muster verschlagwortet/indiziert.  

Bei Rechnungen hat es sich beispielsweise bewährt, diese Informationen zu verschlagworten:  

• Auftragsnummer  
• Rechnungsdatum  
• Rechnungsnummer  
• Kundennummer  
• Kundenname  
• Rechnungsbetrag  
• Buchungsdatum  

In Kombination mit der Volltextsuche werden Sie ihr gewünschtes Dokument so garantiert auf Anhieb finden; selbst dann, wenn Sie nur ungefähr wissen, wonach Sie suchen.  

Und wenn Sie im Rahmen der Digitalisierung eines Tages Ihre DMS-Lösung mit Ihrem ERP-System verknüpfen, erfolgt der Prozess der Verschlagwortung vollautomatisch und spart Ihnen bei der digitalen Archivierung noch mehr Zeit. 

Das Etablieren und Nutzen einer DMS-Lösung ist ein unerlässlicher Schritt für die Digitalisierung. Doch ist diese damit keineswegs zu Ende. Ein logischer nächster Schritt sollte sein, Ihre DMS-Lösung in weitere Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zu integrieren. Haben Sie bereits eine ERP-Lösung im Einsatz, dann empfiehlt sich dringend die Verknüpfung von ERP- und DMS-System.  

Am Beispiel von ELO-DMS und dem ERP-System von Microsoft, Microsoft Dynamics AX / 365 Finance & Supply Chain Management, möchten wir kurz darstellen, welche drei wichtigsten Vorteile sich aus einer Verknüpfung ergeben. Die Verknüpfung beider Systeme erfolgt dabei durch unser Add-On, den Dynamics 365 / AX Connector for ELO. 

 1. Automatische Archivierung und Verschlagwortung  

Dies hatten wir ja bereits angedeutet: Dokumente, die Sie in Ihrem ERP-System erzeugen, landen automatisch an der vorgesehenen Stelle in Ihrem ELO-Archiv. Alles passiert automatisch im Hintergrund und auch die Verschlagwortung ist gleichzeitig erledigt und muss nicht mehr manuell ausgeführt werden.  

2. Immer Revisionssicher 

Ein weiteres Plus: Das automatisch archivierte Dokument ist folglich immer eine identische Kopie des Originals. Damit ist Ihre Ablage automatisch revisionssicher und die „Grundsätze der ordentlichen Buchführung“ (GoB) sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) wird von Ihnen zu 100% eingehalten. Sie können hier gar nichts mehr falsch machen. 

3. Sie haben sämtliche Informationen auch im ERP-Client 

Auf alle Dokumente und Geschäftsvorgänge, die im ELO-Archiv gelandet sind, haben Sie ab dann auch direkt über Ihren ERP-Client Zugriff. Dies gilt auch dann, wenn die Dokumente nicht dort entstanden sind wie bei sämtlichen eingehenden Belegen.