Effiziente Dokumentenerstellung in Dynamics 365 Sales – mit und ohne DocumentsCorePack
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Warum das Add-On bei komplexen Dokumenten den entscheidenden Unterschied macht
Freitagnachmittag, 15 Uhr: Ein Kunde wartet auf ein Angebot, welches noch schnell vor dem Wochenende raus muss.
Die Daten im CRM sind da, die Vorlage auch und trotzdem dauert es. Erst passen die Tabellen nicht, dann müssen Textbausteine manuell entfernt werden, die Abschnitte sind statisch und Logiken fehlen. Am Ende wird kopiert, angepasst, korrigiert, geprüft. Und nochmal geprüft.
Wenn es um die Dokumentenerstellung in Dynamics 365 Sales geht, bietet das CRM-System von Microsoft gute Grundfunktionen. Aber bei vielen Unternehmen zeigt sich im Alltag: Sobald ein Dokument mehr ist als reiner „Standard“, stoßen die Word-Vorlagen schnell an ihre Grenzen. Genau dort entscheidet sich, ob Ihre Dokumente reibungslos entstehen oder zum wiederkehrenden Zeitfresser werden.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie sich die Funktionen aus Dynamics 365 Sales und DocumentsCorePack (DCP) unterscheiden, welche Herausforderungen im Unternehmensalltag auftreten und wann sich der Einsatz von DCP besonders lohnt.
Belegerstellung in Dynamics 365 Sales – gut für den Standard
An dieser Stelle gibt es aber erst mal keinen Grund, direkt über eine Erweiterung nachzudenken. Denn das Microsoft-CRM bringt gute Basisfunktionen für die Dokumentenerstellung mit. Und diese sind in vielen Unternehmen im Vertriebsalltag vollkommen ausreichend. Angebote, einfache Verträge oder PDF-Ausgaben lassen sich schnell und ohne zusätzliche Tools erzeugen, direkt aus dem CRM heraus.
Dynamics 365 Sales bietet eine integrierte Basis für einfache Dokumente:
- Angebotsübersichten
- einfache Vertragsvorlagen
- standardisierte PDF-Generierung
Zusätzlich bringt das CRM-System von Microsoft weitere Stärken mit:
- Sofort verfügbar, ohne keine zusätzliche Installation
- Einfacher Einstieg, ideal für grundsätzliche Anforderungen
- Kosteneffizient, keine Zusatzlizenzen
- Direkt im CRM verankert
Sobald jedoch mehrstufige Layouts, besondere Darstellungen von Positionen oder komplexere Logiken gefragt sind, stoßen die Standardfunktionen an Grenzen. Vor allem die starren Tabellenstrukturen und die eingeschränkte Logik in Word-Templates machen die Erstellung anspruchsvoller Dokumente sehr aufwändig.
Wo die Herausforderungen im echten Alltag beginnen
Werden Dokumente dann individueller oder variabler, entsteht im Projektalltag häufig deutlich mehr Aufwand als erwartet. Viele Anforderungen treten immer wieder auf und lassen sich mit den bestehenden Funktionen in Dynamics 365 Sales nicht optimal abbilden. Typische Beispiele dafür sind:
1. Gruppierungen von Positionen
In der Praxis sollen Positionen häufig nicht einfach untereinander dargestellt werden, sondern nach Kategorien, Produktfamilien, Leistungsarten oder Preislogiken gruppiert werden. Dynamics kann Tabellen zwar ausgeben, ist aber nicht in der Lage, solche Gruppierungen oder Zwischensummen selbstständig zu erzeugen.
Beispiel: Produkte sollen nach Kategorien, Produktfamilien, Leistungsarten oder Preislogiken gruppiert werden.
2. Bedingte Inhalte und Logiken
Viele Dokumente enthalten Texte, Abschnitte oder Klauseln, die nur unter bestimmten Bedingungen erscheinen sollen. Hier stoßen die nativen Funktionen schnell an ihre Grenzen, denn komplexere Wenn-Dann-Logiken, verschachtelte Bedingungen oder dynamische Textbausteine lassen sich ohne Zusatzlösungen kaum abbilden.
Beispiel:
- Vertragsklauseln sollen nur erscheinen, wenn Produkt X enthalten ist.
- Rabattbereiche erzeugen je nach Höhe unterschiedliche Formulierungen.
3. Mehrstufige, variierende Dokumentstrukturen
Gerade bei umfangreichen Angeboten oder Verträgen besteht ein Dokument selten aus einem festen Aufbau. Mehrere Abschnitte, optionale Kapitel, Anlagen oder variable Bausteine gehören zum Alltag. Ohne flexible Vorlagenlogik führt das schnell zu manuellen Arbeiten – und damit zu Fehleranfälligkeit und hohem Zeitaufwand.
Beispiel: Ein Vertrag besteht aus einem dynamischen Hauptteil, produktspezifischen Anhängen und optionalen Zusatzmodulen, die je nach Kunde ein- oder ausgeblendet werden müssen.
Wo DCP glänzt – und warum es bei komplexen Anforderungen unverzichtbar ist
Genau an diesen Punkten setzt DocumentsCorePack (DCP) an. Das Add-On erweitert die bestehenden Möglichkeiten in Dynamics 365 Sales so, dass auch komplexe, dynamische oder mehrstufige Dokumente zuverlässig und automatisiert erstellt werden.
1. Flexible und leistungsstarke Vorlagenlogik
Ein entscheidender Vorteil von DCP liegt in der Art, wie Vorlagen aufgebaut werden. Statt starrer Word-Templates ermöglicht das Add-on eine hochflexible und regelbasierte Struktur, die sich exakt an Unternehmens- und Produktlogiken anpasst.
DCP ermöglicht:
- Gruppierungen
- Mehrstufige Bedingungen
- Verschachtelte Tabellen
- Dynamische Abschnitte
- Mehrere Datenquellen (1:N, N:N Beziehungen)
- PDFs, Anhänge und mehr
Die Vorlagen werden weiterhin in Microsoft Word erstellt – jedoch mit einem Add-in, das CRM-Daten, Wiederholungsbereiche, Bedingungen und Logiken direkt im Editor verfügbar macht.
2. Automatisierte Workflows über den DCP Dialog
Neben der flexiblen Vorlagenlogik spielt die Automatisierung eine zentrale Rolle. Über den DCP Dialog werden Dokumente nicht nur erstellt, sondern sofort weiterverarbeitet – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Der DCP Dialog ermöglicht es,
- Dokumente zu generieren,
- als PDF zu speichern,
- per E-Mail zu versenden,
- es automatisch im CRM oder SharePoint abzulegen und
- weitere Folgeaktionen starten wie zum Beispiel Workflows oder Cloud-Flows.
Gerade im Vertriebsprozess sorgt das für spürbar weniger Routinearbeit, kürzere Durchlaufzeiten und eine durchgängig fehlerfreie Dokumentenerstellung.
Typische Use-Cases, in denen DCP seine volle Stärke ausspielt
DCP zeigt vor allem dann seinen Mehrwert, wenn Dokumente strukturiert, variabel oder datengetrieben sind. Besonders bei den folgenden Dokumenttypen zeigt sich, wie vielseitig DCP eingesetzt werden kann:
1. Angebote
- dynamische Positionstabellen
- Bündelung von Leistungen
- unterschiedliche Layouts in Abhängigkeit von Produktgruppen
- optionale Bausteine und Anlagen
2. Aufträge
- automatische Weiterverarbeitung eines Angebots
- Verknüpfung von VKC → Angebot → Auftrag
automatischer PDF-Versand an Kunde und Innendienst
3. Verträge
- variable Klauseln abhängig von Branche oder Kundentyp
- automatische Generierung von individuellen Vertragsabschnitten
- präzise Strukturierung in mehreren Ebenen
- einfache Pflege durch Word-basierte Templates
Weitere Highlights von DCP, die den Unterschied machen
Die bisher beschriebenen Basisfunktionen machen DCP bereits zu einer starken Erweiterung für Dynamics 365 Sales. Darüber hinaus bietet das Add-On erweiterte Features, die es in Kombination mit dem CRM von Microsoft zu einer vollwertigen Dokumentenplattform für Unternehmen machen.
1. Power Automate Connector – Automatisierung auf Knopfdruck
DCP bietet einen zertifizierten Power Automate Connector mit über 25 Aktionen. Damit erstellen Sie Ihre Dokumente nicht nur vollautomatisiert, sondern konvertieren, speichern oder versenden sie auch – ganz ohne manuellen Eingriff.
Typische Automationen:
- Automatisches Erstellen eines Angebots-PDF beim Statuswechsel
- Ablage in SharePoint in einem dynamisch erzeugten Ordner
- Automatisierter E-Mail-Versand an Kunden, Vertrieb oder Backoffice
- Batch-Erstellung mehrerer Dokumente im Hintergrund
So wird DCP zu einer echten Automationsplattform, die weit über die reine Dokumentenerstellung hinaus geht.
2. Integration von e-Signaturen — digital unterschreiben ohne Medienbruch
Durch die Integration von DocuSign, Adobe Sign und AssureSign lässt sich der gesamte Signaturprozess direkt aus DCP heraus automatisieren.
Ein Dokument wird
- erstellt,
- zur Unterschrift weitergeleitet,
- signiert,
- wieder ins CRM übernommen
- und abschließend archiviert.
Und das alles geschieht vollständig ohne manuelle Eingriffe und sorgt für einen nahtlosen, medienbruchfreien Prozess.
3. Moderner Template Designer – jetzt auch für Word Online & Mac
Der neue DCP Template Designer arbeitet plattform- und geräteübergreifend – in Word Desktop (Windows), Word Online und Word für Mac. Ihre Vorlagen bearbeiten Sie damit unabhängig von Standort, Gerät oder Betriebssystem. Für Sie und Ihre Mitarbeitenden entsteht so in der täglichen Arbeit deutlich mehr Flexibilität.
4. Umfassende Vorlagenverwaltung und Versionierung
Mit einer umfassenden Vorlagenverwaltung und Möglichkeiten zur Versionierung ist DCP auch für größere Organisationen und formal strukturierte IT-Umgebungen bestens geeignet. Sie können Ihre Templates nicht nur versionieren, sondern auch zwischen Dev-, Test- und Produktivumgebungen transportieren und gezielt mit Berechtigungen versehen. Eventuelle Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar.
5. Intelligente Ablage & SharePoint-Integration
Außerdem werden Dokumente im DCP automatisiert abgelegt – mit dynamischen Ordnerstrukturen, automatischer Ordnererstellung, logischen Speicherpfaden abhängig von Kunde, Vorgang oder Datum sowie revisionssicherer Archivierung. Dadurch erfüllt DCP zugleich zentrale Compliance- und Dokumentationsanforderungen in vielen Unternehmen.
Dynamics liefert die Grundlage – DCP ergänzt die professionelle Dokumentenwelt
Für die grundlegende Erstellung von Dokumenten ist Microsoft Dynamics 365 Sales hervorragend geeignet. Mit den Standardfunktionen unterstützt die Lösung Unternehmen schnell und zuverlässig, wenn es um die Erstellung von einfachen Dokumenten geht.
Sobald Anforderungen allerdings etwas komplexer werden, bringt DCP die nötige Flexibilität, Logik und Automatisierung mit, um Dokumente professionell, dynamisch und effizient zu erstellen. Die erweiterten Integrations- und Automationsmöglichkeiten machen DCP zu einer umfassenden Lösung, die weit über reine Vorlagen hinausgeht und auch komplexe Dokumentprozesse stabil und nachvollziehbar abbildet.
Wenn Sie Ihre Dokumentprozesse in Dynamics 365 Sales modernisieren oder automatisieren möchten, beraten wir Sie gerne zu den passenden Optionen – mit und ohne DCP. Kontaktieren Sie uns dazu gerne über unser Kontaktformular.
