Copilot von Microsoft für Dynamics 365 Sales

Der Copilot von Microsoft basiert auf dem Sprachmodul GPT-4 Turbo von OpenAI – der KI-Engine also, die wir alle aus ChatGPT kennen. Er erscheint als Symbol auf der Taskleiste und lässt sich direkt im Programm über Prompts steuern. Anstelle selbst zu arbeiten, kann man der Software quasi via Befehlen mitteilen, was sie im jeweiligen Programm erledigen soll. Doch eine vereinfachte Bedienung allein ist gar nicht das Hauptanliegen. Der Copilot kann noch viel mehr. Das Ziel ist es, Benutzern zu helfen, effizienter zu Arbeiten indem der Copilot zum Beispiel

• längere Aufgaben automatisiert und erledigt,
• Inhalte eigenständig erstellt,
• Daten analysiert und auswertet.

Wie bereits beschrieben, gibt es von Microsoft einen Copilot für reine Business Lösungen, wie z. B. Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Customer Insights und einen Copilot für die Office 365 Suite.

Noch können wir diese Frage nicht vollumfänglich beantworten. Doch wir wollten nicht bis zum Ende der Betaphase, bzw. bis zum offiziellen Release warten und beschreiben schon heute, was wir wissen – und was noch nicht.

Nur kurz eingehen möchten wir auf den Funktionsumfang des Copilot für Office 365. Dieser ist – wie schon erwähnt – als Betaversion bereits verfügbar und kann aktuell für einen Monat kostenfrei getestet bzw. für 22 Euro im Monat lizenziert werden. Darüber hinaus stürzen sich in den nächsten Tagen und Wochen sehr wahrscheinlich sämtliche B2B und B2C Computer- und IT-Fachzeitschriften auf dieses Thema, die dann den Copilot für Office 365 ausgiebiger testen werden, als wir das jemals könnten. Es erwarten uns viele spannende Testberichte. :)

Als ERP- und CRM-Experten werden wir unser Hauptaugenmerk deshalb auf den Copilot für das CRM-System von Microsoft Dynamics 365 Sales im Zusammenspiel mit Dynamics 365 Customer Insights (ehemals Marketing) richten. Auch wenn letzterer der Allgemeinheit noch nicht zum Testen vorliegt und Feature-Listen und Erfahrungsberichte wenig zur Verfügung stehen.

• Datenanalyse: Der Copilot kann Daten analysieren und Zusammenhänge herstellen, ohne dass der Nutzer hierfür mit Formeln, Verknüpfungen oder Verweisen arbeiten muss.
• Visualisierung: Der Copilot kann Daten durch Diagramme und Grafiken darstellen

• Auf E-Mails antworten: Der Copilot schlägt auf Wunsch Antwortmöglichkeiten vor und formuliert die E-Mail entsprechend aus. Natürlich können Sie via Prompt Ton und Richtung der Antwort vorgeben, sprich sie können dem Copilot sagen ob er mit „Ja“ oder „Nein“ antworten soll, ob und wie er die Antwort begründet, ob er freundlich, sachlich oder kurz und bestimmend antwortet.
• E-Mails zusammenfassen: Der Copilot kann E-Mails zusammenfassen. Dies beschränkt sich nicht auf den Text der zuletzt geschickten Mail, sondern kann auch den gesamten E-Mail-Verlauf miteinschließen. Stehen in einer E-Mail, die über einen längeren Zeitraum zwischen mehreren Sendern und Empfängern hin- und herging, wichtige Inhalte an unterschiedlichen Stellen, wird der Copilot diese erkennen.

Die Copilot-Funktionen für Outlook werden auch wichtig, wenn es gleich um die Beschreibung der Funktionalitäten in Sales gehen wird.

Wer die letzte Frage nach den Funktionen des Copilots für Word, Excel, PowerPoint und Co. gerade nicht übersprungen hat, hat vermutlich eine Vorstellung bekommen, wohin die Reise in Business-Anwendungen gehen kann. Bevor wir die Funktionen auflisten, von denen wir schon wissen und die wir teilweise auch schon getestet haben, nur zwei Punkte vorneweg:

• Auch wenn wir in diesem Blogbeitrag von Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Customer Insights (Marketing) sprechen, weil die Copilot-Funktionen hier mitunter am weitesten fortgeschritten sind, gilt: Der Copilot wird für alle Dynamics 365 Anwendungen verfügbar sein, auch wenn wir auf diese in diesem Blogbeitrag nicht eingehen (Dynamics 365 Finance, Supply Chain Management, Commerce, Business Central u. a. m.). Für Informationen zu KI in diesen Anwendungen abonnieren Sie am besten unseren Blog und bleiben so auf dem Laufenden. Auch hier werden wir uns die KI zeitnah etwas genauer anschauen.
• Grundvoraussetzung, um die Funktionen zu nutzen, sind eine gute Quantität aber vor allem eine gute Qualität Ihrer Daten. CRM-Felder müssen stringent und zuverlässig gepflegt und nach Möglichkeiten nicht zweckentfremdet sein. Denn nur eine wirklich sehr, sehr gute Datengrundlage garantiert gute Ergebnisse durch die KI.

• Was wie soeben gezeigt auf der Grundlage einer einzelnen E-Mail möglich ist, funktioniert auch im größeren Rahmen – über alle Mails und die gesamte Kunden- und Kommunikationshistorie hinweg. Auch hier kann der Copilot die E-Mail-Kommunikation zusammen mit allen weiteren CRM-Informationen (Telefon-Notizen, Bemerkungen, Formularanfragen, etc.) analysieren, auswerten und Strategien vorschlagen, wie man optimal mit dem Kunden kommuniziert. 
• So kann der Copilot dem Vertriebsteam dabei helfen, für jede Verkaufschance die optimal passende Ansprache und Kommunikationsstrategie zu entwickeln.

• Hat man erst einmal seine Zielgruppe definiert, kommt nun das Mailing. Auch hier kann der Copilot unterstützten. Anstelle selbst zu formulieren, gibt man dem Copilot beispielsweise zwei Links, einen zum Filter bzw. der Marketingliste, so dass er die Zielgruppe kennt und den zweiten zum Angebot wie z. B. einem Webinar, zu dem man einladen möchte.
• Man erklärt dem Copilot noch kurz was man möchte und bekommt gute erste Entwürfe. Basierend auf diesen Informationen formuliert der Copilot dann eigenständig Vorschläge zum Beispiel für eine Webinar-Einladung.

• Immer wenn ein neuer Lead eingeht, erkennt der Copilot, ob die entsprechende Person / oder die Firma zu einem früheren Zeitpunkt schon einmal in Kontakt mit Ihnen oder Ihrer Firma war. Ist dies der Fall, werden alle relevanten Informationen über vergangene Abschlüsse oder Chancen und Vorschläge für die nächsten Schritte angezeigt.

• Kommt es dann zu einem Teams-Meeting, unterstützt Sie der Copilot vor und während Ihres Gespräches. Vor dem Gespräch: Durch eine gute Zusammenfassung des Status quo. Während des Gesprächs: Durch wichtige Informationen. Fällt in Ihrem Meeting beispielsweise der Name eines Wettbewerbers, ermittelt der Copilot in Echtzeit alle relevanten Informationen dazu. Dann haben Sie alle Fakten parat und können sofort zielgerichtet argumentieren.

Auch Massenmailings an sich werden sich früher oder später verändern. Warum ein und dasselbe Mailing, mit der gleichen Ansprache, den gleichen Argumenten und identischen Bildern an mehrere Kontakten schicken, wenn man sich doch in relativ überschaubarer Zeit individuelle Mailings generieren lassen kann? So könnte sich der Copilot bald vor jedem Mailing den Empfänger oder eine Empfängergruppe ansehen und dann nicht nur entscheiden, ob er mit „Du“ oder „Sie“ angesprochen wird, sondern auch, ob die Mail ausführlich, kurz und prägnant, sachlich oder eher persönlich ausfallen sollte. 

Kennen Sie den Vertriebsbeschleuniger fürs CRM? Der Vertriebsbeschleuniger ist ein Tool, das Sequenzen und Abläufe erstellt mit deren Hilfe Sie Teile der Vertriebsarbeit automatisieren und damit enorm beschleunigen können. Eine prima Sache, wenn die Sequenzen erst einmal alle erstellt sind. Doch der Weg zur bestmöglichen Sequenz ist nicht immer einfach. Es bedarf einer tiefgreifenden Analyse und der Auswertung der praktischen Erfahrungen aller Mitarbeiter, um die richtigen Schritte zu finden und folgerichtig zu automatisieren. Auch diese Arbeit wird der Copilot früher oder später übernehmen und basierend auf allen Daten der Vergangenheit die bestmöglichen und erfolgsversprechenden Sequenzen für unterschiedliche Phasen und Zielgruppen vorschreiben.

Sie wollen sich weiter über Microsoft Dynamics 365 Sales informieren? In diesen Blogbeiträgen finden Sie viele hilfreiche Informationen für die Auswahl und Einführung Ihres CRM-Systems:

• Vertriebsbeschleuniger für Dynamics 365 Sales
• CRM-Funktionalitäten im Vergleich: Dynamics Sales vs. Business Central
• Pricing and Licensing von Microsoft Dynamics 365 Sales
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• CRM-Auswahl: 5 Highlights von Microsoft Dynamics 365 Sales
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