Projektabwicklung und Ressourcen-Management im Wandel

Michael Maier

Macht es eigentlich Sinn, ein vollumfassendes ERP-System fĂŒr die Projektabwicklung und Ressourcenplanung zu nutzen?

FrĂŒher war alles besser!

Eine kleine Geschichte wie Projekte frĂŒher abgewickelt wurden und heute  mit Hilfe vollintegrierter Projekt- und Ressourcenplanung abgewickelt werden.

 

1.    Der Weg zum Projekt

FrĂŒher hatten wir fĂŒr die Angebotserstellung eine Wordvorlage, die wir in stundenlanger Abstimmungsarbeit zwischen Vertriebsleiter und Vertriebsberater in akribischer Detailarbeit Wort fĂŒr Wort angepasst haben. Den Kaffee gab es umsonst und war auch essentiell notwendig. Dabei waren diverse RĂŒcksprachen mit den Fachabteilungen notwendig, ob die jeweilige AngebotsĂ€nderung so noch möglich ist. Verbindliche Terminzusagen wurden nun mit allen Abteilungsleitern abgestimmt, ob das Projekt so abgewickelt werden kann.

Heute haben die Fachabteilungen fĂŒr alle Projektphasen Arbeitspakete in unterschiedlichen AusprĂ€gungsstufen erstellt. Diese Pakete stehen als Projektangebotsvorlage bereits in strukturierter Form zur VerfĂŒgung.
Die Angebotserstellung erfolgt bequem im ERP basierend auf diesen Vorlagen. Die Detailarbeit erfolgt in der einfachen Anpassung der KomplexitĂ€tsstufen je Arbeitspaket. Eine RĂŒcksprache mit Fachabteilungen ist nur noch selten notwendig, da eine Vordefinition bereits stattgefunden hat. Der potentielle Kunde bekommt nun ein fertig kalkuliertes Angebot und bereits einen validen Projektplan. Auf Wunsch kann der Plan bereits in dieser Phase gegen die aktuelle Auslastung der Projektressourcen geprĂŒft, terminiert und vorabreserviert werden.
Nach Angebotserstellung wird automatisch eine Verkaufschance erstellt, die nun durch den Vertriebsberater und Berater zum Projekt hingefĂŒhrt wird.
Der Kaffee ist immer noch umsonst, wird aber nun in einem kleinen Plausch an der Kaffeetheke getrunken.

 

2.    Das Projekt ist da

FrĂŒher war nun der Zeitpunkt den High- und Detail-Level-Projektplan zu erstellen. Dabei kam mal Excel mal Project mal irgendwas anderes, je nach Vorlieben des jeweiligen Projektleiters, zum Einsatz. Nach Abstimmung mit dem Kundenprojektleiter ging es zu den Fachabteilungen um die Ressourcen zu planen. Jede Abteilung hat hier seine eigene, auf die Abteilung abgestimmte Excel-Datei, in der die Ressourceneinteilung erfolgt. Da zwischenzeitlich andere Projekte eingeplant wurden, muss der Projektplan jedoch wieder verschoben und erneut mit dem Kunden abgestimmt werden. Das Spiel begann von vorne.

Heute wird das Projektangebot auf Knopfdruck in ein Projekt umgewandelt. Die bidirektionale Microsoft Projekt-Integration visualisiert den Projektstrukturplan. Dieser wird nun ebenfalls mit dem Kundenprojektleiter abgestimmt. Die Ressourcenplanung erfolgt auf Basis der Projektreservierung. Fertig!

 

3.    Let’s Work

FrĂŒher wurde nach einer erfolgreichen Arbeitswoche der Excel-Wochenbericht von jedem Mitarbeiter ausgefĂŒllt und pĂŒnktlich und vorbildlich am Freitagabend abgegeben. Nun hat der Projektleiter zusammen mit dem Projektoffice alle Excel-Listen zusammengefĂŒhrt und entsprechend in einer Hauptdatei nach Phasen und Paketen gruppiert. Die Mitarbeiter, die den Bericht doch nicht ausgefĂŒllt hatten, wurden höflich per E-Mail darum gebeten. Nach erneutem ZusammenfĂŒhren konnten nun endlich die Projektaufwandsnachweise an den Kunden gesendet werden. Nach einigen Tagen Abstimmungsaufwand zwischen unserem- und dem Kundenprojektleiter wurde das Ergebnis an die Finanzbuchhaltung ĂŒbergeben, die jetzt die Rechnung an den Kunden erzeugte.

Heute fĂŒllen die Mitarbeiter im ERP oder der Zeiterfassungs-App online oder offline ihre Stunden immer noch pĂŒnktlich und vorbildlich am Freitagabend aus. Mit der Ausdehnung der PĂŒnktlichkeit ĂŒber die ganze nĂ€chste Woche ist das nun so eine Sache, da pĂŒnktlich am Montagmorgen um 8:00 Uhr der Eskalationsworkflow fĂŒr fehlende Stundenerfassung an die Abteilungs- und Projektleiter versandt wird. Die zweite Eskalationsstufe am Dienstag um 8:00 Uhr zum Management möchte ich nicht weiter beleuchten.
Es werden nun automatisch die Projektaufwandsnachweise erzeugt und der Projektleiter hat sofort den Überblick ĂŒber BudgetverbrĂ€uche, Fertigstellungsgrade (diese wurden auch in der Stundenbuchung der Mitarbeiter hinterlegt), Abweichungen und potentielle Verschiebungen.
Die Rechnung wird im ERP automatisch nach 3 Tagen ohne Wiederspruch erzeugt. Die Leistungsverrechnung von Mitarbeiter einer anderen verbundenen Gesellschaft erfolgt automatisch.

 

4.    Projektanpassungen

Vorweg: Ein Projekt ohne Anpassung gibt es nicht wirklich. Mit unvorhergesehenem muss immer in irgend einer Form umgegangen werden.

 

FrĂŒher: Ein Projektmitarbeiter fĂ€llt durch einen Unfall krankheitsbedingt lĂ€nger aus. Die Fertigstellung seiner Arbeitspakete ist jedoch essentiell. Nun wurde mit der Personalabteilung stundenlang nach Mitarbeitern recherchiert, die fĂŒr das Projekt und die benötigte Rolle geeignet sind, um anschließend mit dem Abteilungsleiter festzustellen, dass der Mitarbeiter fĂŒr das nĂ€chste Jahr komplett ausgebucht ist. Irgendwie haben wir es aber hinbekommen.

Heute: Jetzt schlĂ€gt uns das ERP in der gleichen Situation Mitarbeiter fĂŒr das Projekt vor, die nach Ihren FĂ€higkeiten (Neudeutsch Skill Matrix) am ehesten fĂŒr das Projekt geeignet sind, die gewĂŒnschte Erfahrung mitbringen und auch noch Zeit haben
 und das ĂŒbergreifend ĂŒber UnternehmensverbĂŒnde. Falls keiner passt, werden Alternativen bewertet oder externe Mitarbeiter auf Basis ihrer FĂ€higkeiten mit einbezogen.

 

5.    Projektholpersteine

FrĂŒher: Wir arbeiteten kontinuierlich im Projekt, bis eines Tages die Buchhaltung die Projektleitung informierte, dass bereits die 4. Mahnung an den Kunden versendet wurde und die AufwĂ€nde fĂŒr ein halbes Jahr nicht bezahlt wurden. Wenn die Arbeitsleistung nun eingestellt wird, sitzen die Mitarbeiter nun ohne Projekt da. Was tun?

Heute: Durch die Buchhaltungsintegration ist der Projektleiter ĂŒber die Zahlungsmoral des Kunden stets auf einen Blick bei der Projektsteuerung informiert. Eine Projektabstimmung mit dem Kunden kann rechtzeitig erfolgen. Wenn es LiquiditĂ€tsengpĂ€sse beim Kunden gibt, kann das Projekt rechtzeitig darauf angepasst werden. DarĂŒber hinaus ist durch die Projektplanung eine automatische LiquiditĂ€tsplanung möglich.

 

6.    Erfolgreicher Projektabschluss

FrĂŒher: Vor dem Projektabschluss mussten wir tage- und nĂ€chtelang alle Excel-Dateien zusammenfĂŒhren und mit den Rechnungen abgleichen. Der Kunde lobte uns, wies aber auch auf unsere diversen VersĂ€umnisse hin, die er in NachlĂ€ssen und Nacharbeiten abgebildet haben wollte. Die Arbeiten haben wir nun tage- und nĂ€chtelang beseitigt und das Projekt zu einem erfolgreichen Ende gebracht.

Heute: Die Projekt- und RessourcenĂŒbersicht erfolgt auf Knopfdruck. Das Dashboard gibt hierzu den EinstiegsĂŒberblick. Durch die Taskverwaltung sowohl unserer Aufgaben, als auch die des Kunden, kann ein vollstĂ€ndiges Bild dargestellt werden. Der Kunde applaudiert nun, weist aber auch wieder auf unsere VersĂ€umnisse hin. Ein Blick in das Tasksystem und auf seine VersĂ€umnisse bei der Projektmitwirkung heben unsere jedoch wieder auf. Wenn auf beiden Seiten krĂ€ftig gehobelt werden muss, fĂ€llt nun mal auf beiden Seiten etwas SpĂ€ne .

Das Projekt ist erfolgreich und die NĂ€chte, bzw. eine Nacht kann zum Feiern des erfolgreichen Projektabschluss verwendet werden.

War denn nun frĂŒher wirklich alles besser?...oder wollen Sie doch wissen welche ERP-Lösung dahintersteckt?

 

Sie haben noch Fragen?
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