Wie wĂŒrde ChatGPT ein ERP-System auswĂ€hlen und einfĂŒhren – und was muss die KI noch lernen?

Marco Niecke

Die Auswahl eines ERP-Systems

 

Wenn Sie diese Zeilen lesen, befinden Sie sich auf dem Blog der Inway Systems GmbH, Microsoft Partner fĂŒr Business-Lösungen, allen voran ERP und CRM. Sicher ist der nĂ€chste Satz keine Überraschung, wenn wir von uns behaupten, von Berufswegen Experten bei der Frage zu sein „Wie wĂ€hle ich ein ERP-System aus und wie fĂŒhre ich es ein“. NatĂŒrlich können wir das beweisen, z. B. durch

DarĂŒber hinaus bieten wir mit der PrĂ€senz-Veranstaltung ERP- und CRM-Klartext auch ein Forum, auf dem wir explizit zu diesem Thema referieren und uns mit Betroffenen austauschen.

Was weiß ChatGPT?

Dennoch, und weil das Thema KI gerade so aktuell ist, hat uns einmal interessiert, was Chat GPT zu diesem Thema weiß.

  • Wie wĂŒrde die KI bei der ERP-Auswahl und EinfĂŒhrung vorgehen?
  • Was sind ihre Tipps und Tricks?
  • Können wir von ChatGPT noch etwas lernen?
  • Oder ist es die KI, die sich noch ein paar gute FachbeitrĂ€ge zu diesem Thema ansehen – oder vielleicht mal eine Klartext-Veranstaltung besuchen sollte?

10 Fragen zur Auswahl von ERP-Systemen an ChatGPT

Gehen wir vor der Befragung von Chat GPT kurz einen Schritt zurĂŒck. Wir unterteilen das gesamte ERP-Projekt in drei Phasen:

  1. ERP-Auswahl
  2. ERP-Implementierung / ERP-EinfĂŒhrung
  3. Optimierung und Support

In diesem Blogbeitrag konzentrieren wir uns auf Teil 1, die Auswahl eines ERP-Systems und stellen der KI dazu 10 Fragen. ChatGPTs Kenntnisstand zur ERP-EinfĂŒhrung, zu Optimierung und Support erfragen wir ein anderes Mal.

Vorgehen

Um möglichst viel herauszukitzeln, was ChatGPT zu dem Thema ERP-Auswahl weiß, werden wir der KI 10 Fragen nur zu diesem Thema stellen. Beginnend mit allgemeinen Fragen wie Tipps und Tricks bis hin zu Detailfragen und Nachfragen. Kleiner Spoiler: Detailfragen und Nachfragen waren auch schnell erforderlich, denn erst dadurch konnten wir erkennen, wie viel die KI wirklich weiß – oder was sie sich ad hoc herleiten kann.

Und noch ein Hinweis:

Da wir die Quellen von ChatGPTs Antworten nicht kennen und unbewusste Urheberrechtsverletzung vermeiden möchten, geben wir die Antworten der KI im Folgenden ĂŒberblicksartig (in der Regel auf Ebene der Überschriften) und etwas gekĂŒrzt wieder. Ein komplettes Zitieren wĂŒrde den Rahmen dieses Beitrages sprengen. Die gesamte Unterhaltung mit ChatGPT fand im September 2023 statt und wurde mittels Screenshots vollstĂ€ndig dokumentiert.


Wie wĂŒrde ChatGPT ein ERP-System auswĂ€hlen und einfĂŒhren – 10 Fragen

Frage 1: „Tipps und Tricks fĂŒr die Auswahl eines ERP-Systems?“

 

Wir meinen dazu:

Wie soeben angedeutet, bringt eine allgemeine Frage nach Tipps und Tricks zur ERP-Auswahl an ChatGPT erst einmal wenig nĂŒtzliche Ergebnisse. Zwar erhielten wir auf unsere erste Frage 18 Punkte (= Überschriften inkl. einem kurzen ergĂ€nzenden Zwei- bis Vierzeiler zu jeder Überschrift), es waren jedoch AllgemeinplĂ€tze wie

  • Bedarfsanalyse durchfĂŒhren
  • Budget festlegen
  • Vertragsverhandlung (Verhandeln Sie VertrĂ€ge sorgfĂ€ltig)
  • Verschiedene ERP-Anbieter vergleichen
  • Schulungsprogramme fĂŒr Mitarbeiter planen
  • Change-Management planen

Was noch auffiel: Viele der 18 Tipps zur ERP-Auswahl beschĂ€ftigten sich ganz konkret mit Features und Funktionen des zukĂŒnftigen ERP-Systems auf die man achten sollte wie z. B.:

  • Auf Benutzerfreundlichkeit achten
  • Integrationen in die eigene Systemlandschaft
  • Umsetzung branchenspezifischer Anforderungen
  • Möglichkeiten der mobilen Nutzung
  • etc.

Wichtige Tipps – bzw. die entscheidenden ersten Schritte – in einem ERP-Auswahl-Projekt fehlten in der Antwort komplett. Erkenntnis: Vermutlich erst mal ein Layer 8 Problem und wir haben mit der falschen Frage begonnen. Fragen wir etwas anders.

Frage 2: „Was sind die ersten Schritte bei einem ERP-Auswahlprojekt?“

 

Wir meinen dazu:

16 Schritte (Überschriften inkl. Zwei-/Vierzeiler) hatte ChatGPT uns nun vorgeschlagen. In chronologischer stimmiger Reihenfolge. So beginnt laut ChatGPT ein Auswahlprojekt mit

  • der Bildung eines Projektteams (Schritt 1),
  • der Festlegung von Zielen und Anforderungen (Schritt 2)
  • und endet mit der Implementierung von Change-Management Strategien (Schritt 16).

Die Auswahl des ERP-Systems sowie die Vertragsverhandlungen und Unterzeichnung waren ĂŒbrigens die Schritte 12 und 13.

Gut, da wir aus unserer Praxis wissen, dass es vor der Zusammenstellung des Projektteams (Schritt 1) – bzw. wenigstens parallel dazu – weitere, wichtige Schritte geben sollte, die in dieser Auflistung nicht vorkamen, folgt nun die erste Detailfrage.

Frage 3: „Was sollte man bei einer ERP-Auswahl tun, bevor man das Projektteam zusammenstellt?“

 

Wir meinen dazu:

Auf diese Frage hat sich ChatGPT nun 8 Aufgaben ausgedacht. Genannt wurden:

  • Klare GeschĂ€ftsziele definieren
  • Budgetplanung
  • Bedarfsanalyse
  • Priorisierung der Anforderungen
  • Recherchephase
  • Anbieterauswahl
  • Anforderungsdokumentation
  • Angebotsanfragen

Über die ersten Punkte bis zur Recherchephase könnte man ja noch streiten. Oder obliegt die klare, detaillierte Ausarbeitung der Ziele, die genaue Bedarfsanalyse und die Priorisierung der Aufgaben nicht auch dem Projektteam, das an dieser Stelle noch gar nicht gebildet ist? Egal. Definitive Aufgaben des Projektteams hingegen waren wenigstens die zweite HĂ€lfte der gelisteten Antworten.

Eigentlich seltsam, da in der Antwort auf Frage 2 all diese Punkte auch schon aufgetaucht sind, und zwar nach der Bildung des Projektteams. Wirklich sicher scheint sich ChatGPT hier also nicht zu sein.

Aber noch immer fehlen uns ein paar sehr wichtige Rahmenbedingungen und Weichenstellungen, die ganz an den Anfang eines ERP-Auswahlprojektes gehören. Welche Rahmenbedingungen das sind? Wir fragen ChatGPT jetzt wirklich ganz konkret.

Frage 4: „Bevor wir mit der ERP-Auswahl starten: Was sind die wichtigsten Rahmenbedingungen, die ein Unternehmen fĂŒr dieses Projekt schaffen sollte?“

 

Wir meinen dazu:

Und was glauben Sie? 14 VorschlĂ€ge haben wir bekommen und konnten tatsĂ€chlich an zweiter, fĂŒnfter und siebter Stelle finden, was sich unserer Erfahrung nach als wirklich wichtige Rahmenbedingungen gezeigt haben. Das meinte ChatGPT:

  • Management-UnterstĂŒtzung: Die FĂŒhrungsebene muss die Bedeutung des Projektes erkennen und notwendige Ressourcen bereitstellen.
  • Klare Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Parteien regelmĂ€ĂŸig ĂŒber den Fortschritt und wichtige Entscheidungen informiert werden.
  • Ressourcenplanung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen (u. a. Mitarbeiter) wĂ€hrend des Projektes zur VerfĂŒgung stehen.

Wichtige Punkte? Da eine BegrĂŒndung fehlt, klingt es doch eher wie AllgemeinplĂ€tze, oder? Dennoch, genau diese Punkte sind entscheidend. Aber vergleichen Sie: Wenn wir darĂŒber schreiben bzw. reden klingt das so:

  • Management-UnterstĂŒtzung: Es ist fĂŒr das Gelingen essenziell, dass das ERP-Projekt von ganz oben – der obersten FĂŒhrungsebene Ihres Unternehmens – initiiert, hoch priorisiert und jederzeit uneingeschrĂ€nkt unterstĂŒtzt wird. Alle Fragen wie Budget, Verantwortlichkeiten (
) mĂŒssen von der GeschĂ€ftsfĂŒhrung in Schriftform festgelegt werden. Das ERP-Projekt genießt dann höchste PrioritĂ€t. Andere Projekte mĂŒssen hintenangestellt werden.
  • Klare Kommunikation: Begleiten Sie Ihr ERP-Projekt von Anfang an durch gutes internes Marketing. Auf diese Weise entkrĂ€ften Sie Ängste und Sorgen, die in dieser Phase des Projektes völlig normal sind.
  • Ressourcenplanung: Ein ERP-Projekt bindet viele wichtige Mitarbeiter Ihres Unternehmens ĂŒber einen lĂ€ngeren Zeitraum. Diese mĂŒssen wĂ€hrend der Dauer des Projektes zwingend in Ihrem TagesgeschĂ€ft entlastet werden. ERP-Projekt, vor allem in der Phase der ERP-EinfĂŒhrung und TagesgeschĂ€ft parallel funktioniert nicht.

An dieser Stelle schlagen wir meistens 5 bis 10 konkrete Maßnahmen vor, wie gutes internes Marketing aussehen kann. Und wir haben auch 5 bis 10 Beispiele aus unserer Praxis parat, wie die Entlastung der Mitarbeiter (Key-User) gelingt. Aber fragen wir das doch als nĂ€chstes ChatGPT.

Frage 5: „Mit welchen Marketingmaßnahmen und welcher Kommunikationsstrategie sollte man ein ERP-Auswahlprojekt unterstĂŒtzen und begleiten?“

 

Wir meinen dazu:

Wir bekommen 13 VorschlĂ€ge – wie immer sind es Überschriften und ein kurzer Zwei- / Dreizeiler dazu. Es war die bis dahin kreativste Antwort von ChatGPT in unserem GesprĂ€ch. Zugegeben, wir hatten noch nie einem Unternehmen empfohlen, via

  • Pressemeldungen,
  • Facebook,
  • LinkedIn und Co.

ĂŒber ihr ERP-Projekt zu berichten, oder eine eigene Landingpage zu designen, welche den Fortschritt dokumentiert. Aber wir lassen uns diese Ideen gerne einmal durch den Kopf gehen. @ChatGPT: Vielen Dank fĂŒr diesen Impuls.

So direkt gefragt, waren unter den verbleibenden VorschlĂ€gen dann aber doch viele gute Ideen dabei – allen voran der Projektnewsletter und das Einrichten eines Change-Managements, verbunden mit Wegen, wie man Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Ideen einzubringen, Bedenken zu Ă€ußern oder wie man am besten ihre Impulse mitnimmt. Dennoch, so meinen wir, haben wir wenigstens zwei bis drei wirklich gute Ideen mehr im Köcher, auf die ChatGPT nicht gekommen ist. Vergleichen Sie hierzu gerne unsere VorschlĂ€ge zu begleitendem Marketing-Maßnahmen und fragen Sie ChatGPT einfach mal selbst.

Frage 6: „Wie entlastet man Key-User im ERP-Projekt in ihrem TagesgeschĂ€ft. VorschlĂ€ge?“

 

Wir meinen dazu:

Bevor wir uns die 12 VorschlĂ€ge von ChatGPT ansehen, hier kurz einen Satz zur Einordnung der Frage. NatĂŒrlich ist die Entlastung der Key-User erst im Rahmen der ERP-EinfĂŒhrung relevant. Da beginnen sich die Termine und projektbezogenen Aufgaben dieser Mitarbeiter zu hĂ€ufen. Dennoch gehört der Punkt weit an den Anfang, da mögliche Weichen frĂŒhzeitig gestellt werden mĂŒssen.

Denn manche der VorschlÀge von ChatGPT wie z. B.

  • Einstellung neuer Mitarbeiter und AushilfskrĂ€fte
  • Schulungen und Know-how-Transfer
  • Umverteilung von Aufgaben
  • Flexibilisierung von Arbeitszeiten
  • Einstellen externer Experten fĂŒr das ERP-Projekt (z. B. ERP-Freelancer)
  • EinfĂŒhrung von Zeitmanagement-Tools

benötigen Vorlauf.

Ist ein Key-User erst einmal im Projekt eingespannt, ist es vermutlich zu spÀt, einen neuen Mitarbeiter zu suchen, mit dessen Auswahl und Einarbeitung der betroffene Key-User womöglich selbst noch beschÀftigt sein wird.

Somit sollte die Entlastung von Key-Usern im ERP-Projekt bereits ganz am Anfang geplant und mitgedacht werden. ChatGPTs Ideen waren hier durchaus brauchbar und decken sich auch mit unseren VorschlĂ€gen – auch wenn die KI nicht alles an Möglichkeiten genannt hatte, was uns im Projekt schon an Ideen begegnet ist.

Frage 7: „Welche FĂ€higkeiten sollten die Mitarbeiter des ERP-Projektteams mitbringen? Aus welchen Abteilungen sollten sie kommen?“

 

Wir meinen dazu:

Jetzt, da wir zufriedenstellend geklÀrt haben, welche Schritte zusammen mit der Bildung des Projektteams ganz an den Anfang gehören, schauen wir uns das Projektteam etwas genauer an.

Mit

  • Expertise im Projektmanagement,
  • ERP-Expertise,
  • IT-Expertise,
  • Finanzexpertise,
  • Kenntnissen der GeschĂ€ftsprozesse,
  • Compliance-Kenntnissen,
  • Kenntnissen im Dokumentations-, Kommunikations- und Datenmanagement,
  • Wissen und Erfahrung im Change-Management

sowie ein paar weiteren Kenntnissen mehr nennt ChatGPT eine sehr umfangreiche, 11 Punkte umfassende Liste an Kompetenzen und FĂ€higkeiten.

Wir meinen dazu: NatĂŒrlich schadet es nicht, wenn im Projektteam all das Know-How vorhanden ist – in der Praxis wird man dieses Dream Team vermutlich nicht bekommen. Das ist auch gar nicht notwendig, denn viel von dem erforderlichen Wissen (Projektmanagement, IT-, ERP- und Finanz-Expertise z. B.) hat auch der Implementierungspartner. Wirklich unabdingbar sind quasi nur

  • Kenntnisse der wichtigsten Prozesse der eigenen Fachabteilungen

Auf die Frage nach den FĂ€higkeiten, nennen wir deshalb in unserer Veranstaltung lieber eine Liste mit „Soft Skills“ wie IT-AffinitĂ€t, TeamfĂ€higkeit, Offenheit fĂŒr Neues etc. Im ERP-Auswahl Team sollten ĂŒbrigens Mitarbeiter aus allen beteiligten Fachabteilungen vertreten sein. Abteilungsleiter, Teamleiter oder deren Stellvertreter sind in der Regel geeignete Kandidaten fĂŒr diesen Job.

Frage 8: „Wie finden wir einen geeigneten Partner fĂŒr unser ERP-Projekt?“

 

Wir meinen dazu:

Die Rahmenbedingungen sind geschaffen, wichtige Weichen gestellt und das bestmögliche Projektteam ist gefunden. Wir ĂŒberspringen nun ein paar Punkte wie Bedarfsanalyse, Findungsphase erste Abstimmungen des Projektteams und nĂ€hern uns mit Frage 8 dem Kern des Auswahl-Prozesses.

Doch schon wieder scheint die Frage zu allgemein oder nicht klar genug und wir haben das GefĂŒhl, alles in der Antwort auf Frage 8 schon mal bei anderen Antworten gelesen zu haben. 13 VorschlĂ€ge umfasst die Antwort und eigentlich ist es nur Punkt Nr. 4, der auf das eingeht, was wir mit der Frage wissen wollten. Wir zitieren:

„4. Recherche von ERP-Partnern

FĂŒhren Sie eine umfassende Recherche durch, um potenzielle ERP-Partner zu identifizieren. Dies kann Online-Recherche, Empfehlungen von Branchenkollegen und die ÜberprĂŒfung von Anbieterverzeichnissen einschließen.“

Da wir genau das gerne etwas ausfĂŒhrlicher gewusst hĂ€tten, stellen wir die Frage erneut, etwas spezieller und schauen, ob die Antwort auch konkreter geht. Denn auf Googlen und andere Fragen, wĂ€ren wir sicher alle gekommen.

Frage 9: „Zur Recherche von ERP-Partnern: Wie kann ich bei der Suche vorgehen? Was sind gute Quellen, um einen ERP-Partner zu finden?“

 

Wir meinen dazu:

Wir versuchen es mit einer Doppelfrage, um ChatGPT zweifelsfrei zu signalisieren, was wir wissen möchten. Und siehe da, wir bekommen 11 Quellen und sogar noch einen Tipp zur ersten Kontaktaufnahme. NatĂŒrlich durfte der Tipp „Online-Recherche“ und „Suchmaschine“ nicht fehlen. Dennoch finden sich mit „Anbieterverzeichnissen, BranchenverbĂ€nden, Foren, Portalen, Fachmessen, Online-Communities, Fachzeitschriften und Anbieter-Websites“ und den zugehörigen kurzen ErklĂ€rungen dazu ein paar gute Anhaltspunkte.

NatĂŒrlich könnte man auch an dieser Stelle noch ergĂ€nzen, z. B. mit

  • Namen und Titel von IT- und ERP-Fachzeitschriften, mit guten MarktĂŒbersichten oder EinkaufsfĂŒhrern, sowie Titeln von Branchen-Zeitschriften mit relevanten IT- oder ERP-Schwerpunkten.
  • Namen von Fachmessen, auf der ERP-Anbieter ausstellen und Ihre Systeme zeigen.
  • Eine Liste der grĂ¶ĂŸten Player auf dem Markt und der am hĂ€ufigsten eingesetzten ERP-Lösungen (immerhin gibt es derzeit ca. 500 verschiedene ERP-Lösungen allein in Deutschland).
  • Eine konkrete Liste von Portalen, BranchenverbĂ€nden und Anbieter-Websites mit hilfreichen Infos zur ERP-Auswahl.

In den ein oder anderen unserer Klartext-Veranstaltungen zeigen wir konkrete Anlaufstellen und nennen auch Namen von Portalen, Zeitschriften und Co. Oft ist es aber auch so, dass die IT / ERP-Verantwortlichen in einem Unternehmen selbst schon einen gewissen Grundstock an Wissen mitbringen. Hier sind Impulse und DenkanstĂ¶ĂŸe oftmals völlig ausreichend. 

DarĂŒber hinaus empfehlen wir auch: Besuchen Sie Messen, Veranstaltungen, Webinare, abonnieren Sie Newsletter, IT- und ERP-Fachzeitschriften und halten Sie bei den Zeitschriften Ihrer eigenen Branche (diese haben Sie vermutlich alle im Abo) Ausschau nach Ausgaben mit IT- und ERP-Schwerpunkt.

ERP-Auswahlberater werden von ChatGPT in dieser Antwort nicht genannt, was wir erst einmal positiv bewerten. Wir selbst empfehlen den meisten Unternehmen ebenfalls die ERP-Auswahl ohne Auswahlberatung zu stemmen.

Weitere ErgÀnzungen zu Frage 9 und ein paar konkrete Tipps in eigener Sache:

Gerne geben wir Ihnen an dieser Stelle ein paar weitere, ganz konkrete Tipps, die Ihnen ChatGPT vermutlich so nicht geben kann:

  • Veranstaltung: Eine der genannten Veranstaltungen, die Sie besuchen könnten, ist ERP- und CRM-Klartext: Eine Veranstaltung, die objektiv rund um das Thema ERP- und CRM-Auswahl und EinfĂŒhrung berĂ€t – losgelöst von konkreten Systemen.
  • Webinare: Nutzen Sie gerne unsere kostenfreien Webinare (Live oder On-Demand) um ein erstes Look & Feel von den ERP-Systemen Dynamics 365 Business Central und Dynamics 365 Finance & Dynamics 365 Supply Chain Management zu bekommen. Zwei ERP-Systeme, die ganz ohne Zweifel zu den Big Playern zĂ€hlen und bei jeder Auswahl auf den Zettel gehören.
  • Anbieter-Websites: Sie befinden sich gerade auf einer Anbieter-Website. Und wenn Sie an dieser Stelle im Text angekommen sind, haben Sie uns gerade ca. 10 Minuten Ihrer Recherchezeit gewidmet. Das freut uns und wir hoffen, die Zeit war gut investiert. Falls Microsoft mit Business Central (BC) oder Finance & Supply Chain Management (FinSup) in die engere Auswahl kommen, hier noch zwei Links, mit einer Menge gebĂŒndelter Hilfe zur Selbsthilfe, die Sie vermutlich durchs Googlen nicht gefunden hĂ€tten.

www.inway.de/bc-hilfe    www.inway.de/finsup-hilfe

Frage 10: "Die Recherche ist abgeschlossen. Wir haben viele ERP-Anbieter und ERP-Systeme, die geeignet erscheinen gefunden. Wie geht es nun weiter bei unserer ERP-Auswahl?"

 

Wir meinen dazu:

Ob nun durchs Googlen, ĂŒber Portale und Fachzeitschriften, den Besuch von Veranstaltungen und Messen, oder ĂŒber Kontakte, Empfehlungen und lokale Gegebenheiten: Am Ende Ihrer Recherchephase haben Sie viele mögliche Systeme und interessante Anbieter zusammengetragen. Wir haben ChatGPT ein letztes Mal gefragt und wollen wissen, wie es an dieser Stelle weitergeht.

Leider, und hier schließt sich ein bisschen der Kreis zu Frage 1, lĂ€sst sich mit der letzten Antwort sehr wenig anfangen. 17 Punkte lieferte diese, von „Anforderungen priorisieren“ bis zu „Überwachung und Optimierung“. „Auswahl treffen“ ist ĂŒbrigens Punkt 8, „Implementierungsplanung vorbereiten“ Punkt 9. Dies zeigt uns, dass sich ĂŒber die HĂ€lfte der Antworten schon gar nicht mehr mit der ERP-Auswahl, sondern bereits mit der EinfĂŒhrung und dem Support beschĂ€ftigt. Zum Abschluss leider etwas an der Frage vorbei.

NatĂŒrlich mĂŒssen die wichtigsten Kriterien definiert und alle Anforderungen priorisiert werden, als Vorbereitung und Briefing der Termine mit den potenziellen Partnern.

  • Aber wie viele Anbieter lĂ€dt man ein?
  • Was sollen die Anbieter prĂ€sentieren?
  • Wie geht es nach der ersten Runde weiter?
  • Und wann ist die Auswahl abgeschlossen?

Ginge es nach ChatGPT, so wĂŒrden die Anbieter – zumindest laut seiner Antwort auf Frage 10 – gar nicht persönlich prĂ€sentieren, sondern nur schriftliche Angebote abgeben. Ob das womöglich zielfĂŒhrender ist als PrĂ€sentation, Systemvorstellung und Kennenlernen beim Kunden sei mal dahingestellt, es entspricht einfach nicht der gĂ€ngigen Praxis.

Vermutlich hĂ€tte ChatGPT bei entsprechender Nachfrage auch die obigen Fragen zufriedenstellender beantwortet. Allerdings ist das Kontingent erschöpft denn wir wollten der KI ja maximal 10 Fragen stellen. Testen Sie die KI gerne selbst und haken Sie bei Interesse an diesen Stelle nach – oder Sie lesen noch etwas weiter und wir geben Ihnen schon einmal unsere Antwort auf die verbliebenen Fragen.

Wie viele Anbieter lÀdt man ein?

Theoretisch können Sie sich 500 ERP-Systeme zeigen lassen und dann eine Entscheidung treffen. Und viele Kunden, bei denen wir schon prĂ€sentiert haben, hatten diesen Ansatz „möglichst viele“ tatsĂ€chlich verfolgt. Andererseits gab es auch Kunden, die waren sich so sicher, dass Sie von Anfang an auf nur einen einzigen Anbieter gesetzt hatten. Wir wissen das so genau, weil wir dieser eine Anbieter schon ein paar Mal waren.

Auch wenn letzteres durchaus angenehm war, so lautet unser Ratschlag : Lernen Sie wenigstens 2 bis 3 Anbieter und Systeme kennen. Aber ĂŒbertreiben Sie es nicht. Die Anzahl von Partnern und Systemen, die Sie zum PrĂ€sentieren einladen, sollte einstellig bleiben. Sonst entsteht Ihnen ein zu großer Aufwand. FĂŒr die finale Runde und den Workshops sollten es dann im Optimalfall zwei (maximal drei) Anbieter sein.

Was sollen die Anbieter prÀsentieren?

Geben Sie jedem Anbieter zwei Termine. Im ersten Kennenlern-Termin sollen die Anbieter die Agenda bestimmen und die Möglichkeit haben, sich so zu prĂ€sentieren, wie sie es möchten. Mit allen Marketingfolien, Referenzen, Zitaten, Bewertungen usw. Sie werden schnell erkennen, ob es die „Standard-PrĂ€sentation“ ist oder ob diese PrĂ€sentation bereits auf Sie zugeschnitten wurde.

FĂŒr den zweiten Termin bestimmen Sie die Agenda und geben allen Anbietern eine Liste mit Punkten an die Hand, die Sie in der PrĂ€sentation sehen möchten und die fĂŒr Ihr Projekt wichtig sind. Verschicken Sie eine einheitliche Anforderungsliste und nennen Sie einen Mitarbeiter, der fĂŒr RĂŒckfragen zur VerfĂŒgung steht. Sicher werden einige Anbieter das Angebot nutzen und das ist auch gut so. Denn wer sich durch Eigeninitiative und proaktives Nachfragen fĂŒr die zweite PrĂ€sentation einen Wissensvorsprung erarbeitet, der hat diesen auch verdient.

Wie geht es nach der ersten Runde weiter?

Basierend auf den PrĂ€sentationen treffen Sie eine Entscheidung. Bereiten Sie diese gut vor, z. B. durch Tabellen, anhand derer Sie die Anbieter bewerten. Erstellen Sie gemĂ€ĂŸ Ihrer PrioritĂ€ten eigene Matrizen oder nutzen Sie gerne auch unser kostenfreies ERP-Auswahltool, das wir speziell fĂŒr diese Phase des Projektes entwickelt haben.

Hier noch ein wichtiger Tipp: ObjektivitĂ€t und Fachkompetenz ist wichtig, aber klammern Sie den Punkt Sympathie nicht vollstĂ€ndig aus. Schließlich suchen Sie einen Partner fĂŒr die nĂ€chsten ein bis zwei Jahre und da sind Vertrauen und Sympathie auch wichtig.

Wann ist die Auswahl abgeschlossen?

Nach den Kennenlern-Terminen und der SystemprĂ€sentation folgen die Workshops, in denen bereits konkret an Ihrer Lösung gearbeitet wird. In der Regel sind jetzt noch zwei Anbieter im Rennen. Diese Dienstleistung ist kostenpflichtig, gibt Ihnen aber einen guten Eindruck, wie Ihr kĂŒnftiger Partner arbeitet, mit Ihnen harmoniert und wer Teil des Projektteams ist. Mit Hilfe Ihrer Matrizen, eines ERP-Auswahltools oder der Ergebnisse evaluieren Sie beide Anbieter erneut – und treffen dann Ihre Entscheidung. Informieren Sie den Gewinner, sagen Sie dem Zweitplatzierten ab und dann ist die ERP-Auswahl abgeschlossen. Es folgen Vertragsverhandlungen, Kick-Off und natĂŒrlich das gesamte ERP-Implementierungsprojekt, sprich die ERP-EinfĂŒhrung. Aber darĂŒber reden wir mit ChatGPT zu einem anderen Zeitpunkt 


Noch ein abschließender Tipp:

Wenn der Zweitplatzierte das GesprĂ€ch mit Ihnen sucht und um Feedback bittet, verweigern Sie dies nicht. Das gilt ĂŒbrigens auch fĂŒr alle weiteren Anbieter, die ausgeschieden sind. Schon oft haben wir erlebt, dass kurz nach Projektstart der Zweite oder gar der Dritte doch noch zum Ersten wurde und da erleichtert ein freundliches „Auf Wiedersehen“ zuvor die erneute Kontaktaufnahme und die kommende Zusammenarbeit enorm. DarĂŒber hinaus ist es ein Gebot der Fairness.


Fazit

Mit 10 Fragen haben wir versucht zu erfahren, was ChatGPT zum Thema ERP-Auswahl alles weiß. NatĂŒrlich konnten wir als Experten bei dem Thema ERP-Auswahl und ERP-EinfĂŒhrung

  • an den meisten Stellen wichtige Punkte ergĂ€nzen,
  • die Relevanz und Dringlichkeit mancher Dinge besser begrĂŒnden,
  • und wir haben Beispiele aus der Praxis parat, die die KI (noch) nicht kannte.

Dennoch: inhaltlich kamen wir mit 10 Fragen sehr weit und es waren auch einige gute RatschlĂ€ge dabei . 

Anderseits – und jetzt kommt leider doch ein sehr großes „Ja aber“:

  • Man muss bei der KI genau wissen, was man fragt.
  • Man muss die Frage richtig, teils sehr spitz und in Form von Doppelfragen formulieren
  • und man sollte die Antwort auf die Frage schon kennen.

Denn kennt man die Antwort nicht, weiß man vermutlich gar nicht, das wichtige Hinweise fehlen, oder die Antwort eigentlich nur gestreift wurde.

DarĂŒber hinaus stehen die einzelnen Punkte jeder Antwort relativ gleichgewichtet nebeneinander und fĂŒr alle, die sich nicht auskennen, ist es schwer zu bewerten, welche der vielen Punkte in den Antworten wichtig sind und wo es nur ein selbstverstĂ€ndlicher Allgemeinplatz ist. Dennoch war es interessant zu sehen, was ChatGPT zur ERP-Auswahl alles weiß und auf welche Ideen die KI kommt. Gerne werden wir in unserer nĂ€chsten ERP-Klartext-Veranstaltung einen Platz fĂŒr ChatGPT freihalten.

Linie
Sie haben Fragen?
Kontakt
Kontakt

Inway Blog abonnieren

Blog abonnieren