Eingangsrechnungen automatisieren mit dem Payables Agent in Dynamics 365 Business Central
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Manuelle Rechnungsverarbeitung: Ein unterschätzter Zeitfaktor
Die Rechnungsflut im Posteingang
Arbeitsbeginn, der erste Klick geht direkt zum Mailprogramm, um den Posteingang zu öffnen und schon ist sie da: Eine Flut an neuen Lieferantenrechnungen, die darauf wartet, bearbeitet zu werden. Für viele Mitarbeitende in der Buchhaltung beginnt der Tag genau so – mit einem tiefen Seufzer und der Aussicht auf stundenlange, repetitive Arbeit.
Denn, jede einzelne Rechnung durchläuft die gleiche, manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung: PDF öffnen, Rechnungsnummer, Datum und Beträge ablesen und in die Eingabemaske von Business Central übertragen. Dann die Positionen abtippen, die korrekten Sachkonten zuweisen. Immer begleitet von der Hoffnung, dass sich kein Tippfehler einschleicht. Ein Prozess, der nicht nur unglaublich viel Zeit kostet, sondern auch fehleranfällig ist.
Diese monotone Routinearbeit bindet nicht nur wertvolle Ressourcen, sie hält qualifizierte Fachkräfte davon ab, sich strategischen Aufgaben wie dem Controlling oder der Liquiditätsplanung zu widmen.
Die KI hilft, Zeit zu sparen
Wie viel effizienter der Arbeitstag doch ablaufen würde, mit einem digitalen Assistenten, der genau solche Prozesse sinnvoll unterstützt. Genau hier setzt der Payables Agent für Microsoft Dynamics 365 Business Central an. Als Ihr persönlicher KI-Copilot verwandelt er die mühsame Rechnungsverarbeitung in eine schnelle und effiziente Aufgabe – ganz ähnlich, wie der Sales Order Agent die Auftragserfassung per E-Mail automatisiert. So können Sie sich auf die Kontrolle statt auf die Dateneingabe konzentrieren und die gewonnene Zeit kann Ihr Team direkt in wertschöpfende Tätigkeiten investieren. Der Payables Agent ist damit ein praktisches Beispiel dafür, wie KI-gestützte Buchhaltung im Mittelstand heute schon konkret funktioniert.
Wie funktioniert der Payables Agent in Dynamics 365 Business Central?
Der Payables Agent ist ein KI-gestützter Assistent innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central, der die automatische Rechungserfassung direkt im ERP-System ermöglicht. Anstatt eingehende Rechnungs-PDFs manuell zu öffnen, zu lesen, zu interpretieren und in Einkaufsrechnungen zu übertragen, übernimmt der Agent diesen Prozess weitgehend selbstständig im Hintergrund. Für die Mitarbeitenden in der Buchhaltung bleibt dabei jederzeit transparent, was der Agent tut und warum.
Der Prozess des Agenten gliedert sich in vier zentrale Aufgaben:
- Überwachung des Postfachs: Der Agent wird auf ein zentrales Postfach (z.B. rechnungen@...) konfiguriert, welches er kontinuierlich auf neue E-Mails mit PDF-Anhängen überwacht.
- Analyse und Datenextraktion: Mittels OCR (Optical Character Recognition) analysiert der Agent die Rechnungs-PDFs und extrahiert relevante Daten wie Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und einzelne Rechnungspositionen.
- Abgleich und Identifikation: Die extrahierten Informationen werden mit den Stammdaten in Business Central abgeglichen, um den korrekten Kreditor eindeutig zu identifizieren.
- Erstellung des Entwurfs: Sind alle Daten validiert, erstellt der Agent einen Einkaufsrechnungs-Entwurf. Alle ausgelesenen Felder werden automatisch befüllt, sodass der Beleg zur Prüfung und finalen Freigabe durch einen Mitarbeiter bereitsteht.
Technisch gesehen verhält sich der Agent dabei wie ein Anwender im System: Er navigiert durch Seiten, nutzt Aktionen, liest Feldinformationen und legt Einkaufsrechnungs-Entwürfe auf Basis der vorhandenen Geschäftslogik an. Die einzelnen Schritte des Payables Agent sind dabei nicht fest programmiert. Der Agent entscheidet situativ, welche Informationen benötigt werden und wie er im jeweiligen Fall vorgeht. Dadurch kann er auch mit individuellen Feldern und Validierungsregeln umgehen.
In einem Satz zusammengefasst: Der Payables Agent liest, versteht und verarbeitet Lieferantenrechnungen direkt im ERP-System und schafft damit die Grundlage für eine deutlich schnellere, konsistentere und weniger fehleranfällige Rechnungsverarbeitung.
Die Kontrolle bleibt beim Menschen
Doch der Payables Agent ist kein autonomer Entscheider, sondern ein intelligenter Assistent, der Sie unterstützt. Das Wichtigste dabei: Die finale Kontrolle und die fachliche Verantwortung bleiben zu jeder Zeit in Ihren Händen.
Der Agent agiert nicht als „Black Box“, sondern arbeitet transparent und nachvollziehbar. Er bucht niemals eigenständig eine Rechnung. Stattdessen erstellt er lediglich einen Einkaufsrechnungs-Entwurf. Dieser Entwurf wird einem zuständigen Mitarbeiter – dem sogenannten „Agent Supervisor“ – zur Prüfung vorgelegt.
Damit sehen Sie genau, welche Daten die KI aus dem Dokument extrahiert und wie sie diese zugeordnet hat. Erst nach bewusster Prüfung und Freigabe wird aus dem Entwurf eine buchungsrelevante Rechnung. Komplexe Fälle, unklare Angaben oder Rechnungen, die eine besondere Behandlung erfordern, können so weiterhin von Ihren Mitarbeitenden in der Buchhaltung individuell gesteuert werden. Der Payables Agent nimmt also die Routine ab, die finale Entscheidung bleibt beim Menschen.
So aktivieren Sie den Payables Agent in Business Central
Die Einrichtung des Payables Agents ist denkbar einfach, denn er ist bereits Teil von Business Central. Um Ihren neuen digitalen Kollegen zu aktivieren, sind nur wenige Schritte notwendig. Im Kern geht es darum, dem Agenten ein Postfach zuzuweisen, das er überwachen soll.
- Richten Sie ein zentrales Postfach ein: Es empfiehlt sich, eine dedizierte E-Mail-Adresse (z. B. rechnungen@ihre-firma.de) zu verwenden, an die Ihre Lieferanten ihre Rechnungen senden. So stellen Sie sicher, dass der Agent nur relevante Dokumente verarbeitet.
- Konfigurieren Sie den Agenten in Business Central: In den Einstellungen von Business Central verbinden Sie den Agenten mit dem gewünschten Postfach und legen fest, welche Mitarbeitenden als „Agent Supervisor“ die Entwürfe prüfen und freigeben dürfen.
Nach dieser einfachen Konfiguration ist der Payables Agent bereit, seine Arbeit aufzunehmen und die ersten Rechnungen für Sie zu verarbeiten.
Was kostet der Payables Agent für Business Central? (Stand Februar 2026)
Der Payables Agent ist Teil der Microsoft Copilot-Funktionen und wird über sogenannte Copilot Credits abgerechnet. Anstatt eines festen monatlichen Preises basiert die Abrechnung auf einem Verbrauchsmodell. Das bedeutet: Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen. Jede Verarbeitung einer Rechnung durch die KI verbraucht eine bestimmte Anzahl an Credits.
Für Copilot Credits gibt es grundsätzlich mehrere Beschaffungsmodelle:
1. Pay-as-you-go (nach Verbrauch)
Wenn Copilot Credits über Pay-as-you-go abgerechnet werden, liegt der Preis bei 0,01 USD pro Copilot Credit. Dieses Modell ist besonders flexibel – ideal, wenn das Rechnungsaufkommen stark schwankt und der tatsächliche Credit-Verbrauch zu Beginn noch nicht verlässlich planbar ist.
2. Copilot Credit Capacity Pack (monatliches Kontingent)
Alternativ können Unternehmen ein monatliches Credit-Kontingent buchen. Ein Capacity Pack kostet 200 USD pro Monat und enthält 25.000 Copilot Credits. Damit ergibt sich ein effektiver Preis von 0,008 USD pro Credit – also günstiger als Pay-as-you-go. Wichtig: Nicht genutzte Credits verfallen am Monatsende und werden nicht übertragen.
3. Pre-Purchase / Jahresbudget (optional)
Für Unternehmen mit planbarem, höherem Verbrauch gibt es zudem Pre-Purchase-Modelle mit jährlicher Laufzeit und Rabatten. Dabei wird ein Credit-Budget für ein Jahr vorab gekauft, das innerhalb des Jahres flexibel genutzt werden kann.
In der Praxis hat sich häufig eine Kombination bewährt: monatliches Kontingent für den Grundbedarf plus Pay-as-you-go als Sicherheit für Spitzen durch beispielsweise saisonal hohe Rechnungsvolumina.
Wie viele Credits tatsächlich pro Rechnung anfallen, hängt vom konkreten Szenario ab. Der Verbrauch lässt sich jedoch transparent im System nachverfolgen und vorab über Schätzmodelle kalkulieren.
Was der Payables Agent kann und wo seine Grenzen liegen
Der Funktionsumfang des Payables Agents wird von Microsoft kontinuierlich erweitert. Einige Fähigkeiten, die zum Start noch nicht verfügbar waren, sind inzwischen Teil des Agenten (Stand: 28.05.2026):
Rechnungen mit Bestellbezug: Der Agent unterstützt mittlerweile den automatischen Abgleich eingehender Rechnungen gegen die zugehörigen Einkaufsbestellungen und Wareneingänge in Business Central (sogenanntes 3-Way-Matching). Damit eignet er sich auch für Unternehmen mit bestellbezogener Rechnungsverarbeitung – etwa im Handel, wo ein Großteil der Eingangsrechnungen direkt einer Purchase Order zugeordnet werden kann.
Regelbasiertes Routing: Eingangsrechnungen lassen sich nun anhand konfigurierbarer Regeln – beispielsweise nach Warengruppe, Kreditor oder Betragshöhe – automatisch an die zuständigen Genehmiger weiterleiten. So können auch mehrstufige Freigabeprozesse abgebildet werden, ohne dass jede Rechnung manuell zugewiesen werden muss.
Weiterhin zu beachten: Trotz des erweiterten Funktionsumfangs gibt es nach wie vor technische Rahmenbedingungen, die bei der Planung berücksichtigt werden sollten. Der Agent konzentriert sich auf Standard-PDFs. Dokumente mit mehr als 10 Seiten oder größer als 5 MB werden unter Umständen nicht verarbeitet. Außerdem gelten aktuell Begrenzungen auf maximal 100 E-Mails oder 500 Rechnungen pro Tag.
Microsoft wäre aber natürlich nicht Microsoft, wenn wir nicht wüssten, dass die Lösungen und Funktionalitäten ständig weiterentwickelt und optimiert werden. Über Neuerungen rund um Business Central halten wir regelmäßig auf unserem Blog auf dem Laufenden:
Der Payables Agent im Handel
Wenn hunderte Lieferanten auf tausende Rechnungen treffen
Handelsunternehmen stehen in der Kreditorenbuchhaltung vor einer besonderen Herausforderung: Hunderte Lieferanten, tausende Eingangsrechnungen pro Monat und ein Prozess, der sich vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe über zahlreiche manuelle Arbeitsschritte erstreckt. Gleichzeitig sind die Margen im Handel oft knapp kalkuliert. Jeder nicht gezogene Skonto und jede verspätete Zahlung kosten bares Geld. Hier entfaltet der Payables Agent einen seiner größten Hebel. Denn die Funktionen, die im allgemeinen Kontext bereits einen spürbaren Effizienzgewinn bringen, werden im Handel mit seinem hohen Transaktionsvolumen zum echten Wettbewerbsvorteil.
Wie der Payables Agent den Handel konkret unterstützt
Drei Funktionen des Payables Agents sind für den Handel besonders relevant, weil sie die typischen Herausforderungen einer Kreditorenbuchhaltung mit hohem Belegvolumen direkt adressieren.
Automatischer Abgleich gegen Bestellungen und Wareneingänge: Im Handel ist der überwiegende Teil der Eingangsrechnungen direkt an eine Einkaufsbestellung geknüpft. Das 3-Way-Matching – also der automatische Abgleich von Rechnung, Purchase Order und Wareneingang – stellt sicher, dass nur das berechnet wird, was tatsächlich bestellt und geliefert wurde. Abweichungen bei Mengen oder Preisen erkennt der Agent automatisch und markiert sie zur Prüfung. Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere hundert Wareneingänge pro Woche anfallen, spart allein dieser Schritt viele Stunden manueller Prüfarbeit.
Regelbasiertes Routing für strukturierte Freigabeprozesse: Nicht jede Rechnung muss über denselben Schreibtisch. Im Handel unterscheiden sich Freigabeprozesse häufig nach Warengruppe, Lieferant oder Betragshöhe. Eine Rechnung über Verpackungsmaterial durchläuft beispielsweise einen anderen Prozess als eine über saisonale Aktionsware. Der Payables Agent routet Rechnungen anhand konfigurierbarer Regeln automatisch an die zuständigen Genehmiger und bildet damit auch mehrstufige Freigabestrukturen ab, wie sie in Handelsunternehmen mit mehreren Einkaufsabteilungen oder Filialen üblich sind.
Transparenz über Verbindlichkeiten und Liquidität: Wenn Sie im Handel sauber planen wollen, benötigen Sie jederzeit einen aktuellen Überblick über ausstehende Verbindlichkeiten. Der Payables Agent liefert über Dashboards in Business Central eine Echtzeitbasis für die Liquiditätsplanung – eine Voraussetzung, um Zahlungsläufe gezielt zu steuern und saisonale Spitzen im Einkauf finanziell abzubilden.
Konkreter Mehrwert für Handelsunternehmen
Im Handel zeigt sich der Mehrwert des Payables Agents vor allem in drei Bereichen, die weit über die reine Prozessbeschleunigung hinausgehen.
Skontooptimierung: Gerade bei knapp kalkulierten Margen macht Skonto einen messbaren Unterschied. Weil der Payables Agent Rechnungen innerhalb kürzester Zeit erfasst, validiert und zur Freigabe bereitstellt, werden Zahlungsziele zuverlässig eingehalten. Die beschleunigte Durchlaufzeit sorgt dafür, dass Skontofristen nicht mehr an der internen Bearbeitungszeit scheitern. Bei hohem Rechnungsvolumen macht sich das direkt in der Marge bemerkbar.
Compliance und Betrugserkennung: Jede Aktion des Agenten ist über einen KI-Prüfpfad lückenlos nachvollziehbar. Das schafft nicht nur Transparenz für interne und externe Prüfungen, sondern erhöht auch die Sicherheit: Abweichungen in den Bankverbindungsdaten eines Lieferanten – ein typisches Muster bei Zahlungsbetrug – werden beim automatischen Stammdatenabgleich frühzeitig erkannt und zur manuellen Prüfung markiert.
Von der Dateneingabe zur Datenkontrolle: Der Payables Agent verändert die Rolle der Buchhaltung grundlegend. Statt Rechnungsdaten manuell zu übertragen, prüfen und steuern Ihre Mitarbeitenden die Ergebnisse des Agenten. Dieser Wandel vom „Datentipper" zum „Datenkontrolleur" steigert die Qualität der Verarbeitung und macht die Arbeitsplätze in der Buchhaltung gleichzeitig attraktiver. Angesichts des Fachkräftemangels im Mittelstand ist das ein Vorteil, der nicht zu unterschätzen ist.
Damit bietet der Payables Agent Handelsunternehmen einen durchgängig automatisierten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe, der Geschwindigkeit, Kontrolle und Transparenz in einem Workflow vereint.
Fazit: Von der Rechnungsflut zu automatisierten Prozessen
Der Payables Agent in Microsoft Dynamics 365 Business Central zeigt, wie KI ganz konkret im Arbeitsalltag entlasten kann, als sofort nutzbare Funktion im bestehenden ERP-System.
Statt stundenlang Rechnungsdaten manuell zu übertragen, übernimmt der Agent die Analyse, Zuordnung und Erstellung eines Buchungsentwurfs. Ihre Mitarbeitenden behalten dabei jederzeit die Kontrolle. Sie prüfen, entscheiden und geben frei. Die KI unterstützt – sie ersetzt nicht.
Gerade für mittelständische Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen bedeutet das:
- weniger manuelle Dateneingabe
- geringere Fehleranfälligkeit
- schnellere Durchlaufzeiten
- mehr Zeit für Controlling, Liquiditätsplanung und strategische Aufgaben
Besonders im Handel, wo hunderte Lieferantenbeziehungen und saisonale Einkaufsspitzen den Alltag prägen, entfaltet der Agent seinen vollen Mehrwert: von der konsequenten Skontonutzung über den automatischen Bestellabgleich bis hin zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit jeder Buchung.
Unterm Strich verwandelt sich die „Rechnungsflut im Posteingang“ von einer belastenden Routineaufgabe in einen strukturierten, KI-gestützten Prozess mit klarer Verantwortlichkeit.
Wer seine Buchhaltung zukunftsfähig aufstellen und Fachkräfte gezielt entlasten möchte, findet im Payables Agent einen digitalen Assistenten, der genau dort unterstützt, wo bisher die meiste Zeit verloren geht.
Sie möchten prüfen, wie sich KI-gestützte Rechnungsverarbeitung in Ihr bestehendes Business Central integrieren lässt? Wir unterstützen Sie gerne bei den konkreten Schritten. Buchen Sie einfach eine kostenlose Erstberatung oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.
