03. September 2019

Neues Preis- und Lizenzmodell - Was sich zum 01.10.2019. bei Microsoft Dynamics 365 alles ändert

Marco Niecke

Zum 1. Oktober 2019 ändert Microsoft sein Preis- und Lizenzmodell für seine Business Applikation Microsoft Dynamics 365. Neben dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations sind auch das CRM-System Microsoft Dynamics 365 for Sales sowie alle weiteren Arbeitsbereiche betroffen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen die beiden zentralen Änderungen und wie sich die Preise neu zusammensetzen.

Microsoft Dynamics 365: Neues Paradigma in der Lizenzierung

Microsofts Paradigma in der Lizensierung der letzten drei Jahre hat ausgedient. „One-Size-Fits-All“ wird zum 01.10.2019 ersetzt durch eine „Lizensierung à la Carte“. Hieraus ergeben sich zwei grundlegende Änderungen.

Änderung 1: Anstelle der allumfassenden Pläne werden einzelne Arbeitsbereiche lizensiert

Bislang war es die Strategie von Microsoft, dass Kunden anstelle von einzelnen Arbeitsbereichen (wie z.B. Sales, Field Service, Customer Service, Retail, Talent oder Project Service Automation) „allumfassende Pläne“, sprich Sammlungen von mehreren Arbeitsbereichen lizensierten. So war die Lizensierung des ERP-Systems Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations von Anfang an nur möglich über die Lizensierung eines kompletten Plans.

Diese Pläne waren:

Der ERP-zentrierte Unified Operations-Plan (von Microsoft mit UO abgekürzt)
Der CRM-zentrierte Customer Engangement-Plan (von Microsoft mit CE abgekürzt)
Der Dynamics 365-Plan (beide Pläne zusammen)

Mehr zu der vergangenen Lizensierung sowie den Plänen finden Sie hier auf unserem Blog: https://www.inway.de/inway-systems-blog/posts/dynamics-365-pricing-licensing/

Ab dem 1. Oktober 2019 stehen diese Pläne nicht mehr zur Verfügung. Anstelle dessen müssen User Lizenzen für die einzelnen Arbeitsbereiche erwerben. Dies ist dann möglich für:

Änderung 2: Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations wird aufgespalten in Microsoft Dynamics 365 for Finance und Microsoft Dynamics 365 for Supply Chain Management.

Wie Sie in der oberen Aufzählung sicher bemerkt haben, gibt es den Arbeitsbereich Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations so nicht mehr. Die Module des ERP-Systems wurden aufgeteilt und mit Finance und Supply Chain Management zwei eigenständige Arbeitsbereiche geschaffen.

Folgende Module aus Finance and Operations gehören ab dem 01.10.2019 zum Arbeitsbereich Microsoft Dynamics 365 for Finance:

Finanzwesen und Buchhaltung
Haushalts- und Budgetplanung
Projektmanagement

Folgende Module aus Finance and Operations gehören ab dem 01.10.2019 zum Arbeitsbereich Microsoft Dynamics 365 for Supply Chain Management:

Vertrieb
Fertigung
Kostenrechnung
Engineering
Qualitätssicherung
Einkauf und Beschaffung
Auftragsabwicklung und Verarbeitung

Nutzer, die Module aus Finance UND Supply Chain Management benötigen, müssen ab dem 1. Oktober 2019 zwei Lizenzen erwerben.

Microsoft Dynamics 365: Neue Lizenzierung führt zu neuer Preisstruktur

Kreativ war Microsoft bei der Ausarbeitung des neuen Preismodells. So gibt es für die meisten Arbeitsbereiche 2 Lizenz-Typen sowie ein paar Regeln in der Lizenzierung.

Mit Ausnahme von Project Service Automation gibt es jede Lizenz als

Basislizenz (Base License)
Zusatz-Lizenz (Attach License)

Die neuen Preise in der Übersicht

Die Preise stammen aus der aktuellen (noch vorläufigen) Preisliste von Microsoft und gelten pro Nutzer und Monat. Da Dynamics 365 for Marketing ein Sonderfall ist, der pro Mieter lizensiert wird, ist dieser Arbeitsbereich nicht in dieser Aufstellung enthalten. Mehr zur Lizensierung von Marketing finden Sie weiter unten im Text.

Die neuen Lizensierungs-Bestimmungen

Nutzer, die nur eine einzige Lizenz benötigen, müssen stets die (teurere) Basislizenz erwerben; z.B.: 151,80 € für Microsoft Dynamics 365 for Supply Chain Management.
Nutzer, die mehrere Lizenzen benötigen, benötigen eine Basislizenz und zahlen danach für jede weitere Lizenz den Preis für die (günstigere) Zusatz-Lizenz; z.B. 151,80 € für Microsoft Dynamics 365 for Supply Chain Management als Basislizenz, 25,30 € für Microsoft Dynamics 365 for Finance und 16,90 € für Microsoft Dynamics 365 for Sales als Zusatz-Lizenz.
Basislizenz und Zusatz-Lizenz unterscheiden sich nur im Preis und sind in ihrem Funktionsumfang vollkommen identisch.

Wichtig: die Basislizenz muss immer die teuerste Lizenz sein!

Diese Regel soll möglichen Spielereien bei der Preisgestaltung vorbeugen, die ansonsten durchaus denkbar wären. Was dieser Regel entsprechend nicht erlaubt ist zeigt dieses Beispiel:

Nicht möglich ist: 80,10 € für Microsoft Dynamics 365 for Sales als Basislizenz und 25,30 € für Microsoft Dynamics 365 for Finance als Zusatzlizenz.
Korrekt ist: 151,80 € für Microsoft Dynamics 365 for Finance als Basislizenz und 16,90 € für Microsoft Dynamics 365 for Sales als Zusatzlizenz.

Kunden, die Lizenzen für for Sales und for Finance benötigen, zahlen folglich 168,70 € pro User pro Monat und nicht 105,40 €. Die teuerste Lizenz – in diesem Beispiel for Finance – muss als Basislizenz erworben werden.

Microsoft Dynamics 365 for Marketing bleibt Sonderfall bei der Lizensierung

Die Lizensierung von Microsoft Dynamics 365 for Marketing war schon immer ein Sonderfall. Der Arbeitsbereich wird hier nicht pro Nutzer sondern pro Mieter lizensiert – in der Regel also einmal für das gesamte Unternehmen bzw. die Marketing-Abteilung. Der Preis richtet sich hier nach der Anzahl der Kontakte, die mit Marketing „bearbeitet“ werden sollen. Die Anzahl kann jederzeit als Paket mit 5.000 oder 50.000 weiteren Kontakten erweitert werden. Bezüglich der Lizensierung und den Preisen von Marketing wird sich zum 1. Oktober 2019 nichts oder nur sehr wenig ändern.

Ist die neue Preisstruktur teurer oder günstiger – bzw. lohnt sich die Umstellung?

Neukunden (darunter fallen auch AX-User) müssen ab dem 1. Oktober 2019 das neue Modell wählen. Für Bestandskunden stellt sich die Frage, ob es sich lohnt sofort zu wechseln. Die Antwort mag Sie wenig überraschen, aber diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten – und ist darüber hinaus äußerst schwer zu ermitteln. Sie ist abhängig u.a. davon was Sie lizenzieren, wie viele Mitarbeiter zwei oder mehrere Lizenzen benötigen, um was für Lizenzen es sich handelt und von welchen Plänen Sie kommen.

Im Folgenden bekommen Sie von uns ein paar Anhaltspunkte, anhand derer Sie sich der Antwort auf diese Frage – teurer oder günstiger – zumindest etwas annähern können.

Teurer oder günstiger?

Pauschal gilt:

Je mehr Mitarbeiter nach einer Umstellung mit nur einer Lizenz für einen Arbeitsbereich auskommen, desto größer wird Ihre Ersparnis bei der neuen Preisstruktur.
Je Mehr Mitarbeiter auf Zusatz-Lizenzen für weitere Arbeitsbereiche angewiesen sind, desto geringer wird Ihre Ersparnis bei der neuen Preisstruktur. Ab einer gewissen Anzahl an Zusatz-Lizenzen, wird es dann teurer.

Für die Arbeitsbereiche Sales, Customer Service, Field Service und Project Automation (ehemals der Customer Engagement Plan) gilt:

Für jeden Voll-User, der anstelle des Plans nur noch einen Arbeitsbereich (eine Basislizenz) benötigt, sparen Sie 16,90 € im Monat.
Bei jedem Voll-User, der anstelle des Plans zwei Arbeitsbereiche (eine Basis- und eine Zusatz-Lizenz) benötigt, bleiben die Kosten gleich.
Für jeden Voll-User, der anstelle des Plans drei oder vier Arbeitsbereiche benötigt, zahlen Sie 16,90 € bzw. 33,80 € im Monat mehr.
Preise und Funktionsumfang für die Usertypen Device und Team Member bleiben gleich.

Für die Arbeitsbereiche Supply Chain Management, Finance und Retail (ehemals der Unified Operations Plan) gilt:

Für jeden Voll-User, der anstelle des Plans nur noch einen Arbeitsbereich (eine Basislizenz) benötigt sparen Sie 8,40 € im Monat.
Bei jedem Voll-User, der anstelle des Plans zwei Arbeitsbereiche (eine Basis- und eine Zusatz-Lizenz) benötigt, zahlen Sie 16,90 € bzw. 25,30 € (mit Talent) pro Monat mehr.
Für jeden Voll-User, der anstelle des Plans drei oder vier Arbeitsbereiche benötigt, zahlen Sie 42,20 €; 50,60 € (mit Talent) bzw. 75,90 € im Monat mehr.
Preise für die Usertypen Device, Activity und Team Member bleiben gleich.

Neues Preis und Lizenzmodell bei Microsoft Dynamics 365 teurer oder günstiger

Und noch eine Stufe komplexer würde es für Nutzer, die vom Dynamics 365 Plan (beinhaltet alle Arbeitsbereiche) auf einzelne Arbeitsbereiche wechseln. Bzw. für Nutzer die sowohl Supply Chain Management (bzw. Finance oder Retail) UND Project Service Automation benötigen.

Über 50% Umstiegs Rabatt von Microsoft

Microsoft ist jedenfalls daran gelegen, dass auch Bestandskunden zeitnah auf das neue Lizensierungs- und Preismodell wechseln. Folglich gibt es einen Umstiegs-Rabatte von ca. 50%.
Zusatz-Lizenzen (Attach Licenses) für die Arbeitsbereiche Finance, Supply Chain Management und Retail kosten im Rahmen dieses Angebots nur 12,60 € anstatt 25,30 €. Weitere Details zu diesem Umstiegs-Rabatt werden noch bekannt gegeben.

Fazit

Alle Arbeitsbereiche aber viele ungenutzte Funktionen; oder nur einen Arbeitsbereich und (immer?) genau das was man braucht: Darüber welches Preis- und Lizensierungsmodell das bessere ist – oder war – kann und wird man sicherlich noch länger diskutieren. So argumentiert Microsoft beispielsweise, dass Kunden im alten Lizenzmodell oft monatlich für viele Funktionen zahlten, die sie niemals genutzt hätten. Oder dass sowieso nur 30% aller Nutzer mehr als 2 Arbeitsbereiche benötigen.

Auf der anderen Seite waren Unternehmen im alten Lizenzmodell deutlich flexibler, konnte man hier doch erst die Lizenzen erwerben und danach festlegen in welchen Arbeitsbereichen (nur einem oder mehreren) ein Mitarbeiter tätig sein sollte. Auch die Wege von Microsoft Dynamics 365 On-Premis oder Microsoft Dynamics AX (2009 und 2012) in die Cloud mussten angepasst und neu konzipiert werden.

Ein Umstieg kann sich lohnen

Wie in diesem Blogbeitrag gezeigt, liegt im neuen Preismodell durchaus ein enormes (da monatliches) Einsparpotential. Es kann aber auch teurer werden. Alle Nutzer von Microsoft Dynamics 365, die gerne wissen möchten, ob und bis wann sich ein Umstieg für Sie lohnt, können gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Basierend auf Art und Anzahl Ihren Lizenzen, Ihrer User-Typen und genutzten Arbeitsbereichen beraten wir Sie gerne und können Ihnen konkret sagen, ob sich ein Umstieg lohnt.

Oder Sie möchten wissen, wie Sie im Rahmen des neuen Preis- und Lizenzmodells in die Cloud, sprich auf Microsoft Dynamics 365 kommen? Auch dann können Sie das untere Kontaktformular nutzen – oder sie schauen in bald wieder auf unseren Blog.

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