Von Word und Excel zum professionellen ERP: Inway führt Business Central bei SmartSim ein
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„Das Ziel des Projekts war primär, Rechnungen in Business Central zu schreiben – heute bildet das System die gesamte Abo- und Projektwelt der SmartSim GmbH ab.“
So beschreibt Tobias Bunnefeld, Projektleiter und BC-Experte bei Inway Systems, rückblickend das Projekt rund um die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central bei der SmartSim GmbH. Zunächst war eine schlanke Umsetzung des BC-Standards gefragt. Heraus kam am Ende ein umfassendes Digitalisierungsprojekt mit Business Central als Startpunkt und weiteren individuellen Anpassungen sowie Erweiterungen im Rahmen einer langfristigen und partnerschaftlichen Zusammenarbeit.
Am Anfang waren Word, Excel & Co.
Wie schafft man den Sprung von Excel, Word & Co. Zu einer strukturierten Prozesswelt in einem modernen ERP-System? Bis zur Einführung von Business Central hatte die SmartSim GmbH zunächst keine ERP-Lösung im Einsatz. Die Abwicklung der meisten Prozesse im Unternehmen erfolgte mit Hilfe von Word und Excel.
„Mit dem Microsoft-Universum und den bisherigen Lösungen waren wir an sich zufrieden. Mit der Zeit und vor allem dem Wachstum merkten wir aber, dass wir ein professionelles System benötigen – vor allem zum Erstellen unserer Rechnungen. Da sind wir als kleines, aber wachsendes Unternehmen auf Business Central aufmerksam geworden.“ Dr. Peter Schley | Geschäftsführer SmartSim GmbH
Über die SmartSim GmbH
Die SmartSim GmbH wurde 2018 als Spin-off aus dem E.ON-Konzern gegründet. Seitdem entwickelt das Unternehmen mit Sitz in Essen Softwarelösungen für die Energiewirtschaft. Der Fokus liegt dabei auf der Einspeisung erneuerbarer Gase wie Biogas oder Wasserstoff. Die eigens entwickelte Lösung „SmartSim“ ermöglicht eine präzise Abrechnung bei der Einspeisung unterschiedlicher Gasqualitäten und ist mittlerweile weltweit bei mehr als 50 Netzbetreibern im Einsatz. Mit einem kleinen, hochspezialisierten Team verfolgt SmartSim das Ziel, die Energieversorgung der Zukunft aktiv mitzugestalten.
Projektstart: Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central im Standard
Eines der Hauptziele von SmartSim innerhalb des Projektes war es, mit einem professionellen System Rechnungen effizienter zu erstellen. Deshalb war zunächst lediglich die Nutzung des Verkaufsmoduls in Business Central vorgesehen. Der Wunsch dabei: den Standard nutzen, ein bisschen Starthilfe, möglichst viel selbst übernehmen und dann autark arbeiten. Der Projektumfang sollte bewusst minimal bleiben.
Doch schnell stellte sich heraus, dass die Anforderungen von SmartSim über den Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central hinausgehen. So konnte insbesondere die geplante Aboverwaltung für Softwarelizenzen nicht passend abgebildet werden.
Aboverwaltung als zentrale Anforderung
Denn SmartSim vertreibt Softwarelizenzen und viele davon als Abonnement. Solche Geschäftsmodelle stellen besondere Anforderungen: Neben klassischen Verkaufsbelegen werden auch Laufzeiten, Preisgleitklauseln, Verlängerungsregeln und Indexanpassungen benötigt.
bill-to 365 als Add-On für die Aboverwaltung
Und für solche abonnementbasierten Modelle ist Business Central eine ideale Basis. Mit zahlreichen einfach integrierbaren Add-Ons lässt sich die Microsoft-Lösung optimal an die individuellen Anforderungen von Unternehmen anpassen. So konnte Inway Systems auch für die Aboverwaltung von SmartSim schnell eine passende Erweiterung bereitstellen: bill-to 365 von CKL Software – einem langjährigen Partner von Inway.
Das Add-On wurde speziell für die Abbildung wiederkehrender Erlösmodelle entwickelt und erweitert Business Central um Funktionen wie Vertragslaufzeiten, automatische Abrechnung, Preisstaffelung oder Lizenzmanagement. Damit war eine Lösung verfügbar, die die grundlegenden Anforderungen von SmartSim auf Anhieb überzeugend erfüllte:
- Abonnementverwaltung: Erstellen, ändern oder verlängern von Abos – mit individuellen Zeitfenstern, Testphasen, Laufzeiten und Stornierungsregeln.
- Flexible Abrechnungsmodelle: Egal ob Festpreis, Lizenzgebühren oder Projekte; bill‑to 365 deckt alle möglichen Szenarien ab und lässt sich individuell erweitern.
- Vollautomatischer Ablauf: Rechnungen werden automatisch vorbereitet, gebucht und zeitlich korrekt abgegrenzt – über Monats- oder Jahreszyklen.
- Integration mit New Commerce Experience: Direkte Verbindung zu Microsoft-Lizenzierungssystemen, aber auch offen für eigene externe APIs und Systeme.
Erweiterungen von bill-to 365 im Projektverlauf
Die Grundlogik der Aboverwaltung war in Business Central mit Hilfe von bill-to 365 also schnell abgebildet. Doch die Anforderungen von SmartSim hatten es in sich. In Zusammenarbeit zwischen CKL Software und Inway Systems wurde das Add-On dann gleich mehrfach weiterentwickelt.
Gemeinsam wurden am Ende mehrere neue Funktionen geschaffen, die heute Bestandteil des offiziellen bill-to 365-Standards sind:
- Indexbasierte Preisgestaltung für Jahresabos
- Flexible Abrechnungsmodelle, z. B. volle Monatsberechnung bei untermonatigem Start
- Subtabellen für Lizenznehmer, z. B. bei personenbezogenen Lizenzen
- API-Schnittstellen zur Anbindung externer Lizenzschlüssel-Generatoren
„Wir haben nicht nur das Add-on integriert – wir haben es aktiv mitgestaltet.“ | Tobias Bunnefeld, Inway Systems GmbH
So wurde aus einer Add-on-Integration ein echtes Co-Development-Projekt.
Business Central wächst mit: Erweiterungen nach dem ersten Go Live
Mit dem ersten GoLive war die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central bei SmartSim aber keineswegs abgeschlossen. Im Gegenteil: Mit dem erfolgreichen Start der Aboverwaltung war eine gute Basis geschaffen. Doch mit jedem Workshop, jedem neuen Detail aus dem Tagesgeschäft wuchsen auch die Anforderungen an das System. Neue Module, individuelle Entwicklungen und weitere Automatisierungen kamen hinzu. Schritt für Schritt, immer entlang der tatsächlichen Anforderungen.
Projektmodul in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Ein zentraler Aspekt, der erst im Projektverlauf deutlich wurde, war folgender: Viele Lizenzen, die SmartSim vertreibt, basieren auf einem komplexen Implementierungsprojekt. Die entsprechenden Leistungen gehen aber erst nach Projektabschluss in ein laufendes Abo über.
Um diesen Prozess sauber abzubilden, wurde Business Central um das Projektmodul erweitert. Damit lassen sich nun auch Phasen, Aufwände und Abrechnungen systematisch erfassen und auswerten – bis hin zur automatisierten Übergabe an die Aboverwaltung.
Individuell entwickelte Ertragsplanung
Im Laufe des Projektes zeigte sich mit der Ertragsplanung noch ein weiteres Thema mit besonderen Anforderungen: Denn SmartSim wollte auf Basis von geplanten Projektwerten – also noch vor Rechnungsstellung – Umsätze bereits periodengerecht buchen. Das Ziel dahinter war ein realistischer Forecast, der auch in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Bestand hat.
Da der Business-Central-Standard solche Prognosebuchungen nicht vorsieht, entwickelte Inway gemeinsam mit SmartSim eine vollständig eigene Ertragslogik inklusive
- Ertragsverteilung auf Monatsbasis,
- automatisierter Gegenbuchungen bei späterer Faktura
- und konfigurierbarer Buchungsvorgaben.
Das Ergebnis: Eine Entwicklung, die exakt auf die Abläufe von SmartSim zugeschnitten wurde und nun reibungslos im Livebetrieb funktioniert.
Manuelle Nachbuchung der Historie
Auch wenn das Unternehmen noch vergleichsweise jung ist, war für SmartSim eine saubere Abbildung der Vergangenheit wichtig. Besonders deshalb, weil viele Verträge langfristig angelegt und jährlich abgerechnet werden. Aus diesem Grund wurden alle Abonnements und die zugehörigen Rechnungen mit Hilfe von Inway Systems manuell bis zurück ins Jahr 2018 im System nacherfasst. So ist Business Central auch für historische Auswertungen vollständig nutzbar – eine Investition in Datenqualität, die sich langfristig auszahlt.
Power BI Controlling
Für das interne Controlling setzt SmartSim auf Power BI. Ganz gemäß dem Credo vom Beginn des Projektes, nämlich vieles selbst zu übernehmen, wurden die Dashboards inhouse aufgebaut. Die passende Datenbasis dafür lieferte Microsoft Dynamics 365 Business Central direkt.
Die Standard-Daten reichten für die Anforderungen von SmartSim jedoch nicht aus. Also stellte Inway zusätzliche API-Erweiterungen bereit. Damit konnten auch individuelle Tabellen und Felder, beispielsweise aus der Aboverwaltung, in Power BI integriert werden, die seit diesem Zeitpunkt für Auswertungen bereitstehen.
Als Ergebnis entstand so ein präzises und transparentes Reporting, welches sich nahtlos mit DATEV-Daten abgleichen lässt.
Weitere Ergebnisse und Effizienzgewinne
Vor der Einführung von Business Central war die Rechnungsstellung mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Heute erstellt eine Backoffice-Kraft die Rechnungen direkt im System, und der Prozess ist in weniger als zwei Stunden im Monat erledigt.
Auch die Vermarktung der eigenen Lösung GasCalc, einer Lösung zur Berechnung von Gaskennwerten von Erdgasen, LNG, Biogasen oder auch Wasserstoff, profitierte spürbar: Früher schreckte der hohe Abrechnungsaufwand davor ab, das Produkt aktiv zu vertreiben. Mit Business Central ist die Abwicklung nun skalierbar, wodurch GasCalc deutlich stärker am Markt platziert werden kann.
Darüber hinaus hat sich auch das Lizenzmanagement erheblich vereinfacht. Die Erstellung und Verwaltung von Lizenzschlüsseln erfolgt heute weitgehend automatisiert und effizient – ein weiterer Baustein, der SmartSim mehr Freiraum für Wachstum verschafft.
Ausblick: Business Central wächst weiter – mit DATEV-Schnittstelle & mehr
Aktuell arbeitet das Team von Inway Systems an einer DATEV-Schnittstelle, um künftig auch den Datenaustausch mit dem Steuerberater zu automatisieren. Parallel dazu laufen weitere Optimierungen – etwa an bestehenden Erweiterungen oder an der Systemperformance.
„Für uns war die Entscheidung für Business Central und Inway genau richtig“, resümiert Dr. Peter Schley. „Die Lösung spart uns heute nicht nur Zeit, sie wächst auch mit uns – und wir wissen, an wen wir uns wenden können, wenn sich neue Anforderungen ergeben.“
Fazit: Maßgeschneiderte Lösung mit Business Central
Was als schlankes Standardprojekt begann, hat sich längst zu einer engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit entwickelt. „Die Kommunikation war immer offen, ehrlich und lösungsorientiert – auch wenn es mal Herausforderungen gab. Das Projekt war technisch fordernd, aber menschlich immer auf Augenhöhe“, so Tobias Bunnefeld.
Viele Anforderungen wurden direkt im Projektverlauf umgesetzt – manche davon sogar in den offiziellen Standard von bill-to 365 übernommen. Der Austausch erfolgte unkompliziert, auf kurzem Weg, mit einem gemeinsamen Ziel: Prozesse, die im Alltag wirklich funktionieren. Ein Projekt, das zeigt: Wenn der Standard nicht reicht, macht eine partnerschaftliche und lösungsorientierte Zusammenarbeit den Unterschied.
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