Microsoft Dynamics 365 for Sales: CRM-System selbst implementieren in 6 einfachen Schritten

Marco Niecke, Bernhard RĂ€ther

Vertriebs-Prozesse professionalisieren, Insel-Lösungen abschaffen, ProduktivitĂ€t steigern und das eigene Wachstum vorantreiben: FĂŒr alle Firmen stehen diese Ziele ziemlich hoch auf der eigenen Agenda. Dennoch scheuen viele einen hierfĂŒr entscheidenden Schritt – die EinfĂŒhrung eines eigenen CRM-Systems. Dabei ist der Aufwand fĂŒr dieses „Projekt“ sehr gering und mit etwas Hilfestellung bequem in Eigenregie durchzufĂŒhren.

Am Beispiel von Microsoft Dynamics 365 for Sales zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag, wie Sie ein CRM-System in 6 einfachen Schritten selbst implementieren und wie Sie und Ihre Mitarbeiter sofort davon profitieren.

 

Das CRM-System von Microsoft: Dynamics 365 for Sales

Microsoft Dynamics 365 for Sales stellt die CRM-FunktionalitÀt aus der ProduktivitÀtsplattform von Microsoft dar. Die Bedienung ist leicht erlernbar und intuitiv, da OberflÀche und Navigation des CRM-Systems an den Office-Produkten angelehnt sind. Somit ist es den meisten Mitarbeitern auf Anhieb vertraut.

Firmen, die Ihre VertriebsaktivitĂ€ten und Verkaufs-Chancen nicht mehr ĂŒber verschiedene E-Mail-, Kalender- und Office-Programme sowie ĂŒber Nachfasslisten und Telefonnotizen organisieren möchten, sollten unbedingt die VorzĂŒge dieses CRM-Systems testen und die kostenlose Demo-Version fĂŒr 30 Tage nutzen und sich von den FĂ€higkeiten selbst ĂŒberzeugen.

 

Dynamics 365 for Sales in Eigenregie implementieren

Im Folgenden haben wir Ihnen in 6 einfachen Punkten die Schritte zusammengestellt, wie Sie Microsoft Dynamics 365 for Sales ganz einfach in Eigenregie implementieren.

 

Schritt 1: Registrieren und einen Test-Account freischalten

Am einfachsten und schnellsten geht es, wenn Sie Microsoft Dynamics 365 for Sales aus der Cloud beziehen. FĂŒr das Kennenlernen empfehlen wir die kostenfreie Microsoft Dynamics 365 for Sales 30 Tage Testversion. Wenige Daten wie E-Mail, Telefonnummer und Name genĂŒgen, um das System freizuschalten. Zuletzt wĂ€hlen Sie noch die Miterbeiter aus, die das System im Testzeitraum nutzen. In der kostenlosen Testversion ist das Limit 25 Benutzer. 

 

Schritt 2: Stammdaten hochladen

Mit wenigen Klicks können Sie all Ihre Daten zu den EntitÀten Firmen, Kontakte, Produkte, Termine, Aufgaben, AktivitÀten etc. ins CRM importieren. Wir empfehlen hier folgende Vorgehensweise:

  • Erstellen Sie pro EntitĂ€t eine Excel-Liste mit all den Daten, die Sie haben, bzw. die Sie ins CRM zum Testen laden möchten.
  • Erstellen Sie fĂŒr jede dieser EntitĂ€ten auch eine Excel-Liste mit den Beispieldaten von Microsoft. Achten Sie darauf, dass Ihre Beispielliste dieselben Spalten enthĂ€lt wie Ihre Originalliste. HierfĂŒr gibt es in Microsoft Dynamics 365 for Sales standardisierte Spalten, fĂŒr jeden erdenklichen Fall. Auch eine Aufnahme neuer Spalten ist möglich.
  • Stellen Sie sicher, dass die SpaltenĂŒberschriften identisch sind. Hierzu Ă€ndern sie am einfachsten die Überschriften Ihrer Liste und passen diese and die SpaltenĂŒberschriften der Beispiele an.
  • Jetzt können Sie die Daten einfach und bequem ins System laden und der entsprechenden EntitĂ€t zuweisen. Es gehen die Formate xml, csv, exel und txt. Haben Sie identische SpaltenĂŒberschriften, erfolgt die Zuweisung automatisch. Manuelle Zuordnung und Modifikationen sind auch in diesem Schritt noch möglich.

 

Schritt 3: E-Mail konfigurieren

Nach dem Datenimport legt Ihr Admin Ihr E-Mail Serverprofil fest und stellt ein, wie Ihre eingehenden und ausgehenden E-Mails verarbeitet werden. Am einfachsten ist dies, wenn Sie Microsoft Exchange Online im Einsatz haben. Dann empfehlen wir folgende Einstellung:

 

Schritt 4: Dynamics 365 App fĂŒr Outlook installieren

Die Dynamics 365 App fĂŒr Outlook ist ein Add-In fĂŒr Ihr E-Mail-Programm. Hinter diesem Schritt verbirgt sich also die Integration von Microsoft Dynamics 365 for Sales in Outlook. Auch dieser Schritt ist denkbar einfach: Alles was Sie tun mĂŒssen ist die Mitarbeiter auswĂ€hlen, die das CRM aus Outlook nutzen sollen. Das Icon wird dann an die MenĂŒleiste ins Outlook eingehĂ€ngt. Mehr als ein AuswĂ€hlen der berechtigten Nutzer ist in diesem Schritt nicht erforderlich.

 

Schritt 5: Loslegen und 30 Tage testen

Sobald Sie Ihre Daten ins CRM eingespielt und dies mit Outlook verknĂŒpft haben, können Sie mit dem testen beginnen. Erste Erleichterungen im Handling und der Abwicklung Ihrer Verkaufschancen werden Sie bereits bei der ersten, neu eingehenden E-Mail erkennen.
 

Erste Erleichterungen nach der Implementierung

Haben Sie fĂŒr die entsprechenden Vertriebs-Mitarbeiter Outlook mit CRM verknĂŒpft, können Sie alle VorzĂŒge einer integrierten Lösung sofort nutzen.

Ein paar Beispiele:

  • Alle CRM-Informationen zu Kontakt und Firma sind direkt im Outlook bei jeder E-Mail einsehbar. Sie mĂŒssen in kein anderes Programm wechseln.
  • Eingehende und ausgehende E-Mails werden zentral abgelegt und können von jedem gelesen und nachverfolgt werden.
  • Unbekannte EmpfĂ€nger werden aus Outlook heraus sofort richtig im CRM angelegt und klassifiziert – und ggfs. als Lead in die VertriebsaktivtĂ€ten aufgenommen.
  • Alle relevanten AktivitĂ€ten wie Aufgabe, Termin, Wiedervorlagen, E-Mails und Telefonanrufe werden im CRM geplant und sind fĂŒr alle einsehbar.

 

FĂŒr weitere Aufgaben gerĂŒstet

Neben dem gerade erwĂ€hnten, bietet Ihnen Microsoft Dynamics 365 for Sales aber noch viele weitere nĂŒtzliche Funktionen rund um die Optimierung Ihrer Marketing- und Vertriebsprozesse.

Um nur ein paar Beispiele zu nennen: Sie können mit Microsoft Dynamics 365 for Sales

  • Leads qualifizieren und entwickeln
  • Verkaufschancen zielfĂŒhrend bearbeiten
  • Angebote erstellen und aus Angeboten AuftrĂ€ge generieren
  • Adressdaten filtern und Zielgruppen treffsicher identifizieren
  • Marketing-Kampagnen umsetzen und automatisieren (hier ist auch eine Anbindung z.B. von ClickDimensions möglich)


Unser Tipp: Schauen Sie regelmĂ€ĂŸig auf unserem Blog vorbei. Hier finden Sie immer wieder interessante BeitrĂ€ge und Tutorials auch rund um Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft Dynamics 365 for Sales.

 

Schritt 6: Lizenzen kaufen

Möchten Sie die CRM Lösung von Microsoft nach dem Testzeitraum behalten, können Sie noch bis zu 30 Tagen nach Ablauf der Testzeit Ihr Testsystem direkt in ein Produktivsystem umwandeln. Der Vorteil: Sie mĂŒssen Schritt 1 bis 4 nicht wiederholen und behalten alle Daten, die Sie im Testzeitraum eingepflegt haben. SelbstverstĂ€ndlich besteht auch die Möglichkeit fĂŒr Ihren Produktiv-Start eine neue Instanz anzulegen. Dies empfiehlt sich, wenn Sie Erkenntnisse aus den Tests gewonnen haben und erweiterte Datenimporte mit verbesserten Daten einspielen möchten.

Bei Microsoft bekommen Sie eine Lizenz fĂŒr 80,10 € pro Nutzer und Monat. Entscheiden Sie sich gegen eine CRM Lösung, lassen Sie die Frist einfach verstreichen. 30 Tage nach Ablauf des Testzeitraums wird Ihr Account gelöscht. Sie mĂŒssen nichts kĂŒndigen.

 

Unser Kennenlern-Angebot

Als Cloud Solution Provider und Microsoft Partner mit Gold-Status haben wir die Möglichkeit, Kunden und Interessenten attraktive Kennenlern-Angebote zu unterbreiten. Bei Microsoft Dynamics 365 for Sales können wir Ihnen im ersten Jahr sĂ€mtliche CRM-Lizenzen fĂŒr 75 € pro Monat und Nutzer (statt 80,10 €) anbieten. Bei 20 Usern sparen Sie so monatlich ĂŒber 100 Euro.

Mehr dazu sowie weitere Tipps, Tricks und ein kleines Video-Tutorial wie Sie Microsoft Dynamics 365 for Sales selbst in Betrieb nehmen finden Sie hier - Dynamics 365 for Sales - jetzt einfach selbst in Betrieb nehmen.

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