E-Rechnungen: Pflicht für B2B Unternehmen und Abbildung in den ERP-Systemen von Microsoft
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In Dynamics 365 Business Central, Finance & Supply Chain Management
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen können. Diese E-Rechnungspflicht für Firmen ist Teil einer fortschreitenden Digitalisierungsinitiative, die darauf abzielt, den Geschäftsverkehr effizienter und transparenter zu gestalten.
Es ist darüber hinaus die Fortsetzung der bereits bestehenden Regelungen für die öffentliche Verwaltung, die bereits seit Ende 2020 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können muss.
In diesem Blogbeitrag informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte zur E-Rechnungspflicht. Und wir zeigen Ihnen, wie Sie E-Rechnungen bereits heute mit den ERP-Systemen von Microsoft – Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management und Microsoft Dynamics 365 Business Central – abbilden können. Denn zusätzlich zur Pflicht, diese ab 2025 empfangen zu können, müssen B2B-Unternehmen E-Rechnungen ab 2027 ebenfalls versenden können.
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Warum E-Rechnungen? Hat das Vorteile?
Die Einführung einer Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich hat einige interessante Vorteile – für den Gesetzgeber bedeutend genug, E-Rechnungen ab 2025 verpflichtend einzuführen. Die wichtigsten Vorteile der E-Rechnung fassen wir im Folgenden kurz für Sie zusammen:
1. Mehr Effizienz: E-Rechnungen können schneller verarbeitet und bezahlt werden als traditionelle Papierrechnungen.
2. Geringere Kosten: Der physische Verzicht von Papier führt zu erheblichen Einsparungen bei Druck- und Versandkosten.
3. Weniger Fehler: Automatisierte Prozesse und systemische Workflows verringern die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Eingabe der Rechnungsdaten.
4. Besser für die Umwelt: Der Verzicht, Rechnungen auf Papier zu drucken und diese tagtäglich an Unternehmen überall im Land – und überall auf der ganzen Welt – zu schicken, spart enorm viel CO2.
Ist eine E-Rechnung eine PDF? Oder wie muss eine E-Rechnung genau aussehen?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur ein digitales Bild oder der Scan einer Papierrechnung. Sie ist folglich mehr wie ein PDF oder ein Bild-Datei (Tiff, PNG, JPG).
Eine E-Rechnung ist
- ein digitales, strukturiertes Dokument: die Rechnungsdaten sind in einer festgelegten Struktur organisiert.
- ein standardisiertes Dokument: Systeme verschiedener Unternehmen und Behörden können die Rechnungen ohne zusätzlichen manuellen Eingriff lesen und verarbeiten
- ein interoperables Dokument: das Format der E-Rechnung ist so gestaltet, dass es branchen- und länderübergreifend kompatibel ist.
Oder etwas anders formuliert: Eine E-Rechnung ist ein digitales, strukturiertes und standardisiertes Dokument, das maschinenlesbar ist und somit von jeder Rechnungs-Software und jedem ERP-System gelesen und automatisiert verarbeitet werden kann.
Ein PDF kann das nicht leisten. Festgelegt für die E-Rechnung wurde deshalb eine XML-Datei auf Basis der europäischen Norm EN16931.
Welche Formate für E-Rechnungen gibt es?
Es gibt verschiedene Formate für elektronische Rechnungen, die auf den spezifischen Anforderungen der Länder, Branchen und Geschäftsprozesse basieren. Hier sind einige der bekanntesten und der am weitesten verbreiteten Formate für E-Rechnungen:
XRechnung
In der EU und somit auch in Deutschland wird häufig das Format XRechnung für E-Rechnungen verwendet. XRechnung ist ein standardisiertes XML-basiertes Format, das speziell für den Einsatz im öffentlichen Sektor entwickelt wurde, um den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsdaten zu vereinfachen und zu automatisieren.
Factur-X und ZUGFeRD
Auch Factur-X und ZUGFeRD sind bekannte Formate für elektronische Rechnungen. Sie wurden speziell für den deutschsprachigen Markt entwickelt und unterstützen den Austausch von strukturierten Daten zwischen Unternehmen. Das Besondere: Beide Formate kombinieren das PDF/A-3 Format, das eine visuelle Repräsentation der Rechnung in Form eines PDFs darstellt, mit einer eingebetteten XML-Datei für die maschinenlesbare Datenstruktur. Sie bekommen also beides XML und PDF, wobei die XML das Rechnungsoriginal ist.
PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications)
PEPPOL ist ein Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten (inklusive E-Rechnungen) zwischen Unternehmen und Regierungen. Das PEPPOL BIS Format für E-Rechnungen ist XML-basiert und erfüllt auch internationale Standards.
UBL (Universal Business Language)
UBL ist ein international anerkanntes XML-Format, das von der „Organization for the Advancement of Structured Information Standards“ (OASIS) entwickelt wurde. Es wird in vielen Ländern und von PEPPOL verwendet.
Grundsätzlich aber gilt: Der Rechnungs-Ersteller wählt das entsprechende XML-Format und der Rechnungs-Empfänger sollte dies lesen und verarbeiten können.
Können E-Rechnungen in dem ERP-System Dynamics 365 Business Central von Microsoft abgebildet werden?
Ja, E-Rechnungen und XML-Dateien können im ERP-Systemen Microsoft Dynamics 365 Business Central, abgebildet werden.
Sie können erzeugt und gelesen werden. Business Central unterstützt damit die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen bereits jetzt. Dies hilft Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Compliance mit den kommenden gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.
Dabei sind einige der E-Rechnungs-Formate (PEPPOL oder UBL) im Standard von Business Central enthalten. Für weitere Formate wie ZugFeRD, XRechnung und Co. stehen in der Microsoft AppSource ausreichend Lösungen und zertifizierte Connectoren von Drittanbietern zur Verfügung. Auch eine Integration dieser Formate in den Standard ist in den kommenden „Business Central Waves“, in denen stets Neuerungen für das ERP-System eingespielt werden, durchaus vorstellbar.
Fazit: Insgesamt ist Microsoft Dynamics 365 Business Central gut gerüstet, um die Anforderungen moderner Unternehmen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen zu unterstützen, sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene.
Können E-Rechnungen im ERP-System Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management von Microsoft abgebildet werden?
Ja, E-Rechnungen können im ERP-Systemen Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management abgebildet werden.
Sie können erzeugt und gelesen werden. Es gilt im Kern dasselbe, wie auch für das ERP-System Business Central. Allerdings sind bei Finance & Supply Chain Management neben PEPPOL und UBL noch weitere E-Rechnungs-Formate im Standard enthalten wie z. B. XRechung oder ZugFeRD.
Der Zielort der E-Rechnung kann dabei individuell eingerichtet werden. Bei Rechnungseingang werden dann alle relevanten Informationen der XML-Rechnung automatisiert den entsprechenden Feldern im ERP zugeordnet. So kann diese Rechnung deutlich schneller verarbeitet und bezahlt werden als traditionelle Papierrechnungen.
Analog zu Business Central gilt auch für Finance und Supply Chain Management: Viele Drittanbieter halten in der Microsoft AppSource zertifizierte Schnittstellen für weitere E-Rechnungs-Formate bereit.
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Weitere Informationen
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