Datenmigration: Die Werkzeuge in Microsoft Dynamics 365

Björn Ihrig, Marco Niecke

Wie kommen meine vorhandenen Stammdaten sauber und vollstÀndig in das neue ERP-System?
Wie hoch ist der Aufwand – und das Risiko Daten beim Import zu verlieren?

Oftmals sind es auch Fragen wie diese, die Entscheider zu lange davon abhalten, frĂŒhzeitig auf ein neues ERP-System umzusteigen. Dabei sind Datenimport- und Datenexportfunktionen lĂ€ngst ein integraler Bestandteil jedes modernen ERP-Systems. Wo frĂŒher noch fĂŒr jede EntitĂ€t eine Schnittstelle programmiert, bzw. ein spezielles Importprogramm gestartet werden musste, werden heute Excel-Dokumente, Textdateien oder auch ganze Datenbanken mit wenigen Klicks ins System importiert.

 

Am Beispiel von Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag, wie einfach Datenimport- und Datenexport-Projekte in Microsoft Dynamics 365 ablaufen. Ferner zeigen wir Ihnen Werkzeuge, die den Datenimport vereinfachen.
 

In Dynamics 365 gibt es fĂŒr alles eine EntitĂ€t

EntitĂ€ten an sich ist ein eher theoretisches Konstrukt. An einem Beispiel erklĂ€rt: Der Datensatz Firma besteht aus Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Ansprechpartner, Vertriebsgebiet etc. Dabei sind Name, Straße etc. Attribute der EntitĂ€t Firma. Über die EntitĂ€t „Firma“ kann man z.B. einen neuen Mandanten anlegen.

Mit ĂŒber 2.300 EntitĂ€ten im Standard ist Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations fĂŒr fast jeden erdenklichen Datensatz gerĂŒstet. Über die EntitĂ€tsmodul-Ansicht sind diese dargestellt und in Kategorien aufgeschlĂŒsselt. Neue EntitĂ€ten und Attribute lassen sich jederzeit ergĂ€nzen.

 

Anbei eine Liste von EntitÀten, die ziemlich sicher in jedem ERP-Projekt auftauchen:

  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Kontenrahmen
  • Globales Adressbuch
  • Produkte
  • Offene Posten
  • Jahresverkehrszahlen
  • BestĂ€nde

 

Datenverwaltung ist ein eigener MenĂŒpunkt

FĂŒr alle Datenimport- bzw. Datenexportprojekte gibt es in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations mit „Datenverwaltung“ einen zentralen Einstiegspunkt. In diesem Arbeitsbereich greifen Sie auf alle EntitĂ€ten zu. Importieren können Sie u.a. folgende Formate:

  • Excel
  • CSV
  • XML
  • Textdateien (unterschiedlich formatiert)
  • Zip

 

5 Werkzeuge in Dynamics 365, die den Datenimport erleichtern

Beispieldaten

FĂŒr jede EntitĂ€t können in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations Beispieldaten generiert werden. Zuerst legen Sie alle benötigten Attribute fest und exportieren dann die EntitĂ€t samt Beispieldaten z.B. als Excel-Liste. Anhand der Inhalte und der Überschriften erkennen Sie, welche Informationen beim Datenimport welchen Feldern zugeordnet werden mĂŒssen.

Unser Tipp: Legen Sie zusammen mit Ihrem Berater die ersten DatensĂ€tze pro EntitĂ€t mit der Hand an. Auf diesem Wege identifizieren Sie Pflichtfelder und schaffen gleichzeitig eine eindeutige Vorlage fĂŒr Ihren Datenimport.
 

Default-Einstellung

Hat die EntitĂ€t, die Sie importieren, bei einem bestimmten Attribut immer den gleichen Wert (z.B.: Sprache, Mehrwertsteuergruppe, Land etc.), können Sie dieses Feld in Dynamics 365 auf Default setzen. Die so markierten Felder fĂŒllen sich automatisch und mĂŒssen fĂŒr den Import nicht in der Quelldatei aufbereitet werden.

 

Umrechnungs-Einstellung

In Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations erfolgt der Datenimport in zwei Schritten.

  • Daten werden vom Quellfeld ins Stagingfeld geschrieben. Das Stagingfeld ist ein Zwischenfeld in welchem eine erste grobe PrĂŒfung der Daten erfolgt (z.B. steht im Feld Postleitzahlt eine fĂŒnfstellige Nummer, sind LĂ€nder-AbkĂŒrzungen korrekt etc.).
  • Ist der Datensatz formal korrekt, gelangt die Information aus dem Stagingfeld ins Zielfel

 

Über die Umrechnungs-Einstellung können Sie bestimmen, dass Daten aus dem Stagingfeld zuerst „umgerechnet“ oder angepasst werden, bevor diese ins Zielfeld geschrieben werden. So machen Sie beispielsweise Bruttopreise aus Nettopreisen, Meter aus LĂ€ngenangaben in Zentimeter etc.

 

Automatische Nummernvergabe

Bei Feldern, in denen automatisiert Nummern vergeben werden (z.B. bei Bestell-, Rechnungs-, Auftrags- und Kundennummer), haben Sie drei Möglichkeiten:
 

  • Basierend auf den Parametern im Nummernkreis werden individualisierte Nummer neu generiert und vergeben. Dies kann zur Folge haben, dass sich z.B. Kunden- und Produktnummern Ă€ndern.
  • Vorhandene Nummern werden 1 zu 1 importiert. Weitere Nummern werden individuell vergeben.
  • orhandene Nummern werden 1 zu 1 importiert. Jetzt wird der Nummernkreis fĂŒr das entsprechende Feld aktiviert und Nummern, die ab dann neu ins System gelangen werden automatisch generiert.

 

Zusammenfassen mehrerer EntitÀten in Vorlagen

In Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations werden unter dem MenĂŒpunkt Vorlagen mehrere DatenentitĂ€ten sinnvoll in einer Vorlage zusammengefasst. 31 dieser Vorlagen hat Microsoft klassifiziert. Neben diesen Standardvorlagen lassen sich auch, eigene Vorlagen erstellen und benutzen.

Mithilfe jeder Vorlage können in Microsoft Dynamics 365 mehrere EntitĂ€ten zusammen exportiert oder importiert werden. In diesem Fall mĂŒssen Sie nicht pro EntitĂ€t ein eigenes Importprojekt erstellen.

 

Anwendungsbeispiel:
Im Rahmen eines ERP-Projektes werden Daten meist zuerst in ein Testsystem gespielt. Auch hier können Sie die Daten Ihrer EntitĂ€ten pflegen und Attribute aktualisieren. Möchten Sie diese Arbeit nicht doppelt machen, können Sie die „sauberen Daten“ des Testsystems auch mit Hilfe einer Vorlage in die Produktivumgebung ĂŒbertragen. Anstelle eines Importprojektes pro EntitĂ€t importieren bzw. exportieren Sie dann mehrere EntitĂ€ten auf einmal.

 

Noch ein paar Hinweise zum Datenimport und Export:

  • Wenn Sie Daten aus einem anderen ERP-System in Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations importieren, machen Sie fĂŒr jede EntitĂ€t ein eigenes Importprojekt.
  • Legen Sie pro EntitĂ€t die ersten DatensĂ€tze mit der Hand an.
  • Beim Export können Sie alle EntitĂ€ten in einem Projekt zusammenfassen.
  • Sie erhalten dann eine Zip-Datei, in der Sie pro EntitĂ€t eine eigenstĂ€ndige Liste mit allen Daten haben.

 

Fazit:

VollstĂ€ndige und gut gepflegte Daten sind das zentrale Kapital eines jeden Unternehmens. Daten aus dem alten ERP-System zu holen und sie so aufzubereiten, dass sie ins neue ERP-System importiert werden, ist deshalb bei Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations sehr einfach und sicher gelöst. 2300 vorgefertigte EntitĂ€ten, viele Werkzeuge, sowie einem eigenen Arbeitsbereich fĂŒr Import- und Exportprojekte erleichtern diese Arbeit. Um ein GefĂŒhl fĂŒr die Logik in Microsoft Dynamics 365 zu bekommen genĂŒgt es dem Kunden oftmals, zusammen mit dem Berater die ersten DatensĂ€tze pro EntitĂ€t mit der Hand anzulegen. So wird der Kunde gleichzeitig auf dem neuen System geschult und kann spĂ€testens nach dem Echtstart Import- und Exportprojekte eigenstĂ€ndig durchfĂŒhren.

 

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