Pricing and Licensing von Dynamics 365 Sales

Marco Niecke

Wer sich mit den Preis- und Lizenzmodellen von Microsofts Business Lösungen beschäftigt – allem voran mit den Produkten der Dynamics 365 Plattform – dem wird nie langweilig. Viel hat sich in den vergangenen Jahren am Preis- und Lizenz-Modell von Microsoft getan wie zum Beispiel:

Unterschiedliche Abo-Modelle, Basis- und Zusatzlizenzen und mehrere unterschiedliche User-Typen und Berechtigungen … da gibt es einiges an Möglichkeiten und viele Preis-Optionen pro Produkt zu zeigen.

Vor allem Produkte wie Dynamics 365 Sales, das CRM-System von Microsoft, welches selbst wiederum ein Spezialfall ist, da es in drei Varianten existiert

  • Sales Professional
  • Sales Enterprise
  • Sales Premium

kommen hierbei meist etwas zu kurz. So gibt es bei Dynamics 365 Sales (sowie bei einigen anderen Dynamics Produkten auch, wie zum Beispiel Marketing oder Business Central) immer ein paar Details mehr, die bei einer allgemeinen Beschreibung des Preis- und Lizenzmodells unbeachtet bleiben.

Deshalb konzentrieren wir uns in diesem Blogbeitrag beim Pricing und Licensing ausschließlich auf das CRM-System von Microsoft. Und bevor es los geht, gleich eine gute Nachricht: Um das Lizenzmodell von Sales zu verstehen, müssen Sie keinerlei Vorkenntnisse bzgl. dem Preismodell von Microsoft haben. Das erklären wir, soweit erforderlich, an den entsprechenden Stellen einfach mit.

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1. Die Grundpreise von Dynamics 365 Sales

Bevor wir mit den Details beginnen, starten wir mit den Grundpreisen von Dynamics 365 Sales, so wie Sie diese auch bei Microsoft finden.

Sales ProfessionalSales EnterpriseSales Premium
60,80 €88,90 €126,40 €

 

2. Sales Professional, Sales Enterprise, Sales Premium

Wie eingangs erwähnt, gibt es Dynamics 365 Sales in drei Versionen – Professional, Enterprise und Premium. Je kostspieliger, desto mehr Funktionen sind an Bord dieser CRM-Variante. Einen Überblick über den Funktionsumfang und die wichtigsten Unterschiede entnehmen Sie der Tabelle. Für die Entscheidung, welche Version es sein soll, empfehlen wir eine persönliche Beratung.

 Sales Professional Sales Enterprise Sales Premium 
Kernfunktionen Verkaufsprozesse  xxx
Integration Office-Programme (Outlook, Exchange, Excel, OneNote, Teams, OneDrive) xxx
Echtzeitanalysen, Vertriebsberichte und individuelle Dashboards xxx
Integration von Wissensmanagement xxx
Sicherheitsrollen auf Nutzerbasisxxx
Sicherheitsrollen auf Team-Basis xx
Darstellung von Produktfamilien und Hierarchien xx
Hierarchische Darstellung von Geschäftsbereichen xx
Einbindung von Power Apps und Power Automate   xx
Pipelinemanagement (z. B. Erstellung von Kanban-Boards) xx
Anzahl der individuellen Dashboards5unbegrenztunbegrenzt
Erweiterung um individuelle Tabellen15unbegrenztunbegrenzt
Anbindung von Sales Insights (Vertriebsbeschleunigung) xx
Anbindung von Viva Sales (KI-Unterstützung, intelligente Vorhersagen)  x

 

Und hier finden Sie die Grundpreise von Microsoft Dynamics 365 Sales Professional, Enterprise und Premium. Gezeigt werden

  • die monatlichen Kosten
  • pro Nutzer
  • bei einer Abo-Laufzeit von mindestens einem Jahr
 Sales ProfessionalSales EnterpriseSales Premium
Basislizenz60,80 €88,90 €126,40 €
Zusatzlizenz18,70 €18,70 € 

 

Wir zeigen Ihnen in dieser Übersicht zusätzlich die Kosten für die Basis- und die Zusatzlizenz. Was es damit auf sich hat, erörtern wir ausführlich im nächsten Abschnitt.

3. Basis- und Zusatzlizenz bei Dynamics 365 Sales

Viele Produkte der Dynamics 365 Plattform gibt es als Basislizenz (Base Licence) und als Zusatzlizenz (Attach Licence). Die Basislizenz ist bei Sales deutlich teurer als die Zusatzlizenz. Für alle, die noch nichts über das Lizenzmodell von Microsoft wissen, sind dies sicher verwirrende Preisangaben und Begriffe, handelt es sich bei beiden Lizenz-Typen doch um Vollversionen. Ja, Sie haben richtig gelesen: egal ob Basis- oder Zusatzlizenz; der Nutzer hat stets die gleichen Rechte – nämlich alle. Aber was rechtfertigt dann diesen Unterschied im Preis? Und warum gilt das nicht für Sales Premium? Um das zu verstehen, müssen wir etwas weiter ausholen.

Wie Sie wissen, gibt es neben Dynamics 365 Sales noch weitere Arbeitsbereiche auf der Dynamics 365 Plattform wie

Und einige weitere mehr. Die wichtigsten haben wir hier aufgelistet und verlinkt.

Basis- und Zusatzlizenz kommen immer dann ins Spiel, wenn Sie als Nutzer wenigstens 2 dieser Arbeitsbereiche lizensieren möchten.

  • Benötigen Sie für einen Nutzer eine Sales-Lizenz, dann ist das immer die (teurere) Basislizenz
  • Benötigen Sie für einen Nutzer zwei Lizenzen – z. B. Sales und Finance – dann benötigen Sie eine (teure) Hauptlizenz und können für das andere Produkt die (günstigere) Zusatzlizenz wählen.
  • Gleiches Spiel gilt, wenn Sie 3 oder mehr Lizenzen benötigen. Eine Basislizenz genügt – von Ausnahmen, zu denen wir noch kommen, abgesehen. Für alle weiteren Programme genügen Zusatzlizenzen.

Die Regeln bei Basis- und Zusatzlizenz*

So weit, so einleuchtend. Hier die Regeln zu Basis- und Zusatz-Lizenz nochmal im Überblick.  

 

  • Die Basislizenz und alle weiteren Zusatzlizenzen sind alles Full-User-Lizenzen. Sie unterscheiden sich nur im Preis, sind aber in ihrem Funktionsumfang vollkommen identisch.
  • Eingeschränkter im Funktionsumfang und damit auch günstiger im Preis sind die Lizenztypen Device-User, Activity-User und Team Member. Aber dazu kommen wir noch.
  • Sie können beide Lizenztypen in einem Monats-, einem Jahres- oder einem Dreijahresabo bekommen. Auch dazu später mehr.
  • Nutzer, die nur einen Arbeitsbereich benötigen, benötigen hierfür immer die teurere Basislizenz.
  • Nutzer, die mehrere Arbeitsbereiche benötigen, benötigen eine teure Basislizenz und für den Rest genügen Zusatz-Lizenzen.

 

Und die wichtigste Bestimmung

Die Basis-Lizenz muss immer die teuerste Lizenz sein.

  • Sales Enterprise als Basis-Lizenz (88,90 €) und Finance als Zusatzlizenz (28,10 €) beispielsweise geht nicht.
  • Finance als Basis-Lizenz (168,50 €) und Sales Enterprise als Zusatzlizenz (18,70 €) ist hier die einzig mögliche Kombination.
  • Sales Enterprise als Basis-Lizenz (88,90 €) und Field Service als Zusatzlizenz (18,70 €) ist wiederum möglich.
  • Sales Professional als Basis-Lizenz (60,80 €) und Field Service als Zusatzlizenz (18,70 €) hingegen geht nicht. Wählen Sie Sales Professional, müsste dies umgekehrt sein.

Sie sehen also: Um zu verstehen, wann Dynamics 365 Sales eine Basis-Lizenz sein muss und wann eine Zusatz-Lizenz sein kann, erschließt sich einem nur, wenn man die Preise und Kombinationsmöglichkeiten aller Arbeitsbereiche kennt. Hierfür können Sie sich am Ende des Blogbeitrages eine Liste aller aktualisierten Preise kostenfrei herunterladen. Stand der Preise ist der 1. April 2023.

 

* Sternchentext

Die hier gezeigte Systematik der Basis- und Zusatzlizenzen im Preis- und Lizenzmodell von Microsoft gilt nicht für Marketing und mit Einschränkungen für Business Central.  

Kleiner Tipp

Die Zusatzlizenzen von Sales Enterprise und Sales Professional kosten mit 18,70 € identisch. Sollten Sie also Sales als Zusatzlizenz nehmen (weil z. B. die teurere Finance Lizenz Ihre Basis-Lizenz werden muss), wählen Sie immer Sales Enterprise und Sie bekommen die etwas gehobenere Sales-Variante.

Soweit die Regeln, die für alle Arbeitsbereiche der Plattform gelten. Kommen wir nun zu einer Ausnahme, die nur für Sales gilt: Sales Premium.

 

Die Ausnahme von dieser Regel mit Sales Premium

Sales Premium gibt es nicht als Zusatzlizenz. Wenn Sie die High End Version von Sales mit allen Funktionen und intelligenten Insights erwerben, zahlen Sie also 126,40 € pro Nutzer pro Monat (der Preis gilt für das Beispiel Jahresabo).

  • Möchten Sie Sales Premium nun mit anderen Arbeitsbereichen kombinieren, deren Basis-Lizenzen günstiger sind als 126,40 € (z. B. Customer Service, Field Service, Human Resources, Project Operations), so gilt die oben genannte Regel und es genügt Ihnen für den zweiten Arbeitsbereich die Zusatz-Lizenz.
  • Möchten Sie Sales Premium kombinieren mit Arbeitsbereichen, deren Basis-Lizenz teurer ist als 126,40 € (Finance, Supply Chain Management, Commerce z.B. kosten jeweils 168,50 €), so benötigen Sie für diese Kombination zwei Basislizenzen. Dann gilt die Regel nicht.

4. Die Dauer Ihres Abos

Wie soeben gezeigt, gibt es Dynamics 365 Sales in drei Varianten – Professional, Enterprise, Premium – von denen Sie zwei dieser Varianten – Professional und Enterprise – sowohl als Basis- oder als Zusatzlizenz erwerben können. Premium ist immer Basislizenz. Daraus resultieren 5 Preise.

Doch es geht weiter. Seit dem 10.3.2021 – der Umstellung des alten Modells (Legacy CSP) auf NCE (New Commerce Experience) wirkt sich auch die von ihnen gewählte Abo-Laufzeit auf die Preise aus. Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen

  • Monatlichem Abo (monatlich zahlen, monatlich kündigen)
  • Jahresabo (monatlich oder jährlich zahlen, jährlich zu einem Stichtag kündigen)
  • Drei-Jahresabo (monatlich, jährlich oder einmalig zahlen, zu einem Stichtag alle drei Jahre kündigen)

 

Hier gilt:

  • Das monatliche Abo ist zwar am flexibelsten zu kündigen, es ist aber auch ca. 20 % teurer als die beiden anderen. Wir empfehlen deshalb stets das Jahres- oder das Drei-Jahresabo.
  • Zwar binden Sie sich mit dem Drei-Jahresabo für einen langen Zeitraum, es hat aber einen gewichtigen Vorteil: Sie haben 3 Jahre volle Preisgarantie.
  • Beispiel: Am 1.4.2023 war der Stichtag, zu dem Microsoft die Preise um 11 % angehoben, bzw. die Europreise an die US-Dollar-Preise angepasst hat. Wer vor dem 1.4. ein Drei-Jahresabo hatte, profitiert vermutlich noch bis 2026 vom günstigeren Preis. Bei einem Jahres-Abo sind es immerhin 12 Monate.

Zurück zu den Preisen: Integriert man die Optionen der Abo-Laufzeit ins Pricing von Sales hat man nun 15 mögliche Preise, welche die Sales-Lizenz kosten kann.

  Sales ProfessionalSales EnterpriseSales Premium
Basislizenz1 Jahr, monatliche Abrechnung60,80 €88,90 €126,40 €
Basislizenz1 Monat, monatliche Abrechnung72,96 €106,68 €151,68 €
Basislizenz1 Jahr, jährliche Abrechnung729,60 €1066,80 €1516,80 €
Zusatzlizenz1 Jahr, monatliche Abrechnung18,70 €18,70 € 
Zusatzlizenz1 Monat, monatliche Abrechnung22,44 €22,44 € 
Zusatzlizenz1 Jahr, jährliche Abrechnung224,40 €224,40 € 

 

5. Andere Nutzer-Typen

Wie erwähnt, gibt es für die Lizenzierung von Microsoft Produkten weitere Wege, wie die der Vollversion oder einer Lizenzierung pro Nutzer.

Natürlich haben Sie bei den gezeigten Arbeitsbereichen auch die Möglichkeit, günstigere Lizenzen zu wählen, die im Funktionsumfang eingeschränkt sind. Oder sie wählen gerätebasierte Lizenzen, auf die mehrere Nutzer Zugriff haben. Diese weiteren User-Typen heißen:

  • Device User
  • Activity User
  • Team Member
  • Human Resources Self Service

Für Dynamics 365 Sales gibt es nur den Device User und das Team Member. Den Device User gibt es nur für Sales Enterprise. Das Team Member gibt es für alle Arbeitsbereiche.

 

Device User

Der Device User ist eine Lizenz, die an ein Gerät gebunden ist, das von mehreren Nutzern, die selbst keine eigene Lizenz haben, eingesetzt wird. Da eine gerätebasierte Lizenz also von beliebig vielen Usern genutzt werden kann, ist diese Lizenz preislich etwas über dem Preis einer Vollversion.

Team Member

Die Team Member Lizenz wiederum ist eine nutzerbezogene Lizenz mit eingeschränkten Funktionen. Hier gibt es zwar alle Leserechte aber nur eingeschränkte Schreib- und Bearbeitungsrechte. Dieser Lizenztyp ist preislich sehr attraktiv.

Für den Device User und das Team Member gibt es die Unterteilung Basis- und Zusatz-Lizenz nicht. Lediglich hinsichtlich der Abo-Laufzeit gibt es preisliche Unterschiede.

 Device UserTeam Member
1 Jahr, monatliche Abrechnung 135,70 €7,55 €
1 Monat, monatliche Abrechnung162,84 €9,00 €
1 Jahr, jährliche Abrechnung1628,40 €90,00 €

 

6. Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Business Central

Eine beliebte und häufig genutzte Kombination von Microsoft Arbeitsbereichen ist Dynamics 365 Business Central als ERP-System und Dynamics 365 Sales als CRM-System. Auch hier gibt es lizenztechnisch ein paar Besonderheiten, denn Business Central gibt es in zwei Varianten (Essentials und Premium) und beide Varianten gibt es nur als Haupt- und nicht als Zusatzlizenz.

Diese Kombinationen sind möglich:

  • Business Central – egal ob Essentials oder Premium – ist die Hauptlizenz; möchten Sie dazu Sales Professional ist dies als günstige Zusatzlizenz möglich.
  • Business Central – egal ob Essentials oder Premium – ist die Hauptlizenz, möchten Sie dazu Sales Enterprise benötigen Sie hierfür eine zweite Hauptlizenz. Und dass, obwohl die Business Central Premium Lizenz teurer ist wie die Sales Enterprise Lizenz. Hier gibt es also eine Ausnahme von der Regel.
  • Business Central – egal ob Essentials oder Premium – ist die Hauptlizenz; möchten Sie dazu Sales Premium benötigen Sie hierfür eine zweite Hauptlizenz. Denn sowohl Business Central als auch Sales Premium gibt es nicht als Zusatzlizenz.

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Fazit und weitere Informationen

Sie möchten Dynamics 365 Sales implementieren ohne weitere Arbeitsbereiche? Dann haben Sie in diesem Blogbeitrag alle Informationen zum Pricing und Licensing gefunden, die Sie dafür benötigen. Die Ausnahmen sind beschrieben und auch für das Zusammenspiel Dynamics 365 Sales mit Business Central wurde das Wichtigste gesagt.

Kniffeliger wird es meist, wenn Sie für unterschiedliche User unterschiedliche Kombinationen an Anwendungen benötigen und Sie dabei eher Richtung Finance & Supply Chain Management beim ERP-System schielen. In diesem Fall kommen Sie nicht umhin, sich mit dem aktuellen Preis- und Lizenzmodell von Microsoft in seiner Gesamtheit zu befassen. Dies hatten wir zuletzt im Mai 2021 hier auf unserem Blog beschrieben.

Pricing & Licensing von Microsoft Dynamics 365 (Stand: Mai 2021)

 

Ein Update des gesamten Modells ist in Arbeit. Die Preise, die seit April 2023 gelten können Sie als PDF bereits herunterladen.

Dynamics 365 – die aktuellen Preise (Stand 1. April 2023)

Oder hinterlassen Sie uns in untenstehendem Kontaktformular einfach eine Nachricht. Denn zu rechnen und zu wissen, wie viel welche Lizenzen und welche Kombinationen kosten, ist nur die halbe Miete.

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