Change Management: Unterschätzter Erfolgsfaktor im ERP-Projekt
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Warum Change Management für Dynamics 365 ERP-Projekte entscheidend ist
Ein ERP-Wechsel ist weit mehr als ein technologisches Upgrade. Er ist ein Transformationsprozess, der teilweise ganze Unternehmensbereiche neu strukturiert. Denn ein neues ERP-System bedingt immer das Eingreifen in bestehende Prozesse und Strukturen und konfrontiert die Mitarbeitenden mit tiefgreifenden Veränderungen für ihre Arbeitsweise und Routinen. Daraus entstehen oft Unsicherheiten, Überforderung oder sogar Widerstand. Genau hier liegt aber auch der Schlüssel zum Erfolg: Wer im ERP-Projekt nicht nur die technischen, sondern auch die inneren Ressourcen der Beteiligten im Blick hat, kann die Veränderung positiv gestalten.
Damit ein Wechsel auf ein ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management gelingt, braucht es mehr als ein gutes Projektmanagement. Sie benötigen auch starke Ressourcen für Ihre Ressourcen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeitenden gezielt beim Aufbau der inneren Kräfte unterstützen können und warum sich das langfristig auszahlt.
Ressourcenmanagement im ERP-Projekt: Grundlage für erfolgreiches Change Management
Doch wie lässt sich diese innere Stärke im Unternehmen gezielt fördern? Der Schlüssel liegt in einem bewussten Ressourcenmanagement als Grundlage, um die Mitarbeitenden mental zu stärken und sie durch den Wandel zu tragen. Ihre internen Ressourcen benötigen die passenden Ressourcen. Darunter verstehen wir all das, was Ihren Mitarbeitenden dabei hilft, sich in einen motivierten und kraftvollen Zustand zu versetzen:
- Positive Gedanken, Erfahrungen und Erinnerungen
- Das Wissen um die eigenen Fähigkeiten und die Selbstwirksamkeit
- Gute Gefühle wie Sicherheit, Vertrauen, Zugehörigkeit, Freiheit, Mut, Humor oder auch innerer Frieden und Gelassenheit
„Die Umstellung auf ein neues ERP-System verlangt Key Usern viel ab. Gewohntes loslassen, während das Tagesgeschäft weiterläuft, ist herausfordernd. Doch gerade hier zeigt sich, welche Teams Veränderung als Chance begreifen und mit Begeisterung vorangehen.“
M. Marek | Presales Consultant Inway Systems GmbH
Besonders wichtig sind in ERP-Projekten Ihre Key User. Sie tragen den Wandel im Alltag und prägen maßgeblich die Stimmung im Team. Wie Sie diese Mitarbeitenden gezielt motivieren und langfristig einbinden können, lesen Sie in unserem Beitrag Motivation von Key Usern im ERP-Projekt: Sechs Tipps.
Rapport, Pacing & Leading: Beziehung als Erfolgsfaktor im Change Management
Veränderung ist leichter, wenn man sich verstanden fühlt. Genau hier setzen die drei Prinzipien Rapport, Pacing und Leading im Rahmen des Change Management an:
- Rapport = Verbindung durch Spiegelung von Sprache, Mimik und Gestik
- Pacing = den anderen dort abholen, wo er sich gerade emotional befindet
- Leading = neue Sichtweisen anbieten und das Gegenüber in eine positive Richtung leiten
Die Grundlage für einen guten Rapport ist das Gemeinsamkeitsgefühl. Dieses kann zum einen über gleiche Denkweisen und gemeinsame Ansichten, Erfahrungen oder auch Hobbys entstehen, zum anderen aber auch gezielt erzeugt werden, zum Beispiel durch die bewusste Spiegelung von Körpersprache, Tonfall, Sprachmuster oder auch des Atemrhythmus – natürlich immer dezent und authentisch.
Ziele eines guten Rapports im ERP-Projekt: Vertrauen schaffen, Nähe aufbauen, Ablehnung abbauen!
Mit Pacing holen Sie Ihre Mitarbeitenden genau dort ab, wo sie sich gerade emotional befinden. Ganz ohne sie sofort verändern zu wollen. Das bedeutet, Gefühle in Worte zu fassen, Verständnis für die Sichtweise zu zeigen oder einfach nur geduldig zuzuhören. In herausfordernden Change-Management-Projekten wie dem Wechsel auf ein neues ERP-System kann es sich für Mitarbeitende sehr entlastend anfühlen, wenn sie erleben: „Mein Unbehagen wird gesehen – ich darf so fühlen.“
Ist die Verbindung zu Ihren Mitarbeitenden stabil, können Sie sie im Sinne des Leadings dazu einladen, neue Sichtweisen zu entdecken. Dabei geht nicht darum, sie zu etwas zu überreden, sondern sie auf eine Reise mitzunehmen. Kleine Impulse, gezielte Fragen oder ein anderer Rahmen eröffnen neue Denkbahnen.
Resilienz und wie sie beim ERP-Wechsel auf Microsoft Dynamics 365 hilft
Menschen sind grundsätzlich bestrebt, konsistent zu getroffenen Entscheidungen und ihrem bisherigen Verhalten zu handeln. Einigen fällt es leichter, einen gewohnten Pfad wieder zu verlassen, als anderen. Sie haben also eine bessere Anpassungsfähigkeit und innere Widerstandskraft.
Das Immunsystem unserer Psyche heißt Resilienz. Resilienz beschreibt die Fähigkeit, Krisen und Herausforderungen nicht nur gut zu bewältigen, sondern diese sogar als Nährboden für Weiterentwicklungen nutzen zu können. Besonders während so anspruchsvollen Change-Prozessen wie einem ERP-Wechsel zeigt sich, wie wichtig diese Eigenschaft ist. Resiliente Mitarbeitende können mit dem Druck besser umgehen, bleiben dabei stets handlungsfähig und behalten auch bei unvorhersehbaren Herausforderungen einen positiven Blick nach vorn. Sie bleiben lösungsorientiert, übernehmen Verantwortung und sind offen für Neues – eine unverzichtbare Kompetenz im Wandel. Die emotionale Widerstandsfähigkeit hilft Ihren Mitarbeitenden also, mit den hohen Belastungen während des Wechsels auf ein ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 umzugehen, flexibel zu reagieren und am Ende gestärkt aus dieser Veränderung hervorzugehen.
Resilienz gezielt fördern
Durch Vertrauen, eine positive Fehlerkultur, klare Kommunikation und das Angebot zur Mitgestaltung, können Sie Ihre Mitarbeitenden unterstützen, diese emotionale Stärke auf- und auszubauen. Dabei sind Rituale zur Stabilisierung im Alltag, emotionale Unterstützung und die Möglichkeit zur Reflexion wichtig. Vor allem aber braucht es eine sichere Atmosphäre.
Wenn Veränderung unter die Haut geht: Stress erkennen und verstehen
Stress ist in Veränderungsprozessen ein ständiger Begleiter. Besonders bei ERP-Projekten, die das Tagesgeschäft tangieren, steigt das Stresslevel sehr schnell an. Doch Stress muss nicht immer negativ sein. Entscheidend ist, wie wir mit der Situation umgehen. Veränderungsbedingter Stress zeigt sich häufig durch Überforderung, Reizbarkeit, kognitive Blockaden oder Rückzug. Genau hier setzt die Resilienzförderung als zentraler Ansatz für Change Management an: Über Entschleunigung (z. B. durch Atemtechniken), Neubewertung einer Situation und Unterstützung bei der Selbstregulation lassen sich Stressreaktionen wieder abbauen und sogar in positive Energie verwandeln.
Möglichkeiten zur Förderung von Resilienz:
- Psychologische Sicherheit schaffen: Fehler dürfen passieren. Nur wer sich sicher fühlt, kann Neues wagen.
- Ressourcenorientiert führen: Stärken erkennen, fördern und Rückmeldungen darauf ausrichten.
- Beteiligung im ERP-Projekt ermöglichen: Mitgestaltung erhöht Akzeptanz und fördert die Selbstwirksamkeit.
- Sinn vermitteln: Menschen ertragen fast jedes „Wie“, wenn sie das „Warum“ verstehen.
- Verlässlichkeit & Stabilität bieten: Gerade in Phasen der Veränderung brauchen Mitarbeitende klare Rahmen, Orientierung und Rituale.
- Emotionale Intelligenz zeigen: Empathie, Zuhören und differenzierte Kommunikation sind Grundvoraussetzungen für resiliente Teams.
Transformationale Führung: Der Schlüssel zur Motivation
Führung spielt eine entscheidende Rolle in Change-Prozessen. Besonders wirkungsvoll ist dabei der Ansatz der transformationalen Führung. Hier stehen Inspiration, individuelle Unterstützung und gemeinsame Visionen im Fokus.
Transformational führende Personen schaffen es, Mitarbeitende emotional zu erreichen, Sinn zu stiften und eine echte Identifikation mit dem Ziel zu erzeugen. In stressreichen Projektphasen geben sie Orientierung und Sicherheit, sind Vorbild für Selbstführung und zeigen, wie man konstruktiv mit Widerständen während eines ERP-Wechsels umgeht. Damit sind sie auch zentrale Resilienzfaktoren für ihre Teams.
Vom Stillstand zur Energie: Change Management in herausfordernden ERP-Projekten
Emotionale Blockaden erkennen
Veränderungen bringen Menschen leicht aus dem Gleichgewicht. Sie lösen unterschiedliche emotionale Zustände, sogenannte „States“, aus. Befindet sich ein Mitarbeitender in einem ressourcenarmen Zustand, spricht man von einem Stuck-State. Er ist geprägt von inneren Blockaden, Unsicherheit und einer starken Fokussierung auf Probleme. In diesem Zustand fällt es schwer, klar zu denken oder zu handeln. Häufig äußert sich das in Widerstand, Frustration oder Rückzug.
Emotionale Blockaden entstehen dann oft unbemerkt. Wer als Führungskraft die feinen Anzeichen eines Stuck-States früh erkennt, kann rechtzeitig gegensteuern und Mitarbeitende gezielt zurück in ihre Stärke begleiten. Typische Anzeichen sind dabei oft eine starre und ausdruckslose Körperhaltung, hektische Bewegungen, fehlende Mimik, eine monotone Sprache oder auch auffallend leise Stimme ebenso wie inhaltliche Muster: wiederholte Klagen, Schuldzuweisungen, mangelnde Initiative oder zynische Kommentare. Achten Sie auch auf resignierte Aussagen wie „Ich kann das nicht.“ oder „Das wird mir zu viel.“.
Mitarbeitende, die gerade keinen Zugang zu ihren inneren Ressourcen haben, ziehen sich emotional meist zurück und kapitulieren. In diesem Zustand ist es nicht möglich, sie mit motivierenden Reden wieder zu neuem Tatendrang zu bewegen. Stattdessen müssen Sie sie genau dort abholen, wo sie sich emotional gerade befinden, um ihnen von dieser Position aus herauszuhelfen – Pacing und Leading.
Hören sie ihnen zu und zeigen Sie Verständnis für das aktuelle Empfinden. Wertschätzendes, aktives Zuhören ist eine zentrale Kompetenz im erfolgreichen Change Management, um hinter die Kulissen blicken zu können. Wer gezielt Fragen stellt, empathisch spiegelt und Raum gibt, unterbricht festgefahrene Kommunikationsmuster und schafft damit die Basis für eine Veränderung.
Wie gezielte Kommunikation Konflikte entschärfen und Vertrauen fördern kann, zeigen wir auch im Beitrag Gute Kommunikation im ERP-Projekt.
Blockaden lösen: Wege aus dem Stuck-State
Mit einem gezielten "Separator" können Sie den problemorientierten Zustand des Gegenübers zuerst einmal aufbrechen, um ihn zurück auf eine neutrale Ebene zu heben. Der Separator trennt hierbei den aktuellen Zustand vom blockierenden Muster und unterbricht dieses somit. Dies kann zum Beispiel über einen Themenwechsel, wie durch die einfache Frage nach der Uhrzeit, einen Ortswechsel oder einen gezielten Überraschungseffekt erreicht werden. Setzen Sie einen neuen Reiz, der die Gedanken Ihres Gegenübers aus der negativen Spirale befreit.
Befindet sich Ihr Mitarbeitender nun im sogenannten neutralen Separator-State, können Sie ihm dabei helfen, den Zugang zu seinen inneren Ressourcen wiederzufinden. Dabei gibt es verschiedene kommunikative Ansätze, mit denen sich neue Blickwinkel öffnen und frische Energie aktiviert wird. Welche Methoden hier besonders wirksam sind, zeigen wir in unserem Beitrag Change Management: 4 Werkzeuge für starke Mitarbeitende im ERP-Projekt.
Wege zurück in den Ressource-State
Ein ressourcenvoller Zustand – der sogenannte Ressource-State – beschreibt Phasen, in denen Menschen voller Energie und innerer Klarheit handeln können. In diesem Zustand sind sie am produktivsten, weil sie auf ihre Erfahrungen, Stärken und Motivation gleichermaßen zugreifen können.
Gerade in anspruchsvollen Change-Prozessen wie einem ERP-Wechsel auf Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management sind ressourcevolle Mitarbeitende das wichtigste Puzzlestück für den Projekterfolg. Sie begegnen Veränderungen mit Zuversicht, bringen sich aktiv ein und tragen mit neuen Ideen entscheidend zur Umsetzung bei. Doch nicht jeder findet aus eigener Kraft zurück in diesen kraftvollen Zustand. Hier können Führungskräfte gezielt unterstützen.
Welche Ansätze in der Praxis besonders wirksam sind, zeigen wir im nächsten Beitrag unserer Serie: Change Management: 4 Werkzeuge für starke Mitarbeitende im ERP-Projekt.
Sie planen den Wechsel auf Microsoft Dynamics 365 und möchten sicherstellen, dass Ihr ERP-Projekt nicht nur technisch, sondern auch menschlich gelingt?
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