Der Sales Order Agent für Microsoft Dynamics 365 Business Central
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Von der E-Mail direkt ins ERP: Mit dem KI-gestützten Sales Order Agent automatisieren Sie Ihre Auftragserfassung in Business Central
Was glauben Sie, wie viele Stunden verbringt Ihr Innendienst jede Woche damit,
- Informationen aus Kunden-E-Mails manuell in Ihr ERP-System zu übertragen?
- Artikelnummern zu prüfen, Mengen abzugleichen, Liefertermine nachzufragen, Angebote zu erstellen, PDFs zu versenden?
Es sind stets die gleichen Aufgaben, die viel zu viel Zeit kosten. Und darüber hinaus ist diese Arbeit sehr fehleranfällig und bindet qualifizierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an Routinetätigkeiten, statt ihnen Raum zu geben für Kundenberatung, Vertrieb und wertschöpfende Aufgaben.
Genau hier setzt der Sales Order Agent in Business Central an. Denn der neue KI-gestützte Copilot im ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central übernimmt die Auftragserfassung direkt aus eingehenden Kunden-E-Mails.
Während Ihr Team also noch den ersten Kaffee des Tages holt, ist das Verkaufsangebot bereits als Entwurf im System angelegt – inklusive Artikeln, Mengen, Preisen und Lieferterminen. Fehlende Informationen klärt der Agent auf Wunsch auch selbstständig – per E-Mail mit dem Kunden.
Klingt nach Zukunftsmusik? In Business Central ist das bereits Realität. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie:
- Wie der Sales Order Agent in Business Central funktioniert
- Wie er Kunden-E-Mails Schritt für Schritt in Angebote und Aufträge in Business Central überführt
- Welche Aufgaben er übernimmt – und an welchen Stellen Ihr Team weiterhin die Kontrolle behält.
- Und für welche Unternehmen sich der Einsatz besonders lohnt.
1. So funktioniert der Sales Order Agent in Business Central
Der Sales Order Agent ist ein KI-gestützter Assistent innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central, der die Auftragserfassung auf Basis von Kunden E-Mails automatisiert. Statt dass Mitarbeiter eingehende E-Mails manuell lesen, interpretieren und in Verkaufsangebote übertragen, übernimmt der Agent diesen Prozess weitgehend selbstständig im Hintergrund.
Für den Vertrieb bleibt dabei jederzeit transparent nachvollziehbar, welche Kunden-E-Mail eingegangen ist, wie der Agent diese interpretiert hat und welchen Vorschlag er daraus abgeleitet hat – inklusive vorbereiteter Antwort an den Kunden.
Der Sales Order Agent kann dabei sowohl auf zentrale Postfächer wie sales@… als auch auf individuelle oder rollenbasierte Postfächer konfiguriert werden – abhängig davon, wie der Vertrieb in einem Unternehmen organisiert ist.
Hier ein Überblick über die zentralen Aufgaben des Sales Order Agents in Business Central:
- Überwachung eines Postfachs
- Analyse der Kunden-E-Mails
- Abgleich mit Business Central
- Verkaufsangebote erstellen – unter Berücksichtigung aller Informationen im System
- Interaktion mit dem Kunden wie ein echter Benutzer
Technisch gesehen verhält sich der Agent dabei wie ein Anwender im System: Er navigiert durch Seiten, nutzt Aktionen, liest Feldinformationen und legt Verkaufsangebote auf Basis der vorhandenen Business-Logik an. Die einzelnen Schritte des Sales Order Agent sind dabei nicht fest programmiert. Der Agent entscheidet situativ, welche Informationen benötigt werden und wie er im jeweiligen Fall vorgeht. Dadurch kann er auch mit individuellen Feldern, kundenspezifischen Erweiterungen und Validierungsregeln umgehen.
Fazit: Der Sales Order Agent liest, versteht und verarbeitet Kundenanfragen direkt im ERP-System – und schafft damit die Grundlage für eine deutlich schnellere, konsistentere und weniger fehleranfällige Auftragserfassung.
2. So überführt der Sales Order Agent Kunden-E-Mails in Angebote und Aufträge
Der Sales Order Agent sorgt für einen durchgängigen Prozess – von der eingehenden Kunden-E-Mail bis zum fertigen Auftrag. Alle relevanten Daten und Dokumente werden dabei direkt in Business Central angelegt oder vorbereitet. Der Agent zeigt transparent, welche Datensätze er erstellen oder aktualisieren würde, bevor diese final übernommen werden.
Kurz zusammengefasst läuft das Ganze so ab:
- E-Mail-Eingang erkennen, Inhalte verstehen
Der Agent ist mit einem definierten E-Mail-Postfach verbunden und überwacht dieses kontinuierlich auf eingehende Kundenanfragen. Auch mehrere Postfächer sind möglich. Hier erkennt er nicht nur Angebots- oder Bestellanfragen, er versteht auch den Inhalt und relevante Informationen. Sobald eine E-Mail eingeht, analysiert der Agent Betreff, Text, Anhänge (z. B. PDFs oder Bilder) sowie relevante Informationen wie Artikel, Mengen, Liefertermine oder Referenzen.
- Kunde zuordnen und Artikel prüfen
Anhand der Absenderadresse identifiziert der Agent den passenden Kunden oder Kontakt in Business Central und ordnet diesen korrekt zu. So bleibt sichergestellt, dass Angebote und Aufträge immer richtig zugeordnet werden. Handelt es sich um einen neuen Kunden, zeigt der Agent, welche Stammdaten er aus der E-Mail identifiziert hat und welche Felder er entsprechend befüllen würde. Darüber hinaus erkennt der Sales Order Agent, ob sich eine Kundenanfrage auf ein bestehendes Angebot oder einen laufenden Vorgang bezieht. In diesem Fall aktualisiert er vorhandene Dokumente gezielt, statt neue anzulegen. - Verkaufsangebot erstellen und freigeben
Liegen alle notwendigen Informationen vor, legt der Agent automatisch ein Verkaufsangebot in Business Central an. Dieses enthält unter anderem: Artikel und Mengen, Preise und Steuern sowie externe Referenzen. Auch Verfügbarkeiten und Lieferzeiten werden berücksichtigt. Ist ein gewünschter Artikel zum Beispiel nicht in der angefragten Ausführung verfügbar, kann der Agent alternative Vorschläge vorbereiten – etwa eine andere Größe, Variante oder einen späteren Liefertermin – und diese bereits als E-Mail-Entwurf formulieren. Das erstellte Angebot wird als PDF für den Versand vorbereitet. Bevor es an den Kunden versendet wird, prüft dann ein Mitarbeiter den Entwurf. Anpassungen können jederzeit ergänzt werden. - Angebot wird Auftrag
Bestätigt der Kunde dieses Angebot seinerseits per E-Mail, kommt der Sales Order Agent ein weiteres Mal ins Spiel. Er erkennt die Rückmeldung, aktualisiert das Dokument und wandelt das Angebot in einen Verkaufsauftrag um. Auch dieser Schritt erfolgt nachvollziehbar innerhalb von Business Central. Die Bestätigung des Kunden per E-Mail erkennt der Agent automatisch, aktualisiert die Daten und versendet auf Wunsch auch die Auftragsbestätigung. Erfolgt die Rückmeldung telefonisch, wird der weitere Prozess durch einen Mitarbeitenden übernommen.
Fazit: Der Sales Order Agent sorgt für einen durchgängigen, transparenten Prozess – mit klarer Trennung zwischen automatisierter E-Mail-Verarbeitung und manueller Bearbeitung über andere Kanäle.
3. Wo Sie trotz Automatisierung die Kontrolle im Team behalten
Der Sales Order Agent ist keine autonome „Black Box“, sondern ein unterstützender Assistent, der Routineaufgaben übernimmt und Mitarbeitende gezielt entlastet. Der Agent erstellt dabei ausschließlich Entwürfe. Er zeigt transparent, welche Daten er anlegen oder aktualisieren würde – eine automatische, ungeprüfte Übernahme findet nicht statt. Die Kontrolle bleibt jederzeit im Unternehmen.
Die Aufgaben, die der Sales Agent übernimmt, haben wir unter Punkt 2 bereits vorgestellt:
- Auslesen und Interpretieren von Kunden-E-Mails
- Zuordnung von Kunden und Kontakten in Business Central
- Ermittlung von Artikeln, Mengen und Lieferterminen
- Prüfung von Verfügbarkeiten
- Erstellung von Verkaufsangeboten als Entwurf
- Vorbereitung von Angebots- und Auftragsdokumenten inklusive PDF
An diesen Stellen bleibt Ihr Team bewusst eingebunden:
- Prüfung und Freigabe aller ausgehenden E-Mails: Der Sales Order Agent bereitet Texte und Vorschläge vor, versendet jedoch keine E-Mails eigenständig. Jede Kommunikation nach außen ist zustimmungspflichtig und wird bewusst durch einen Mitarbeiter freigegeben. Kein Angebot und kein Auftrag verlassen das System ohne deren Freigabe.
- Feinjustierung von Angeboten: Rabatte, Sonderkonditionen, Versandkosten oder individuelle Vereinbarungen werden weiterhin vom Team gesteuert und können jederzeit individuell ergänzt werden.
- Klärung von Sonderfällen: Unklare Kundenanfragen, neue Kontakte oder abweichende Anforderungen werden gezielt an Mitarbeiter übergeben.
- Finale Entscheidung beim Auftrag: Die Umwandlung vom Angebot zum Auftrag erfolgt kontrolliert und nachvollziehbar im System. Erst nach einer finalen Freigabe eines Mitarbeiters wird ein Angebot an einen Kunden verschickt.
Fazit: Der gesamte Prozess ist darauf ausgelegt, dass Automatisierung und menschliche Kontrolle Hand in Hand gehen – mit klar definierten Freigaben und einem Menschen im Workflow.
4. Für welche Unternehmen sich der Sales Order Agent besonders lohnt
Der Sales Order Agent entfaltet seinen größten Nutzen dort, wo viele Kundenanfragen per E-Mail eingehen und die Auftragserfassung bislang manuell erfolgt. Besonders geeignet ist er für Unternehmen, bei denen Geschwindigkeit, Verlässlichkeit und eine hohe Anzahl wiederkehrender Anfragen eine zentrale Rolle spielen.
Besonders sinnvoll ist der Einsatz also für Unternehmen, die …
- regelmäßig Angebots- oder Bestellanfragen per E-Mail erhalten
- über große Sortimente mit vielen Artikeln verfügen
- häufig just-in-time liefern oder mit wechselnden Verfügbarkeiten arbeiten
- im Vertrieb viel Zeit mit Lager- und Lieferterminprüfungen verlieren
- ihren Innendienst gezielt von Routinetätigkeiten entlasten möchten
- ihre Prozesse in Microsoft Dynamics 365 Business Central weiter automatisieren wollen
Schon wenige Minuten Zeitersparnis pro Anfrage machen hier einen Unterschied: Bei rund 5 Minuten pro E-Mail und 20 Anfragen pro Tag ergibt sich schnell eine spürbare Entlastung im Vertriebs- und Innendienst.
Typische Einsatzszenarien finden sich zum Beispiel im Handel, im Großhandel oder in Unternehmen mit einem aktiven schriftlichen Vertriebsinnendienst.
Weniger geeignet ist der Sales Order Agent aktuell, wenn:
- Verkäufe überwiegend über Webshops oder Drittsysteme laufen und kaum E-Mail-Anfragen eingehen
- Aufträge stark projektgetrieben und individuell sind, etwa im klassischen Maschinenbau
- nur sehr wenige Anfragen pro Woche eingehen und der manuelle Aufwand gering ist
In diesen Fällen überwiegt der Nutzen einer Automatisierung den organisatorischen Aufwand oft (noch) nicht.
Fazit
Der Sales Order Agent zeigt, wie KI bereits heute praxisnah in ERP-Systemen eingesetzt werden kann. Business Central ist hier eindeutig ein Vorreiter.
Der Sales Order Agent entlastet bei manueller Datenerfassung und übernimmt Routineaufgaben einzig mit Hilfe der Informationen aus Kunden-E-Mails – strukturiert, nachvollziehbar und kontrolliert. So gewinnen die Mitarbeiter im Innendienst Zeit für das, was wirklich zählt: Kunden, Beratung, Vertrieb und Umsatz.
Sie möchten wissen, ob und wie sich der Sales Order Agent in Ihrer Business-Central-Umgebung sinnvoll einsetzen lässt? Sprechen Sie mit uns – wir zeigen Ihnen, was möglich ist und wie Ihnen der Einsatz einen echten Mehrwert bringt.
