Warum brauchen Startups ein ERP-System?

Matthias Schuster

Es gibt viele Gründe warum ein Startup sich früh Gedanken über ein ERP-System machen sollte. Warum nicht Excel & Co. sowie andere Freeware-Tools nutzen? Die wichtigsten Gründe, warum ein Startup eine ERP-Lösung von Anfang an einsetzen sollte, haben wir hier aus unserer Sicht zusammengetragen.  

 

 

Erst einmal: Was ist ein ERP System? 

ERP steht für Enterprise Ressource Planning, also für die Planung der Unternehmensressourcen und zwar aller Ressourcen: 

  • Mensch
  • Maschine
  • Material
  • Finanzen

Oftmals wird die ERP-Lösung mit einem Warenwirtschaftssystem verwechselt oder die Begriffe werden synonym verwendet, was jedoch falsch ist. Die Warenwirtschaft ist in Wirklichkeit nur ein Teil eines ERP-Systems und gehört zum Planungsteil der Ressource Material. 

Warum ist ein ERP für Startups von Beginn an wichtig?

  1. Ein ERP gibt von Beginn an Struktur für Prozesse.
    Gute und etablierte ERP-Systeme sind Standardsoftware und liefern daher auch erprobte Standardprozesse. Das ist genau das, was einem Startup an Anfang fehlt. Damit kann ein Startup von Anfang an vom ERP-System lernen und bewährte Prozesse und Begrifflichkeiten etablieren und das sogar relativ leicht. Schwierig wird’s, wenn man schon “verkorkste” Prozesse hat und die dann im nachhinein anpassen muss. Wenn ein Startup ein ERP ohne eigene Prozesse startet, dann spricht man auch von einem Greenfield-Projekt, weil man quasi auf der grünen Wiese startet. Warum das Rad neu erfinden? 
  2. Ein ERP gibt von Beginn an eine Struktur für Daten.
    Egal was die Leistung des Startups für dessen Kunden ist, sie hat immer was mit Daten zu tun. Die Leistung hat einen Preis, der Kunde hat einen Namen und eine Kundennummer und zum Kunden gehören u.U. mehrere Kontakte. Zu jedem Kunden gibt es eine Historie. Alle notwendigen Strukturen liefert das ERP-System in erprobter Weise und gemäß gesetzlicher Anforderungen. Alle wissen wo welche Daten liegen und es besteht keine Notwendigkeit für einen Wust von Excel-Dokumenten. 
  3. Ein ERP-System wächst mit. 
    Viele Startups setzen am Anfang auf Insellösungen die gerade so passen. Das ist nicht per se richtig. Das Startup wächst genauso wie ein Kind wächst und dem kauft man die Klamotten auch nicht so, dass Sie nur heute passen. Wenn das Startup auf eine Lösung setzt, die mitwächst, dann spart man schnell, denn jede Umstellung kostet Geld.  
  4. Ein ERP-System spart schnell Kosten.
    Von Anfang an eingesetzt, spart ein ERP-System schnell Kosten, da keine ständige Umstellung von einer Lösung auf die Nächste notwendig ist. 
  5. Ein ERP-System bringt Geschwindigkeit ins Startup: Warum? 
    Mithilfe einer ERP-Lösung lassen sich schnell neue Prozesse in Betrieb nehmen. Beispiel: Sie investieren in eigene Maschinen, dann wird schnell das Thema Abschreibung und damit eine Anlagenbuchhaltung ein Thema.
  6. Ein ERP-System ist nachhaltig.
    Wenn Sie zu Beginn richtig gewählt haben, dann können Sie lange mit dem System arbeiten. Die getätigte Investition in Form Ihres Einführungsaufwands und ggf. der Kosten des Beratungsunternehmens kann sich lange amortisieren. 
  7. Ein ERP-System liefert Innovationen. 
    Vorausgesetzt Sie setzen auf den richtigen Hersteller. Egal ob das Startup digital ist oder physisch Ware bewegt, jedes muss sich mit der Digitalisierung auseinandersetzen und Digitalisierung hat immer was mit Geschwindigkeit zu tun. Etablierte Hersteller bleiben am Puls der Zeit und liefern schnell viele Innovationen, für die kleine Unternehmen viel Zeit zur Umsetzung benötigen. Meisten integrieren sich etablierte Hersteller auch in bestehende Lösungen und stellen sicher, dass die Integration auch nahtlos funktioniert. Beispiel: Microsoft PowerAutomate aus Microsoft 365: 100erte Hersteller bieten inzwischen Connectoren für die Microsoft Plattform an. Damit ist es z.B. ganz einfach einen Kontakt im ERP anzulegen wenn ein Interessent ein Kontaktformular ausgefüllt hat.
  8. Ein ERP-System bringt Effizienz und skaliert.
    Mit einem ERP-System können Startups ihre Prozesse automatisieren und gleichzeitig skalieren. Beispiel: Sobald die Bestellung ausgeliefert ist, wird automatisch eine Email mit der Rechnung versendet. Dabei spielte es keine Rolle ob es 10 oder 1000 Rechnungen sind. Was sehr wohl eine Rolle spielt, wenn die Aufgabe ein Mitarbeiter übernimmt.   
  9. Ein ERP-System schafft Vertrauen.
    Wenn Investoren ein ERP im Startup sehen, dann schafft das Vertrauen. Weil die Köpfe auf Standards und Bewährtes gesetzt haben. Weil im Unternehmen Prozesse existieren, die auf Struktur, Planung und Ergebnisse setzen. Gleiches sehen auch die Mitarbeiter. 

Fazit

Es gibt viele Gründe warum ein Startup von Anbeginn auf ein ERP setzen sollte. Es schafft Strukturen und Schablonen. Richtig eingesetzt lassen sich damit Prozesse automatisieren und die Effizienz steigern. Bei Investoren und Mitarbeitern schafft es Vertrauen. Tipp: Lieber beim Kauf in die Zukunft schauen. Für den Anfang eher eine Nummer zu groß kaufen, dann kann man länger beim System bleiben und sichert die Investition. 

Eine mögliche ERP-Lösung für Startups ist das ERP-System Dynamics 365 Business Central von Microsoft.

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