Warum der Einstieg in Digitalisierung mit Dokumentenmanagement-Systemen so einfach und gewinnbringend ist

Marco Niecke, Matthias Schuster

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind deswegen ein guter und wirtschaftlich außerordentlich sinnvoller Einstieg, weil Sie primär erst einmal “nur” einen Medienwechsel vornehmen. Aus Papier machen Sie “digitales Papier”. Anstatt der strukturierten Ablage im Ordner, legen Sie das Dokument strukturiert im digitalen Archiv ab. Ihre Mitarbeiter können immer und überall – auch aus dem Home-Office – auf die Dokumente zugreifen. Sie wechseln vom Suchen zum Finden. Der Aufwand hierfür ist sehr überschaubar. Und auch die ersten Prozesse und Unternehmensvorgänge können damit schon digital ablaufen. 

Suchen statt Arbeiten: Der Status Quo in vielen Unternehmen

Bevor wir uns die Vorteile von DMS-Lösungen genauer ansehen, werfen wie einen kurzen Blick auf die Ausgangssituation in vielen Unternehmen: 

Noch immer befinden sich in vielen Unternehmen wichtige Dokumente nicht zentral an einem Ort, sondern liegen bei den jeweiligen Mitarbeitern oder Abteilungen – egal ob in Papierform auf dem Schreibtisch, im Papier-Archiv, als E-Mail-Anhang in Outlook oder irgendwo im Windows Explorer. Jeder Mitarbeiter kreiert mit „seinen Dokumenten“ sein eigenes Archivierungs-System. Die Folge: Suchen statt Finden und damit Suchen statt Arbeiten. Das lästige Suchen und „Durchfragen“ nach wichtigen Dokumenten kostet Unternehmen noch immer viel Zeit und Geld. 

Vorteile eines digitalen Archives: Finden statt Suchen

Basierend auf der Ausgangssituation sind drei Vorteile eines digitalen Archives schnell identifiziert:  

  • Die Dokumente sind zentral an einem Ort gespeichert bzw. hinterlegt. 
  • Jeder Mitarbeiter weiß, wo die für Ihn relevanten Dokumente liegen und hat entsprechenden Zugriff. 
  • Die Dokumente sind optimal sortiert und werden ohne langes Suchen schnell gefunden. Voraussetzung hierfür ist eine gute Verschlagwortung. 

Doch digitale Archive haben noch weitere Vorteile, an die man erst in zweiter Linie denkt: 

  • Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf Dokumente zugreifen. 
  • Ihre Archivierung ist platzsparend, da Sie Ihre Schränke voller Leitz-Ordner anderweitig nutzen können 
  • Ihre Daten sind redundant und liegen im Optimalfall als Backup in der Cloud oder auf einem anderen Server. Damit sind Sie geschützt vor technischen Schäden, wie z.B. Feuer.  

All diese Kriterien sind bei digitaler Archivierung verwirklicht und haben zur Folge, dass Mitarbeiter im Alltag benötigte Dokumente schnell finden und weiterarbeiten – anstelle diese mühevoll zu suchen. 

Die Voraussetzung für digitales archivieren

Wiederstehen Sie bitte der Versuchung, und konzipieren Sie keine Ablagestruktur irgendwo im Windows-Explorer, denn unsere Erfahrung zeigt: Das geht schnell schief. Setzen Sie lieber auf spezielle Software-Lösungen, wie z.B. das Dokumentenmanagement-System von ELO oder Docuware. Diese bildet die zentrale Plattform zur Verwaltung und Archivierung von Geschäftsdokumenten, die in Papier- oder auch elektronischer Form vorliegen. Apropos Papier: Natürlich benötigen Sie noch einen Scan-Prozess im Unternehmen, um sämtliche Dokumente zu digitalisieren. Da immer mehr Firmen dazu übergehen, Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen etc. bereits digital per Mail zu verschicken oder in einem Kundenportal digital zur Verfügung zu stellen, wird der Scan-Aufwand stetig geringer.  

Wichtig: Da Sie in den gängigen DMS-Systemen die Möglichkeit haben, nach Volltexten innerhalb von Dokumenten zu suchen, achten Sie bei der Digitalisierung bzw. beim Scannen der Dokumente darauf, diese mittels OCR möglichst in ein maschinenlesbares Format (z.B. pdf) zu überführen. Bei Dokumenten, die Sie selbst in Ihrem Unternehmen erzeugen ist dies inzwischen meistens automatisch der Fall.  

Ablage eigener Dokumente: Achten Sie auf Revissionssicherheit

Natürlich kommen auch Dokumente, die Sie produzieren – z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen etc. – in Ihr digitales Archiv. Hier ist das Handling in der Regel deutlich einfacher, da Ihr erstelltes PDF immer maschinenlesbar und durchsuchbar ist. Wichtig in diesem Kontext ist allerdings die Revisionssicherheit. Das heißt, das Dokument, das Sie archivieren, muss exakt so aussehen wie zum Zeitpunkt der Erstellung. Wiederstehen Sie also der Versuchung Ausgangsbelege in Ihrem Warenwirtschaftssystem oder Ihrem ERP-System zu archivieren, denn diese Dokumente können nach einem gewissen Zeitraum, wenn Sie diese nochmal abrufen, anders aussehen – z.B. wenn sich Ihre Geschäftsadresse oder Ihr Firmenlogo verändert hat. Dann wäre das im ERP hinterlegte Dokument keine identische Kopie mehr vom Original und damit nicht revissionssicher.  

Verschlagwortung / Indexierung

Schaffen Sie in Ihrer DMS-Lösung eine stimmige Ablagestruktur. Dann können Sie per Drag & Drop Ihre Dokumente bequem im DMS ablegen und zentral archivieren. Achten Sie hier auf eine gute Verschlagwortung / Indexierung der Dokumente. Diese Metainformationen können im DMS an jedes hochgeladene Dokument angehängt werden. Über diese Informationen muss man sich einmal im Vorfeld Gedanken machen, danach werden Dokumente des gleichen Typs immer nach diesem Muster verschlagwortet/indiziert.  

Bei Rechnungen hat es sich beispielsweise bewährt, diese Informationen zu verschlagworten:  

  • Auftragsnummer  
  • Rechnungsdatum  
  • Rechnungsnummer  
  • Kundennummer  
  • Kundenname  
  • Rechnungsbetrag  
  • Buchungsdatum  

In Kombination mit der Volltextsuche werden Sie ihr gewünschtes Dokument so garantiert auf Anhieb finden; selbst dann, wenn Sie nur ungefähr wissen, wonach Sie suchen.  

Und wenn Sie im Rahmen der Digitalisierung eines Tages Ihre DMS-Lösung mit Ihrem ERP-System verknüpfen, erfolgt der Prozess der Verschlagwortung vollautomatisch und spart Ihnen bei der digitalen Archivierung noch mehr Zeit. 

So kann die Digitalisierung weitergehen:

Das Etablieren und Nutzen einer DMS-Lösung ist ein unerlässlicher Schritt für die Digitalisierung. Doch ist diese damit keineswegs zu Ende. Ein logischer nächster Schritt sollte sein, Ihre DMS-Lösung in weitere Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zu integrieren. Haben Sie bereits eine ERP-Lösung im Einsatz, dann empfiehlt sich dringend die Verknüpfung von ERP- und DMS-System.  

Am Beispiel von ELO-DMS und dem ERP-System von Microsoft, Microsoft Dynamics AX / 365 Finance & Supply Chain Management, möchten wir kurz darstellen, welche drei wichtigsten Vorteile sich aus einer Verknüpfung ergeben. Die Verknüpfung beider Systeme erfolgt dabei durch unser Add-On, den Dynamics 365 / AX Connector for ELO. 

 

 1. Automatische Archivierung und Verschlagwortung  

Dies hatten wir ja bereits angedeutet: Dokumente, die Sie in Ihrem ERP-System erzeugen, landen automatisch an der vorgesehenen Stelle in Ihrem ELO-Archiv. Alles passiert automatisch im Hintergrund und auch die Verschlagwortung ist gleichzeitig erledigt und muss nicht mehr manuell ausgeführt werden.  

 

2. Immer Revisionssicher 

Ein weiteres Plus: Das automatisch archivierte Dokument ist folglich immer eine identische Kopie des Originals. Damit ist Ihre Ablage automatisch revisionssicher und die „Grundsätze der ordentlichen Buchführung“ (GoB) sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) wird von Ihnen zu 100% eingehalten. Sie können hier gar nichts mehr falsch machen. 

 

3. Sie haben sämtliche Informationen auch im ERP-Client 

Auf alle Dokumente und Geschäftsvorgänge, die im ELO-Archiv gelandet sind, haben Sie ab dann auch direkt über Ihren ERP-Client Zugriff. Dies gilt auch dann, wenn die Dokumente nicht dort entstanden sind wie bei sämtlichen eingehenden Belegen.  

Weitere Informationen

Sie haben bereits eine DMS-Lösung von ELO (bzw. auch Docuware) im Einsatz und möchten diese mit Ihrem ERP-System verknüpfen? 

Sofern Sie ein ERP-System von Microsoft im Einsatz haben (Microsoft Dynamics AX, Finance & Operations oder Finance & Supply Chain Management), bieten wir Ihnen zwei Lösungen, mit denen Sie die Vorteile von DMS und ERP-System optimal miteinander verknüpfen:  

Beide Add-Ons sind auch in der AppSource von Microsoft erhältlich und von den Microsoft Experten gar als preferred solution ausgezeichnet. Eine Auszeichnung, die genau das widerspiegelt, wofür Inway Systems seit mehr als 18 Jahren steht – Business – Software – Excellence.  

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