Qualitätsmanagement in Business Central: Funktionen, Vorteile und Implementierung
Teilen:
Integriertes Qualitätsmanagement-Modul in Dynamics 365 Business Central
Mit der Business Central Release Wave 1/2026 führt Microsoft das Qualitätsmanagement-Modul in die allgemeine Verfügbarkeit über. Was zunächst als strategische Ankündigung erschien, ist inzwischen konkret dokumentiert und entwickelt sich zu einer zentralen Komponente für Unternehmen, die Qualitätssicherung direkt im ERP-System abbilden möchten.
Ziel des Moduls bleibt unverändert: Qualitätsprüfungen sollen strukturiert, nachvollziehbar und direkt in den ERP-Workflow integriert werden – nicht als isolierte Sonderfunktion, sondern als fester Bestandteil Ihrer Wertschöpfungskette. Damit steht Qualitätsmanagement jetzt auch im Standard von Business Central zur Verfügung, zusätzlich zu etablierten Drittanbieter-Lösungen.
- Bedeutung des Moduls: Warum strukturiertes Qualitätsmanagement im Standard heute unverzichtbar ist.
- Kernfunktionen: Was das Modul konkret leistet und wie Sie es einsetzen.
- Vorteile: Wie Sie als Mittelständler direkt profitieren.
- Best Practices: Tipps für erfolgreiche Einführung in der Praxis
- Einordnung & Ausblick: Aktueller Release-Status, realistische Grenzen und Erweiterungsszenarien
1. Warum Qualitätsmanagement im Standard entscheidend ist
Qualitätsmanagement ist längst kein „Nice-to-have“ mehr. In vielen Unternehmen entscheidet die Qualität von Produkten und Prozessen direkt über Kundenzufriedenheit und Reklamationsquoten – und damit nicht zuletzt über den wirtschaftlichen Erfolg. Gleichzeitig steigen die Anforderungen: strengere regulatorische Vorgaben, höhere Erwartungen von Kundinnen und Kunden und mehr Transparenz entlang der Lieferkette.
In der Praxis wurde Qualitätsmanagement in Business Central lange außerhalb des Standards abgebildet – etwa über manuelle Checklisten, Excel-Listen, Power-Automate-Flows oder Drittanbieter-Lösungen.
Das funktionierte zwar, brachte aber Einschränkungen mit sich:
- Qualitätsprüfungen waren nicht vollständig in die operativen Prozesse integriert
- Ergebnisse waren oft nicht revisionssicher dokumentiert
- Medienbrüche führten zu manuellem Mehraufwand und einer höheren Anfälligkeit für Fehler
- Auswertungen erforderten zusätzlichen manuellen Aufwand und waren oft nicht zeitnah verfügbar
Genau hier setzt das neue Qualitätsmanagement-Modul an: Mit der Integration in den Standard wird das Qualitätsmanagement nicht mehr nebenbei organisiert, sondern es ist direkt in Ihren ERP-Prozess verankert.
Der entscheidende Unterschied zu früher: Qualitätsprüfungen werden nicht mehr als isolierte Sonderprozesse (außerhalb Ihres ERP-Systems) betrachtet, sondern als fester Bestandteil Ihrer gesamten Wertschöpfungskette. Sie können Prüfungen systembasiert auslösen, Ergebnisse strukturiert dokumentieren und alles direkt über das ERP-System steuern. Das erhöht die Transparenz und hilft Ihnen zu einer sauberen, auditfähigen Datenbasis.
Für viele Unternehmen ist die Einführung dieses Moduls der optimale Weg zu einem standardisierten, wartbaren und revisionssicheren Qualitätsmanagement direkt im eigenen ERP-System.
2. Was das Qualitätsmanagement-Modul in Business Central leistet
Mit dem neuen Qualitätsmanagement-Modul stellt Microsoft erstmals standardisierte Funktionen für Qualitätsprüfungen direkt in Ihrem ERP-System bereit. Der Kerngedanke bleibt pragmatisch: Sie lösen Qualitätsprüfungen gezielt dort aus, wo diese fachlich sinnvoll sind und verbinden sie mit Folgeprozessen, die automatisch reagieren.
Hier ein Überblick über die wichtigsten Möglichkeiten und Funktionen des Qualitätsmanagement-Moduls:
2.1 Qualitätsprüfungen an zentralen Prozesspunkten
Sie führen Qualitäts-Checks durch nach Wareneingängen aus dem Einkauf, Produktionsrückmeldungen, Montage- bzw. Assembly-Ausgängen, sowie manuell oder zeitgesteuert in regelmäßigen Intervallen. Das Modul bietet damit Qualitätsprüfungen entlang vieler zentraler Prozesse.
2.2 Granulare Konfiguration von Prüfungen
Sie können sehr detailliert festlegen, für welche Artikel, Artikelgruppen, Chargen oder Seriennummern Prüfungen gelten, wann eine Prüfung ausgelöst wird (etwa bei Buchung, nach Output oder zeitbasiert), welche Parameter geprüft werden (zum Beispiel Gewicht, Maße, Dichte, Sichtprüfung), und ob Sie Stichproben oder externe Analysen berücksichtigen möchten. Das Modul ermöglicht damit sehr flexible und zielgerichtete Qualitätskontrollen.
2.3 Automatische Qualitätsprüfungen in der Wertschöpfungskette
Microsoft hat die Automatisierungsfunktionen deutlich gestärkt. Qualitätsprüfungen können nun automatisch an definierten Prozesspunkten ausgelöst werden – bei Wareneingängen, nach Produktionsmeldungen, während Montageprozessen, aber auch bei Lagerbewegungen. Darüber hinaus lassen sich periodische Prüfungen zeitgesteuert über Job Queues planen. Unternehmen stellen damit sicher, dass Qualitätskontrollen systematisch und nicht nur reaktiv durchgeführt werden. Das reduziert manuellen Aufwand erheblich und eliminiert Ausfallrisiken, die entstehen, wenn Prüfungen versehentlich übersehen werden.
2.4 Qualitätsergebnisse steuern operative Folgeprozesse
Das Qualitätsmanagement endet nicht bei der Prüfung selbst. Hier zeigt sich die echte Stärke der Integration: Nicht bestandene Prüfungen können automatisch Folgeprozesse auslösen. Artikel lassen sich sperren (Lot Blocking), in Quarantäne-Lagerorte verschieben, zur Nachbearbeitung markieren oder ausgesondert werden. Damit wird Qualitätssicherung nicht zu einem isolierten Vorgang, sondern zu einem aktiven Bestandteil Ihrer operativen Prozesssteuerung. Gesperrte Artikel können nicht versehentlich weiterverarbeitet oder ausgeliefert werden – die Steuerung erfolgt systemtechnisch, nicht durch Personalverantwortung allein.
2.5 Workflows und automatisierte Folgeaktionen
Qualitätsprüfungen lassen sich direkt mit Workflows verbinden. Sie können definieren, welche Folgeaktionen bei bestandenen oder nicht bestandenen Prüfungen automatisch ausgelöst werden – etwa Benachrichtigungen an das Lager, automatische Retouren an den Lieferanten oder Freigaben für die nächste Verarbeitungsstufe. Dadurch wird Qualitätssicherung als integrierter Bestandteil Ihrer operativen Geschäftsprozesse betrachtet. Die Prozesszuverlässigkeit steigt dadurch erheblich.
2.6 Strukturierte Statusübersichten und Compliance-Nachweise
Sie erhalten Übersichten zum Qualitätsstatus von Artikeln, zu Qualitätsaufträgen und Analysezertifikaten, sowie zu Qualitätszertifikaten, die insbesondere für Compliance- und Audit-Zwecke relevant sind. Das Modul bietet damit strukturierte Übersichten und schafft die Basis für Nachweise bei Audits und Zertifizierungen.
3. Wie Unternehmen vom Qualitätsmanagement-Modul profitieren
Mit dem Qualitätsmanagement-Modul bringt Microsoft die Qualitätssicherung dorthin, wo sie hingehört: direkt in die operativen Prozesse von Dynamics 365 Business Central. Daraus ergeben sich mehrere konkrete Vorteile.
3.1 Höhere Produkt- und Prozesssicherheit
Durch klar definierte Prüfungen und Prüfpläne wird Qualität nicht dem Zufall überlassen. Fehler oder Abweichungen werden frühzeitig erkannt – und zwar bevor Ihre Produkte weiterverarbeitet, ausgeliefert oder verbaut werden. Das reduziert Ausschuss, Nacharbeit und Folgekosten.
3.2 Weniger Reklamationen und Rückläufer
Qualitätsprobleme identifizieren Sie bereits beim Wareneingang, in der Produktion oder bei der Montage. Fehlerhafte Ware erreicht Ihre Kunden erst gar nicht. Das wirkt sich direkt positiv auf Reklamationsquoten, Kundenbeziehungen und Serviceaufwand aus.
3.3 Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Sie dokumentieren alle Prüfergebnisse strukturiert im System und verknüpfen diese direkt mit Artikeln, Chargen oder Prozessen. Das erleichtert Ihnen die internen Auswertungen sowie die Vorbereitung auf Audits oder Zertifizierungen. Prüfergebnisse sind revisionssicher hinterlegt – ein klarer Vorteil gegenüber bisherigen Excel- oder Papier-basierten Lösungen.
3.4 Bessere Steuerung von Lieferantenqualität
Durch die systematische Erfassung von Prüfergebnissen erkennen Sie schnell Auffälligkeiten in der Qualität bei Lieferanten. Darüber hinaus erhalten Sie belastbare Daten, um Gespräche mit Ihren Lieferanten faktenbasiert zu führen oder um Einkaufsentscheidungen anzupassen.
3.5 Standard statt individueller Lösungen
Wie schon angesprochen liegt ein großer Vorteil im integrierten Standard: Qualitätsmanagement wird nicht mehr über Excel und Co. abgebildet. So reduzieren Sie Ihren Pflegeaufwand und vermeiden Fehler.
3.6 Weniger Abhängigkeit von Drittanbieterlösungen
Für viele Unternehmen bestand Qualitätsmanagement bislang aus Excel-Dateien, Eigenentwicklungen oder separaten Zusatzlösungen. Mit dem neuen Standardmodul reduziert sich die Anzahl zusätzlicher Systeme deutlich. Dadurch sinken Integrationsaufwand, Wartungskosten und Abhängigkeiten von Drittanbietern. Das ist besonders für Mittelständler wertvoll, die ihre IT-Ressourcen lieber auf Kernprozesse konzentrieren möchten.
3.7 Unterstützung bei Compliance und Audits
Ihnen stehen Qualitätszertifikate, Analysezertifikate und Statusübersichten zentral im ERP-System zur Verfügung. Das erleichtert Ihnen den Nachweis von Qualitätsstandards und unterstützt Sie bei regulatorischen Anforderungen sowie bei Audits.
4. Best Practices für die Einführung des Qualitätsmanagement-Moduls
Der Einstieg ins Qualitätsmanagement-Modul ist nicht kompliziert. Hier sind bewährte Tipps aus der Praxis, damit Sie schnell und sicher starten können.
4.1 Klein starten und gezielt erweitern
Statt sofort alle Artikel und Prozesse in Ihr Qualitätsmanagement einzubeziehen, sollten Sie mit kritischen oder besonders relevanten Artikeln beginnen. So testen Sie Abläufe, sammeln Erfahrungen im Team und erhöhen die Akzeptanz nachweislich. Danach können Sie Schritt für Schritt ausbauen.
4.2 Prüfungen klar und nachvollziehbar definieren
Sie sollten Qualitätsprüfungen eindeutig definieren. Dazu gehören verständliche Prüfparameter sowie klare Kriterien fürs Bestehen und Nichtbestehen. Je einfacher und eindeutiger diese Vorarbeit, desto geringer ist der Interpretationsspielraum später im Tagesgeschäft.
4.3 Quarantäne-Lagerorte konsequent nutzen
Für nicht bestandene Prüfungen sollten Sie separate Quarantäne-Lagerorte einrichten und diese in Ihren Prüfplänen hinterlegen. So stellen Sie sicher, dass gesperrte Artikel nicht versehentlich weiterverarbeitet oder ausgeliefert werden. Das ist besonders wichtig, wenn Lagerpersonal unter Zeitdruck arbeitet.
4.4 Prozesse vor dem Go-Live testen
Gerade fürs Lager und die Produktion sollten Sie die Qualitätsprozesse in einer Testumgebung mit realen Szenarien durchspielen. So erkennen Sie frühzeitig, wie sich Qualitätsprüfungen auf Durchlaufzeiten, Buchungen und Folgeprozesse auswirken – und können entsprechend nachsteuern, bevor es in der Live-Umgebung zu Überraschungen kommt.
4.5 Schulung und Verantwortlichkeiten nicht unterschätzen
Das Modul nützt Ihnen nur, wenn Ihre Mitarbeitenden es korrekt einsetzen und die Ergebnisse sauber erfassen. Sie sollten deshalb unbedingt die Zuständigkeiten klären und Ihr Personal schulen – dies gilt insbesondere für die Mitarbeiter in Lager, Produktion und Qualitätssicherung.
4.6 Auswertungen früh mitdenken
Das Modul gibt Ihnen Statusübersichten an die Hand, ersetzt jedoch kein umfassendes Reporting. Sie sollten daher früh entscheiden, welche Qualitätskennzahlen für Ihr Business relevant sind (etwa Ausschussquote, Reklamationsquote, Lieferantenqualität) und wie Sie diese auswerten möchten – zum Beispiel über Power BI Dashboards oder regelmäßige Management-Reports.
5. Release-Status, realistische Grenzen und Erweiterungsszenarien
Auch wenn das Qualitätsmanagement-Modul einen großen Schritt für Dynamics 365 Business Central darstellt, lohnt sich eine realistische Einordnung – insbesondere im Hinblick auf Verfügbarkeit, Funktionsumfang und Einsatzgrenzen.
5.1 Release-Status und Verfügbarkeit
Microsoft hat das Qualitätsmanagement-Modul im Rahmen der Business Central Wave 2 / 2025 angekündigt und rollt es jetzt mit Wave 1/2026 in die allgemeine Verfügbarkeit aus.
- Public Preview: seit November 2025
- General Availability: ab April 2026
Hinweis: Das Modul wird als von Microsoft veröffentlichte Erweiterung ausgeliefert. In neu bereitgestellten Business-Central-Umgebungen ist die Erweiterung automatisch installiert. In bestehenden Umgebungen können Sie die Erweiterung über die Erweiterungsverwaltung nachinstallieren. Da der Rollout schrittweise erfolgt, können Zeitpunkt und Funktionsumfang je nach Umgebung, Version und Region variieren.
5.2 Was das Modul (noch) nicht leistet
Wichtig: Das Qualitätsmanagement-Modul deckt zentrale Anforderungen im Standard ab, ersetzt jedoch keine spezialisierten QM-Systeme. Folgende Punkte sollten Sie deshalb berücksichtigen:
- Das Modul beinhaltet noch kein vollwertiges Standard-Reporting. Für Kennzahlen, Trends oder Dashboards empfehlen wir Ihnen die Anbindung von Power BI.
- Erweiterte QM-Funktionen (komplexe Stichprobenpläne, Geräte- und Messmittelkalibrierung oder mehrstufige Freigabeprozesse) sind (noch) nicht Teil des Moduls.
5.3 Wann der Standard ausreicht – und wann Erweiterungen sinnvoll sind
Vor allem für mittelständische Unternehmen bietet das neue Modul eine sehr gute Basis, um Qualitätsmanagement strukturiert und revisionssicher im ERP-System abzubilden.
Erweiterungen oder spezialisierte Lösungen sind nur dann sinnvoll, wenn Sie:
- stark regulierte Branchenanforderungen haben,
- umfangreiche statistische Auswertungen benötigen
- komplexe Prüf- und Freigabestrukturen abbilden müssen.
Fazit: Qualitätsmanagement als strategischer Standard
Mit dem Qualitätsmanagement-Modul schließt Microsoft eine funktionale Lücke in Business Central, die viele Unternehmen bislang über Zusatzlösungen oder individuelle Workarounds abgedeckt haben. Die Integration von Qualitätsprüfungen, Quarantäneprozessen, Workflow-Steuerung und automatisierten Folgeaktionen zeigt, dass Qualitätssicherung künftig als fester Bestandteil der operativen Prozesslandschaft verstanden wird – nicht als isolierte Sonderfunktion.
Für mittelständische Unternehmen entstehen dadurch neue Möglichkeiten: Sie können ein strukturiertes und auditfähiges Qualitätsmanagement direkt im ERP-Standard aufbauen, ohne sich auf Excel-Dateien oder externe Zusatzlösungen verlassen zu müssen. Das spart Kosten, reduziert Komplexität und macht Ihre Prozesse transparenter und zuverlässiger.
Mit der General Availability ab April 2026 wird dieses Modul zu einer echten Option für Unternehmen, die ihre Qualitätssicherung professionalisieren und gleichzeitig ihre ERP-Landschaft vereinfachen möchten.
Sie möchten wissen, ob das neue Qualitätsmanagement-Modul zu Ihren Anforderungen passt?
Ob das integrierte Qualitätsmanagement-Modul in Dynamics 365 Business Central für Ihre Anforderungen ausreicht, hängt von Ihren Prozessen und regulatorischen Anforderungen ab. Gerne unterstützen wir Sie dabei, das Modul einzuführen, Einsatzmöglichkeiten zu bewerten und eine passende Gesamtstrategie für Ihr Qualitätsmanagement zu entwickeln. Kontaktieren Sie uns dazu gerne über unser Kontaktformular oder buchen direkt Ihre kostenlose Erstberatung.
Zurück zum Blog
