Business Central Release Wave 1/2026: Vom ERP, das dokumentiert, zum ERP, das mitarbeitet
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Warum ERP-Systeme trotz Digitalisierung oft reaktiv bleiben
Die meisten mittelständischen Unternehmen arbeiten längst digital. Buchhaltung, Einkauf, Lager und Reporting laufen über ein ERP-System, Prozesse sind beschrieben, Daten sind vorhanden. Trotzdem bleibt der Alltag in Finance, Beschaffung, Stammdatenpflege oder Auswertung erstaunlich aufwendig. Vieles hängt an einzelnen Personen, vieles passiert reaktiv, und die Informationen, die im System liegen, führen nicht von allein zu besseren Entscheidungen oder stabileren Abläufen.
Genau hier setzt die Business Central Release Wave 1/2026 an. Mit dem aktuellen Release von Microsoft Dynamics 365 Business Central erweitert Microsoft einzelne Funktionen und treibt zugleich eine größere Entwicklung voran: Die Wave zeigt, wie sich ERP-Systeme durch KI, Copilot und autonome Agenten künftig verändern sollen. Die folgenden Punkte geben einen kompakten Überblick über die wichtigsten Neuerungen von Version 28 (BC28).
Die wichtigsten Entwicklungen der Business Central Release Wave 1/2026
- Ausbau von Copilot und KI-Agenten
- Payables Agent für die Kreditorenbuchhaltung
- Expense Agent für Spesen- und Reisekostenprozesse
- Neues Qualitäts-Management in Business Central
- Erweiterungen für Shopify und Commerce-Prozesse
- Verbesserte Analysefunktionen und Item Insights
- Mehr Governance und Kontrolle für KI-gestützte Prozesse
Für Geschäftsführer und IT-Verantwortliche zählt am Ende jedoch weniger die einzelne Funktion als die Frage, was sich an der Rolle des ERP-Systems selbst verändert. Genau hier liegt die eigentliche Bedeutung der Wave: Microsoft entwickelt Business Central schrittweise vom dokumentierenden ERP zu einer aktiven Arbeitsplattform. Damit ist diese Welle strategisch bedeutsamer als viele Updates der vergangenen Jahre.
Business Central wird zum KI-gestützten ERP
Die auffälligste Veränderung dieser Release Wave ist kein einzelnes Feature, sondern ein neuer Umgang mit Geschäftsdaten. Microsoft beschreibt Business Central im offiziellen Overview ausdrücklich als Schritt in Richtung eines KI-gestützten ERP, das Unternehmen vom manuellen Abarbeiten von Aufgaben zu autonomeren, stärker erkenntnisgetriebenen Abläufen führen soll. Das System soll dabei zunehmend als aktiver Partner im Tagesgeschäft auftreten.
Was technisch klingt, ist im Kern eine Verschiebung der Arbeitsteilung. Bisher folgte ein ERP-System einer einfachen Logik: Es speichert Daten, der Mensch analysiert, der Mensch entscheidet, der Mensch führt aus. Künftig übernimmt die Software früher in dieser Kette Verantwortung. Sie wertet Daten aus, erstellt Zusammenfassungen und Hinweise, unterstützt Entscheidungen und übernimmt innerhalb klar definierter Leitplanken erste operative Schritte selbst.
Die Bewegung geht also weg vom rein dokumentierenden System, das festhält, was Menschen getan haben, hin zu einem System, das analysiert, unterstützt und sich zunehmend an der Ausführung beteiligt. Diese Verschiebung dürfte die nächste Generation von ERP-Projekten stärker prägen als jede einzelne Modulfunktion.
Copilot und KI-Agenten verändern die Rolle des ERP-Systems
Wer verstehen will, worauf Microsoft hinauswill, schaut am besten auf den Ausbau von Copilot und den KI-Agenten. Hier liegt der Unterschied, der die ganze Welle trägt.
Copilot bleibt das unterstützende Element. Er fasst zusammen, liefert Hinweise und macht Informationen schneller zugänglich. Die KI-Agenten gehen einen Schritt weiter. Sie führen Arbeitsschritte aus, bearbeiten Prozesse innerhalb festgelegter Regeln und werden dabei sichtbar, steuerbar und überprüfbar. In der Wave 1/2026 baut Microsoft genau diese Schicht aus: Agenten sollen vollständigere End-to-End-Abläufe bewältigen, etwa eine Eingangsrechnung aus einer E-Mail heraus vorbereiten, und sie arbeiten direkt auf den Seiten im System statt im Hintergrund.
Der Payables Agent zeigt das Prinzip gut. Er überwacht ein definiertes Postfach, interpretiert eingehende Lieferantenrechnungen und bereitet die Belege zur weiteren Verarbeitung auf. Entscheidend ist dabei ein Detail, das die ganze Logik der Wave verrät: Der Agent erstellt Entwürfe zur Freigabe und bucht nicht eigenständig. Die finale Entscheidung bleibt beim Menschen. Der ebenfalls weiterentwickelte Expense Agent erfolgt denselben Ansatz im Ausgaben- und Reisekostenmanagement.
Damit wird ein Muster sichtbar, das sich durch die gesamte Wave zieht: Business Central entwickelt sich von einem System zur Datenerfassung zu einer Plattform, die operative Arbeit aktiv vorbereitet, die Verantwortung dafür aber bewusst beim Anwender belässt. Genau dieses Zusammenspiel aus Vorbereitung durch den Agenten und Freigabe durch den Menschen ist der rote Faden, an dem auch die Steuerungs- und Governance-Funktionen der Wave ansetzen.
Wie sich der Wandel in Finance, Supply Chain und Commerce zeigt
Bemerkenswert ist, dass diese Strategie nicht auf der Copilot-Ebene stehen bleibt. Sie greift bis in die Kernprozesse des ERP hinein, und gerade dort entsteht der konkrete Nutzen für mittelständische Unternehmen.
Im Finanzbereich erweitert Microsoft das System über die KI-Unterstützung bei Verbindlichkeiten und Ausgaben hinaus um handfeste Funktionen. Mit den Self-Billed Invoices lassen sich Rechnungen im Rahmen einer Selbstfakturierung im Namen des Lieferanten erzeugen, was Genauigkeit und Verarbeitungstempo erhöht und die Datenbasis sauberer hält. Beide Funktionen, die Selbstfakturierung und die standardisierte Quellensteuerlogik für Lieferanten, erreichen ihre allgemeine Verfügbarkeit im Juni 2026. Die Quellensteuer wird damit ohne separate Drittlösung und ohne Individualentwicklung Teil des Standards. Die Linie dahinter ist eindeutig: weniger manuelle Schritte, mehr Standardisierung und eine engere Verbindung von Effizienz, Compliance und Kontrolle.
Auch in Supply Chain und Manufacturing investiert Microsoft in belastbarere Steuerung statt in reine Geschwindigkeit. Dass Subcontracting und Quality Management im offiziellen Overview ausdrücklich als Schwerpunkte genannt werden, ist deshalb aussagekräftig. Mit dem nativen Quality Management etabliert Microsoft Qualitätsprüfungen als integrierten Bestandteil von Einkaufs-, Produktions-, Montage- und Lagerprozessen, inklusive Prüfregeln mit Pass-/Fail-Kriterien, der Blockierung nichtkonformer Chargen sowie Quarantäne- und Folgelogik. Automatisierung bedeutet in Microsofts Logik also reproduzierbare Qualität und kontrollierbare operative Entscheidungen.
Die Shopify-Erweiterungen wirken auf den ersten Blick wie Detailarbeit. Wenn sich Produktvarianten, Attribute, Bilder und Collections systemübergreifend konsistenter pflegen lassen, sinkt der Aufwand für Medienbrüche, Korrekturen und manuelle Abstimmung. Strategisch gelesen steckt darin eine größere Aussage: Microsoft denkt Commerce und ERP zunehmend als eine zusammenhängende Prozesslandschaft statt als getrennte Welten.
Und schließlich verschiebt sich auch die Auswertung. Mit Funktionen wie Item Insights sowie KI-gestützten KPI-Zusammenfassungen rückt das System von einem reinen Berichtswerkzeug zu einer Plattform, die Daten kontextbezogen interpretiert. Der Wert von ERP-Daten liegt eben nicht in ihrer Verfügbarkeit, sondern in ihrer Nutzbarkeit für konkrete Entscheidungen. An dieser Schwelle setzt die Welle erkennbar an.
Warum Governance zur Voraussetzung für KI im ERP wird
Ein Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit, weil er für Entscheider wie für Berater gleichermaßen zentral ist. Microsoft verfolgt bewusst keinen Black-Box-Ansatz. Automatisierung und Kontrolle sollen zusammengehen.
Sichtbar wird das an den begleitenden Steuerungsmechanismen. Eine zentrale Task Pane bündelt die Aktivitäten aller Agenten an einem Ort. Durch Agenten erzeugte Inhalte lassen sich direkt auf den jeweiligen Seiten prüfen. Kennzeichnungen für erzeugende und ändernde Instanzen machen transparent, wo KI in die Daten eingreift. Und über eine Funktion zum sofortigen Stoppen aller aktiven Aufgaben behält das Unternehmen jederzeit die Hand am Schalter. Microsoft betont parallel dazu, dass die Finance-Verbesserungen Produktivität und Effizienz steigern sollen, während Kontrolle und Compliance gewahrt bleiben.
Microsoft versteht durch Agenten getriebene Prozesse damit als steuerbare Arbeitsteilung zwischen Mensch und System. Die Kontrolle bleibt bewusst beim Unternehmen. Vor allem für den Mittelstand ist das ein entscheidender Akzeptanzfaktor, denn KI im ERP wird erst dann tragfähig, wenn sie nachvollziehbar bleibt. Governance rückt damit vom Nebenthema ins Zentrum jeder Einführung.
Die eigentliche Herausforderung: Organisationsreife statt Technologie
So überzeugend die technische Richtung ist, die eigentliche Hürde liegt woanders. Sie liegt in der organisatorischen Reife, mit der ein Unternehmen diese Funktionen nutzt. Sobald Agenten Aufgaben übernehmen oder vorbereiten, werden Fragen relevant, die sich mit einem Klick nicht beantworten lassen.
- Welche Aufgaben dürfen Agenten überhaupt übernehmen?
- Welche Entscheidungen bleiben beim Menschen?
- Ist die Datenbasis belastbar genug, damit die Ergebnisse verlässlich sind?
- Sind die betroffenen Prozesse ausreichend standardisiert?
- Wo ist der Nutzen messbar und welche Governance braucht es dafür?
Diese Überlegungen folgen nicht aus einer einzelnen Microsoft-Ankündigung. Sie ergeben sich logisch aus der Art, wie Microsoft Copilot, Agenten, Kontrolle und Prozessautomatisierung zusammendenkt. Autonome oder teilautonome Abläufe funktionieren nur dann zuverlässig, wenn Daten konsistent sind, Verantwortlichkeiten klar geregelt und Prozesse ausreichend stabil. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob ein Unternehmen die neuen Funktionen aktivieren kann, sondern ob seine Organisation bereit ist, produktiv und kontrolliert mit ihnen zu arbeiten.
Was sich für ERP-Projekte und Beratung verändert
Diese Verschiebung verändert auch die Logik künftiger ERP-Projekte. Ein Punkt, der für Unternehmen und Berater gleichermaßen relevant ist. Denn bisher standen darin vor allem klassische Themen im Mittelpunkt:
- Fachprozesse modellieren,
- Berechtigungen definieren,
- Stammdaten migrieren,
- Buchungslogik und Workflows konfigurieren.
Diese Arbeit bleibt notwendig, aber sie reicht nicht mehr aus.
Hinzu kommt eine neue Ebene. Künftig gehört zum Projekt, das Verhalten von Agenten zu entwerfen, ihre Leitplanken und Entscheidungsspielräume festzulegen, Review-Logiken zu etablieren, den Nutzen von KI-Szenarien messbar zu machen und die Rollenverteilung zwischen Mensch und System neu zu bestimmen. Wenn ein ERP-System Prozesse nicht mehr nur abbildet, sondern an ihnen mitarbeitet, wird die Einführung funktional und organisatorisch zugleich anspruchsvoller.
Für Partner, Berater und Projektverantwortliche ist die Welle deshalb auch methodisch relevant. Der Wert der eigenen Arbeit liegt zunehmend darin, diese neuen Fragen sauber zu beantworten, statt allein Funktionen zu konfigurieren.
Business Central Release Wave 1/2026: Mehr als ein Funktionsupdate
Die Business Central Release Wave 1/2026 ist kein klassisches Feature-Release. Microsoft liefert neue Funktionen für Finance, Supply Chain, Manufacturing, Commerce und Analyse, und einige davon, etwa Self-Billed Invoices und die Quellensteuerlogik, werden im Laufe der Welle bis September 2026 schrittweise verfügbar. Microsoft weist dabei selbst darauf hin, dass sich geplante Inhalte und Termine bis zur finalen Auslieferung noch ändern können. Ein Blick auf produktive Vollständigkeit zum heutigen Stand wäre also verfrüht.
Die eigentliche Bedeutung der Welle liegt ohnehin tiefer. Mit Copilot und KI-Agenten entwickelt sich Business Central schrittweise vom dokumentierenden ERP zu einer aktiven Arbeitsplattform, die Prozesse unterstützt und in Teilen ausführt. Für Unternehmen entstehen daraus reale Effizienzpotenziale. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenqualität, Prozessstandards, Governance und Projektmethodik.
Die entscheidende Frage für den Mittelstand lautet deshalb nicht mehr, ob KI Teil des ERP wird. Sie lautet, wie ein Unternehmen die Zusammenarbeit zwischen Mensch und System künftig gestaltet. Wer diese Frage früh und bewusst beantwortet, wird aus der Welle deutlich mehr herausholen als reine Funktionsgewinne. Gerne ordnen wir das gemeinsam mit Ihnen ein: in einer kostenlosen Erstberatung oder direkt über unser Kontaktformular.
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