Projektabwicklung und Ressourcen-Management im Wandel

Michael Maier

Macht es eigentlich Sinn, ein vollumfassendes ERP-System f├╝r die Projektabwicklung und Ressourcenplanung zu nutzen?

Fr├╝her war alles besser!

Eine kleine Geschichte wie Projekte fr├╝her abgewickelt wurden und heute  mit Hilfe vollintegrierter Projekt- und Ressourcenplanung abgewickelt werden.

 

1.    Der Weg zum Projekt

Fr├╝her hatten wir f├╝r die Angebotserstellung eine Wordvorlage, die wir in stundenlanger Abstimmungsarbeit zwischen Vertriebsleiter und Vertriebsberater in akribischer Detailarbeit Wort f├╝r Wort angepasst haben. Den Kaffee gab es umsonst und war auch essentiell notwendig. Dabei waren diverse R├╝cksprachen mit den Fachabteilungen notwendig, ob die jeweilige Angebots├Ąnderung so noch m├Âglich ist. Verbindliche Terminzusagen wurden nun mit allen Abteilungsleitern abgestimmt, ob das Projekt so abgewickelt werden kann.

Heute haben die Fachabteilungen f├╝r alle Projektphasen Arbeitspakete in unterschiedlichen Auspr├Ągungsstufen erstellt. Diese Pakete stehen als Projektangebotsvorlage bereits in strukturierter Form zur Verf├╝gung.
Die Angebotserstellung erfolgt bequem im ERP basierend auf diesen Vorlagen. Die Detailarbeit erfolgt in der einfachen Anpassung der Komplexit├Ątsstufen je Arbeitspaket. Eine R├╝cksprache mit Fachabteilungen ist nur noch selten notwendig, da eine Vordefinition bereits stattgefunden hat. Der potentielle Kunde bekommt nun ein fertig kalkuliertes Angebot und bereits einen validen Projektplan. Auf Wunsch kann der Plan bereits in dieser Phase gegen die aktuelle Auslastung der Projektressourcen gepr├╝ft, terminiert und vorabreserviert werden.
Nach Angebotserstellung wird automatisch eine Verkaufschance erstellt, die nun durch den Vertriebsberater und Berater zum Projekt hingef├╝hrt wird.
Der Kaffee ist immer noch umsonst, wird aber nun in einem kleinen Plausch an der Kaffeetheke getrunken.

 

2.    Das Projekt ist da

Fr├╝her war nun der Zeitpunkt den High- und Detail-Level-Projektplan zu erstellen. Dabei kam mal Excel mal Project mal irgendwas anderes, je nach Vorlieben des jeweiligen Projektleiters, zum Einsatz. Nach Abstimmung mit dem Kundenprojektleiter ging es zu den Fachabteilungen um die Ressourcen zu planen. Jede Abteilung hat hier seine eigene, auf die Abteilung abgestimmte Excel-Datei, in der die Ressourceneinteilung erfolgt. Da zwischenzeitlich andere Projekte eingeplant wurden, muss der Projektplan jedoch wieder verschoben und erneut mit dem Kunden abgestimmt werden. Das Spiel begann von vorne.

Heute wird das Projektangebot auf Knopfdruck in ein Projekt umgewandelt. Die bidirektionale Microsoft Projekt-Integration visualisiert den Projektstrukturplan. Dieser wird nun ebenfalls mit dem Kundenprojektleiter abgestimmt. Die Ressourcenplanung erfolgt auf Basis der Projektreservierung. Fertig!

 

3.    LetÔÇÖs Work

Fr├╝her wurde nach einer erfolgreichen Arbeitswoche der Excel-Wochenbericht von jedem Mitarbeiter ausgef├╝llt und p├╝nktlich und vorbildlich am Freitagabend abgegeben. Nun hat der Projektleiter zusammen mit dem Projektoffice alle Excel-Listen zusammengef├╝hrt und entsprechend in einer Hauptdatei nach Phasen und Paketen gruppiert. Die Mitarbeiter, die den Bericht doch nicht ausgef├╝llt hatten, wurden h├Âflich per E-Mail darum gebeten. Nach erneutem Zusammenf├╝hren konnten nun endlich die Projektaufwandsnachweise an den Kunden gesendet werden. Nach einigen Tagen Abstimmungsaufwand zwischen unserem- und dem Kundenprojektleiter wurde das Ergebnis an die Finanzbuchhaltung ├╝bergeben, die jetzt die Rechnung an den Kunden erzeugte.

Heute f├╝llen die Mitarbeiter im ERP oder der Zeiterfassungs-App online oder offline ihre Stunden immer noch p├╝nktlich und vorbildlich am Freitagabend aus. Mit der Ausdehnung der P├╝nktlichkeit ├╝ber die ganze n├Ąchste Woche ist das nun so eine Sache, da p├╝nktlich am Montagmorgen um 8:00 Uhr der Eskalationsworkflow f├╝r fehlende Stundenerfassung an die Abteilungs- und Projektleiter versandt wird. Die zweite Eskalationsstufe am Dienstag um 8:00 Uhr zum Management m├Âchte ich nicht weiter beleuchten.
Es werden nun automatisch die Projektaufwandsnachweise erzeugt und der Projektleiter hat sofort den ├ťberblick ├╝ber Budgetverbr├Ąuche, Fertigstellungsgrade (diese wurden auch in der Stundenbuchung der Mitarbeiter hinterlegt), Abweichungen und potentielle Verschiebungen.
Die Rechnung wird im ERP automatisch nach 3 Tagen ohne Wiederspruch erzeugt. Die Leistungsverrechnung von Mitarbeiter einer anderen verbundenen Gesellschaft erfolgt automatisch.

 

4.    Projektanpassungen

Vorweg: Ein Projekt ohne Anpassung gibt es nicht wirklich. Mit unvorhergesehenem muss immer in irgend einer Form umgegangen werden.

 

Fr├╝her: Ein Projektmitarbeiter f├Ąllt durch einen Unfall krankheitsbedingt l├Ąnger aus. Die Fertigstellung seiner Arbeitspakete ist jedoch essentiell. Nun wurde mit der Personalabteilung stundenlang nach Mitarbeitern recherchiert, die f├╝r das Projekt und die ben├Âtigte Rolle geeignet sind, um anschlie├čend mit dem Abteilungsleiter festzustellen, dass der Mitarbeiter f├╝r das n├Ąchste Jahr komplett ausgebucht ist. Irgendwie haben wir es aber hinbekommen.

Heute: Jetzt schl├Ągt uns das ERP in der gleichen Situation Mitarbeiter f├╝r das Projekt vor, die nach Ihren F├Ąhigkeiten (Neudeutsch Skill Matrix) am ehesten f├╝r das Projekt geeignet sind, die gew├╝nschte Erfahrung mitbringen und auch noch Zeit habenÔÇŽ und das ├╝bergreifend ├╝ber Unternehmensverb├╝nde. Falls keiner passt, werden Alternativen bewertet oder externe Mitarbeiter auf Basis ihrer F├Ąhigkeiten mit einbezogen.

 

5.    Projektholpersteine

Fr├╝her: Wir arbeiteten kontinuierlich im Projekt, bis eines Tages die Buchhaltung die Projektleitung informierte, dass bereits die 4. Mahnung an den Kunden versendet wurde und die Aufw├Ąnde f├╝r ein halbes Jahr nicht bezahlt wurden. Wenn die Arbeitsleistung nun eingestellt wird, sitzen die Mitarbeiter nun ohne Projekt da. Was tun?

Heute: Durch die Buchhaltungsintegration ist der Projektleiter ├╝ber die Zahlungsmoral des Kunden stets auf einen Blick bei der Projektsteuerung informiert. Eine Projektabstimmung mit dem Kunden kann rechtzeitig erfolgen. Wenn es Liquidit├Ątsengp├Ąsse beim Kunden gibt, kann das Projekt rechtzeitig darauf angepasst werden. Dar├╝ber hinaus ist durch die Projektplanung eine automatische Liquidit├Ątsplanung m├Âglich.

 

6.    Erfolgreicher Projektabschluss

Fr├╝her: Vor dem Projektabschluss mussten wir tage- und n├Ąchtelang alle Excel-Dateien zusammenf├╝hren und mit den Rechnungen abgleichen. Der Kunde lobte uns, wies aber auch auf unsere diversen Vers├Ąumnisse hin, die er in Nachl├Ąssen und Nacharbeiten abgebildet haben wollte. Die Arbeiten haben wir nun tage- und n├Ąchtelang beseitigt und das Projekt zu einem erfolgreichen Ende gebracht.

Heute: Die Projekt- und Ressourcen├╝bersicht erfolgt auf Knopfdruck. Das Dashboard gibt hierzu den Einstiegs├╝berblick. Durch die Taskverwaltung sowohl unserer Aufgaben, als auch die des Kunden, kann ein vollst├Ąndiges Bild dargestellt werden. Der Kunde applaudiert nun, weist aber auch wieder auf unsere Vers├Ąumnisse hin. Ein Blick in das Tasksystem und auf seine Vers├Ąumnisse bei der Projektmitwirkung heben unsere jedoch wieder auf. Wenn auf beiden Seiten kr├Ąftig gehobelt werden muss, f├Ąllt nun mal auf beiden Seiten etwas Sp├Ąne .

Das Projekt ist erfolgreich und die N├Ąchte, bzw. eine Nacht kann zum Feiern des erfolgreichen Projektabschluss verwendet werden.

War denn nun fr├╝her wirklich alles besser?...oder wollen Sie doch wissen welche ERP-L├Âsung dahintersteckt?

 

Linie
Sie haben Fragen?
Kontakt
Kontakt