Success Story: Automatisierung der Finanzbuchhaltung bei Liqui Moly durch die Bank Automation Suite (BAS) von Inway Systems

Marco Niecke, Matthias Schuster , Liqui Moly

94% Erkennungsrate beim Ausziffern sĂ€mtlicher ZahlungseingĂ€nge – von HĂ€ndlern, End- und GeschĂ€ftskunden

Egal ob an Tankstellen, in WerkstĂ€dten, BaumĂ€rkten auf Online-Plattformen oder im Fachhandel: Weltweit vertreiben mehrere Tausend HĂ€ndler und Reseller die ĂŒber 4.000 verschiedenen Produkte von Liqui Moly. ZusĂ€tzlich betreibt der Vollsortimenter einen eigenen, gut sortierten Webshop fĂŒr End- und GeschĂ€ftskunden. Das Ergebnis: Eine hohe vier- bis fĂŒnfstellige Anzahl an VerkĂ€ufen und ZahlungseingĂ€ngen pro Tag, die zuverlĂ€ssig und zeitnah von der Finanzbuchhaltung ausgeziffert und gegen offene Posten ausgeglichen werden mĂŒssen. Sowohl die KĂ€ufe von Endkunden als auch die Vorauszahlungen von GeschĂ€ftskunden gehen dabei auf dem gleichen Konto ein. Da ein manuelles PrĂŒfen und Ausziffern von ZahlungseingĂ€ngen sehr zeitintensiv und fehleranfĂ€llig ist, soll dieser Vorgang automatisiert ablaufen – und das bereits ab dem Tag, an dem Liqui Moly mit Microsoft Dynamics AX ein neues ERP-System in den Livebetrieb genommen hat.  

Herausforderungen: Automatisierung des Zahlungsverkehrs ĂŒber PayPal und Payone und Erkennungsregeln ohne Verwendungszweck

Bei diesem Projekt gab es im Wesentlichen drei Herausforderungen:

  • Parallel zur NeueinfĂŒhrung eines ERP-Systems, ein Projekt, das Liqui Moly grĂ¶ĂŸtenteils selbst bzw. mit mehreren externen Dienstleistern durchfĂŒhrte, sollte die Bank Automation Suite vollstĂ€ndig mit eingerichtet werden und mit dem GoLive zur VerfĂŒgung stehen.  
  • Eine weitere Herausforderung war die Einrichtung der Erkennungsregel, da viele der tĂ€glich eingehenden KleinstbetrĂ€ge, die vor allem von Endkunden ĂŒber den Webshop kommen, keine eindeutigen Verweise im Verwendungszweck enthalten.  
  • DarĂŒber hinaus war es fĂŒr Liqui Moly wichtig, auch den Zahlungsverkehr ĂŒber Bezahldienstleister wie PayPal oder Payone automatisiert abzuwickeln. 

Lösungen: Enorme Zeitersparnis dank hoher Erkennungsrate

Clevere Arbeitsteilung 

Als Partner von Liqui Moly entwickelte sich im Laufe des BAS-, sowie des ERP-Projektes eine stimmige Rollenaufteilung. WĂ€hrend Liqui Moly weite Teile Ihrer Neu-EinfĂŒhrung von Dynamics AX selbst vorantrieb, ĂŒbernahm Inway hier wichtige Teilaufgaben wie z.B. die Einrichtung des Finanzmoduls, der Debitoren, Kreditoren sowie des Hauptbuches. Mitarbeiter von Liqui Moly wurden von Inway geschult, Workshops von Inway abgehalten und sĂ€mtliche Tests sowie auch der Go-Live begleitet. Durch diese Aufgabenteilung war die Bank Automation Suite parallel zum gesamten ERP-System schnell implementiert und ab Minute 1 nach dem Go-Live ebenfalls voll einsatzbereit.

Ausweitung der Erkennungsregel  

Die Schwierigkeit bei der Einrichtung der Erkennungsregeln beschrĂ€nkte sich grĂ¶ĂŸtenteils auf die ZahlungseingĂ€nge bei Endkunden. FĂŒr die ZahlungseingĂ€nge aus dem Liqui Moly Webshop wurden die Erkennungsregel folglich so ausgeweitet, dass alle Felder des Kontoauszuges durchsucht wurden.

Gab der KĂ€ufer im Verwendungszweck keine Rechnungsnummer an, so wurde auf die Transaktions-ID ausgewichen. So kam man bei Liqui Moly schließlich auf eine Erkennungsrate von 94%. Das heißt von 1.000 Posten auf dem Kontoauszug ordnet die Bank Automation Suite bei Liqui Moly 940 korrekt zu. Was bleibt sind 60 Posten, bei denen eine eindeutige Zuweisung nicht möglich ist und ein manueller Schritt notwendig wird. Da ist die Zeitersparnis aber bereits enorm.

Individuelle Schnittstelle fĂŒr PayPal und Payone

Inway entwickelte fĂŒr Liqui Moly eine individuelle Lösung: Eine Schnittstelle, ĂŒber welche die Auszugsformate der Online-Bezahldienstleister PayPal und Payone eingelesen werden können. StandardmĂ€ĂŸig konnte die Lösung die weltweit gĂ€ngigen Bankformate MT940, Camt.053 und BAI2. Da aber PayPal sowie Amazon Pay immer hĂ€ufiger nachgefragt wurden, sind diese Formate seit 2020 nun auch im Standard der Bank Automation Suite. Formate, die (noch) nicht in der Bank Automation Suite enthalten sind, lassen sich im Übrigen jederzeit schnell und einfach ergĂ€nzen.

Über die Liqui Moly GmbH

Die Liqui Moly GmbH mit Hauptsitz in Ulm ist weltbekannter Hersteller hochwertigster Schmierstoffe, Motoröle, Additive, Fahrzeugpflegeprodukte, chemischer Reparaturhilfen sowie Service-, Klebe- und Dichtprodukten. Mit ĂŒber 4.000 Artikeln bietet Liqui Moly fĂŒr jedes Fahrzeug auf der Welt die exakt passenden Produkte und erhöht damit die Lebensdauer von Motoren und Aggregaten.

Kernfunktionen der Bank Automation Suite

  • Automatisierung der Finanzbuchhaltung durch Einlesen von Bank-KontoauszĂŒgen
  • Ausgleich von Kundenzahlungen und Avise automatisch gegen offene Posten
  • Korrektes Verbuchen aller wiederkehrender Buchungen wie GeldabgĂ€ngen oder Lastschriften 
  • Skonto-Zuordnung unter BerĂŒcksichtigung von Kulanztagen 
  • intelligente Erkennungsrate unterstĂŒtzt durch eine zusĂ€tzliche OCR-Analyse
  • Online-Bezahldienstleister wie PayPal oder Amazon Pay im Standard 
  • Intercompany- bzw. MandantenĂŒbergreifende Verarbeitung der KontoauszĂŒge und Verrechnung  

 

Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Automatisierung Ihrer Finanzbuchhaltung fĂŒr Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics 365 finden Sie auf unserer Add-On Seite zur Bank Automation Suite. Hier finden Sie eine informative Videoserie, wichtige FAQs sowie einen Rechner, mit dem Sie den Return on Investment dieses cleveren Add-Ons fĂŒr Ihr Projekt bequem berechnen können. Gerne können Sie auch untenstehendes Formular fĂŒr Ihre Fragen nutzen.

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