Neues integriertes Qualitätsmanagement-Modul im ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central
Teilen:
Kernfunktionen, Vorteile, Best Practices und Ausblick
In der Dynamics 365 Business Central Wave 2 / 2025 hat Microsoft ein neues, nativ integriertes Qualitätsmanagement-Modul angekündigt. Dies wird ab April 2026 sukzessive für alle Business Central Anwender ausgerollt.
Ziel des neuen Moduls ist es, Qualitätsprüfungen direkt im Business Central abzubilden – strukturiert, nachvollziehbar und direkt in den ERP-Workflow integriert. Zusätzlich zu mehreren Drittanbieter-Lösungen steht Qualitätsmanagement dann auch im Standard von Business Central zur Verfügung.
- Bedeutung des Moduls: Warum es wichtig ist, Qualitätsmanagement im Standard einzusetzen.
- Kernfunktionen: Was das neue Qualitätsmanagement-Modul in Business Central kann.
- Vorteile: Wie Sie konkret von dem Qualitätsmanagement-Modul profitieren.
- Best Practices: Tipps und Empfehlungen für die Einführung des Moduls in der Praxis.
- Einordnung & Ausblick: Release-Status, Grenzen des Moduls und wann Erweiterungen sinnvoll sind.
1. Warum es wichtig ist, Qualitätsmanagement im Standard zu haben
Qualitätsmanagement ist längst kein „Nice-to-have“ mehr. In vielen Unternehmen entscheidet die Qualität von Produkten und Prozessen direkt über Kundenzufriedenheit und Reklamationsquoten – und damit nicht zuletzt über den wirtschaftlichen Erfolg. Gleichzeitig steigen die Anforderungen: strengere regulatorische Vorgaben, höhere Erwartungen von Kundinnen und Kunden und mehr Transparenz entlang der Lieferkette.
In der Praxis wurde Qualitätsmanagement in Business Central außerhalb des Standards abgebildet – etwa über manuelle Checklisten, Excel-Listen, Power-Automate-Flows oder Drittanbieter-Lösungen.
Das funktionierte zwar, brachte aber Einschränkungen mit sich wie:
- Qualitätsprüfungen waren nicht vollständig in die operativen Prozesse integriert
- Ergebnisse waren oft nicht revisionssicher dokumentiert
- Medienbrüche führten zu manuellem Mehraufwand und einer höheren Anfälligkeit für Fehler
- Auswertungen erforderten zusätzlichen manuellen Aufwand
Genau hier setzt das neue Qualitätsmanagement-Modul an: Mit der Integration in den Standard wird das Qualitätsmanagement nicht mehr nebenbei organisiert, sondern es ist direkt in Ihren ERP-Prozess verankert.
Der entscheidende Unterschied zu früher: Qualitätsprüfungen werden nicht mehr als isolierte Sonderprozesse (außerhalb Ihres ERP-Systems) betrachtet, sondern als fester Bestandteil Ihrer gesamten Wertschöpfungskette. Sie können Prüfungen systembasiert auslösen, Ergebnisse strukturiert dokumentieren und alles direkt über das ERP-System steuern. Das erhöht die Transparenz und hilft Ihnen zu einer sauberen Datenbasis.
Für viele Unternehmen ist die Einführung dieses Moduls der optimale Weg zu einem standardisierten, wartbaren und auditfähigen Qualitätsmanagement direkt im eigenen ERP-System.
2. Was das neue Qualitätsmanagement-Modul in Business Central kann
Mit dem neuen Qualitätsmanagement-Modul stellt Microsoft erstmals standardisierte Funktionen für Qualitätsprüfungen direkt in Ihrem ERP-System bereit. Der Kerngedanke: Sie lösen Qualitätsprüfungen gezielt dort aus, wo diese fachlich sinnvoll sind.
Anbei ein Überblick über die wichtigsten Möglichkeiten und Funktionen des Qualitätsmanagement-Moduls:
2.1 Sie führen Qualitäts-Checks durch, und zwar:
- nach Wareneingängen aus dem Einkauf,
- nach Produktionsrückmeldungen,
- nach Montage- bzw. Assembly-Ausgängen,
- manuell oder zeitgesteuert in regelmäßigen Intervallen.
Das Modul bietet Ihnen damit Qualitätsprüfungen entlang vieler zentraler Prozesse.
2.2 Sie können nun sehr granular festlegen:
- für welche Artikel, Artikelgruppen, Chargen oder Seriennummern Prüfungen gelten,
- wann eine Prüfung ausgelöst wird (z. B. bei Buchung, nach Output oder zeitbasiert),
- welche Parameter geprüft werden (z. B. Gewicht, Maße, Dichte, Sichtprüfung),
- ob Sie Stichproben oder externe Analysen berücksichtigen möchten.
Das Modul bietet Ihnen also die Möglichkeit sehr flexibel zu prüfen.
2.3 Sie bündeln Prüfparameter. Je nach Ergebnis können Artikel:
- freigegeben,
- gesperrt,
- in Quarantäne-Lagerorte überführt werden.
Das Modul ermöglicht es Ihnen, integrierte Prüfpläne zu definieren und Artikel bei nicht bestandener Prüfung automatisch zu sperren.
2.4 Statusübersichten werden bereitgestellt, etwa:
- zum Qualitätsstatus von Artikeln,
- zu Qualitätsaufträgen und Analysezertifikaten,
- zu Qualitätszertifikaten, die insbesondere für Compliance- und Audit-Zwecke relevant sind.
Damit bietet Ihnen das Modul strukturierte Übersichten und grundlegende Auswertungsmöglichkeiten.
3. Wie Sie konkret von dem Qualitätsmanagement-Modul profitieren
Mit dem neuen Qualitätsmanagement-Modul bringt Microsoft die Qualitätssicherung dorthin, wo sie hingehört: direkt in die operativen Prozesse von Dynamics 365 Business Central.
Daraus ergeben sich mehrere konkrete Vorteile.
3.1 Höhere Produkt- und Prozesssicherheit
Durch klar definierte Prüfungen und Prüfpläne wird Qualität nicht dem Zufall überlassen. Fehler oder Abweichungen werden frühzeitig erkannt – und zwar bevor Ihre Produkte weiterverarbeitet, ausgeliefert oder verbaut werden. Das reduziert Ausschuss, Nacharbeit und Folgekosten.
3.2 Weniger Reklamationen und Rückläufer
Qualitätsprobleme identifizieren Sie bereits beim Wareneingang, in der Produktion oder bei der Montage. Fehlerhafte Ware erreicht Ihre Kunden erst gar nicht. Das wirkt sich direkt positiv auf Reklamationsquoten, Kundenbeziehungen und Serviceaufwand aus.
3.3 Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Sie dokumentieren alle Prüfergebnisse strukturiert im System und verknüpfen diese direkt mit Artikeln, Chargen oder Prozessen. Das erleichtert Ihnen die internen Auswertungen sowie die Vorbereitung auf Audits oder Zertifizierungen.
3.4 Bessere Steuerung von Lieferantenqualität
Durch die systematische Erfassung von Prüfergebnissen erkennen Sie schnell Auffälligkeiten in der Qualität bei Lieferanten. Darüber hinaus erhalten Sie belastbare Daten, um Gespräche mit Ihren Lieferanten faktenbasiert zu führen oder um Einkaufsentscheidungen anzupassen.
3.5 Standard statt individueller Lösungen
Wie schon angesprochen liegt ein großer Vorteil im integrierten Standard: Qualitätsmanagement wird nicht mehr über Excel und Co. abgebildet. So reduzieren Sie Ihren Pflegeaufwand und vermeiden Fehler.
3.6 Unterstützung bei Compliance und Audits
Ihnen stehen Qualitätszertifikate, Analysezertifikate und Statusübersichten zentral im ERP-System zur Verfügung. Das erleichtert Ihnen den Nachweis von Qualitätsstandards und unterstützt Sie bei regulatorischen Anforderungen sowie bei Audits.
4. Tipps und Empfehlungen für die Einführung des Moduls in der Praxis
Der Einstieg ins Qualitätsmanagement-Modul ist nicht kompliziert. Hier sind ein paar Tipps aus der Praxis, damit Sie gleich loslegen können:
4.1 Klein starten und gezielt erweitern
Statt sofort alle Artikel und Prozesse in Ihr Qualitätsmanagement einzubeziehen, sollten Sie mit kritischen oder besonders relevanten Artikeln beginnen. So testen Sie Abläufe, sammeln Erfahrungen und erhöhen die Akzeptanz im Team.
4.2 Prüfungen klar definieren
Sie sollten Qualitätsprüfungen eindeutig und nachvollziehbar definieren. Dazu gehören verständliche Prüfparameter sowie klare Kriterien fürs Bestehen und Nichtbestehen. Je einfacher und eindeutiger diese Vorarbeit, desto geringer ist der Interpretationsspielraum später im Tagesgeschäft.
4.3 Quarantäne-Lagerorte konsequent nutzen
Für nicht bestandene Prüfungen sollten Sie separate Quarantäne-Lagerorte einrichten. So stellen Sie sicher, dass gesperrte Artikel nicht versehentlich weiterverarbeitet oder ausgeliefert werden.
4.4 Prozesse vor dem Go-Live testen
Gerade fürs Lager und die Produktion sollten Sie die Prozesse in einer Testumgebung realitätsnah prüfen. So erkennen Sie frühzeitig, wie sich Qualitätsprüfungen auf Durchlaufzeiten, Buchungen und Folgeprozesse auswirken.
4.5 Schulung und Verantwortlichkeiten nicht unterschätzen
Das Modul nützt Ihnen nur, wenn Ihre Mitarbeiter es korrekt einsetzen und die Ergebnisse sauber erfassen. Sie sollten deshalb unbedingt die Zuständigkeiten klären und Ihr Personal schulen – dies gilt insbesondere für die Mitarbeiter in Lager, Produktion und Qualitätssicherung.
4.6 Auswertungen früh mitdenken
Das Modul gibt Ihnen Statusübersichten an die Hand, ersetzt jedoch kein umfassendes Reporting. Sie sollten daher früh entscheiden, welche Qualitätskennzahlen relevant sind und wie Sie diese auswerten möchten.
5. Release-Status, Grenzen des Moduls und wann Erweiterungen sinnvoll sind
Auch wenn das neue Qualitätsmanagement-Modul einen großen Schritt für Dynamics 365 Business Central darstellt, lohnt sich eine realistische Einordnung – insbesondere im Hinblick auf Verfügbarkeit, Funktionsumfang und Einsatzgrenzen.
5.1 Release-Status und Verfügbarkeit
Microsoft hat das Qualitätsmanagement-Modul im Rahmen der Business Central Wave 2 / 2025 angekündigt.
- Public Preview: seit November 2025
- General Availability: ab April 2026
Hinweis: Das Modul wird als Extension ausgeliefert. In neu bereitgestellten Business-Central-Umgebungen ist die Erweiterung dann automatisch installiert. In bestehenden Umgebungen muss sie ergänzt werden. Da der Rollout schrittweise erfolgt, können Zeitpunkt und Funktionsumfang je nach Umgebung, Version und Region variieren.
5.2 Was das Modul (noch) nicht leistet
Wichtig: Das Qualitätsmanagement-Modul deckt zentrale Anforderungen im Standard ab, ersetzt jedoch keine spezialisierten QM-Systeme. Folgende Punkte sollten Sie deshalb berücksichtigen:
- Das Modul beinhaltet noch kein vollwertiges Standard-Reporting. Für Kennzahlen, Trends oder Dashboards empfehlen wir Ihnen die Anbindung von Power BI.
- Erweiterte QM-Funktionen (komplexe Stichprobenpläne, Geräte- und Messmittelkalibrierung oder mehrstufige Freigabeprozesse) sind (noch) nicht Teil des Moduls.
5.3 Wann der Standard ausreicht – und wann Erweiterungen sinnvoll sind
Vor allem für mittelständische Unternehmen bietet das neue Modul eine sehr gute Basis, um Qualitätsmanagement strukturiert und revisionssicher im ERP-System abzubilden.
Erweiterungen oder spezialisierte Lösungen sind nur dann sinnvoll, wenn Sie:
- stark regulierte Branchenanforderungen haben,
- umfangreiche statistische Auswertungen benötigen
- komplexe Prüf- und Freigabestrukturen abbilden müssen.
Fazit
Microsoft schafft mit dem neuen Qualitätsmanagement-Modul erstmals eine integrierte Standardlösung, mit der Unternehmen Qualität direkt im ERP-Prozess steuern. Qualitätsprüfungen lassen sich strukturiert, nachvollziehbar und prozessnah abbilden – vom Wareneingang über die Produktion bis zur Montage. Auch wenn das Modul aktuell nicht alle spezialisierten Anforderungen eines umfassenden Qualitätsmanagementsystems abdeckt, so ist es ein klarer Fortschritt.
Für mittelständische Unternehmen bedeutet dies den Abschied von individuellen Workarounds, Excel-Lösungen und Medienbrüchen – und den Einstieg in ein wartbares und auditfähiges Qualitätsmanagement direkt im Standard von Dynamics 365 Business Central. Gerade für Unternehmen, die Qualität bislang nur eingeschränkt oder außerhalb des ERP-Systems abgebildet haben, bietet das neue Modul eine solide Grundlage. Es schafft Struktur, erhöht die Prozesssicherheit und bildet eine verlässliche Basis, auf der sich Qualitätsmanagement künftig weiterentwickeln lässt.
Sie möchten wissen, ob das neue Qualitätsmanagement-Modul zu Ihren Anforderungen passt?
Ob das integrierte Qualitätsmanagement-Modul in Dynamics 365 Business Central für Ihre Anforderungen ausreicht, hängt von Ihren Prozessen und regulatorischen Anforderungen ab. Gerne unterstützen wir Sie dabei, das Modul einzuführen, Einsatzmöglichkeiten zu bewerten und eine passende Gesamtstrategie für Ihr Qualitätsmanagement zu entwickeln.
