Success Story: Automatisierung der Finanzbuchhaltung bei Liqui Moly durch die Bank Automation Suite (BAS) von Inway Systems

Marco Niecke, Matthias Schuster , Liqui Moly

94% Erkennungsrate beim Ausziffern s├Ąmtlicher Zahlungseing├Ąnge ÔÇô von H├Ąndlern, End- und Gesch├Ąftskunden

Egal ob an Tankstellen, in Werkst├Ądten, Baum├Ąrkten auf Online-Plattformen oder im Fachhandel: Weltweit vertreiben mehrere Tausend H├Ąndler und Reseller die ├╝ber 4.000 verschiedenen Produkte von Liqui Moly. Zus├Ątzlich betreibt der Vollsortimenter einen eigenen, gut sortierten Webshop f├╝r End- und Gesch├Ąftskunden.

Das Ergebnis: Eine hohe vier- bis f├╝nfstellige Anzahl an Verk├Ąufen und Zahlungseing├Ąngen pro Tag, die zuverl├Ąssig und zeitnah von der Finanzbuchhaltung ausgeziffert und gegen offene Posten ausgeglichen werden m├╝ssen. Sowohl die K├Ąufe von Endkunden als auch die Vorauszahlungen von Gesch├Ąftskunden gehen dabei auf dem gleichen Konto ein.

Da ein manuelles Pr├╝fen und Ausziffern von Zahlungseing├Ąngen sehr zeitintensiv und fehleranf├Ąllig ist, soll dieser Vorgang automatisiert ablaufen ÔÇô und das bereits ab dem Tag, an dem Liqui Moly mit Microsoft Dynamics AX ein neues ERP-System in den Livebetrieb genommen hat.  

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Herausforderungen: Automatisierung des Zahlungsverkehrs ├╝ber PayPal und Payone und Erkennungsregeln ohne Verwendungszweck

Bei diesem Projekt gab es im Wesentlichen drei Herausforderungen:

  • Parallel zur Neueinf├╝hrung eines ERP-Systems, ein Projekt, das Liqui Moly gr├Â├čtenteils selbst bzw. mit mehreren externen Dienstleistern durchf├╝hrte, sollte die Bank Automation Suite vollst├Ąndig mit eingerichtet werden und mit dem GoLive zur Verf├╝gung stehen.  
  • Eine weitere Herausforderung war die Einrichtung der Erkennungsregel, da viele der t├Ąglich eingehenden Kleinstbetr├Ąge, die vor allem von Endkunden ├╝ber den Webshop kommen, keine eindeutigen Verweise im Verwendungszweck enthalten.  
  • Dar├╝ber hinaus war es f├╝r Liqui Moly wichtig, auch den Zahlungsverkehr ├╝ber Bezahldienstleister wie PayPal oder Payone automatisiert abzuwickeln. 

L├Âsungen: Enorme Zeitersparnis dank hoher Erkennungsrate

Clevere Arbeitsteilung 

Als Partner von Liqui Moly entwickelte sich im Laufe des BAS-, sowie des ERP-Projektes eine stimmige Rollenaufteilung. W├Ąhrend Liqui Moly weite Teile Ihrer Neu-Einf├╝hrung von Dynamics AX selbst vorantrieb, ├╝bernahm Inway hier wichtige Teilaufgaben wie z.B. die Einrichtung des Finanzmoduls, der Debitoren, Kreditoren sowie des Hauptbuches. Mitarbeiter von Liqui Moly wurden von Inway geschult, Workshops von Inway abgehalten und s├Ąmtliche Tests sowie auch der Go-Live begleitet. Durch diese Aufgabenteilung war die Bank Automation Suite parallel zum gesamten ERP-System schnell implementiert und ab Minute 1 nach dem Go-Live ebenfalls voll einsatzbereit.

 

Ausweitung der Erkennungsregel  

Die Schwierigkeit bei der Einrichtung der Erkennungsregeln beschr├Ąnkte sich gr├Â├čtenteils auf die Zahlungseing├Ąnge bei Endkunden. F├╝r die Zahlungseing├Ąnge aus dem Liqui Moly Webshop wurden die Erkennungsregel folglich so ausgeweitet, dass alle Felder des Kontoauszuges durchsucht wurden.

Gab der K├Ąufer im Verwendungszweck keine Rechnungsnummer an, so wurde auf die Transaktions-ID ausgewichen. So kam man bei Liqui Moly schlie├člich auf eine Erkennungsrate von 94%. Das hei├čt von 1.000 Posten auf dem Kontoauszug ordnet die Bank Automation Suite bei Liqui Moly 940 korrekt zu. Was bleibt sind 60 Posten, bei denen eine eindeutige Zuweisung nicht m├Âglich ist und ein manueller Schritt notwendig wird. Da ist die Zeitersparnis aber bereits enorm.

Individuelle Schnittstelle f├╝r PayPal und Payone

Inway entwickelte f├╝r Liqui Moly eine individuelle L├Âsung: Eine Schnittstelle, ├╝ber welche die Auszugsformate der Online-Bezahldienstleister PayPal und Payone eingelesen werden k├Ânnen. Standardm├Ą├čig konnte die L├Âsung die weltweit g├Ąngigen Bankformate MT940, Camt.053 und BAI2. Da aber PayPal sowie Amazon Pay immer h├Ąufiger nachgefragt wurden, sind diese Formate seit 2020 nun auch im Standard der Bank Automation Suite. Formate, die (noch) nicht in der Bank Automation Suite enthalten sind, lassen sich im ├ťbrigen jederzeit schnell und einfach erg├Ąnzen.

├ťber die Liqui Moly GmbH

Die Liqui Moly GmbH mit Hauptsitz in Ulm ist weltbekannter Hersteller hochwertigster Schmierstoffe, Motor├Âle, Additive, Fahrzeugpflegeprodukte, chemischer Reparaturhilfen sowie Service-, Klebe- und Dichtprodukten. Mit ├╝ber 4.000 Artikeln bietet Liqui Moly f├╝r jedes Fahrzeug auf der Welt die exakt passenden Produkte und erh├Âht damit die Lebensdauer von Motoren und Aggregaten.

Kernfunktionen der Bank Automation Suite

  • Automatisierung der Finanzbuchhaltung durch Einlesen von Bank-Kontoausz├╝gen
  • Ausgleich von Kundenzahlungen und Avise automatisch gegen offene Posten
  • Korrektes Verbuchen aller wiederkehrender Buchungen wie Geldabg├Ąngen oder Lastschriften 
  • Skonto-Zuordnung unter Ber├╝cksichtigung von Kulanztagen 
  • intelligente Erkennungsrate unterst├╝tzt durch eine zus├Ątzliche OCR-Analyse
  • Online-Bezahldienstleister wie PayPal oder Amazon Pay im Standard 
  • Intercompany- bzw. Mandanten├╝bergreifende Verarbeitung der Kontoausz├╝ge und Verrechnung  

 

Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Automatisierung Ihrer Finanzbuchhaltung f├╝r Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics 365 finden Sie auf unserer Add-On Seite zur Bank Automation Suite. Hier finden Sie eine informative Videoserie, wichtige FAQs sowie einen Rechner, mit dem Sie den Return on Investment dieses cleveren Add-Ons f├╝r Ihr Projekt bequem berechnen k├Ânnen. Gerne k├Ânnen Sie auch untenstehendes Formular f├╝r Ihre Fragen nutzen.

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