Microsoft Copilot für das ERP-System Dynamics 365 Supply Chain Management
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und wie er Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützt
Vor etwa zwei Jahren – im März 2023 – hatte Microsoft den Copilot für Dynamics 365 zum ersten Mal angekündigt. Seitdem wurde viel auf diesem Gebiet gearbeitet und aus einem KI-Assistenten, dessen Antworten und Lösungsvorschläge anfangs noch für Erheiterung und Schmunzeln sorgten, ist heute ein äußerst wertvoller und kompetenter Helfer geworden.
Nachdem wir uns auf unserem Blog bereits den Copilot für Office 365 und für das CRM-System Dynamics 365 Sales im Zusammenspiel mit der Marketinglösung Customer Insights angesehen hatten, werfen wir nun einen Blick auf die KI-Funktionalität in Microsofts „großem“ ERP-System: In Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management.
In diesem Blogbeitrag konzentrieren wir uns auf Supply Chain Management und zeigen Ihnen,
- wie der Copilot in Ihrem System eingebunden ist
- wie Sie an den Copilot gelangen
- wie der Copilot die Perfomance Ihres Systems beeinflusst
- was den Copilot von Power BI und anderen Reporting-Tools unterscheidet
Anschließend geben wir Ihnen fünf konkrete Beispiele, wie Ihnen der Copilot in Supply Chain Management hilfreich zur Seite steht.
Einbindung des Copilot in Supply Chain Management
Im ERP-System Dynamics 365 Supply Chain Management finden Sie den Copilot an mehreren Stellen:
- innerhalb einzelner Module bei bestimmten Funktionen
- am oberen Rand in der Navigation im Schnellzugriff
- als Sidecar (als kontextbezogenes Seitenfenster am rechten Rand)
Unabhängig davon, wo Sie sich gerade im System befinden, haben Sie also die Möglichkeit, über die Navigation zum Sidecare zu gelangen und auf den Copilot zuzugreifen. Dort können Sie dann beispielsweise Ihre allgemeinen oder offenen Fragen stellen. Oder Sie nutzen die Copilot-Expertise an den hierfür vorgegeben Stellen im System. Auf beides werden wir in diesem Blogbeitrag noch etwas genauer eingehen.
Lizensierung des Copilot für Supply Chain Management
Copilot-Funktionen sind zu einem wesentlichen Teil in der Standardlizenz von Dynamics 365 Supply Chain Management enthalten. Hier sind bereits viele grundlegende Funktionen sichtbar und nutzbar. So lassen sich beispielsweise erste Einblicke, Filterfunktionen oder kontextbezogene Hilfestellungen direkt im ERP-System aufrufen.
Darüber hinaus gibt es eine dedizierte Copilot-Lizenz für Dynamics 365, mit der sich – je nach Aktivierung und Systemkonfiguration – erweiterte Funktionen und Automatisierungen freischalten lassen. Welche Möglichkeiten genau verfügbar sind, hängt unter anderem vom eingesetzten Modul, der Systemumgebung und den verbundenen Microsoft-Diensten ab.
Auswirkungen des Copilot auf die Performance von Supply Chain Management
Ein häufiger Gedanke bei neuen Funktionen im ERP-System ist: Beeinflusst das meine Systemgeschwindigkeit oder die Ladezeiten? Laut Microsoft ist das bei den Copilot-Funktionen nicht der Fall.
Die Interaktionen mit Copilot – etwa beim Abrufen von Einblicken oder beim Anzeigen des Sidecar-Fensters – belasten nicht direkt die Tabellen oder Module, in denen Sie gerade arbeiten. Technisch gesehen werden die Anfragen an Copilot in einem separaten Thread verarbeitet, wodurch die Hauptanwendung ungestört weiterläuft
Das bedeutet: Die gewohnten Prozesse im System bleiben performant, selbst wenn im Hintergrund eine KI-Abfrage gestartet oder eine KI-Analyse durch Copilot durchgeführt wird.
Wichtig: Damit diese Performance gewährleistet bleibt, sollten die grundlegenden Systemvoraussetzungen erfüllt sein – etwa die Aktivierung der Power Platform-Integration, stabile Cloud-Konnektivität sowie eine aktuelle D365 Umgebung mit allen relevanten Updates.
Was den Copilot von klassischen BI- oder Reporting-Tools unterscheidet
Copilot und Power BI verfolgen beide das Ziel, Daten intelligent aufzubereiten und daraus fundierte Entscheidungen zu ermöglichen – jedoch auf unterschiedliche Weise und für unterschiedliche Anwendungsszenarien.
Power BI ist eines der leistungsstärksten Werkzeuge von Microsoft zur visuellen Datenanalyse. Es bietet tiefgehende Einblicke in historische Daten und ermöglicht es, komplexe Zusammenhänge in interaktiven Dashboards und Berichten darzustellen. Fachabteilungen können gezielt Auswertungen erstellen, Trends erkennen und auf strategischer Ebene fundierte Entscheidungen treffen.
Copilot ergänzt diesen Ansatz um eine operative, kontextbezogene Komponente: Er liefert direkt im Arbeitsbereich von Supply Chain Management kompakte Zusammenfassungen und Handlungsempfehlungen – ganz ohne manuelles Erstellen von Abfragen oder Reports. Dabei erkennt Copilot Muster in Echtzeit und hilft, operative Entscheidungen schnell und zielgerichtet zu treffen.
Während Power BI sich hervorragend für die tiefgehende Analyse und das Reporting eignet, bietet Copilot eine intuitive Unterstützung im Tagesgeschäft – ohne dass Anwender technisches Know-how oder Erfahrung im Umgang mit BI-Tools benötigen. Beide Tools entfalten ihren größten Nutzen im Zusammenspiel: Power Bi bietet strategische Weitsicht, Copilot liefert operative Effizienz. Mehr zum Zusammenspiel von Copilot und Power Bi finden Sie hier in kürze auf unserem Blog.
So unterstützt Sie der Copilot in Dynamics 365 Supply Chain Management
Wie eingangs erwähnt, finden Sie den Copilot in Dynamics 365 Supply Chain Management im Wesentlichen an diesen beiden Stellen:
Sidecar: Das Intelligente Hilfefenster
Über die zentrale Menüleiste öffnen Sie von jeder Stelle im System das Sidecar. Es ist ein aufklappbares Seitenfenster – per Standardeinstellung am rechten Bildschirmrand. Sie nutzen es wie ein natürliches Chatfenster und können dem Copilot an dieser Stelle beliebige Fragen stellen. Hilfreich ist diese Funktion vor allem für neue Nutzer, die sich einen schnellen Überblick über das System verschaffen möchten oder Anwender, die gerade bestimmte Funktionen oder Einstellungen nicht finden. Es ist in etwa vergleichbar mit den von Microsoft bekannten Hilfefunktionen und Hilfefenstern – mit dem Unterschied, dass der Helfer auf der anderen Seite intelligent ist und Antworten auch dann geben kann, wenn der Suchende nicht die korrekten Key-Words in der Frage genutzt hat – oder selbst nicht so genau weiß, was er fragen muss, um zu finden, was er benötigt.
Folglich sind die Fragen, die man Copilot im Sidecar stellt, allgemeiner Natur. In unseren Test fragten wir den Copilot beispielsweise:
- Wie komme ich im System an die Liste unserer Bestellungen?
- Wo richte ich Filter ein, mit denen ich nur offene Lieferantenrechnungen sehe?
- Was ist der Unterschied zwischen einem Kundenauftrag und einer Kundenrechnung?
Und bekamen auf Anhieb eine zufriedenstellende Antwort. Aber Vorsicht: Diese Funktion ist zum jetzigen Zeitpunkt noch keine eierlegende Wollmilchsau. Werden die Fragen zu spezifisch, erscheint im Copilot oftmals
„Es tut mir leid, ich weiß nicht, wie ich dabei helfen kann. Können Sie es bitte umformulieren?“
In der Regel brauchen Sie es dann nicht weiter mit anderen Formulierungen zu versuchen. Copilot wird Ihnen diese Frage an dieser Stelle nicht beantworten. Entweder sprengt die Frage den aktuellen Kontext oder sie fordert ein zu tiefes Verständnis – was Copilot aktuell (noch) nicht leisten kann.
In diesem Fall empfehlen wir die kontextbezogene Hilfe im entsprechenden Modul und der entsprechenden Funktion.
Kontextbezogene Hilfe bei mehreren entsprechenden Funktionen
Wie bereits erwähnt dringt der Copilot in Supply Chain Management an vielen Stellen bereits etwas weiter in die Tiefe vor und bietet intelligente Zusammenfassungen. Diese erscheinen per Voreinstellung automatisch beim Ansteuern einer bestimmten Funktion. Es ist also nicht einmal ein Klick notwendig, um von der KI und deren Analysen zu profitieren.
Meist werden dabei Informationen zusammengetragen, die sich im System an unterschiedlichen Stellen befinden und ein aufwändiges An-Navigieren erforderlich gemacht hätten. Was genau Copilot an diesen Stellen zusammenfasst, ist unterschiedlich.
- Teilweise sind es Informationen, die an dieser Stelle sinnvoll ins Gesamtbild passen.
- Aber auch Informationen, die ein Nutzer erfahrungsgemäß als nächstes im System (manuell) ansteuern würde, werden hier gezeigt.
Somit können unterschiedliche Nutzer an bestimmten Stellen unterschiedliche Zusammenfassungen und Hilfestellungen von Copilot bekommen.
Im Folgenden wollen wir uns exemplarisch an fünf Stellen im System diese Auswertungen, die Copilot bietet, etwas genauer ansehen.
Beispiel 1: Hover-Funktion bei Artikelnummern
Artikelnummern finden Sie an vielen Stellen im System – z. B. beim Lagerbestand, bei Auftrags- oder bei Einkaufspositionen, in Stücklisten oder Produktionsaufträgen.
Hovert man nun mit der Maus auf die Artikelnummer, bietet Copilot proaktiv die wichtigsten Informationen zu diesem Produkt. So wird beispielsweise der Name in Klartext übersetzt, Produktmerkmale und Produktvarianten dargestellt, Lagerortinformationen eingeblendet oder die aktuelle Verfügbarkeit über alle Standorte hinweg angezeigt. Wie bereits erwähnt, ist die Zusammenstellung der Informationen abhängig vom jeweiligen Nutzer und seiner individuellen Arbeitsweise – und natürlich auch der Datenbasis im ERP.
Beispiel 2: Product Detail summary
Diese Funktion finden Sie im System bei den freigegebenen Produkten.
Klicken Sie hier auf ein Produkt, fasst Ihnen Copilot automatisch die wichtigsten Metainformationen zusammen wie z. B. Lagerbestand, Standardlieferant, Preise, Verkaufsrahmenverträge, Kommissionierungsdaten, aktuelle Nachbestellungen und vieles weitere mehr.
Alle Infos, die normalerweise nicht auf den ersten Blick ersichtlich wären – und über mehrere Schritte im System gesucht werden müssten – erscheinen dann auf dieser intelligenten Ansicht. Auch hier gilt: Was der entsprechende Nutzer in der Vergangenheit am häufigsten wissen wollte, erscheint ebenso in dieser Übersicht wie sämtliche Informationen, die Copilot als hilfreich und wichtig einstuft.
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Beispiel 3: Vendor Summary
Diese Funktion finden Sie im System bei den Kreditorenkonten (Lieferanten) und hier speziell in der Übersicht aller Kreditoren.
Klicken Sie nun innerhalb dieser Auflistung auf einen Kreditor, stellt Ihnen Copilot die wichtigsten Informationen von den unterschiedlichsten Seiten zu diesem Lieferanten zusammen. Sie bekommen beispielsweise Einblicke in die gebuchten Rechnungen, in fällige Rechnungen, in den Status der Lieferungen, den Status von Bestellungen, offene Mahnungen, Ansprechpartner, historische Einkaufsvolumen, etc.
Auch hier zeigt Copilot wieder nur die Dinge an, die für Sie sinnvoll und wichtig sind. Bei neuen Lieferanten beispielsweise werden Sie keinen Status von Bestellungen vorfinden (da es hier noch nichts zu berichten gibt). Überfällige Bestellzeilen allerdings (Positionen innerhalb einer Bestellung, die für das erwartete Liederdatum bereits überschritten sind, die Ware aber noch nicht vollständig eingegangen ist) werden Sie immer in diesen Zusammenfassungen finden ggfs. auch angereichert mit Hilfe- und Lösungsvorschlägen.
Beispiel 4: Purchase order summary
Diese Funktion finden Sie im Modul Beschaffung und hier beim Überblick über alle Bestellungen.
Wählen Sie hier eine bestimmte Bestellung aus, versorgt Sie Copilot mit Auskünften wie Anzahl der Positionen, den aktuellen Bestellstatus, bestätigte Bestellungen, fällige oder überfällige Bestellungen, noch nicht eingegangene Mengen, Preisabweichungen, fehlende Eingangsbestätigungen, etc. Selbst geübte ERP-Anwender benötigen für das Finden dieser Informationen mehrere Klicks und Navigationsschritte.
Ein weiteres Highlight dieser Funktion: Innerhalb der von Copilot ausgegebenen Ergebnisse können Sie direkt mit intelligenten Filteroptionen weiterarbeiten. Das bedeutet: Statt sich durch unterschiedliche Ansichten oder Tabellen zu klicken, bietet Copilot kontextbezogene Schaltflächen, mit denen Sie z. B. gezielt folgende Fragen beantworten können:
- Welche Positionen wurden noch nicht vollständig geliefert?
- Welche Bestellzeilen sind zwar eingegangen, aber noch nicht fakturiert?
- Welche Artikel sind überfällig oder haben kein bestätigtes Lieferdatum?
Dabei zeigt Copilot nur die Filter an, die auch wirklich zutreffen – also nur dann, wenn es tatsächlich Zeilen mit dem jeweiligen Status gibt. So behalten Sie den Überblick und können schnell entscheiden, wo Handlungsbedarf besteht. Besonders in komplexen Bestellprozessen ist das eine enorme Hilfe und ein klarer Produktivitätsgewinn für Einkauf und Lagerlogistik.
Beispiel 5: Sales order summary
Diese Funktion finden Sie im Modul Vertrieb und Marketing direkt bei den Verkaufsaufträgen.
Wählen Sie hier in der Liste aller Verkaufsaufträge nun einen bestimmten Auftrag aus, erhalten Sie vom Copilot Informationen wie Positionen, Status des Auftrages, Bestelldaten, erwartete Liefertermine, fakturierte Mengen, Rückstände bei der Lieferung, etc.
Auch in der Sales Order Summary schlägt Copilot eigenständig Filter vor, die Sie dann nutzen können, um sich über kontextbezogene Schaltflächen gezielt Fragen beantworten zu lassen wie:
- Welche Auftragszeilen wurden noch nicht vollständig kommissioniert?
- Welche Artikel sind zwar kommissioniert, aber noch nicht versendet worden?
- Welche Lieferungen sind überfällig oder haben kein bestätigtes Versanddatum?
Diese Filter helfen dabei, den aktuellen Status aller Verkaufsaufträge schnell zu überblicken und gezielt dort einzugreifen, wo gerade etwas ins Stocken geraten ist. Statt manuell nach einzelnen Aufträgen oder Positionen zu suchen, bietet Copilot direkt kontextbezogene Aktionsmöglichkeiten, die auf dem realen Systemstatus basieren.
Auch hier gilt: Nur die Filter, die im jeweiligen Fall tatsächlich relevant sind, werden angezeigt. Es kann also durchaus vorkommen, dass Sie diese Option bei einem Auftrag gar nicht finden. Dies sorgt für Übersichtlichkeit und Effizienz – vor allem in Zeiten hoher Auftragsvolumina oder bei komplexen Lieferketten.
Fazit: Viel Potenzial – schon heute ein echter Gewinn
Microsoft Copilot hat sich in Dynamics 365 Supply Chain Management längst vom experimentellen Helfer zur echten Assistenzlösung entwickelt. Vor allem die kontextbezogenen Zusammenfassungen, die automatisierten Filter und die einfache Bedienung im Sidecar machen den Copilot in Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management zu einem nützlichen Begleiter im Arbeitsalltag – insbesondere für operative Rollen im Einkauf, Vertrieb und in der Logistik.
Auch wenn der Funktionsumfang aktuell noch ausgebaut wird und nicht jede Frage an jeder Stelle beantwortet wird, zeigt sich: Copilot bringt Struktur, Geschwindigkeit und Übersicht in die täglichen ERP-Prozesse.
Unser Tipp: Wer Dynamics 365 bereits im Einsatz hat, sollte den Copilot unbedingt testen und selbst ausprobieren, wie viel Erkenntnisgewinn die intelligenten Zusammenfassungen bieten und wie viel Zeit Sie damit einsparen können.
Sie sind noch nicht sicher, welche Funktionen für Sie verfügbar sind und wie Sie diese optimal einsetzen? Nutzen Sie einfach das untenstehende Kontaktformular und sprechen Sie uns an – gerne helfen wir bei der Beurteilung und zeigen Ihnen, wie Sie Copilot sinnvoll in Ihre Prozesse integrieren.
