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Motivation von Key-Usern im ERP-Projekt: Sechs Tipps

Key-User sind die Taktgeber eines jeden ERP-Projektes. Dennoch, so zeigt unsere Erfahrung aus zahlreichen Projekten, finden die meisten Unternehmen nur sehr schwer geeignete Mitarbeiter, die diese Aufgabe gerne oder gar freiwillig übernehmen. Dabei sind motivierte Key-User für das Gelingen eines jeden ERP-Projektes essentiell.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, warum Mitarbeiter ungerne die Rolle des Key-Users einnehmen und geben Ihnen ein paar Tipps, wie Sie es schaffen Ihre Key-User – und damit auch gleichzeitig die End-User – für die Mitarbeit an einem ERP-Projekt zu motivieren.

Warum Mitarbeiter ungerne die Rolle des Key-Users einnehmen:

In den meisten Fällen ist es einer der folgenden Gründe (bzw. eine Kombination daraus) warum Mitarbeiter ungerne die Rolle des Key-Users einnehmen:

  • Altlasten (schlechte Erfahrung z.B. mit vergangenen, schwierigen IT-Projekten)
  • das operative Tagesgeschäft (zu wichtig und identitätsstiftend, um es während eines ERP-Projektes aus der Hand zu geben, aber auch zu umfangreich, um es zusätzlich zum ERP-Projekt zu stemmen)
  • Angst vor Neuem
  • Verantwortung in einem großen, unbekannten Projekt
  • Fehlende Erfahrung mit dem Projektgeschäft

Mitarbeiter einfach zu bestimmen, ohne Sie ausreichend zu überzeugen, ist selten eine gute Lösung, denn dies führt erfahrungsgemäß zu einer wachsenden Blockadehaltung. Dann werden z.B. neue Prozesse und Test-Szenarien des Partners nur halbherzig vorbereitet und getestet, Termine gerissen und Work-Arounds zu schnell akzeptiert und etabliert.

Um dies von Anfang an zu verhindern, ist eine gute Strategie im Umgang mit den Key-Usern dringend geboten. Am wichtigsten sind Förderung und Motivation.

Wie man die Key-User im ERP-Projekt optimal fördert und wie die Rahmenbedingungen dafür geschaffen sein sollten, finden Sie ebenfalls auf unserem Blog.

Im Folgenden geben wir sechs Tipps zur Motivation.

 

Motivation im ERP-Projekt – sechs Tipps

1. Optimaler Projektstart: Nutzen Sie den Kick-Off als Motivationsveranstaltung

Nüchtern betrachtet ist der klassische „Projekt Kick-Off“ der Eröffnungstermin, um ein Projekt zu starten. Wesentliche Inhalte wie Rahmenbedingungen, Projektumfang, Termine, Ansprechpartner und vertragliche Abmachungen werden den Stakeholdern in Anwesenheit des Management-Boards vorgetragen. Viele Projektleiter nehmen diese Formulierung wörtlich und übersehen, dass dieser erste Projekttag dadurch alles andere als spannend wird. Viele wichtige Fakten werden präsentiert, aber die Motivation bleibt aus.

Nutzen Sie diesen ersten Termin und machen Sie es anders:

  • Schlüpfen Sie dazu in die Rolle des Verkäufers und wecken Sie positive Emotionen indem Sie die Vorteile der Software und des Projektes zeigen.
  • Zeigen Sie gleich am Anfang, wo Sie im Laufe des Projektes hinwollen und verschieben Sie die harten Fakten auf einen späteren Termin.
  • Zeigen Sie genau, welche Abteilung (wenn möglich auch welcher Mitarbeiter) von welcher Neuerung profitiert.
  • Demonstrieren Sie immer wieder die einfache Bedienung und die tollen Chancen der neuen Lösung.
  • Präsentieren Sie zu Beginn der Veranstaltung die Inhalte und Meilensteine des Projekts - kurz und leicht verständlich. Zeigen Sie im Anschluss eine überzeugende Live-Demo des Systems und verwenden Sie dafür wenigstens so viel Zeit wir für alle organisatorischen Fragen.
  • Punkte wie Vertrag oder Rahmenbedingungen machen Sie anschließend in kleinerer Runde.
  • Allgemein: Machen Sie aus dem Kick-Off so weit wie möglich einen spannenden und unterhaltsamen Firmenevent.

 

2. Projektpläne

Die Mitarbeiter wollen wissen, was auf Sie zukommt und wann. Komplexe und unübersichtliche Projektpläne demotivieren. Natürlich sollten Sie sich die Mühe machen und den Projektplan so übersichtlich und einfach wie möglich zu gestalten. Bei einem sehr komplexen Projekt wie einer ERP-Einführung oder einem ERP-Wechsel wird Ihnen dieses Kunststück aber nicht gelingen. Verabschieden Sie sich deshalb von dem Anspruch, alle Termine, Deadlines, Aufgaben und Abhängigkeiten übersichtlich in einen einzigen Plan zu packen, der dann an alle Beteiligten geht. Machen Sie zusätzlich zu dem gesamten (komplexen) Plan eine Vielzahl kleinerer, vereinfachter Projektpläne z.B. einen pro Abteilung, pro Projekt-Team oder Key-User. So kennen alle die entscheidenden Termine und wissen was auf sie zukommt bzw. was für sie wichtig ist – ohne das große Ziel aus den Augen zu verlieren.


3. Regelung fürs Tagesgeschäft finden

Nicht alle, die beim ERP-Projekt Aufgaben übernehmen, können hierfür im Tagesgeschäft komplett freigestellt bzw. ersetzt werden. Vor allem Key-User klagen oft darüber, dass sie neben dem Tagesgeschäft einen Großteil Ihrer knappen Zeit für die Software-Einführung aufbringen müssen. Abhängig vom jeweiligen Charakter können dadurch Ängste und Unsicherheiten entstehen. Um die Motivation der Key-User nicht zu verlieren, versuchen Sie deshalb vorab Erleichterungen zu finden sowie ein paar Regelungen zu definieren. Hierzu zählen u.a. Kompensationen für projektbezogene Überstunden oder die Schaffung von Möglichkeiten Key-User im Rahmen des Tagesgeschäftes sinnvoll zu entlasten.

Überlegen Sie – und sprechen Sie mit Ihrem ERP-Partner darüber – welche Mitwirkungsleistungen pro Person erforderlich sind. Präsentieren Sie eine Lösung wie diese zusätzliche Belastung kompensiert werden kann z.B.: durch temporäre Aushilfskräfte. Aber auch im Projekt selbst können Key-User entlastet werden, z.B. durch das Schaffen der Rollen des Trainers und des Change Assistenten. Mehr zu diesen Rollen finden Sie in diesem Blogbeitrag: Wie fördert man die Key-User im ERP-Projekt?


4. Internes Marketing

Betreiben Sie von Anfang an gutes, internes Marketing. Informieren Sie regelmäßig proaktiv alle Mitarbeiter über Ziele, Vorteile und Erfolge. Jeder sollte darüber hinaus den aktuellen Status sowie die nächsten Schritte kennen. Mehr zum Thema internes Marketing sowie ein paar Tipps, wie Sie den Mitarbeitern Ängste und Verunsicherungen nehmen, finden Sie im ersten Teil unserer ERP-Klartext-Serie: Wie Sie Ihr Unternehmen optimal für ein ERP-Projekt rüsten

 

5. Den passenden Schulungsmix für Key-User und Endanwender anbieten
 
Stellen Sie durch Schulungen und Trainings von Anfang an klar, dass Sie Ihre Mitarbeiter bei den neuen Herausforderungen aktiv unterstützen. Vermeiden Sie jedoch den immer wieder gemachten Fehler und bieten pro Arbeitsbereich (z.B. Lager, Finanzen, Personal, Produktion etc.) nur einen einzigen Schulungstag oder Workshop für alle an. Denn Inhalte, die den Key-User langweilen, können den Endanwender unter Umständen überfordern und demotivieren.

  • Machen Sie Ihre Schulungen möglichst individuell
  • Machen Sie die Gruppen möglichst klein und sorgen Sie für ein einheitliches Niveau
  • Verpflichten Sie ihre Berater möglichst viel am System zu zeigen
  • Lassen Sie die Schulungsunterlagen ebenfalls von ihrem Berater erstellen
  • Haben Sie didaktisch erfahrende Mitarbeiter und Trainer in Ihrem Unternehmen, so teilen Sie diesen die Aufgabe zu, die End-User zu schulen. Ansonsten übernehmen in der Regel die Key-User diese Schulung.

 

6. Nachbetreuung

Vor allem für die Key-User ist es sehr wichtig zu wissen, dass mit dem Go-Live die Arbeit Ihres ERP-Partners noch nicht abgeschlossen ist. Unserer Erfahrung nach wächst die Nervosität der Key-User rund um den Live-Start enorm und viele, hautsächlich technischen Fragen kommen noch auf. Dies können beispielsweise Reports sein, die noch angepasst und editiert werden müssen, Rechte und Benutzerrollen, die neu zu definieren sind oder Prozesse und Workflows die noch konfiguriert oder leicht abgeändert werden müssen.

Damit der Start mit dem neuen ERP-System optimal gelingt, sollten den Key-Usern die Berater noch für Rückfragen und Nacharbeiten zur Verfügung stehen. Ihr ERP-Partner wird ihnen diesen Support gerne zusichern.

 

Sie möchten mehr über den Verlauf eines ERP-Projektes erfahren?

Dann empfehlen wir Ihnen unsere Serie ERP-Klartext. Hier erklären wir anhand eines 6-Phasen-Konzepts sämtliche Schritte im ERP-Projekt: von der Vorbereitung bis zum Go-Live. Hier finden Sie auch ein kostenloses Whitepaper zu diesem Thema.

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