ERP von Microsoft bereits im Einsatz: So einfach und kostengünstig kommen Sie an Ihr CRM
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Sie haben eines der ERP-Systeme von Microsoft im Einsatz:
- Microsoft Dynamics 365 Finance & Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management oder
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
Und Sie spielen mit dem Gedanken, zusätzlich zum ERP-System noch ein CRM-System anzubinden? Sie sind sich aber noch unsicher wegen der Kosten und der Implementierung, die möglicherweise auf Sie zukommen?
Hinweis: Bild erstellt mit KI
Dann lesen Sie unbedingt weiter, denn in diesem Blogbeitrag zeigen wir allen, die bereits eines der Microsoft ERP-Systeme nutzen,
- wie einfach und
- wie kostengünstig
es in diesem Falle ist, das CRM-System Microsoft Dynamics 365 Sales von Microsoft anzubinden.
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1. Ihre CRM-Lizenz kostet nicht 88,90 €, sondern nur 18,70 €
Starten wir gleich beim stärksten Argument, den Preisen. Das Preis- und Lizenzmodell von Microsoft ist relativ vielschichtig und etwas komplex. Es gibt verschiedene Lizenzen wie Basis- und Zusatz-Lizenzen, unterschiedliche Usertypen, verschiedene Abo-Modelle, mehrere Versionen von Sales- oder Customer Service, Lizensierungsregeln und Ausnahmen von diesen Regeln.
Aber es bietet auch viele Möglichkeiten und Synergieeffekte für Einsparpotentiale. Die aktuelle Version zum Pricing & Licensing lesen Sie hier: Wie viel kosten das ERP- und CRM-System von Microsoft?
Relevant für Sie als ERP-Nutzer ist folgender Fakt: Mit Ihrer ERP-Lizenz, die Sie derzeit monatlich pro User bezahlen, haben Sie bereits eine Basis-Lizenz. Das bedeutet, dass Sie als ERP-Nutzer die CRM-Lizenz nicht zum Preis der Basis-Lizenz, sondern zum Preis der deutlich günstigeren Zusatz-Lizenz bekommen.
Ist die CRM-Zusatz-Lizenz gleichwertig zur CRM-Basislizenz?
Ja, absolut. Auch wenn das Wort „Zusatz“ nach Einschränkungen klingen mag, dies ist nicht der Fall. Es handelt sich bei Zusatz-Lizenzen um 100%-ige Vollversionen, mit allen Rechten. Und was den Preis betrifft: Das ist genau so, wie es in der Überschrift steht – keine 88,90 € (den Preis haben Sie vermutlich bei Microsoft gefunden und er hat Sie womöglich abgeschreckt) sondern nur 18,70 € – pro Monat und pro Nutzer.
Gilt der Preis von 18,70 € für alle CRM-Versionen?
Hier ist das Preismodell von Microsoft etwas komplex, darum müssen wir manche Punkte etwas genauer betrachten.
Sales gibt es in drei Versionen: Professional, Enterprise und Premium. Eine Gegenüberstellung der Funktionen finden Sie unter anderem hier: Professional – Enterprise – Premium: Für jede Herausforderung eine individuelle Lösung
Bei diesen Optionen ist Sales Premium eine der erwähnten Ausnahmen. Dieses Produkt gibt es nicht in der Variante Zusatz-Lizenz. Egal, was Sie sonst noch so von Microsoft haben, Sales Premium wird Sie immer 126,40 Euro kosten – pro Monat pro Nutzer.
Ist der Preis also doch ein Show-Stopper? Nein, denn bedenken wir Ihre Ausgangssituation: Da Sie aktuell noch kein CRM-System haben, würden wir Ihnen Sales Premium für den Start auch nicht empfehlen. Denn die „kleineren“ Varianten wie Sales Professional und Sales Enterprise – und wir reden hier immer noch von CRM-Flaggschiffen mit riesigem Funktionsumfang – decken Ihre Bedarfe vollauf ab. Und diese beiden Sales Versionen gibt es als Zusatzlizenz für 18,70 €.
Spielt es eine Rolle, ob ich Business Central nutze oder Finance & Supply Chain Management?
Beginnen wir dem einfacheren Szenario:
- Sie nutzen Dynamics 365 Finance, Supply Chain Management oder auch Commerce als ERP. Dann kostet Ihre Sales Zusatz-Lizenz 18,70 €, egal welche. In diesem Fall empfehlen wir Sales Enterprise – mehr Funktionen gleiche Kosten.
Etwas genauer hinschauen müssen wir bei Business Central als ERP-System:
- Sie haben Business Central Essential im Einsatz: Dann können Sie nur Sales Professional als günstige Zusatzlizenz für 18,70 € wählen, nicht aber Sales Enterprise. Dann gilt: Sie lizensieren das günstige BC, dann bekommen Sie vergünstigt auch nur die günstigste Version von Sales.
- Sie haben Business Central Premium im Einsatz: Jetzt können Sie frei wählen zwischen Professional und Enterprise, beides ist für 18,70 € möglich. Auch hier empfehlen wir natürlich Sales Enterprise – mehr Funktionen, gleicher Preis.
Spielt die Laufzeit des Abos eine Rolle?
Der Vollständigkeit halber greifen wir auch die Dauer des Abos kurz auf.
Microsoft bietet die Möglichkeit, Abos auf
- Monatsfrist,
- Jahresfrist und
- Drei-Jahresfrist
abzuschließen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, Sie haben ein monatliches oder ein jährliches Kündigungsrecht, oder Sie dürfen eben nur alle drei Jahre kündigen. In zweierlei Hinsicht spielt die Laufzeit für die Preise eine Rolle:
- Die hohe Flexibilität der monatlichen Kündigung spiegelt sich im Preis aller Lizenzen von Microsoft wider. Diese kosten alle 20 % mehr (Stand Mai 2024). Wählen Sie also das flexible Abo, das Sie monatlich kündigen können, so sind die monatlichen Kosten für die angesprochene Zusatz-Lizenz nicht 18,70 € sondern 22,40 €.
- Jahreslizenz und Dreijahres-Lizenz kosten identisch – nämlich 18,70 € pro Monat pro Nutzer. Sie verpflichten sich lediglich dazu, diese Lizenz 1 Jahr bzw. 3 Jahre zu bezahlen. Und da Microsoft von Zeit zu Zeit – wie andere Unternehmen auch – die Preise anpasst, wird die unflexiblere Dreijahres-Lizenz auf einmal sehr attraktiv. Klar, Sie binden sich für drei Jahre, sichern sich aber den zu diesem Zeitpunkt gültigen Preis und werden sehr wahrscheinlich wenigstens eine, vermutlich sogar mehrere Preisanpassungen aussetzen. Ganz aktiv empfehlen wir unseren Kunden diesen Schritt, um Lizenzkosten zu sparen.
2. Softwareupdate statt IT-Implementierungsprojekt
Software-Auswahl, Implementierung, Datenmigrationen, Einrichten von Prozessen und Workflows, Testphasen, Go-Live – und dazwischen zahlreiche Schulungen, Workshops und andere Meetings: Sicher ist Ihnen das noch von der Auswahl und der Einführung Ihres ERP-Systems in Erinnerung. Solch eine Erfahrung schreckt ab und sorgt dafür, dass notwenige Anschaffungen und Innovationen hinausgezögert werden. Doch wenn Sie Ihr ERP bereits erfolgreich implementiert haben, kann und wird es bei der Einführung Ihres CRM-Systems deutlich schneller und einfacher laufen.
Zugegeben, wenn Sie auf der grünen Wiese beginnen, kann auch ein CRM-Projekt, die eingangs beschriebenen Herausforderungen mit sich bringen – aber Sie starten ja nicht auf der grünen Wiese. Sie haben von Microsoft bereits ein ERP-System und sind deshalb schon einen großen Schritt weiter. Denn: Sie nutzen bereits das Ökosystem von Microsoft, demzufolge auch Microsoft Azure und sind generell mit den Business Lösungen von Microsoft vertraut. Auch die Frage nach der Systemauswahl stellt sich nicht. Sie müssen lediglich einen Partner finden.
Ihr ERP-Partner beherrscht auch CRM sowie die gesamte CE-Welt von Microsoft (CE= Customer Engagement mit Anwendungen wie Sales, Field Service und Customer Service)? Dann haben Sie auch schon einen ersten Ansprechpartner für Ihr CRM. So fühlt sich die Implementierung von Dynamics 365 Sales für Sie eher nach einem Software-Update an anstatt einer IT-Implementierung. Sie bekommen auf bekannter Oberfläche einfach einen neuen Arbeitsbereich. Natürlich müssen Sie sich damit vertraut machen, Prozesse und Workflows einrichten, Daten ggfs. etwas anpassen und neu aufbereiten. Aber bereits beim Einbinden Ihrer Stammdaten haben Sie einen enormen Vorsprung – denn einen Großteil Ihrer Daten übergeben Sie nahtlos vom ERP ins CRM, ohne aufwändige Datenmigrationsprojekte.
3. Exklusiv für Dynamics 365 Sales
Sie sehen also, wenn Sie bereits ein Microsoft ERP nutzen, ist es für Sie denkbar einfach – und äußerst kostengünstig – Ihr ERP mit einem CRM zu erweitern, sofern es das CRM-System von Microsoft ist: Also Microsoft Dynamics 365 Sales.
Liebäugeln Sie mit einem CRM-System eines anderen Herstellers, ist dies natürlich ebenfalls möglich. Durch Microsoft Power BI sowie die gesamte Power Platform ist es ein leichtes, auch Fremd- und Drittsysteme mit den ERP-Systemen Finance, Supply Chain Management oder Business Central zu verbinden. Die eben beschriebenen Vorteile, allen voran die vergünstigten Lizenzen, bekommen Sie dann aber nicht.
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CRM-Funktionen im Vergleich BC Vs. Sales
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