Upgrade des ERP-Systems Dynamics NAV (ehemals Navision)

Marco Niecke, Matthias Schuster

Was spricht für Business Central, was für Finance & Supply Chain Management – 5 Entscheidungskriterien

Microsoft Dynamics NAV (ehem. Navision ) ist eine bewährte und weit verbreitete ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Doch die Anforderungen von Unternehmen sowie die technische Entwicklung schreiten rasant voran und viele Unternehmen sind der traditionellen ERP-Lösung Dynamics NAV schlicht entwachsen. Naheliegend wäre ein Upgrade auf das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central – das Nachfolgeprodukt und Microsofts neues Flaggschiff für KMUs. Doch ein Upgrade auf Business Central ist nicht zwangsläufig die einzige Option, denn es gibt mit Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management eine sehr gute Alternative.  

In diesem Blogbeitrag nennen wir Ihnen fünf Kriterien anhand derer Sie Business Central mit dessen „großen Bruder“ Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management vergleichen sollten. So bekommen Sie eine gute Entscheidungsgrundlage dafür, welches der beiden Systeme für Sie das geeignetere ist.  

Upgrade von Dynamics NAV: Warum jetzt auf ein ERP-System in die Cloud migrieren?

Bevor wir mit der Gegenüberstellung beginnen, noch ein paar grundsätzliche Gedanken vorneweg: 

 

1. Warum sich gerade viele Unternehmen, die Navision in Einsatz haben, Gedanken über ein Upgrade machen:

Zwar hat Mike Morton, General Manager für Dynamics NAV und D365 Business Central bei Microsoft Corp. in seinem Interview am 4. März 2021 den NAV-Nutzern versichert, dass der Support ersteinmal weitergeht und es neue Releases geben wird, gleichzeitig wurde aber auch klar, dass die Reise in eine andere Richtung geht.  

    Für Innovationen und technische Weiterentwicklungen liegt der Focus: 

    • bei kleineren und mittelständischen Unternehmen auf dem Nachfolgeprodukt Business Central  
    • bei mittelständischen und großen Unternehmen auf Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management  

    Die Kernaussagen des Interviews sowie einen Link zum kompletten Interview finden Sie hier auf unserem Blog: Microsoft ermutigt Kunden zum Umstieg auf Business Central – setzt Support für On-Premise ERP-System Dynamics NAV aber fort 

    2. Warum Ihr neues ERP-System aus der Cloud kommen sollte:

    Über Vorteile und Stärken der Cloud gegenüber dem Hosting der Daten im eigenen Rechenzentrum wurde schon viel gesagt und viel geschrieben. Auch von uns u.a. in diesen Blogbeiträgen: 

    Letzter Beitrag wurde auch mehrfach von der Fachpresse aufgegriffen, die diese Meinung teilten. Sie finden dies u.a. in den Fachzeitschriften: GIT: Sicherheit und ManagementMidrange Magazin  und IT-Production.

    Auch das Pentagon setzt nicht mehr auf die eigenen Server und gibt seine Daten in die Microsoft Cloud (siehe Microsoft News hier). Mehr Beweis für die Sicherheit und Stärke der Cloud geht nicht und soll an dieser Stelle auch nicht thematisiert werden.  

    3. Warum es – vom Aufwand her betrachtet – wenig Unterschied macht, ob Sie auf Business Central oder Finance & Supply Chain Management upgraden 

    8 Gründe, warum Sie Ihr ERP-System immer aktuell halten sollten haben wir Ihnen hier bereits ausführlich erläutert. Wenn Sie also Dynamics NAV entwachsen sind und ein Upgrade auf ein ERP-System in der Cloud planen, fällt der etwas höhere Aufwand für Finance & Supply Chain Management kaum ins Gewicht.  

    Denn egal ob Sie auf Finance & Supply Chain Management oder Business Central migrieren, Sie müssen in beiden Fällen

    • Quellcodes anpassen und alles auf eine neue technologische Plattform hieven 
    • Prozesse überdenken und diese ggfs. neu und standardnah aufsetzen 
    • Testen, testen, testen 
    • Geld in die Hand nehmen und ein IT-Projekt / Organisations-Projekt starten 

     

    Start-Ups und kleinen und mittelständischen Unternehmen, die noch kein ERP-System nutzen, würden wir an dieser Stelle pauschal Business Central empfehlen. Unter gewissen Voraussetzungen und mit etwas Anleitung können Sie das ERP-System Business Central sogar selbst einführen, wie wir in diesen Blogbeiträgen beschrieben haben: ERP-System Business Central selbst einführen in 6 Schritten oder Warum Start-Ups ein ERP-System brauchen.

    Für mittelständische und große Unternehmen, deren Anforderung sich mit Dynamics NAV nicht mehr abbilden lassen, lohnt jedoch ein genauerer Blick auf beide ERP-Systeme von Microsoft, die wir im Folgenden kurz gegenüberstellen. 

    Upgrade von Dynamics NAV: Auf Business Central oder Finance & Supply Chain Management?

    Genügt ein Upgrade von Navison auf den Nachfolger Business Central oder sind Sie für dieses ERP-System in absehbarer Zeit ebenfalls zu groß? Die folgende Gegenüberstellung bietet Ihnen Anhaltspunkte, Hilfen und Grundlagen für Ihre Entscheidung.  

     

    Entscheidungsgrundlage 1: Abbildung der Unternehmensprozesse und Funktionen

    So spielen die Anzahl der Funktionen sowie die Komplexität Ihrer Prozesse bei der Auswahl eine große Rolle. In der unteren Tabelle haben wir Ihnen die wichtigsten Funktionen beider ERP-Systeme einmal gegenübergestellt: 

    Überblick Funktionen: Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management und Dynamics 365 Business Central 

    Wie Sie in der Gegenüberstellung sehen, bietet Ihnen Finance zusammen mit Supply Chain Management deutlich mehr Funktionen und Möglichkeiten. Natürlich sind viele Funktionen auch branchenspezifisch und selten werden von einem Unternehmen all diese Funktionen gebraucht. Doch was genau aus obiger Tabelle benötigen Sie aufgrund Ihres Business-Plans in den kommenden Jahren? Für die beste Antwort auf diese Frage sollten Sie sich auf jedem Fall mit Ihrem ERP-Partner beraten, der Sie und Ihre Prozesse kennt; oder sich einem neuen ERP-Partner anvertrauen. Wir können Ihnen an dieser Stelle nur allgemeine Hinweise geben:  

    • Je einfacher Ihre Unternehmensprozesse sind, desto wahrscheinlicher genügt Ihnen auch für die kommenden Jahre und für Ihr kommendes Wachstum das ERP-System mit etwas weniger Funktionen (Business Central).  
    • Je mehr und je komplexer Ihre Unternehmensprozesse sind (z.B., weil es für Ihren Bereich strenge Vorschriften und gesetzliche Auflagen gibt), desto eher sollten Sie Navision durch Finance and Supply Chain Management ersetzen. 
    • Benötigen Sie Intercompany-Prozesse und Workflows über mehrere Standorte hinweg sind Sie beispielsweise mit Finance & Supply Chain Management besser aufgestellt. 

    Entscheidungsgrundlage 2: Anzahl Ihrer Mitarbeiter und Volluser

    Wie schon mehrfach erwähnt liegt der Focus von Business Central auf Startups sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen. Mittelständische Unternehmen und Großunternehmen sind die Zielrichtung von Finance und Supply Chain Management. Vor allem für Mittelständler lohne es sich folglich etwas genauer hinzuschauen. Hier ist die Anzahl der Mitarbeiter und der Volluser ein guter Indikator.   

    In Zahlen ausgedrückt: Business Central wird empfohlen für:  

    • Unternehmen zwischen einem und 100 Vollusern  
    • Da nicht jeder ERP-User in einem Unternehmen Volluser-Rechte benötigt, entspricht das je nach Branche: Unternehmen zwischen 5 und 300 Mitarbeitern 

    Sollten Sie Ihr Wachstum so planen, so dass Sie binnen der nächsten 1 bis 3 Jahre aus Business Central herauswachsen, empfehlen wir gleich das Upgrade auf Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management.  

    In Zahlen ausgedrückt: Wir empfehlen Finance und Supply Chain Management für:  

    • Unternehmen ab 70 Vollusern  
    • Da nicht jeder ERP-User in einem Unternehmen Volluser-Rechte benötigt, entspricht das je nach Branche: Unternehmen ab 100 Mitarbeitern   

    Sollten Sie auf absehbare Zeit unter diesen Werten liegen lautet die Upgrade-Empfehlung Business Central.  

     

    Entscheidungsgrundlage 3: Lizenzkosten und Preismodell 

     

    Auf den ersten Blick sind die Vollversionen (Kosten gelten im Folgenden jeweils pro User pro Monat) für Business Central deutlich günstiger:  

    • 59,00 € kostet BC Essentials  
    • 84,30 € kostet BC Premium  
    • 151,80 € kosten Finance oder Supply Chain Management  
    • 177,10 € kosten Finance und Supply Chain Management zusammen

     

    Auf den zweiten Blick relativiert sich ganze jedoch etwas. So bekommen Sie, wie gerade gezeigt, mit Finance & Supply Chain Management nicht nur deutlich mehr Funktionen und Möglichkeit, Prozesse abzubilden – auch Lizenzen für weitere Arbeitsbereiche aus D365 sind dann für Sie deutlich günstiger. 

    Ein paar Beispiele: Mit einer Basislizenz für Finance oder Supply Chain Management zahlen Sie : 

    • 16,90 € für Sales Enterprise (CRM-Lösung) anstatt 80,10 € 
    • 25,30 € für Project Operations anstatt 101,20 € 
    • 25,30 € für Human Resources anstatt 101,20 € 

    Welches ERP-System für Sie das kostengünstigere ist, ist folglich abhängig von der weiteren Business Software, die Sie (in absehbarer Zeit) einsetzen möchten und lässt sich nicht pauschal beantworten. Auch müssen Sie für Business Central deutlich mehr Kosten für notwendige Add-Ons einplanen, um die Sie vermutlich bei Ihrem Upgrade nicht umhinkönnen. 

    Gerne können Sie uns kontaktieren für eine Gegenüberstellung der Kosten, oder Sie verschaffen sich in diesem Blogbeitrag einen ersten fundierten Überblick:  Pricing & Licensing von Microsoft Dynamics 365 

    Entscheidungsgrundlage 4: nationales oder internationales Wachstum

    Auch die Frage wie Sie in Zukunft wachsen möchten ist entscheidend für die Wahl das Navision-Nachfolgers.  

    Zwar liegt Business Central in mehreren Sprachen vor, es muss pro Land allerdings eine landesspezifische Instanz gebucht und implementiert werden (nur DACH ist in einem Lösungspaket vereint). Finance & Supply Chain Management wiederum beinhaltet bereits im Standard 60 Sprachen und 34 länderspezifische Anforderungen, die innerhalb einer einzigen Instanz abgebildet werden.  

    Wenn Sie internationales Wachstum anstreben und Niederlassungen oder Dependancen in anderen Ländern haben (oder planen) empfehlen wir Finance & Supply Chain Management. Für ein nationales Wachstum, bzw. das Wachstum in einem Land ist Business Central ausreichend.  

    Entscheidungsgrundlage 5: Programmiersprache, Systemarchitektur und Betrieb

    Auch technisch unterscheiden sich die Lösungen natürlich. Während Erweiterungen in Business Central in der Programmiersprache AL entwickelt werden, wird dies in Finance & Supply Chain Management in der Sprache X++ getan. X++ ist objektorientiert, das ist AL nicht. Das ist zwar relevant, aber dann doch nicht so, dass man darauf eine Entscheidung für das eine oder andere ERP-System treffen sollte. Natürlich sind die Sprachkonstrukte einer objektoritierten Programmiersprache nützlich (Vererbung, usw.), aber letztlich eignen sich beide Sprachen sehr gut für die Anpassung von ERP-Systemen. 

     

    Ein wichtige Entscheidungsmerkmal dagegen ist die Architektur der beiden Lösungen bezogen auf Applikation und Datenhalten. In Business Central werden Daten pro Mandant in eigenen Tabellen gehalten. 10 Mandanten bedingen daher 10 mal eine Kundentabelle mit eigenem Namen. Dies hat natürlich Auswirkungen auf den Aufwand für Auswertungen. Weiterhin bedeutet jede Landesinstanz auch eine eigene Applikation, die natürlich softwaretechnisch betreut werden muss. Ist eine Anpassung notwendige, so ist diese Anpassung in allen Instanz-Applikationen nachzuziehen. In Finance & Supply Chain Management werden Daten pro Mandant in einer Tabelle gehalten und alle Länder in einer Instanz und damit auch Datenbank. Das erleichtert Auswertungen und unternehmensübergreifende Prozesse. Die Applikation existiert nur einmal und beinhaltet alle landesspezifischen Funktionen, daher muss auch nur eine Applikation gewartet werden. Das heißt konkret, dass eine Anpassung – sofern sie für alle Mandanten/ Länder gilt – nur einmal gemacht werden muss und auch die automatischen Updates müssen nur für eine Applikation überwacht werden. 

    Fazit

    Sie sind Navision entwachsen und suchen einen Nachfolger? Eindeutig sind aus unserer Sicht zwei Dinge:  

    1. Nutzen Sie diese Chance, die sich im Rahmen dieses Upgrade-Projektes bietet, um sich beide möglichen Nachfolger von Microsoft genau anzusehen – Business Central und Finance & Supply Chain Management 
    2. Migrieren Sie in die Cloud.  

    Zwar kann es unter bestimmten Umständen durchaus sinnvoll sein, Teile des Systems (in Ausnahmefällen auch noch das ganze System) vorübergehend noch On-Prem zu haben – beides wäre bei Business Central und Finance & Supply Chain Management möglich – aber mittelfristig sollten Sie Ihr ERP (zusammen mit anderen Business-Lösungen) in die Cloud migrieren.  

    Weniger eindeutig zu beantworten ist hingegen die Frage des Nachfolgers für Navision. In dieser Tabelle finden Sie eine Zusammenfassung der oben ausführlich beschriebenen Entscheidungskriterien. Vermutlich ist bei Ihnen ja bereits eine Tendenz erkennbar. Doch egal wofür Sie sich entscheiden, treten Sie gerne mit uns in Kontakt. Wir haben langjährige Erfahrung mit beiden Systemen und können Sie auf beiden Wegen kompetent begleiten. Und natürlich helfen wir auch dann, wenn Sie erst einmal noch Hilfe bei der Entscheidung benötigen. 

     

    ERP-System Navision zu klein?  Hier ein paar Entscheidungskriterien die Sie bei Ihrem Upgrade unbedingt prüfen sollten. 

    Anzahl Ihrer Volluser1 bis 10070 bis unendlich

    Anzahl Ihrer Mitarbeiter 

    5 bis 300 

    100 bis unendlich 

    Art Ihrer Unternehmensprozesse 

    Überwiegend einfach, wenig Intercompany 

    Komplex,  viele Intercompany und standortübergreifende Workflows 

    Zusätzliche Arbeitsbereiche von Microsoft (z.B. Sales, Human Resources etc.) geplant oder bereits im Einsatz 

    NeinJa
    Wachstum und Märkte

    Überwiegend national (DACH) 

    International

    Erwartetes Wachstum 

    Negativ (Schrumpfung), Stagnation oder geringes Wachstum in den nächsten 1 bis 3 Jahren 

    Kontinuierliches bis rasantes Wachstum in den nächsten 1 bis 3 Jahren 

    Unsere EmpfehlungMicrosoft Dynamics 365 Business CentralMicrosoft Dynamics 365 FinanceMicrosoft Dynamics 365 Supply Chain Management

     

     

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