19. August 2022

Verknüpfung vom ERP-System Microsoft Dynamics 365 mit dem DMS von ELO und DocuWare

Marco Niecke, Alexander Eckardt

Neue Funktionen erleichtern die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Vollautomatische Archivierung von ausgehenden Belegen, teilautomatische Archivierung von eingehenden Belegen und eine Ansicht Ihres digitalen Archives direkt aus Ihrem ERP-Client heraus: Das waren die Anfänge der DMS-Connectoren für Microsoft Dynamics AX (und später für Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations / Finance & Supply Chain Management) vor ca. 10 Jahren. Seitdem sind viele weitere Funktionen hinzugekommen und vor allem in der Automatisierung bei der Bearbeitung eingehender Belege wie z.B. Eingangsrechnungen hat sich viel getan.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie weit die Automatisierung bei Eingangsrechnungen bereits vorangeschritten ist.

Verschlagwortung und Archivierung vollautomatisch bei ausgehenden Dokumenten

Bevor wir uns den Neuheiten bei den eingehenden Dokumenten zuwenden, wollen wir noch kurz zur Erinnerung den Prozess bei ausgehenden Dokumenten zeigen. Wir erklären dies anhand eines Beispiels.

Wir erstellen eine Rechnung in unserem ERP-System Microsoft Dynamics 365. Wird diese Rechnung jetzt im ERP verbucht, wird ein PDF-Beleg generiert. An dieser Stelle kommt der DMS Connector ins Spiel. Aktuell gibt es den Connector für die Dokumentenmanagement-Systeme von ELO und DocuWare. Er legt dieses PDF im DMS-Archiv ab, so wie es in diesem Augenblick ist (Stichwort Revisionssicherheit). Das Ganze geschieht vollautomatisch und unter Berücksichtigung der definierten Verschlagwortung für Rechnungen. Ohne manuell einzugreifen, gelangt das Dokument also ins ELO- bzw. ins DocuWare-Archiv – inklusive allen vorab definierten Metadaten.

Und dieser Prozess, der hier am Beispiel einer Rechnung gezeigt wurde, funktioniert mit allen ausgehenden Belegen. Besser und vollständiger kann Automatisierung nicht sein.

Archivierung eingehender Belege – so war es früher

Bevor wir die Verbesserung aufzeigen, wollen wir noch einmal kurz beschrieben, wie dieser Prozess bei eingehenden Belegen früher aussah.

Eingehende Dokumente wie Eingangsrechnungen (z.B. als PDF in einer E-Mail) mussten früher zuerst manuell in Microsoft Dynamics erfasst und parallel ebenfalls manuell im Archiv abgelegt werden. Erst dann konnte die Rechnung verbucht und archiviert werden. Auch die festgelegten Freigabeprozesse spielten sich direkt im ERP ab. Mit dem Verbuchen der Rechnung konnten dann die verbleibenden Schlagworte aus Microsoft Dynamics an dem Dokument ergänzt werden.

Teilautomatisch nannten wir diesen Prozess deshalb, weil der erste Schritt – anlegen der Rechnung im ERP – ja noch händisch erfolgte. Erst die Überführung der Rechnung ins ELO- bzw. DocuWare-Archiv, inkl. der vollständigen Verschlagwortung und Indexierung erfolgte vollautomatisch.

Archivierung eingehender Belege – so funktioniert es heute

Verknüpfung ERP und DMS - Archivierung eingehender Belege

Heute erfolgt dieser Prozess andersherum – und spart damit viel Zeit. Unsere PDF-Rechnung im vorherigen Beispiel wird jetzt nämlich zuerst im DMS abgelegt und bearbeitet.

Und das geht deutlich schneller, denn dank OCR-Erkennung (DocXtector bei ELO und Intelligent Indexing bei Docuware) müssen die benötigten Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Referenznummer, Preis, Datum, bestellte Menge, etc. nicht mehr händisch abgetippt werden. Diese Infos erscheinen bereits in den entsprechenden Felder im DMS und sind damit auch schon ein Teil der Verschlagwortung.

Ebenfalls innerhalb des DMS erfolgt nun auch der nächste Schritt: Die fachliche und sachliche Prüfung der Rechnung inkl. Zahlungsfreigabe. Auch systemübergreifende Workflows zur Zahlungsfreigabe können hierfür aus dem DMS und über den Connector angestoßen werden. Und das ist noch nicht alles: Auch die Vorkontierung, sprich der Hinweis auf welches Konto bzw. auf welche Sachkonten die Beträge einer Rechnung gebucht werden und wie diese sich aufteilen, ist im DMS möglich. Klassische Schritte, die früher im ERP abgewickelt werden mussten, werden nun einfach vorgelagert und erfolgen im DMS.

Wenn alles passt, wird die Rechnung freigegeben und dank Connector for ELO und for DocuWare werden alle relevanten Daten der Rechnung direkt in Microsoft Dynamics 365 gespielt. Hier ist dann alles korrekt angelegt. Und auch die Archivierung des eingehenden Dokuments ist erledigt – inklusive der Verschlagwortung. Diese neue Herangehensweise vereinfacht die Automatisierung Ihre Prozesse bei eingehenden Dokumenten wie Rechnungen deutlich und spart viel Zeit und Geld.

Wie gut ist die OCR?

Um eine Rechnung im ERP mit allen notwendigen Informationen anzulegen, müssten hier alle Felder händisch befüllt werden. Das heißt, es wird entweder alles abgetippt, oder Sie müssen die benötigten Informationen zuordnen. Ein Grund, warum der umgekehrte Weg zeitsparender ist, liegt also auch in der OCR begründet, die in ELO und DocuWare integriert ist.

Da die OCR diese Infos vollständig einliest und zuordnet, sparen Sie sich diesen zeitaufwändigen Schritt und vermeiden obendrein Fehler. Lediglich dann, wenn sich die OCR unsicher ist, oder eine Information auf dem Beleg nicht findet, müssen Sie eingreifen. Dank KI verbessert sich die OCR aber von Scan zu Scan und von Dokument zu Dokument. So lernt die OCR zum Beispiel eigenständig anhand des Layouts unterschiedlicher Rechnungen, wo welche Information zu finden ist und wird dabei immer besser. Auch ein Abgleich der gefunden Information mit den Stammdaten in D365 ist möglich. Manueller Aufwand, um Felder selbst zu befüllen oder Fehler zu korrigieren, wird für Sie somit immer geringer. Die finale Freigabe obliegt dabei selbstverständlich einem Mitarbeiter.

Eingang von Dienstleistungsrechnungen und Warenrechnungen

Wie gezeigt, erleichtert der neue Weg das Erfassen, Freigeben, Kontieren, Verbuchen und Archivieren von Eingangsrechnungen enorm. Da unterschiedliche Rechnungstypen unterschiedliche systemische Prozesse mit sich bringen, zeigen wir dies im Folgenden noch für zwei Rechnungstypen etwas genauer:

Rechnungen für Dienstleistungen
Rechnungen für Waren

1. Dienstleistungsrechnungen

Das charakteristische an Dienstleistungsrechnungen ist: Es gibt keinen Lieferschein und auch keinen Wareneingang. Wie gewohnt lassen sich hier mehrere Rechnungen und Positionen zu einem Journal zusammenfassen. Das funktioniert auch im DMS. Nach erfolgter Freigabe werden diese im Kreditorenmodul von D365 erfasst und lassen sich hier zusammen verbuchen.

2. Warenrechnungen

Bei Warenrechnungen reicht es in der Regel nicht, einfach nur die Rechnung zu verbuchen. Weitere notwendige Schritte sind hier zum Beispiel:

Zuordnung der Bestellung zur Rechnung
Zuordnung des Lieferscheins zur Rechnung

Aber auch diese Informationen können im DMS bereits angegeben werden. Händisch oder – bei wiederkehrenden Warenrechnungen des gleichen Lieferanten – auch automatisiert per Workflow. Wird die Rechnung dann über den Connector ins ERP übertragen, ist die Rechnung bereits der entsprechenden Ware im Lager zugeordnet, kontrolliert, freigegeben und mit dem entsprechenden Lieferschein verknüpft. Dieser Rechnungstyp wird im Beschaffungsmodul von D365 erfasst muss dann aber – wie bei Warenrechnungen üblich – einzeln verbucht werden.

Fazit

Wie in diesem Blogbeitrag gezeigt, hat sich in den vergangenen 10 Jahren in der Automatisierung bei der Bearbeitung eingehender Belege sehr viel getan. Eine zuverlässige und intelligente OCR unterstützt den Prozess gleich zu Beginn hilft bereits bei der eingehenden Rechnung. Dies spart der Buchhaltung bei der Datenerfassung viel Zeit. Und da Zahlungsfreigaben ab sofort auch direkt im DMS selbst erzeugt werden – bzw. Freigaben von hieraus über Workflows initiiert werden können – werden zusätzlich Arbeitsschritte eingespart. Ein weiterer großer Schritt also in der automatisierten Archivierung und Weiterverarbeitung von Eingangsbelegen die manuelle Fehler verhindert und dabei gleichzeitig viele Arbeitszeit und damit auch Geld einspart.

Weitere Informationen

Weitere interessante Informationen rund um Dokumentenmanagement sowie die Connectoren für ELO und DocuWare finden Sie auf den folgenden Seiten bzw. in den folgenden Beiträgen:

Oder nutzen Sie einfach das untenstehende Kontaktformular für alle weiteren Fragen.

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