Lieferantenkommunikation automatisieren in Dynamics 365: Der Supplier Communications Agent
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Der Posteingang eines Einkäufers erzählt eine vertraute Geschichte.
Lieferantenbestätigungen müssen kontinuierlich überwacht werden. Lieferverzögerungen werden per Mail gemeldet und müssen manuell ins System übertragen werden. Und Änderungswünsche zu Bestellungen gehen irgendwo zwischen drei offenen Tabs und einem überfüllten Postfach unter. Am Ende frisst der Posteingang schnell einen erheblichen Teil des Arbeitstags und hält qualifizierte Einkäufer davon ab, sich auf strategisch wertvolle Aufgaben zu konzentrieren.
Microsoft adressiert genau diese Alltagsrealität mit dem Supplier Communications Agent in Dynamics 365 Supply Chain Management. Künftig übernimmt er die Routine und Ihre Mitarbeitenden im Einkauf konzentrieren sich auf die richtigen Entscheidungen.
Was der Supplier Communications Agent in Dynamics 365 SCM leistet
Der Agent arbeitet auf zwei Ebenen gleichzeitig:
- Er kümmert sich um die Kommunikation, die nach außen gehen muss.
- Er verarbeitet das, was von Lieferanten hereinkommt.
Beides geschieht weitgehend automatisch im Hintergrund, ohne dass jeder Schritt manuell angestoßen werden muss.
Ausgehende Kommunikation: automatisierte Follow-ups bei Bestellungen
Follow-Ups sind eine der unbeliebtesten Aufgaben im Einkauf, und trotzdem müssen sie erledigt werden. Hier unterstützt der Supplier Communications Agent, indem er selbständig erkennt, welche Bestellungen Aufmerksamkeit benötigen. Dazu erstellt er automatisch passende E-Mail-Entwürfe, wie etwa eine Erinnerung zur ausstehenden Bestellbestätigung oder eine Nachfrage bei Lieferverzug. Diese E-Mails können entweder direkt versendet oder zur Prüfung vorgelegt werden, bevor sie den Lieferanten erreichen. Manuelles Nachverfolgen und das Formulieren von Standardnachrichten gehören damit der Vergangenheit an.
Eingehende E-Mails: Bestellbestätigungen und Änderungen automatisch verarbeiten
Eingehende Lieferanten-E-Mails sind selten strukturiert. Eine Bestellbestätigung kommt als Freitext, eine Lieferzeitänderung versteckt sich im dritten Absatz, eine Mengenänderung wird beiläufig erwähnt. All das manuell zu lesen, zu interpretieren und dann ins System zu übertragen kostet Zeit und birgt Fehlerquellen.
Der Agent liest eingehende E-Mails und erkennt automatisch, um welche Art von Nachricht es sich handelt, sei es Bestellbestätigung, Änderungsanfrage oder Lieferterminverschiebung. Er ordnet die E-Mail der richtigen Bestellung zu und extrahiert die relevanten Informationen wie neue Liefertermine, Mengenänderungen, Artikelreferenzen. Diese Daten können vom Einkäufer ins ERP übernommen werden. Was früher mehrere manuelle Schritte erforderte, reduziert sich auf Prüfung und Bestätigung.
Was sich im Einkaufsalltag mit KI-Agenten verändert
Ein Einkäufer, der täglich 15 bis 20 Lieferanten-E-Mails manuell liest, interpretiert und ins System überträgt, verbringt dafür schnell eineinhalb bis zwei Stunden – jeden Tag. Zeit, die für Preisverhandlungen, Lieferantenbewertungen oder die Absicherung kritischer Beschaffungspfade fehlt.
Der spürbarste Effekt des Agents zeigt sich deshalb nicht in einer einzelnen Funktion, sondern im gesamten Rhythmus des Arbeitstages.
Lieferantenbeziehungen können aktiver gepflegt werden, weil die administrative Last sinkt. Risiken in der Lieferkette werden früher sichtbar, weil Informationen aus eingehenden E-Mails schneller und vollständiger ins ERP fließen. Und Bestelldaten sind aktueller, weil Änderungen nicht mehr im Posteingang warten, bis sie endlich verarbeitet werden.
Solche Aufgaben mögen nicht besonders komplex klingen, aber sie summieren sich täglich zu einem erheblichen Zeitaufwand. Der Agent schließt genau diese Lücke.
Mensch-in-the-Loop: Freigabeprozesse beim KI-Agenten im Einkauf
Der Supplier Communications Agent ist kein autonomes System, das eigenständig Entscheidungen trifft. Er erstellt Entwürfe, schlägt Aktualisierungen vor und markiert relevante Informationen. Er handelt aber erst, wenn ein Einkäufer die Aktion bestätigt oder freigibt.
Das ist kein Zufall, sondern Prinzip. Microsoft folgt beim Supplier Communications Agent demselben Ansatz wie bei allen anderen KI-Agenten in Dynamics 365: Der Agent übernimmt die Routine, der Mensch behält die Verantwortung. Ausgehende E-Mails können vor dem Versand geprüft werden. Änderungen an Bestelldaten werden angezeigt, bevor sie übernommen werden. Komplexe oder unklare Situationen – etwa widersprüchliche Angaben in einer Lieferanten-E-Mail – landen direkt beim Einkäufer zur manuellen Klärung.
Das gibt Einkaufsteams die Sicherheit, dass keine unkontrollierten Änderungen im System landen und schafft gleichzeitig das Vertrauen, das für den produktiven Einsatz eines KI-Agenten im täglichen Betrieb notwendig ist.
Wie sich Copilot und KI-Agenten grundsätzlich unterscheiden und welche weiteren Funktionen bereits verfügbar sind, zeigen wir in unserem Überblick zu Copilot und KI-Agenten in Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management.
Voraussetzungen und Aktivierung in Dynamics 365 Supply Chain Management
Die Aktivierung und Einrichtung erfolgen über das Feature Management und sind weitgehend konfigurationsgetrieben.
Für den produktiven Einsatz sind folgende Voraussetzungen relevant:
- Systemversion: Dynamics 365 Supply Chain Management Version 10.0.44 oder höher
- Feature Management: Aktivierung der entsprechenden Preview-Features im Feature Management-Workspace
- E-Mail-Konfiguration: Einrichtung eines dedizierten Postfachs für die Lieferantenkommunikation, aus dem der Agent eingehende E-Mails verarbeitet
- Berechtigungen: Korrekte Rollenzuweisung für Mitarbeitende, die Änderungsvorschläge des Agenten prüfen und freigeben
Da sich der Agent im produktionsreifen Preview-Status befindet, empfiehlt sich ein kontrollierter Rollout – zunächst mit einem dedizierten Postfach und einer überschaubaren Anzahl an Lieferanten, bevor der Einsatz schrittweise ausgeweitet wird.
Welche weiteren Neuerungen Microsoft für Dynamics 365 Supply Chain Management plant und wann der Agent die allgemeine Verfügbarkeit erreicht, zeigen wir in unserem Beitrag zur Release Wave 1/2026 in Dynamics 365 Supply Chain Management.
Wofür ist der Supplier Communications Agent nicht geeignet?
Der Supplier Communications Agent ist klar auf die operative Kommunikation rund um Bestellungen ausgelegt: Follow-ups bei ausstehenden Bestätigungen, Verzögerungen, Mengen- oder Terminänderungen. Genau das beschreibt Microsoft auch als offiziellen Funktionsumfang – kein generelles Tool für jede Form der Lieferanteninteraktion.
Daraus ergibt sich die Grenze des Einsatzbereichs. Wo Kommunikation nicht klar an eine Bestellung andockt oder inhaltlich über typische PO-Themen hinausgeht, ist der Agent aktuell weniger passend. Die fachliche Einordnung – etwa bei widersprüchlichen Angaben oder Entscheidungen außerhalb des beschriebenen Rahmens – bleibt beim Einkäufer.
Auch technisch gibt es klare Voraussetzungen, die man kennen sollte:
- Postfächer müssen serverseitig mit Dataverse synchronisiert sein, weil der Agent mailbox-zentriert arbeitet.
- Beim Review-and-Apply-Szenario verarbeitet der Agent nur E-Mails aus Lieferantendomains. Wer den Agenten testen möchte, muss die eigene E-Mail-Adresse temporär als Vendor-Contact hinterlegen.
Hinzu kommt der aktuelle Status: Der Agent ist als Production-Ready-Preview dokumentiert, die Dokumentation selbst als „prerelease" gekennzeichnet. Ein kontrollierter Start – mit einem definierten Postfach und einer überschaubaren Lieferantengruppe – bleibt deshalb der pragmatischste Einstieg.
Fazit: Lieferantenkommunikation automatisieren – den Einkauf strategisch entlasten
Der Supplier Communications Agent übernimmt für Sie genau die Aufgaben, die täglich viel Zeit kosten. Dazu zählen zum Beispiel Follow-Ups oder eingehende E-Mails, die der Agent eigenständig liest, interpretiert und zur Übernahme ins ERP aufbereitet. So bleiben Bestelldaten auch aktuell, ohne dass Sie regelmäßig manuell nachpflegen müssen.
Der Agent ist bereits heute in Dynamics 365 Supply Chain Management verfügbar.
Die Frage ist also nicht, ob er in Ihren Prozessen einen Platz hat, sondern wann Sie anfangen, ihn auch zu nutzen. Damit sich Ihr Einkaufsteam endlich wieder auf die Aufgaben konzentrieren kann, die strategisch einen echten Mehrwert schaffen. Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular und wir schauen gemeinsam, wo der Agent in Ihrem Unternehmen am meisten bewirkt.
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