Preis- und Lizenzmodell von Microsoft Dynamics 365
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So nutzen Sie Synergien und finden die günstigsten Lizenzpreise
Betrachtet man das Preis- und Lizenzmodell von Microsoft über die vergangenen Jahre, zeigt sich eines sehr deutlich: Es befindet sich in einem ständigen Wandel.
Selten geht es lediglich um einfache Preisanpassungen. Meistens bringen Preisupdates strukturelle Änderungen mit sich. Teilweise sind diese auch sehr grundlegend, wie beispielsweise:
- die Abkehr vom One-Size-fits-All-Ansatz hin zur Lizenzierung à la Carte im Oktober 2019
- die Einführung des New Commerce Experience (NCE) mit der preislichen Unterscheidung zwischen Monats-, Jahres- und Drei-Jahresabos im Februar 2022
Über all diese Entwicklungen haben wir in den vergangenen Jahren ausführlich berichtet.
Unser bisheriger und viel gelesener Überblicksartikel zum Pricing & Licensing von Microsoft Dynamics 365 entstand im Frühling 2023 und wurde seither regelmäßig aktualisiert. Zuletzt im November 2025. Doch inzwischen hat sich zu viel verändert, so dass eine weitere Aktualisierung kaum noch sinnvoll ist.
Deshalb starten wir mit diesem Beitrag noch einmal komplett neu und präsentieren einen aktuellen, umfassenden Leitfaden zum Preis- und Lizenzmodell von Microsoft Dynamics 365 – mit allen relevanten Informationen, den neuesten Änderungen und zahlreichen Tipps, wie Sie Synergien optimal nutzen und Ihre Lizenzkosten dadurch spürbar reduzieren.
Hinweis:
Das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central klammern wir in diesem Beitrag weitgehend aus. Denn aufgrund einiger Besonderheiten haben wir zum Pricing von Business Central einen eigenen Blogbeitrag veröffentlicht.
Zum Pricing & Licensing von Business Central
Gleiches gilt für das CRM-System Dynamics 365 Sales, bei welchem wir das Pricing & Licensing ebenfalls in einem separaten Beitrag ausführlich beschrieben haben.
Zum Pricing & Licensing von Dynamics 365 Sales
- Die Grundpreise von Microsoft Dynamics 365 im Überblick
- Abomodell und Zahlweise
- Die wichtigsten User-Typen
- Synergien im Lizenzmodell: Basis- und Zusatzlizenzen optimal nutzen
- Die Einflussfaktoren Zahlweise und Abodauer
- Übersicht aller Preise im Dynamics 365 Preis- und Lizenzmodell
- Fazit: Mit dem richtigen Knowhow sparen Unternehmen spürbar bei ihren Lizenzen
1. Die Grundpreise von Microsoft Dynamics 365 im Überblick
Bevor wir tiefer in das Preis- und Lizenzmodell einsteigen, beginnen wir mit einem kompakten Überblick über die Grundpreise
- der wichtigsten Microsoft-Dynamics 365 Anwendungen
- und der wichtigsten Nutzer-Typen.
Diese Zahlen dienen Ihnen als erste Orientierung. Sie entsprechen den offiziellen Listenpreisen, wie Sie diese auch auf der Microsoft-Website finden. In der Praxis werden die Preise bei Microsoft allerdings nur produktweise dargestellt – alle Dynamics 365 Preise im Überblick auf einer einzigen Seite finden Sie hier nicht. Deshalb fassen wir sie hier für Sie gleich zu Beginn des Beitrages zusammen.
Preistabelle 1: Preise der wichtigsten Dynamics 365 Anwendungen
Preistabelle 2: Preise der wichtigsten User-Typen
Hinweis: Die gezeigten Preise gelten jeweils pro Nutzer, im Jahresabo und bei jährlicher Zahlweise. Dies ist nur eine der möglichen Lizenzierungsoptionen. Je nach Laufzeit, Zahlungsweise und Lizenztyp können sich die anfallenden Kosten deutlich unterscheiden. Mehr dazu beschreiben wir in den folgenden Abschnitten.
2. Abomodell und Zahlweise
Mit der ersten Preistabelle haben Sie neben den Lizenzkosten auch einen Überblick über die verschiedenen Anwendungen des Microsoft Ökosystems erhalten. Es deckt alle zentralen Geschäftsbereiche mittelständischer Unternehmen ab. Doch welche Anwendung erfüllt welche Aufgabe? Und wie greifen die vielen Lösungen ineinander?
Bevor wir tiefer in die Synergien und Kombinationen einsteigen, folgt hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Arbeitsbereiche innerhalb von Dynamics 365. Da wir die Lösungen alle sehr ausführlich auf unserer Homepage beschreiben, halten wir die Erläuterungen an dieser Stelle bewusst knapp.
2.1 Überblick der wichtigsten Arbeitsbereiche von Dynamics 365
- Dynamics 365 Sales: Das CRM-System professionalisiert Ihren digitalen Vertrieb und bietet neue Möglichkeiten in der Organisation und der Steuerung Ihrer Vertriebsaktivitäten.
- Dynamics 365 Customer Service: Die Lösung strukturiert Ihren Kundenservice und hilft Ihnen, Anfragen, Fälle und Serviceprozesse effizient zu dokumentieren und zu bearbeiten.
- Dynamics 365 Field Service: Unterstützt Ihren technischen Außendienst mit digitaler Einsatzplanung, mobilen Workflows und vernetzten Serviceprozessen – von der Wartung bis zur Reparatur.
- Dynamics 365 Finance: Das ERP-System für größere oder international aufgestellte Unternehmen digitalisiert und harmonisiert Ihre Buchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenverwaltung und Compliance-Prozesse.
- Dynamics 365 Supply Chain Management: Das ERP-System optimiert komplexe Lieferketten und Produktionsabläufe und unterstützt Unternehmen mit vielen Standorten, hohen Warenströmen und anspruchsvollen Logistikprozessen.
- Dynamics 365 Commerce: Die Commerce-Lösung verbindet stationären Handel, POS und E-Commerce und schafft ein konsistentes Kundenerlebnis über alle Verkaufskanäle hinweg.
- Dynamics 365 Human Resources: Das Tool digitalisiert Ihre HR-Prozesse und schafft Transparenz im Personalmanagement.
- Dynamics 365 Project Operations: Die integrierte Lösung für projektorientierte Unternehmen hilft Ihnen dabei, Ihre Projekte vollständig und durchgängig abzubilden.
- Dynamics 365 Business Central: Das ERP-System vereint Finanzwesen, Einkauf, Vertrieb, Lager, Projekte und Produktion in einer Lösung. Das Pricing & Licensing von Business Central haben wir Ihnen hier auf unserem Blog beschrieben: Pricing & Licensing von Business Central.
2.2 Professional, Enterprise, Premium
Viele der Dynamics 365 Anwendungen gibt es in mehreren Ausbaustufen.
Bei Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Customer Service stehen Ihnen jeweils drei Varianten zur Verfügung: Professional, Enterprise und Premium. Die Unterschiede haben wir an anderer Stelle auf unserer Homepage bereits ausführlich dargestellt.
Bei Dynamics 365 Finance und Dynamics 365 Supply Chain Management gibt es zwei Varianten: Standard und Premium.
Hier lassen sich die Unterschiede wie folgt zusammenfassen
Finance / SCM Standard | Finance / SCM Premium |
|---|---|
Enthält alle Kernfunktionen für Finanz- oder Lieferkettenprozesse. | Enthält alle Standard-Funktionen plus zusätzliche Module für besonders komplexe Szenarien. |
Eignet sich für mittelständische Unternehmen mit anspruchsvollen, aber klar abgegrenzten Abläufen. | Geht über den Standard hinaus und bietet unter anderem darüber hinaus detailliertere Produktionssteuerung, erweiterte Kostenanalysen, mehr Industriefunktionalitäten und noch tiefere Compliance-Mechanismen. |
Fokus liegt auf klassischen ERP-Szenarien (Finanzen, Logistik, Produktion, Planung). | Wird meist von Unternehmen benötigt, die international agieren, hohe Skalierungsanforderungen haben und regulierten Branchen angehören. |
Zusammengefasst: Finance und SCM im Standard decken den Großteil des klassische ERP-Bedarfes ab. Premium erweitert das System um Funktionen für besonders anspruchsvolle oder hochregulierte Prozesslandschaften.
3. Die wichtigsten User-Typen
In der zweiten Preistabelle haben Sie ebenfalls schon gesehen, dass es für Dynamics 365 nicht nur „Vollnutzer“-Lizenzen gibt, sondern auch weitere User-Typen.
Da in vielen Unternehmen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht alle Funktionen benötigen – manchmal genügen sogar reine Leserechte – bietet Microsoft für alle Arbeitsbereiche günstigere Lizenztypen mit reduziertem Funktionsumfang an.
Die gängigsten dieser Lizenztypen heißen:
- Device User
- Activity User
- Team Member
- Human Resources Self-Service
Nicht alle Lizenztypen stehen in jeder Anwendung zur Verfügung. Zudem gibt es den Device User in zwei Varianten:
- einen Device User für die Customer Engagement Anwendungen (CRM: Sales, Customer Service, Field Service)
- einen Device User für die Unified Operations Anwendungen (ERP: Finance, Supply Chain Management)
3.1 Die Berechtigung der einzelnen User Typen
Die folgende Grafik zeigt, welche Aufgaben die verschiedenen User-Typen im Microsoft Dynamics 365 Umfeld typischerweise abdecken. Sie verdeutlicht, wie stark sich die Lizenzstufen im Funktionsumfang unterscheiden – von der vollumfänglichen Steuerung zentraler Prozesse bis hin zu einfachen Self-Service-Funktionen.
- Full User (Manager): Vollnutzer greifen auf sämtliche Funktionen einer Anwendung zu.
- Activity User (Sachbearbeiter): Activity User verfügen über erweiterte, aber nicht vollständige Bearbeitungsrechte.
- Team Member (Arbeiter): Team Member decken grundlegende operative Tätigkeiten ab.
- Human Resources Self Service (Arbeiter): Diese Lizenz richtet sich an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die ausschließlich ihre eigenen HR-Daten verwalten.
- Device User (Gerät): Device-Lizenzen werden einem Gerät statt einer Person zugeordnet. Sie eignen sich für gemeinsam genutzte Arbeitsstationen wie Kassenterminals (POS), mobile Endgeräte im Lager, stationäre Lager-PCs.
3.2 Welchen Usertypen gibt es für welche Anwendung
| Lizenztyp | Verfügbare Anwendung (Stand 2025) | Kurzbeschreibung |
|---|---|---|
| Device User (CRM / Customer Engagement) | Sales Enterprise, Customer Service, Field Service | Gerätelizenz für gemeinsam genutzte Terminals |
| Device User (ERP / Unified Operations) | Finance, Supply Chain Management | Gerätelizenz für Lager, Produktion, Werkstatt |
| Activity User | Finance, Commerce, Supply Chain Management | Eingeschränkter Nutzer mit operativen Rechten |
| Team Member | Alle Arbeitsbereiche | Leichtlizenz für Nutzer mit kleinen Aufgaben |
| HR Serf-Service | Human Resources | Mitarbeiterzugriff auf eigene HR-Daten |
3.3 Warum es sich lohnt, sich mit unterschiedlichen User-Typen zu befassen
Die Wahl des richtigen User-Typs hat großen Einfluss auf Ihre gesamten Lizenzkosten. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt eine Vollversion. Häufig reicht eine günstigere Team Member oder Activity User Lizenz. Und in anderen Szenarien ist ein Device User die Lizenz der Wahl, wenn sich beispielsweise mehrere Personen ein Gerät teilen – etwa im Lager, in der Fertigung oder im Service.
Die Lizenzkosten ergeben sich deshalb nicht aus der Anzahl der Mitarbeiter, sondern aus dem richtigen Mix aus Vollnutzer-, Team-Member-, Activity- und Device-Lizenzen. Dieser Mix unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen – und oft sogar von Abteilung zu Abteilung. Ihn optimal zu bestimmen ist eine der zentralen Herausforderungen.
Wir helfen Ihnen beim Sparen von Lizenzkosten
Wie Sie sehen, lohnt es sich also, sich mit den einzelnen User-Typen und deren Rechten zu befassen. Denn mit einem passenden Mix lassen sich Ihre monatlichen Kosten oft deutlich reduzieren. Wir unterstützen Sie gerne dabei, den optimalen Lizenzmix für Ihr Unternehmen zu finden.
4. Synergien im Lizenzmodell: Basis- und Zusatzlizenzen optimal nutzen
Microsoft Dynamics 365 bietet Unternehmen die Möglichkeit, mehrere Anwendungen effizient miteinander zu kombinieren. Damit dies für Kunden finanziell attraktiv bleibt, gibt es seit Oktober 2019 das Konzept aus Basislizenz und günstigerer Zusatzlizenz. Dieser Ansatz ist einer der wichtigsten Hebel, um Lizenzkosten spürbar zu reduzieren. Voraussetzung: Kenntnis der wichtigsten Regeln.
4.1 Die wichtigsten Regeln bei Basis- und Zusatzlizenz
Für die Kombination mehrerer Dynamics 365 Anwendungen gelten folgende Grundsätze:
- Ein Arbeitsbereich = eine Lizenz = eine Basislizenz: Benötigt ein Nutzer nur eine Anwendung (z. B. ausschließlich Sales oder ausschließlich Finance), reicht hierfür eine Lizenz. Die ist dann immer die entsprechende Basislizenz.
- Mehrere Arbeitsbereiche = Basislizenz + Zusatzlizenzen: Arbeitet ein Nutzer in mehreren Bereichen (z. B. Finance und Supply Chain Management), benötigt er für jeden Bereich eine Lizenz. Eine der Lizenzen wird zur Basislizenz, für die anderen genügen Zusatzlizenzen.
- Die Basislizenz ist immer die teuerste Lizenz: Die teuerste der benötigten Anwendungen eines Nutzers wird automatisch zur Basislizenz. Alle anderen Anwendungen (auch die im Preis identischen) bekommen Nutzer dann zum Preis der günstigeren Zusatzlizenz – sofern sie nicht zu den Premium-Ausnahmen gehören (siehe Punkt 4.2).
- Basis- und Zusatzlizenzen sind funktional identisch: Der Preisunterschied hat keinerlei Auswirkung auf den Funktionsumfang. Eine Zusatzlizenz bietet immer die vollständigen Funktionen der jeweiligen Anwendung – nur zu einem geringeren Preis.
- Alle Lizenztypen sind in allen Abo-Modellen verfügbar: Egal ob als Basis- oder Zusatzlizenz: Sie können alle Lizenzen in einem Monatsabo, Jahresabo oder Drei-Jahresabo erwerben – und auch die Zahlweise individuell bestimmen (Mehr dazu in Punkt 5).
4.2 Premium Produkte – die Ausnahmen der Regel
Alle Premium-Anwendungen (Sales, Customer Service, Finance und SCM) gibt es nicht als Zusatzlizenz. Wenn Sie die High-End Version dieser Anwendungen erwerben, zahlen Sie also immer die Kosten der Basislizenz. So kann es passieren:
- Dass Sie einem Nutzer, der z. B. Sales Premium UND Finance (Standard) benötigt, mit zwei Basis-Lizenzen ausstatten müssen und das, obwohl Sales Premium im Preis günstiger ist wie Finance.
- Und auch für SCM Premium und Finance Premium benötigen Sie zwei Basislizenzen. (Beispiel gilt analog für Sales Premium und Customer Service Premium.)
- Finance und SCM im Standard hingegen folgt den Regeln des klassischen Synergie-Szenarios. Hier wird eine Anwendung zur Basislizenz, die andere zur Zusatzlizenz. (Beispiel gilt analog für die Professional und die Enterprise Versionen von Sales und Customer Service.)
Kurz gesagt: Premium-Produkte sind die Ausnahmen im Preis und Lizenzmodell.
Sie lassen sich durch Synergien nicht vergünstigen und müssen immer zum Preis einer Basislizenz lizensiert werden
5. Die Einflussfaktoren Zahlweise und Abodauer
Neben den eigentlichen Lizenztypen bestimmen zwei weitere Faktoren den endgültigen Preis:
- Die Abodauer
- Die Zahlweise
Microsoft bietet hier bei all seinen Anwendungen ein hohes Maß an Flexibilität. Jede Kombination wirkt sich auf die monatlichen bzw. jährlichen Lizenzkosten aus.
5.1 Abomodelle
Für Dynamics 365 Anwendungen stehen Ihnen drei Laufzeiten zur Verfügung:
Monatsabo
- Vorteil: Maximale Flexibilität, monatlich kündbar
- Nachteil: 20 % teurer als die Jahres- oder Drei-Jahresvarianten
- Zahlweise: nur monatlich
Jahresabo
- Vorteil: Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, ein Jahr Preisgarantie
- Nachteil: Bindung für zwölf Monate
- Zahlweise: monatlich oder jährlich
Drei-Jahresabo
- Vorteil: Drei Jahre Preisgarantie, langfristige Planungssicherheit
- Nachteil: Geringe Flexibilität, langfristige Bindung
- Zahlweise: monatlich, jährlich oder einmalig für drei Jahre
Praxis-Tipp: Für viele Unternehmen ist das Jahresabo der sinnvollste Mittelweg.
5.2 Zahlweisen
Unabhängig vom gewählten Abomodell stehen verschiedene Zahlungsrhythmen zur Verfügung:
Monatliche Zahlweise
- Vorteil: Keine hohe Vorauszahlung, volle Liquidität
- Nachteil: Immer teurer als jährliche oder dreijährige Zahlung
- Gilt für alle Abomodelle
Jährliche Zahlweise
- Vorteil: Eine der günstigsten Varianten
- Nachteil: Einmalige größere Zahlung pro Jahr
- Gilt für Jahres- und Drei-Jahresabo
Dreijährige Zahlweise
- Vorteil: Ebenfalls günstig (monatlich heruntergerechnet), langfristige Preisstabilität
- Nachteil: Hohe Einmalinvestition
- Gilt nur im Drei-Jahresabo
Wichtig: Neben der Preisgarantie bringt die dreijährige Zahlweise derzeit keinen zusätzlichen finanziellen Vorteil gegenüber der jährlichen Zahlung – beide sind preislich vollkommen identisch. In der Praxis entscheiden sich die meisten Unternehmen daher für die monatliche oder jährliche Zahlweise.
6. Übersicht aller Preise
Jetzt, da Sie alle Fakten kennen, zeigen wir Ihnen die entsprechenden Preise – für alle Abomodelle und alle Zahlweisen.
6.1 Preise der Dynamics 365 Anwendungen – im Monatsabo, bei monatlicher Zahlweise
6.2 Preise der Dynamics 365 Anwendungen – im Jahres- oder Drei-Jahresabo, bei monatlicher Zahlweise
6.3 Preise der Dynamics 365 Anwendungen – im Jahres- oder Drei-Jahresabo, bei jährlicher oder dreijähriger Zahlweise
Sie vermissen die Preise für Business Central?
Für dieses ERP-System haben wir das Pricing & Licensing in einem separaten Blogbeitrag zusammengefasst, den Sie hier auf unserer Homepage lesen können:
Zum Pricing & Licensing von Business Central
6.4 Preise der Dynamics 365 User-Typen – im Monatsabo, bei monatlicher Zahlweise
6.5 Preise der Dynamics 365 User-Typen – im Jahres- oder Drei-Jahresabo, bei monatlicher Zahlweise
6.6 Preise der Dynamics 365 User-Typen – im Jahres- oder Drei-Jahresabo, bei jährlicher oder dreijähriger Zahlweise
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7. Fazit:
Mit dem richtigen Knowhow sparen Unternehmen spürbar bei ihren Lizenzen
Das Preis- und Lizenzmodell von Microsoft Dynamics 365 ist vielfältig – und genau darin liegen die größten Herausforderungen und der größte Vorteil zugleich. Unternehmen haben heute mehr Möglichkeiten denn je, Lösungen passgenau zu kombinieren, Synergien zu nutzen und Lizenzkosten gezielt zu optimieren.
Einige zentrale Punkte lassen sich festhalten:
- Die Basis- und Zusatzlizenz-Logik ist einer der wichtigsten Hebel, um Anwendungen kosteneffizient zu kombinieren. Wer die Mechanik dahinter versteht, spart schnell mehrere hundert Euro pro Nutzer pro Monat.
- Die Wahl der User-Typs ist ebenfalls entscheidend. Nicht jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin benötigt eine Vollversion – oft reichen Team Member, Activity oder Device User.
- Abodauer und Zahlweise beeinflussen ebenfalls die tatsächlichen Kosten. Das Jahresabo bei jährlicher Zahlweise bleibt für viele Unternehmen die optimale Mischung aus Flexibilität und Preis.
- Synergien zwischen den Anwendungen entscheiden am Ende über den Gesamtpreis. Besonders bei der Kombination aus ERP- und CRM-Lösungen ist der richtige Lizenzmix entscheidend.
Mit einem klaren Verständnis des Lizenzmodells, einer genauen Analyse der Nutzerrollen und der passenden Kombination aus Basis-, Zusatz- und User-Lizenzen lassen sich Dynamics-365-Lösungen extrem effizient betreiben.
Wenn Sie herausfinden möchten, welcher Lizenzmix für Ihr Unternehmen der optimale ist, unterstützen wir Sie gerne – transparent, strukturiert und mit echtem Fokus auf Kostenersparnis. Nutzen Sie einfach das untenstehende Formular für Ihre Fragen und treten Sie mit uns in Kontakt.
