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Forderungsmanagement in Microsoft Dynamics AX / 365 individuell einrichten

Kein Zahlungsausfall, gesicherte Liquidität des eigenen Unternehmens, ein überschaubarer buchhalterischer Aufwand und Arbeiten mit unterschiedlichen Währungen: Das sind die wesentlichen Anforderungen an ein gutes Forderungsmanagement. Zusätzlich sollte es möglichst flexibel sein und nicht alle Kunden in Hinblick auf Zahlungsziel, Bestellobergrenze oder Mahn-Prozedere gleichbehandeln.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Microsoft Dynamics AX / Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations Ihr Forderungsmanagement individuell einrichten und über die zentralen Punkte wie eigene Liquidität und Zahlungsziel Ihrer Kunden jederzeit die Kontrolle behalten.

Herausforderungen im Forderungsmanagement

Zentrale Herausforderung im Rahmen des Forderungs-Managements ist es darauf zu achten, dass:

  • vereinbarte Zahlungsziele eingehalten werden.
  • fällige Beträge sofort erkannt und mittels Mahnung eingefordert werden.
  • die Zahlungsziele so vereinbart werden, dass das eigene Unternehmen liquide bleibt (Cash-Flow-Planung)


Forderungsmanagement in Microsoft Dynamics 365 Mahnlauf erstellen

Mahnlauf erstellen

Vor allem die Cash-Flow-Planung ist für Unternehmen mit vielen parallelen Einnahmen und Ausgaben oftmals eine Herausforderung – und nicht selten ist eine ganze Abteilung damit beschäftigt zu kontrollieren, ob die Zahlungsziele der Kunden eingehalten werden und ob gerade ausreichend Spielraum für eigene Anschaffungen gegeben ist.
Um besser und langfristiger zu planen, gehen immer mehr Unternehmen dazu über, die offenen Forderungen an einen Factor zu übertragen. Dieser zahlt mit entsprechenden Abschlägen den vom Kunden geforderten Betrag und kümmert sich dann seinerseits um Ihre Forderungen.

  • Vorteil: Durch das Outsourcing sinkt der Verwaltungsaufwand der Finanzbuchhaltung und alle Forderungen werden beglichen – wenn auch mit Abschlägen.
  • Nachteil: Kosten entstehen, da der externe Dienstleister bei jedem Verkauf mitverdient.

Auch bei AX / 365 gibt es diese Möglichkeit. Kunden mit offenen Posten werden dann entweder direkt in das System des Factors eingespielt, oder diese Liste wird wöchentlich exportiert (z.B. als Excel) und dem Factor übermittelt.

 

Forderungsmanagement in Microsoft Dynamics AX / 365

Bei Microsoft Dynamics AX und Microsoft 365 for Finance and Operations ist das Forderungsmanagement nahtlos in Ihr ERP-System integriert. Dadurch laufen Forderungen standardisiert und fast schon automatisch ab. Nur wenige Mitarbeiter sind für die termingetreue Abwicklung, Kontrolle und Verwaltung Ihrer Forderungen notwendig.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen drei zentrale Aufgaben im Forderungsmanagement und die Möglichkeiten, die Ihnen Microsoft Dynamics AX / Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations hierbei bieten.

1. Rechnungserstellung in Microsoft Dynamics AX / 365

Die Rechnungsstellung erfolgt in AX / 365 direkt aus dem Auftrag heraus. Dies hat den Vorteil, dass alle relevanten Daten in der Rechnung bereits korrekt ausgefüllt sind. Gab es keine Besonderheiten bei diesem Auftrag, können Sie die fertige Rechnung mit wenigen Klicks erstellen und automatisiert versenden – per Post, Fax, oder E-Mail; an die Firmenadresse oder eine abweichende Rechnungsverkehrsadresse. Mit der Rechnungserstellung in AX / 365 ist die Forderung beim entsprechenden Kunden auch buchhalterisch schon hinterlegt – inkl. Betrag, Zahlungsziel und Fälligkeitsdatum.

Über Dynamics AX / 365 haben Sie aber noch die Möglichkeit, für individuelle Anpassungen, wie z.B. Zahlungsziele, Kreditlimit, Rabatte, Bestellobergrenzen.

A-B-C Klassifizierung
Vor der Rechnungserstellung haben Sie Einblick auf die A-B-C Klassifizierung. Diese ist im Standard von AX / 365 enthalten. Über dieses Rating können Sie Kunden hinsichtlich Umsatzvolumen, Gewinnspanne und Deckungsbeitrag klassifizieren. Basierend auf diesen Informationen können Sie vor der Rechnungsstellung Limits und Zahlungsziele anpassen.

Forderungsmanagement in Microsoft Dynamics 365 ABC Rating

 

Anzahlungsbuchhaltung
Die Möglichkeit für Kunden Vorauszahlungen zu tätigen, ist in AX / 365 im Standard abgedeckt. Hierfür muss lediglich ein zweites Buchungsprofil erzeugt werden, dem dann die bestehenden Debitorengruppe (Inland, EU, Drittstaat) mit dem entsprechenden Anzahlungskonto zugeordnet wird.

Ratenzahlung
Auch das Abstottern fester Raten lässt sich in AX / 365 hinterlegen. Höhe und Zeitraum der Teilzahlungen können Sie frei bestimmen.

Offene Forderungen bei einem ERP-Wechsel
Offene Forderungen Ihres Altsystems werden mit allen Informationen und Parametern in AX / 365 importiert. Keine Information geht verloren. Werden Listen importiert, bei denen das Zahlungsziel bereits überschritten ist, landen diese automatisch im ersten Mahnlauf von AX / 365.

Unterschiedliche Währungen
Werden Ihre Forderungen in einer anderen Währung bezahlt, haben Sie in AX / 365 zwei Möglichkeiten für das Erstellen Ihrer Rechnung:

  • Sie können Wechselkurze über einen beliebigen Zeitraum selbst definieren – fest oder variabel.
  • Sie können Wechselkurse importieren (z.B. die Kurse der Europäischen Zentralbank) und definieren, wann und wie häufig diese aktualisiert werden.
Forderungsmanagement in Microsoft Dynamics 365 Waehrungswechselkurse einrichten

 

2. Verwaltung durch die Debitorenbuchhaltung

Mit Hilfe von AX / 365 kann die Debitorenbuchhaltung jederzeit die Frage beantworten, wie liquide Ihr Unternehmen im Moment ist. AX / 365 bietet übersichtliche Echtzeit-Auswertungen über die Summe aller aktuellen Forderungen sowie die Fälligkeiten aller aktuellen Forderungen. Auch die Cash-Flow-Planung haben Sie stets im Blick. Diese Gegenüberstellungen sind vor allen dann wichtig, wenn ein Unternehmen vor einer größeren Investition steht.

Allgemein lässt sich festhalten, dass der Verwaltungsaufwand der Debitorenbuchhaltung beim Arbeiten mit AX / 365 sehr gering ausfällt. Vor allem bei Kunden, die ihre Rechnung innerhalb des gesetzten Zahlungszieles begleichen, entsteht meist gar kein Aufwand.

3. Mahnungen

Überschreitet der Kunde sein Zahlungsziel, erfolgt der Mahnprozess. Auch dieser Prozess lässt sich in AX / 365 individuell definieren.

  • Sie erstellen individuelle Texte für die erste Zahlungserinnerung, Mahnungen und die Ankündigung eines Inkassobüros.
  • Sie definieren unterschiedliche Kundengruppen mit unterschiedliche Mahnprozessen (z.B.: Intervalle, Anzahl der Mahnungen).
Forderungsmanagement in Microsoft Dynamics 365 Mahnschreiben

 

Einmal pro Woche (bzw. entsprechend Ihrer Mahnzyklen) wird über AX / 365 ein Mahnlauf erzeugt. Hier können Sie den Zeitpunkt definieren (z.B. jeden Montag um 8:00) oder den Prozess manuel starten. Sie erhalten daraufhin eine Liste aller Debitoren, die sich bei Ihrer Zahlung im Verzug befinden. Ob ein Kunde gemahnt werden soll oder nicht entscheidet dann der Mitarbeiter.

Genehmigungsworkflows beim Mahnprozess
Hinter jeden Mahnprozess lässt sich in AX / 365 auch ein Freigabe- und Genehmigungsworkflow anschließen. So können Sie beispielsweise definieren, dass bei Mahnungen, ab einer bestimmten Höhe (beispielsweise ab 100.000 €) eine weitere Funktion im Unternehmen (z.B.: Leiter der Finanzbuchhaltung) bzw. eine Gruppe von mehreren Personen dem Versand des Mahnschreibens / des Inkassoschreibens zustimmen muss.

Möglichkeiten, diesen Genehmigungs- und Freigabeworkflow einzurichten, finden Sie auch im Blogbeitrag: 5 Möglichkeiten den Bestell- und Freigabeworkflow in Dynamics AX und 365 passgenau einzurichten

Fazit:

Mit Microsoft Dynamics AX / 365 fällt es sehr leicht, Zahlungsfristen der Kunden sowie die eigene Liquidität immer im Blick zu behalten. Zudem ist der Verwaltungsaufwand sehr gering. Unternehmen, die dieses ERP-System einsetzen, können das Forderungsmanagement bequem inhouse umsetzen. Und für Unternehmen, die auf noch mehr Zeitersparnis beim Ausgleich offener Posten und Zahlungsavise setzen, gibt es Add-Ons wie z.B. die Bank Automation Suite, die Kontoauszüge einliest und – mit einer Erkennungsrate von über 95% – Kundenzahlungen automatisch gegen offene Posten ausgleicht. Ein Maximum an Zeitersparnis und der Entlastung Ihrer Finanzbuchhaltung. Mehr zu diesem cleveren Add-On für Microsoft Dynamics AX / 365 for Finance and Operations finden Sie auf unserer Homepage: http://www.inway.de/loesungen/add-ons/bank-automation-suite/ Oder besuchen Sie hierzu eines unserer kostenfreien Webinare.

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