Effizient und produktiv im Homeoffice

mit Microsoft Dynamics 365, dem DMS von ELO und dem Dynamics 365 / AX Connector for ELO

Von überall auf der Welt und sicher im Homeoffice

Uneingeschränktes und mobiles Arbeiten von unterwegs und von jedem Standort auf der Welt: Das ist die Idee einer modernen Arbeitswelt. Und die Notwendigkeit dies in Zeiten von Covid-19 effektiv umzusetzen ist wichtiger denn je – auch wenn wir die schöne Idee „überall auf der Welt“ vorübergehend mit „sicher im Homeoffice“ ersetzen müssen.

 

Alle Arbeitsschritte digital – für alle Geschäftsvorfälle

Damit Homeoffice für alle Mitarbeiter und Abteilungen funktioniert, darf es in den Geschäftsprozessen keine Medienbrüche geben. Erst mit der Digitalisierung aller Arbeitsschritte arbeiten alle Mitarbeiter gleichermaßen effizient und produktiv im Homeoffice. Mit einer ERP- und DMS-Lösung aus der Cloud – bzw. deren Anbindung per Web-Client – sind Ihre Mitarbeiter für alle Geschäftsprozesse aus dem Homeoffice optimal gerüstet.

 

Ohne ELO  wären wir momentan aufgeschmissen. Dank ELO und dem Dynamics 365 / AX-Connector for ELO können mein Einkauf und meine Buchhaltung von zuhause arbeiten. Freigabeprozesse sind auch kein Problem von zu Hause aus. Da sieht man den Mehrwert!

Ralf Hensinger, Leiter Controlling, ACD Elektronik GmbH, 19. März 2020

 


 

 

So arbeiten Sie mit Dynamics 365, dem DMS von ELO und dem Dynamics 365 / AX Connector for ELO effizient und produktiv im Homeoffice

 

 

Alle Schritte erfolgen dabei im Rahmen von Freigabe- und Genehmigungsworkflows vollständig innerhalb des DMS und ERP-Systems und sind somit ebenfalls für alle Beteiligten bequem aus dem Homeoffice zu erledigen.

 

 

Auch mit anderen Dokumenten-Management-Systemen möglich:

Natürlich funktioniert ein effizientes und produktives Arbeiten aus dem Homeoffice auch mit anderen DMS-Lösungen wie z.B. Docuware, Windream, D3 u.a.

Auch für das Anbinden dieser Systeme an Microsoft Dynamics AX / 365 haben wir eigensändige DMS-Connectoren.

 

So funktioniert der Dynamics 365 / AX-Connector for ELO – Auszug unseres Online-Webinars

Einkauf

  • Eingangsrechnungen und andere Belege (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine) befinden sich zentral an einer Stelle im digitalen Archiv
  • Eingangsrechnungen können von allen Mitarbeitern im Einkauf aus dem Homeoffice heraus geprüft und digital an die Buchhaltung weitergeleitet werden
  • interne Beschaffungsanträge können auch im Homeoffice über Workflows angestoßen werden.

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Buchhaltung

  • Weiterverarbeitung aller eingehenden Rechnungen aus dem Homeoffice und direktes Buchen im ERP
  • Keine Buchung ohne Beleg, da alle Belege digital vorhanden sind
  • Alle Buchungen (z.B. Reisekostenabrechnungen und alle weiteren Rechnungen) können erfolgen, da alle Belege digital durch einen Freigabeworkflow auf die Reise geschickt werden
  • Schnelles finden aller Dokumente im digitalen Archiv (z.B. beim Anruf des Steuerberaters). Digitales Finden im Homeoffice ersetzt das Durchsuchen von Ordnern im Regal am Arbeitsplatz.

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Kundenservice / Vertrieb

  • Finden statt suchen: Auskunft aus dem Homeoffice auch nach spontanem Anruf durch Kunden möglich
  • Indexierung und Verschlagwortung aller Bestell-/Angebots- und Auftragsdokumente, aller vom Kunden unterschriebene Lieferscheine usw.

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Personal

  • Bewerbungen kommen über ein Bewerberportal an und können auch im Homeoffice weiterbearbeitet werden.
  • Über Workflows können HR-Prozesse auch im Homeoffice eingehalten werden. Z.B. Sichtung von Eingangsberwerbungen durch Sachbearbeiter, Qualifzierung  und Vorauswahl durch HR, Weiterleitung an zuständige Abteilungsleitungsleiter etc
  • Auch Workflows für die monatliche Gehaltsabrechnungen (Berechnung von Prämien, Prüfung, Freigabe, Überweisung etc.) sind aus dem Homeoffice heraus möglich.  

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Vertragsmanagement

  • Auch im Homeoffice sind Verträge mit Status und Fristen einsehbar
  • Anstoß aller daraus resultierenden Tätigkeiten - z.B. Einsatz von Servicetechniker gemäß Wartungszyklen in Serviceverträgen

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Urlaubsanträge

  • Urlaubsantrag aus dem Homeoffice heraus: Mitarbeiter können workflowbasiert und unabhängig vom Arbeitsort Ihren Urlaub beantragen.
  • Ebenfalls von zu Hause aus per Workflow möglich: Ablehnung / Genehmigung der Urlaubstage und Buchung im System.  

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Wissensmanagement

  • Informationen für alle Mitarbeiter werden auf einem Unternehmens- oder Arbeitsportal digital zur Verfügung gestellt
  • Digitaler Austausch zu unterschiedlichen Themen

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Zentral

Zentrales Speichern der Dokumente an einem Ort (keine Aktenschränke, kein Papierarchiv im Büro)

Dokumentenmanagement-Zeit-und-Orts-unabhängig
Standortunabhängig

Uneingeschränkter (paralleler) Zugriff und Weiterverarbeitung jederzeit: Auch aus dem Homeoffice 

Workflows

Freigabe- und Genehmigungsworkflows gemäß Ihren Prozessen: Auch aus dem Homeoffice 

Schnelles finden dank automatischer Verschlagwortung
Finden

Schnelles Finden sämtlicher Dokumente dank automatischer Verschlagwortung: Auch aus dem Homeoffice

Revisionssichere und rechtskonforme Ablage
Rechtssicher

Revisionssichere und rechtskonforme Ablage

Transparenz: Wer hat wann Dokumente bearbeitet, Belege genehmigt etc.
Transparent

Alles ist stets nachvollziehbar: Wer hat wann Dokumente bearbeitet, Belege genehmigt etc.

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Weitere Informationen zum Thema Dokumente und Belege richtig ablegen und archivieren: mit dem 365 / AX Connector for ELO finden Sie auch auf unserem Blog.

Dokumente und Belege richtig ablegen und archivieren

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