Projekte abwickeln mit dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations

Björn Ihrig, Matthias Schuster , Marco Niecke

Ob nach Aufwand, Zeit oder zum Festpreis: FĂŒr die Abwicklung von Projekten gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Über das Projektmodul im ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations lassen sich alle Projekttypen und Aufgaben (von der Ressourcenplanung bis zur Abrechnung) bereits im Standard vollumfĂ€nglich abbilden. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen ein paar Möglichkeiten, wie Projektleiter und Mitarbeiter das Projektmodul optimal einsetzen können.

Die Projekttypen in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations im Überblick

Folgende Projekttypen lassen sich im Projektmodul des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations und Microsoft Dynamics AX abbilden. Sie unterscheiden sich im Wesentlichen durch die Art ihrer Abwicklung:

 

Aufwandsprojekt:

In diesem Projekttyp werden alle AufwĂ€nde wie, Stunden, Ausgaben, Artikel und GebĂŒhren auf ein Projekt gebucht. Diese Projektbuchungen werden dann dem Kunden in Rechnung gestellt. Dies erfolgt in vereinbarten AbrechnungszeitrĂ€umen (z.B. am Ende eines Monats, am Ende eines Quartals). Aufwandsprojekte sind meist am einfachsten in der Handhabe, da die Verwendung eines Vorkalkulationssystems nicht zwingend erforderlich ist.

 

Festpreisprojekt

Diesem Projekttyp liegt ein Fakturierungsplan zugrunde. Auf Grundlage dieses Plans werden dem Kunden Rechnungen gestellt. Diese erfolgen in der Regel nach dem Erreichen von im Vorfeld definierten Meilensteinen und nach dem Abschluss des gesamten Projektes. Um den Überblick ĂŒber Aufwand, Gewinn und Verlust zu behalten, werden die Kosten im Projektmodul durch eine Vorkalkulationsfunktion verfolgt und gesteuert. Dabei kann die interne Bilanzierung auch nach bestimmten ProzentsĂ€tzen in der Fertigstellung des Projektes erfolgen und ist nicht an das Erreichen der Meilensteine gebunden.

 

Investitionsprojekt

Dieser Projekttyp wird in der Regel fĂŒr wertschaffende, langfristige interne Projekte verwendet, bei denen fĂŒr einen bestimmten Zeitraum erst einmal keine Einnahmen entstehen. Es werden die Kosten fĂŒr Artikel, Stunden und Ausgaben erfasst. Auch hier werden die Kosten durch eine Vorkalkulationsfunktion verfolgt und gesteuert.

 

Kostenprojekte

Dieser Projekttyp wird in der Regel fĂŒr kurzfristige interne Projekte verwendet. Wie beim Investitionsprojekt werden auch hier nur die Kosten fĂŒr Artikel, Stunden und Ausgaben erfasst.

 

Interne Projekte

Bei internen Projekten (z.B. die Organisation eines Mitarbeiterevents) werden keine UmsĂ€tze erwartet. Man erfasst hier nur die entstehenden Kosten wie Arbeitsstunden und Ausgaben. 

 

Zeitprojekte

Bei diesem Projekttyp werden nur Stunden erfasst. Meist handelt es sich um Stundenbuchungen, die nicht fakturierbar sind bzw. mit nicht produktiven TĂ€tigkeiten verbunden sind (z.B. Erfassung von Krankheitszeiten).

Funktionen und Möglichkeiten

Viel Gestaltungsspielraum in der Projektplanung

Egal ob Mitarbeiter aus bestimmten Abteilungen, Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen oder Mitarbeiter mit bestimmten Rollen in einem Unternehmen fĂŒr ein Projekt gebraucht werden: Über das Projektmodul in Dynamics AX / 365 hat jeder Projektleiter die Möglichkeit, die passenden Ressourcen fĂŒr sein Projekt zu finden und zu bekommen. HierfĂŒr gibt es in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations drei bewĂ€hrte Methoden:

  • Im Rahmen einer festen Buchung definiert der Projektleiter den gewĂŒnschten Mitarbeiter. Sofern dieser im ausgewĂ€hlten Zeitfenster freie KapazitĂ€ten hat, ist dieser fĂŒr das Projekt fest eingeplant. Systemseitig sind Überbuchungen von Mitarbeitern erlaubt, wobei es innerhalb des Projektmoduls möglich ist, diese Entscheidungen bestimmten Rollen – z.B. den Teamleitern – zuzuweisen.
  • Im Rahmen einer weichen Buchung frĂ€gt der Projektleiter einen gewĂŒnschten Mitarbeiter an. Bevor dieser fĂŒr das Projekt fest eingeplant wird, ist jedoch noch eine Freigabe erforderlich – je nach Vergabe der Rechte muss diese der Mitarbeiter selbst bzw. der Team- / der Abteilungsleiter vornehmen.
  • Im Rahmen einer Bedarfserzeugung kann der Projektleiter auch nach Mitarbeitern in Teams oder nach bestimmten Rollen im Unternehmen suchen. In diesem Fall erzeugt der Projektleiter eine allgemeine Anfrage nach „Zeit, Team oder Rolle“ im System, die dann die Team- bzw. die Abteilungsleiter mit tatsĂ€chlichen Ressourcen fĂŒllen mĂŒssen. Dabei kann der Projektleiter die Suche nach bestimmten Rollen bereits verfeinern und zusĂ€tzliche Merkmale und Qualifikationen (Zertifikate, Sprachkenntnisse und -Level, FĂŒhrerschein etc.) definieren, vorausgesetzt diese wurden im ERP-System (z.B. im HR-Modul) gepflegt. So lassen sich fĂŒr jedes Projekt die bestmöglichen Mitarbeiter finden.

Wichtig: Alle hier genannten Vorgehensweisen in der Projektplanung sind bereits im Standard von Dynamics AX / 365 enthalten. Ein zusĂ€tzliches Planungstool ist nicht erforderlich. Es gibt zudem noch zahlreiche Möglichkeiten, die Projektplanung individuell einzurichten und den eigenen Prozessen anzupassen – z.B. ĂŒber das Einrichten von Workflows und Freigabeprozessen.

 

Umfassendes Projektcontrolling inkl. Nachverfolgung

Wo steht man gerade im Projekt? Wie ist der prozentuale und der absolute Fortschritt? Reicht das kalkulierte Budget und lohnt sich das Projekt finanziell ĂŒberhaupt (noch)? In Form eines ĂŒbersichtlichen Projektstrukturplans sowie von Abfragen haben Projektleiter jederzeit die Möglichkeit, im Projektmodul von AX / 365 for Finance and Operations den aktuellen Status Quo eines Projektes zu erkennen.

 

So kann jedes Projekt in mehrere Unterprojekte, bestehend aus Arbeitspaketen, Aufgaben und Teilaufgaben, aufgeteilt werden. FĂŒr jede Aufgabe lassen sich dann verschiedene Parameter definieren wie z.B.:

  • der mit dem Kunden vereinbarte Aufwand im Stunden
  • Kategorie und der mit dem Kunden vereinbarte Stundensatz in Euro (bzw. einer anderen WĂ€hrung)
  • Zeitraum, in dem die Aufgabe zu erledigen ist
  • der zustĂ€ndige Mitarbeiter (je nach Projektplanungs-Methode)

Über die Nachverfolgungsansicht im Projektmodul kann der Projektleiter so sofort erkennen, welcher Aufwand bereits erbracht wurde. Da StundensĂ€tze bei unterschiedlichen Aufgaben variieren können, lassen sich bei diesen „Status-Quo Abfragen“ sowohl die verbleibenden Stunden als auch die verbleibenden Kosten anzeigen. Diese sind stets aktuell, da Mitarbeiter AufwĂ€nde und Arbeitszeiten direkt auf die einzelnen Aufgaben eines Projektes buchen.

 

Mobile Zeiterfassung auf Projekte

Um die Status-Quo Abfragen sowie den Projektstrukturplan möglichst aktuell zu halten ist es erforderlich, dass Mitarbeiter Stunden, Ausgaben, Artikel und GebĂŒhren möglichst tagesaktuell auf die anstehenden Projekte buchen. Da im ProjektgeschĂ€ft viele Dienstleistungen außer Haus erfolgen (z.B. Schulungen, EinsĂ€tze beim Kunden, ReisetĂ€tigkeiten) ist eine mobile Zeiterfassung ein Muss.

Im Projektmodul von Microsoft Dynamics AX / 365 for Finance and Operations gibt es bereits im Standard eine App fĂŒr Stundenbuchungen und Arbeitszeitnachweise, bei denen Mitarbeiter auf unterschiedliche Aufgaben innerhalb ihrer Projekte buchen können. Die Abrechnung von Reisekosten, HotelgebĂŒhren oder anderweitigen Spesen, die in der Regel auch auf Projekte gebucht werden, lassen sich beim ERP-System von Microsoft ebenfalls ĂŒber mobile EndgerĂ€te einreichen.

 

Intercompany-Verrechnungen

Langfristige Projekte ĂŒber mehrere eigenstĂ€ndige Niederlassungen hinweg: Da die NĂ€he zum Kunden ein wichtiger Wettbewerbsvorteil ist, sind diese Rahmenbedingungen bei Projekten vor allem IT- System- und IT-BeratungshĂ€usern bestens bekannt. Doch die niederlassungs-ĂŒbergreifende, interne Verrechnung muss keine Herausforderung sein.

Im Projektmodul in Dynamics AX / D365 werden dann Projekte in dem Mandanten der Niederlassung angelegt, die den Vertrag mit dem Kunden abschließt. Arbeiten nun Mitarbeiter anderer Niederlassungen am gleichen Projekt, erfolgt nach jeder Buchung automatisch eine Verrechnung zwischen den Mandanten – zu festen oder speziell fĂŒr dieses Projekt vereinbarten Verrechnungspreisen.
Die Intercompany-Verrechnung lÀsst sich beim Projektmodul individuell einrichten. Auch hier gibt es die Möglichkeit, Workflows und Freigabeprozesse in den Prozess zu integrieren.

 

Arbeitserleichterung durch Integration in andere Module

Eine zusĂ€tzliche Arbeitserleichterung bietet die Integration des Projektmoduls in andere Module von Microsoft Dynamics AX / 365. So haben Sie die Möglichkeit, anstehende GeschĂ€ftsvorfĂ€lle direkt aus einem Projekt heraus anzustoßen und zu bearbeiten.

FĂŒnf Beispiele:

Integration Finanzen
Eine enorme Arbeitserleichterung bietet beispielsweise die Integration ins Finanzmodul. Immer wenn die Projektmitarbeiter Stunden, Ausgaben, Artikel oder GebĂŒhren erfassen, werden diese sofort auf die korrekten Sachkonten in der Finanzbuchhaltung gebucht. Dies unterstĂŒtzt die Möglichkeit, Projekte in Echtzeit hinsichtlich Kosten und zu erwartenden bzw. kĂŒnftigen UmsĂ€tzen auszuwerten. Sie sind somit unverzichtbar fĂŒr jede LiquiditĂ€tsplanung.

Integration Einkauf
Benötigt ein Kunde im Rahmen des Projekts bestimmte Artikel, können die im Projektmodul aufgenommenen Anforderungen direkt im Einkauf bearbeitet werden. Hier kann dann z.B. ein Workflow angestoßen an dessen Ende beispielsweise eine Einkaufsanfrage oder eine Bestellung initiiert wird.

Integration Verkauf
Da in den meisten FĂ€llen in Projekte auch Waren verkauft werden, kann direkt aus dem Projekt heraus die Lieferung mit der kompletten Lagerlogistik gesteuert werden. Verrechnet wird die Ware dann aus dem Projekt heraus.

Integration Produktion
Wird eigenproduzierte Ware im Rahmen des Projekts geliefert, so ist auch die komplette Terminierung aus dem Projekt heraus möglich.

Integration Anlagenbuchhaltung
Bei Projekten, die nachhaltige Werte schaffen (z.B. Anschaffung einer neuen Maschine, Bau einer Lagerhalle etc.) wird dieser nach Projektabschluss direkt ins Anlagevermögen (Anlagemodul in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations) ĂŒberfĂŒhrt.

 

Fazit

Projekttyp definieren, Mitarbeiter und Ressourcen einplanen, Aufgaben und Zeiten festlegen: Wie in diesem Blogbeitrag gezeigt, lassen sich mit dem Projektmodul alle, fĂŒr Ihre Projekte relevanten Schritte, direkt im ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations abbilden. Der Gestaltungsspielraum ist enorm und erlaubt zahlreiche Varianten ein Projekt zu planen und umzusetzen – und auch das Projekt-Controlling wird vollstĂ€ndig im ERP-System abgebildet. Neben einer mobilen Erfassung von Arbeitszeiten und Arbeitsschritten ist die Integration des Projektmoduls in andere Module in Microsoft Dynamics 365 ein besonders Plus. So können direkt aus dem Projekt heraus Workflows und Aufgaben fĂŒr andere GeschĂ€ftsvorgĂ€nge initiiert werden - und Ihre Projekte werden noch effizienter.

 

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