Success Story: Vom Papier zu digitalen Dokumenten bei icotec mit Microsoft Dynamics AX 2012
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Inway Systems führt bei icotec Schnittstelle von DocuWare zu Microsoft Dynamics AX 2012 ein
Papierberge, manuelle Datenerfassung und Medienbrüche prägten lange Zeit den Arbeitsalltag bei icotec. Mit Microsoft Dynamics AX 2012, der ERP-Lösung, die das Unternehmen schon seit Jahren im Einsatz hat, bestand zwar eine gute ERP-Basis. Doch im Dokumentenmanagement fehlte es an einer modernen Lösung und einem durchgängig digitalen Prozess.
Mit Unterstützung von Inway Systems und in enger Zusammenarbeit mit DocuWare realisierte die icotec ag nun die Einführung eines modernen Dokumentenmanagementsystems mit direkter Anbindung an Dynamics AX.
Ausgangssituation: Zwischen ERP und Aktenordner
Die IT-Landschaft von icotec hatte ein gutes Fundament: Dynamics AX 2012 lief stabil, DocuWare war bereits als DMS-Lösung ausgewählt, jedoch noch nicht eingeführt. Was außerdem fehlte, war die Verbindung beider Welten und damit ein entsprechender Prozess für eingehende und ausgehende Dokumente. So wurden eingehende Rechnungen manuell verarbeitet, die relevanten Informationen abgetippt und Dokumente teilweise digital als PDF sowie analog in Papierform abgelegt, ohne strukturierten Prozess oder zentralen Zugriff.
„Microsoft Dynamics AX 2012 ist seit Jahren im Einsatz und funktioniert für uns zuverlässig. Um unser Dokumentenmanagement zukunftsfähig aufzustellen, suchten wir eine Lösung, die zu unserer bestehenden Systemlandschaft passt. DocuWare hat uns überzeugt – und mit Inway Systems wurde uns ein Integrationspartner empfohlen, der nicht nur über Erfahrung mit AX 2012 verfügt, sondern mit einem eigenen Add-On eine nahtlose Verbindung zwischen ERP und DMS ermöglicht.“ | Damian Kellenberger, IT Project and Application Manager icotec ag
Die Aufgabe für das Team von Inway Systems und DocuWare stand damit fest: DocuWare einführen, mit Dynamics AX 2012 verbinden und die Dokumentenprozesse digitalisieren.
Über icotec
Die icotec ag entwickelt und produziert Implantate aus kohlefaserverstärktem Kunststoff für die operative Versorgung von Wirbelsäulentumoren. Das Schweizer Unternehmen ist Weltmarktführer im Bereich nicht metallischer Implantate und verfolgt das Ziel, die Lebensqualität von Patienten durch innovative Medizintechnik zu verbessern. Der Fokus liegt dabei auf Qualität, Bildgebungskompatibilität und exzellentem Service – getragen von einem engagierten Team und einem klaren Werteverständnis.
Projekt mit klarem Ziel: Prozesse automatisieren mit DocuWare und Microsoft Dynamics AX 2012
Der Ausgangspunkt des Projekts bei icotec war klar: Das Dokumentenwesen sollte von Grund auf digitalisiert werden. Im Fokus standen dabei drei zentrale Herausforderungen:
- die Archivierung ausgehender Dokumente
- die Einführung eines digitalen Eingangsrechnungsprozesses
- die Integration aller Workflows in die bestehende ERP-Umgebung
Daraus leiteten sich konkrete Ziele für das Projekt ab:
- die digitale Ablage und Archivierung aller ein- und ausgehenden Dokumente
- eine automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- eine medienbruchfreie Integration von DocuWare in Microsoft Dynamics AX 2012
Was zuvor zeitaufwendig und fehleranfällig war, sollte künftig effizient, strukturiert und automatisiert ablaufen.
Mit DocuWare und Dynamics AX 2012 zu papierlosen Prozessen
Mit der Einführung von DocuWare und der technischen Integration über den Microsoft Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare wurde bei icotec in einem Zeitraum von 9 Monaten ein durchgängiger, digitaler Dokumentenprozess geschaffen. Sämtliche relevanten Geschäftsdokumente – von Auftragsbestätigungen über Lieferscheine bis hin zu Ein- und Ausgangsrechnungen – werden nun vollständig digital archiviert.
Besonderes Augenmerk lag auf der Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung: Wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Datum oder Betrag werden automatisch durch DocuWare ausgelesen, vorerfasst und direkt an Dynamics AX übergeben. Die daraus resultierende automatische Erstellung von Buchungsjournalen sorgt für eine deutliche Zeitersparnis in der Buchhaltung – und reduziert zugleich manuelle Fehlerquellen.
Die Vorteile für icotec im Überblick:
- Abschaffung papierbasierter Prozesse
- Einheitliche, digitale Ablagestruktur für alle Dokumententypen
- Automatisches Einlesen und Vorerfassen von Rechnungsdaten
- Zeitersparnis bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Reduzierung manueller Tätigkeiten und potenzieller Fehlerquellen
Die Lösung wurde standortübergreifend für drei Mandanten in der Schweiz, Deutschland und Österreich implementiert. Nach dem Projektstart im April 2024 ging das System im Januar 2025 live. So wurde die Zielsetzung des Projekts nicht nur erreicht, sondern auch die Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte geschaffen.
Starke Zusammenarbeit: icotec, DocuWare und Inway Systems
Mit Inway Systems und DocuWare war für dieses Projekt ein eingespieltes Team am Werk. Besteht die Partnerschaft schließlich bereits seit dem Jahr 2022 und hat sich in einer Vielzahl an Projekten bewährt. Während DocuWare den fachlichen Input und das Pflichtenheft für den Workflow lieferte, übernahm Inway die technische Integration: Der von Inway eigens entwickelte Microsoft Dynamics 365 / AX Connector for DocuWare sorgt dafür, dass das DMS mit dem ERP-System verschmilzt und Informationen zwischen beiden Systemen – in diesem Fall Microsoft Dynamics AX 2012 – zuverlässig überträgt. Vor allem der direkte Zugriff auf das AX-System ermöglichte eine zügige Umsetzung – trotz anfänglicher Verzögerungen.
„Die Zusammenarbeit mit icotec war von Anfang an sehr angenehm. Wir waren im engen Austausch, haben schnell kommuniziert und gemeinsam eine stabile, zuverlässige Lösung geschaffen.“
Alexander Eckardt | Lead Developer Inway Systems GmbH
Ausblick: Von der Schnittstelle zur digitalen Zukunft
Projekte wie bei icotec zeigen: Auch kleinere Schritte wie die Einführung einer Schnittstelle zwischen ERP- und Dokumentenmanagement-Lösung können am Ende Großes bewirken – vor allem, wenn sie konsequent umgesetzt werden. Mit dem richtigen Partner und klaren Zielen lässt sich der Weg vom Papier zur digitalen Dokumentenablage erfolgreich gestalten. Heute arbeitet icotec mit einer stabilen, zukunftsfähigen Lösung und plant bereits den Wechsel zu Dynamics 365 in die Cloud. Auch hier setzt das Unternehmen erneut auf Inway Systems als Integrationspartner für die Anbindung von DocuWare.
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