Noch schneller und effizienter zum Abschluss mit dem Vertriebsbeschleuniger im CRM-System Microsoft Dynamics 365 Sales

Marco Niecke, Christian Reißig

11 Fragen und Antworten zum Vertriebsbeschleuniger in Dynamics 365 Sales

Die Vorzüge eines CRM-Systems und warum Sie dies nutzen sollten, sind Ihnen sicher längst bekannt. Und vermutlich wissen Sie auch, wie improvisiert ein Vertriebsprozess ablaufen kann, wenn ein Unternehmen kein CRM-System im Einsatz hat.

Doch Vorteile wie

  • ein IT-gestützter, strukturierter, zielführender Vertriebsprozess,
  • effizientes und erfolgreiches Lead-Management,
  • 360-Grad Kundensicht für alle Mitarbeiter,
  • und fundierte Daten für intelligente Entscheidungen

sind längst nicht mehr alles, was moderne CRM-Systeme bieten.

 

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1. Was ist der Vertriebsbeschleuniger?

Der Vertriebsbeschleuniger ist ein Tool innerhalb des CRM-Systems Microsoft Dynamics 365 Sales. Er ist ein Bestandteil der Sales Insights Funktionen. Ziel des Vertriebsbeschleuniger ist es, den Vertriebsmitarbeitern im Rahmen ihres Vertriebsprozesses möglichst viel „(Routine-)Arbeit“ abzunehmen, viele der anfallenden Aufgaben automatisiert zu erledigen und – wie der Name ja schon sagt – den eigentlichen Vertriebsprozess auf diese Weise zu beschleunigen. Vertriebsmitarbeiter bekommen mit diesem Tool auch einen strukturierten Leitfaden und eine Check-Liste, basierend auf Best-Practice Szenarien an die Hand, mit deren Hilfe jederzeit Klarheit bei den kommenden Schritten und Aufgaben im Vertriebsprozess besteht.

2. Wer kann den Vertriebsbeschleuniger nutzen?

Der Einsatz des Vertriebsbeschleunigers in Microsoft Dynamics 365 Sales setzt die Nutzung der Sales Insights Funktionen voraus. Diese sind Teil von

  • Dynamics 365 Sales Enterprise,
  • Dynamics 365 Sales Premium,
  • Microsoft Relationship Sales.

Kunden, die Dynamics 365 Sales Professional als CRM-System nutzen, müssen folglich mindestens auf Sales Enterprise upgraden, um Sales Insights – und damit auch sämtliche Möglichkeiten des Vertriebsbeschleunigers – zu nutzen.

3. Wie kann man den Vertriebsbeschleuniger aktivieren?

Jeder Mitarbeiter mit Berechtigung für Sales Insights Funktionen kann im Vertriebshub über „Bereich ändern“ auf die „Sales Insights Einstellungen“ gehen und hat von hier aus Zugriff auf den Vertriebsbeschleuniger.

Hinweis: Auch wenn im Vertriebsbeschleuniger bereits einige „Sequenzen“ (mehr zu Sequenzen in den folgenden Fragen) und Best Practice Beispiele hinterlegt sind, empfiehlt es sich, diese vor dem ersten Nutzen zu customizen, sprich individuell auf die eigenen Anforderungen anzupassen. Nutzer mit der Rolle „Systemadministrator“ können dies für alle Kolleginnen und Kollegen vornehmen und die entsprechenden Sequenzen erstellen. 

4. Was sind Sequenzen im Vertriebsbeschleuniger?

Sequenzen, genauer gesagt der Sequenzdesigner, ist das, was den Vertriebsbeschleuniger einzigartig macht. Er ist so zusagen das Highlight des Vertriebsbeschleunigers.

Um Sequenzen zu erklären, holen wir an dieser Stelle etwas aus.

Alle Unternehmen suchen den erfolgversprechendsten und schnellsten Weg, um aus einem Lead / Kontakt eine Verkaufschance und einen Kunden zu machen. Deshalb ist jeder Vertriebsprozess anders, denn alle Firmen müssen, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen, zahlreiche oftmals sehr individuelle Rahmenbedingungen in diesem Prozess berücksichtigen (z. B. Situation am Markt, Wettbewerb, rechtlicher Rahmen, Kunden- und Kaufverhalten, Kauf-Entscheider u.v.m.).

Manche Vertriebsprozesse sind dabei relativ einfach und geradlinig, aber mit zunehmender Komplexität eines Produktes wird der Vertriebsprozess immer vielschichtiger. Vertriebsprozesse sind somit hochgradig individuell, dennoch haben sie alle eines gemeinsam: Mehrere Abläufe (Sequenzen), in denen eine bestimmte Art und ein bestimmter Umfang an Aufgaben immer gleich oder immer sehr ähnlich abläuft – und die man eigentlich automatisieren könnte. Und genau dies macht der Sequenzdesigner im Vertriebsbeschleuniger.

Mit Hilfe des Vertriebsbeschleunigers können Sie nun beliebig viele Sequenzen innerhalb eines einzelnen Vertriebsprozesses definieren und designen. Ihre Mitarbeiter können diese jederzeit frei aktivieren. Danach werden die von Ihnen für diese Vertriebsphase definierten Aufgaben automatisiert von Ihrem CRM erledigt.

5. Wie könnte solch eine Sequenz aussehen? Ein Beispiel

Am einfachsten erklärt sich eine Sequenz anhand eines der „Best Practice“ Beispiele im Vertriebsbeschleuniger selbst.

 

In diesem Beispiel befinden wir uns nun ganz am Anfang im Vertriebsprozess. Wir haben den Kunden gerade kennen gelernt und starten die Sequenz.

  • Wir schicken automatisiert eine vorab erstelle Begrüßungsmail.
  • Wir warten 3 Tage
  • und senden im Anschluss eine weitere E-Mail mit Informationen zu unseren Produkten.
  • Jetzt prüfen wir: Klickt der Empfänger in der Mail einen bestimmten Link oder öffnet er die Mail einfach nur (letztes ist der Trigger in dieser Beispiel-Sequenz), schicken wir die entsprechende Produktbroschüre hinterher und sind daraufhin im Ja-Pfad.
  • Klickt bzw. öffnet der Empfänger nicht, verschicken wir nochmals einen Reminder, sind daraufhin aber im Nein-Pfad.

Lead im Ja-Pfad

  • Klickt der Lead anschließend auch noch auf den Link zur Broschüre, so hat er unserer Erfahrung nach genug Interesse bekundet und wir aktualisieren entsprechend die relevanten Felder im CRM (Zum Beispiel: Interesse = Ja | Interesse an Produkt = X und Y | Verkaufschance = 20%). Nächste Schritte innerhalb dieser Sequenz (oder auch einer zweiten Sequenz) könnten dann zum Beispiel sein: Terminanfrage für eine kurze Produktdemo (per Mail / Telefon), Einladung zu relevanten Webinaren und die Zuweisung von Aufgaben an weitere Vertriebsmitarbeiter.
  • Klickt der Lead den zweiten Link nicht, so entscheiden wir uns in diesem Beispiel für einen Telefonanruf. Die Aktivität wird für den entsprechenden Kollegen automatisch im CRM angelegt.

Lead im Nein-Pfad

  • Reagiert der Lead nicht auf unsere zweite E-Mail, so beenden wir unsere Bemühungen und konzentrieren uns auf erfolgversprechendere Leads. Natürlich könnte an dieser Stelle noch eine weitere E-Mail oder ein finaler Anruf stehen. Oder man wartet einen längeren Zeitraum und lässt eine neue Sequenz dann noch einmal vorsichtig nachfragen.
  • Klickt der Lead den Link im Nein-Pfad, so entscheiden wir uns in diesem Beispiel für einen Telefonanruf. Natürlich könnten wir auch die Broschüre schicken und mit den Schritten aus dem Ja-Pfad weiter machen.

Auch wenn die Sequenz zum ersten „Kennenlernen und Onboarding eines Kunden“ möglicherweise nicht so gestaltet ist, wie Sie das tun würden, erkennen Sie jedoch ganz sicher die Möglichkeiten, die Ihnen der Vertriebsbeschleuniger bietet. In diesem Beispiel läuft alles bis zum ersten Telefonanruf automatisiert ab.

Natürlich können die Sequenzen auch anders aussehen – klein, kurz und einfach aber auch deutlich filigraner und multioptionaler. Zwei weitere Screenshots, die Möglichkeiten aufzeigen anbei.

6. Welche Möglichkeiten für Sequenzschritte im Vertriebsbeschleuniger habe ich?

Die kurze Antwort auf diese Frage lautet: Ihre Optionen, um einzelne Schritte zu gestalten sind äußerst vielfältig. Ein paar der Möglichkeiten für Sequenzschritte haben Sie in Frage 5 ja bereits kennen gelernt.

Die längere Antwort mit Beispielen untermauert lautet, Sie können über eine Sequenz:

  • E-Mails und Reminder automatisiert an Leads schicken (inkl. A-B Test)
  • Automatisiert Textnachrichten verschicken
  • Reaktionen auf die E-Mail monitoren (Mail geöffnet? Link(s) geklickt?) und automatisiert regieren
  • Wartezeiten zwischen einzelnen Schritten festlegen
  • Aufgaben automatisiert anlegen, zuweisen und abschließen
  • Erinnerungsmails auch an die eigenen Vertriebs-Mitarbeiter schicken – wenn z. B. anstehende Aufgaben noch nicht erledigt sind
  • Basierend auf Infos aus der Sequenz CRM-Felder automatisiert befüllen
  • Nach fehlenden Informationen suchen z. B. auf LinkedIn und diese ins CRM-importieren lassen
  • Auf Basis dieser Daten weitere Felder automatisch befüllen (z. B. Vertriebsgebiet, interner Ansprechpartner etc.)
  • Telefonanrufe terminieren

Sie sehen: Die Möglichkeiten, Sequenzschritte einzurichten und damit zeitintensive Aufgaben automatisiert zu erledigen, sind äußerst vielfältig. Lediglich telefonieren müssen Sie dann noch selbst.

7. Wie flexibel ist das Vertriebsteam im Arbeiten mit Sequenzen?

Die kurze Antwort auf diese Frage lautet: Ihr Vertriebsteam ist wirklich sehr sehr flexibel.

Die längere Antwort mit Beispielen untermauert lautet:

  • Es lassen sich nicht nur unterschiedliche Sequenzen für unterschiedliche Vertriebsphasen anlegen, sondern auch unterschiedliche Sequenzen für die selbe Phase. Je nachdem, woher der Lead gekommen ist (Homepage, Messe, Kaltakquise etc.), könnten Sie unterschiedliche „Onboarding- und Willkommens-Sequenzen“ starten.
  • Sequenzen können auch manuell angehalten oder abgebrochen werden. Sollte z. B. Ihr Lead gleich auf Ihre erste Willkommensmail mit einer konkreten Anfrage reagieren, sind weitere Reminder-Mails mit Produktbroschüren und Webinar-Terminen vermutlich überflüssig. Dann brechen Sie die aktuelle Sequenz ab und starten gemäß der Phase, in der Sie gemäß Ihrem Prozess dann sind, einfach eine neue Sequenz – oder machen manuell weiter.  
  • Mit Blick auf das Beispiel gerade eben: Sequenzen können auch ausgelassen und übersprungen werden. Sie sind immer nur optional.
  • Sequenzen können natürlich auch wiederholt werden – war Ihr Lead z. B. krank oder im Urlaub, könnte es sinnvoll sein, bestimmte Sequenzen nochmal zu initiieren.
  • Sequenzen können von jedem Mitarbeiter in gewissen Rahmen nachbearbeitet werden. Das klassische Beispiel: Ihr Vertriebler möchte alle Mailings an einen bestimmten Lead individualisieren, da er z. B. ein verbindendes Interesse herausgefunden hat. Natürlich ist auch das möglich.
  • Sequenzen können dabei auf vier Tabellen (Entitäten) im CRM eingerichtet werden: Kontakte, Leads, Firmen und Verkaufschance.

Sie sehen: Im puncto Flexibilität ist so gut wie alles mit dem Vertriebsbeschleuniger machbar.

8. Lässt sich eine Sequenz kontrollieren?

Ja. Natürlich können Ihre Mitarbeiter jederzeit in eine laufende Sequenz hineinschauen und z. B.  prüfen:

  • Wie viele Leads insgesamt sich gerade in welchem Sequenz-Schritt befinden,
  • Um welche Leads es sich dabei handelt,
  • Welcher Lead sich wo innerhalb einer Sequenz befindet.

Sicher sind Ihnen bei dem Beispiel in Frage 5 Zahlen zwischen den einzelnen Schritten aufgefallen. Genau das wird hier angezeigt.  

Zusätzlich wird alles, was eine Sequenz macht, auf der Zeitachse im CRM angezeigt. Ist eine Sequenz irgendwann abgeschlossen, können Sie die Ergebnisse Ihrer Arbeit jederzeit chronologisch nachverfolgen; und sich über die gesparte Arbeitszeit freuen.

9. Hat der Lead auf die erste E-Mail reagiert, oder doch erst beim zweiten Reminder?

Auch diese Informationen sind in der laufenden Sequenz ersichtlich und jederzeit einsehbar. Mehr noch: Manche Sequenzen liefern mit ihren Daten und „Metadaten“ (z. B. Dauer, bis eine Sequenz durchlaufen ist, Anzahl der Klicks des Leads auf E-Mails, Informationen eines Leads in Formularfeldern etc.) auch wertvolle Informationen, die in die Prognose-Tools in Dynamics Sales einfließen. Diese Prognose / Forcast-Tools prognostizieren die Wahrscheinlichkeit für jeden Abschluss und sind relevant für viele betriebswirtschaftliche Belange in Unternehmen wie Optimierung der Ressourcenplanung oder die Liquiditätsplanung – um einmal nur die wichtigsten zu nennen. So ganz nebenbei sammelt der Vertriebsbeschleuniger relevante Daten einfach mit.

10. Kann jeder Mitarbeiter eine Sequenz einrichten und anpassen?

Die Antwort auf diese Frage ist zweigeteilt: anpassen ja, einrichten nein.

Wir hatten in Frage 7 schon erwähnt, dass Vertriebsmitarbeiter Sequenzen individualisieren können, z. B. durch textliche Anpassungen in E-Mails. Auch bei anderen Sequenzschritten kann der Vertriebsmittarbeiter eingreifen. Dies funktioniert mit wenigen Klicks im Sequenzdesigner. Programmieren ist hier nicht notwendig. Diese Mitarbeiter ändern die Sequenz dann allerdings nur für einen bestimmten Datensatz. Die Sequenz an sich bleibt (für alle anderen) im Originalzustand.

Das Einrichten und Zuweisen von Sequenzen ist Mitarbeitern mit der Rolle Systemadministrator vorbehalten. Diese müssen von Ihrer Ausbildung jedoch keine IT-Spezialisten sein, sondern können auch Berater, Key-User, oder ebenfalls Vertriebsmitarbeiter sein. Denn auch um Sequenzen von Null an zu erstellen, sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

In der Praxis ist es vermutlich so, dass Sequenzen vorkonzipiert und dem Team zur Verfügung gestellt werden. Im Rahmen der täglichen Arbeit wird dann geprüft, verbessert und immer weiter optimiert. Und irgendwann ist der schnellste und erfolgversprechendste Weg gefunden, wie Sequenzen Sie dabei unterstützten, um aus einem Lead einen Käufer zu machen. 

11. Stehen mir im Vertriebsbeschleuniger unbegrenzt Sequenzen zur Verfügung?

Wie in Frage 2 bereits erwähnt, benötigen Sie mindestens Microsoft Dynamics 365 Sales Enterprise, um den Vertriebsbeschleuniger zu nutzen.

Sales Enterprise beinhaltet 1.500 sequenzverbundene Datensätze pro Monat. Das heißt, pro Monat dürfen 1.500 Datensätze (Leads, Firmen oder Kontakte) mit einer Sequenz verbunden werden. Für welche Datensätze Sie diese nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Genügt das nicht und möchten Sie unbegrenzt Sequenzen, müssen Sie Sales Premium nutzen. Wie sich die drei Versionen – Professional, Enterpriese, Premium – genau unterscheiden, finden Sie auch hier in unserer Gegenüberstellung:

3x Dynamics 365 Sales: Für jede Herausforderung eine individuelle Lösung

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Fazit:

Automatisierung, Optimierung und Beschleunigung der Vertriebsprozesse: Das sind die Highlights des Sequenzdesigners im Vertriebsbeschleuniger. Stimmig eingerichtet, beschleunigen Sie die Wege all Ihrer Leads (oder Kontakte) und wandeln diese erfolgversprechend um, in Verkaufschancen und Kunden. Dabei entlasten Sie Ihr Vertriebsteam und synchronisieren die Vorgehensweise Ihrer Mitarbeiter. So verbessert die gemeinsame Nutzung von Sequenzen nicht zuletzt die Zusammenarbeit im Vertriebsteam – und auch der Lead eines Kollegen, der spontan ausfällt, kann so viel besser von einem anderen Mitarbeiter weiterbearbeitet oder gar zu Abschluss gebracht werden.

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