Mehr Dataverse-Speicher ohne Mehrkosten für Dynamics 365 Customer Engagement
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Was CE-Kunden bekommen und worin der Mehrwert von mehr Dataverse-Speicher liegt
Wer mit Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement arbeitet, kennt das Thema nur zu gut:
Der verfügbare Dataverse-Speicher ist oft schneller ausgeschöpft, als man es erwartet.
Umso relevanter ist die aktuelle Entscheidung von Microsoft, den Dataverse-Speicher für CE-Anwendungen zu erhöhen – ohne Mehrkosten. Für viele CE-Anwender ist das mehr als eine technische Anpassung: Es ist ein spürbarer Schritt, um datengetriebene Prozesse und den Einsatz von KI nicht länger durch enge Speichergrenzen auszubremsen.
- Ausgangssituation: Warum der vorhandene Dataverse Speicher immer schneller knapp wurde
- Neuer Speicher: Was CE-Kunden laut Microsoft-Licensing-Guide an zusätzlicher Kapazität erhalten
- Hintergrund: Der Unterschied zwischen Speicher für Dateien, Datenbank und Protokolldaten
- Ausblick: Welchen Mehrwert Ihnen ein höherer Speicher bietet
- ERP-Bezug: Wie ERP-Nutzer indirekt von dieser Speichererhöhung profitieren
1. Ausgangssituation: Warum der vorhandene Dataverse Speicher immer schneller knapp wurde
In vielen Projekten rund um Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Customer Insights) zeigte sich in den letzten Jahren ein wiederkehrendes Muster: Der verfügbare Dataverse-Speicher läuft immer schneller voll.
Das lag weniger an Fehlkonfigurationen, sondern an der Art, wie die CE-Systeme aktuell angewendet werden. Denn ein CRM ist heutzutage längst mehr als nur eine Kontaktdatenbank. Moderne CRM-Systeme wie Dynamics 365 Sales sind zur zentralen Plattform für Kundenkommunikation geworden.
Und E-Mails, Termine, Aufgaben, Service-Tickets, Aktivitäten und Verlaufsdaten wachsen kontinuierlich – und genau das ist auch gewollt. Schließlich lebt jedes CRM von der Qualität und der Vollständigkeit seiner Daten.
Hinzu kommt, dass viele Unternehmen CE als zentrale 360-Grad-Sicht auf den Kunden nutzen. Je stärker Service, Vertrieb und Marketing im System zusammenarbeiten, desto mehr Daten entstehen. Besonders speicherintensiv sind dabei:
- Aktivitäten wie E-Mails, Termine und Historien
- Anhänge in ein- und ausgehenden E-Mails
- Protokoll- und Verlaufsdaten aus Prozessen und Automatisierungen
- Daten aus integrierten Systemen, etwa ERP- oder Drittsystemen
Mit dem verstärkten Einsatz von KI-Funktionen und KI-Analysen hat sich diese Entwicklung weiter beschleunigt. KI erzeugt zusätzliche Daten, auf die Anwender nur begrenzten Einfluss haben. Der Effekt: Ein weiterer Faktor, der Daten erzeugt.
Viele Unternehmen standen somit vor einer unbequemen Entscheidung:
- Daten bewusst reduzieren und auslagern
- oder zusätzlichen Dataverse-Speicher dazukaufen.
Umso erfreulicher die Entscheidung von Microsoft, hier proaktiv zu unterstützen und den Speicher deutlich zu erhöhen.
2. Neuer Speicher: Was CE-Kunden laut Microsoft-Licensing-Guide an zusätzlicher Kapazität erhalten
Microsoft hat mit den aktuell Lizenzierungsrichtlinien, die seit Dezember 2025 gelten, die Standard-Dataverse-Kapazitäten deutlich erhöht – und zwar ohne, dass zusätzliche Lizenzkosten entstehen.
Konkret bedeutet das:
- Für zentrale Customer-Engagement-Anwendungen (etwa Sales, Customer Service oder Field Service) steigt der verfügbare Datenbank-Speicher von ehemals ca. 10 GB auf 30 GB pro Mandanten. Ebenso wird der Dateispeicher deutlich angehoben, von rund 20 GB auf 40 GB.
- Im Bereich Customer Insights gelten noch höhere Werte, etwa weil dort große Mengen an Interaktions- und Analyse-Daten entstehen – hier steigt der Datenbank-Speicher auf etwa 45 GB, der Dateispeicher auf etwa 60 GB.
- Auch bei den Power Platform-Komponenten wie Power Apps, Power Automate oder Power Pages wurden die Standardwerte für Dataverse-Daten und -Dateien im Lizenzmodell gegenüber früher deutlich erhöht.
Die Basiskapazität, die standardmäßig mit den Lizenzen bereitgestellt wird, ist jetzt deutlich großzügiger bemessen.
Hinweis: Die Erhöhung wird schrittweise ausgerollt, und viele Mandanten sehen die neuen Kapazitätswerte bereits im Power Platform Admin Center. Wer bislang kurz vor einer Speichergrenze stand oder schon Zusatzspeicher geplant hatte, sollte deshalb seine aktuellen Werte prüfen und die Situation neu bewerten.
3. Hintergrund: Worin sich Datenbank-, Datei- und Protokollspeicher unterscheiden
Im letzten Abschnitt fiel bereits die Unterscheidung zwischen Datenbankspeicher, Dateispeicher und Protokollspeicher. Zusätzlich gibt es noch den Protokollspeicher. Daher möchten wir an dieser Stelle kurz erläutern, wo die Unterschiede liegen und warum sie für Ihre Dataverse-Kapazität relevant sind.
In Dynamics- und Dataverse-Umgebungen wird der Speicher nicht als ein einziger „Topf“ geführt, sondern in drei separaten Kapazitätstypen verwaltet:
- Datenbankspeicher
- Dateispeicher
- Protokollspeicher
Datenbankspeicher:
Der Datenbankspeicher ist das Herzstück Ihrer Dataverse-Umgebung. Er enthält die Tabellen und Datensätze, die Sie täglich in Ihren Anwendungen nutzen – also etwa Kontakte, Aktivitäten, Verkaufschancen, Servicefälle oder benutzerdefinierte Entitäten. Auch Metadaten wie Felddefinitionen, Workflows oder Tabellenkonfigurationen werden hier abgelegt.
Größe der Daten: Die Daten im Datenbankspeicher sind in der Regel sehr klein, können aber durch große Mengen an Aktivitäten schnell wachsen und so einen erheblichen Anteil der gesamten Kapazität beanspruchen.
Dateispeicher:
Im Dateispeicher werden Anlagen und Dateien abgelegt – zum Beispiel E-Mail-Anhänge, Dokumente oder Bilder, die in Notizen, Aktivitäten oder über andere Features im System hinterlegt werden.
Größe der Daten: Gerade bei umfangreichen Dateien kann der Datenspeicher sehr schnell wachsen, da Bilder, PDFs oder Multimedia-Inhalte deutlich mehr Platz benötigen als reine Datensätze. Hier gibt es aber viele gute Lösungen von Drittanbietern, welche automatisiert die Anhänge in den Microsoft SharePoint bzw. ein anderes angebendes DMS verschieben.
Protokollspeicher:
Der Protokollspeicher dient zur Ablage von Audit- und Prüfprotokollen. Dazu gehören beispielsweise Informationen darüber, wer wann welches Feld geändert hat oder welche Aktionen im System durchgeführt wurden.
Größe der Daten: Logs im Protokollspeicher sind meist klein, werden aber über lange Zeiträume hinweg gespeichert und können besonders in stark audit-getriebenen Umgebungen früher als erwartet wachsen.
Hinweis:
Für weitere Informationen empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag „Zu wenig Speicherplatz in Ihrem CRM-System Microsoft Dynamics 365 Sales?“. Hier erklären wir Ihnen nicht nur die jeweiligen Speicher im Detail, Sie bekommen hier auch Tipps an die Hand, was Sie konkret tun können, sollte Ihr Speicherplatz in einem der drei Töpfe zu Neige gehen.
4. Ausblick: Welchen Mehrwert ein höherer Dataverse-Speicher in der Praxis bietet
Die Erhöhung des Dataverse-Speichers ist vor allem eines: eine spürbare Entlastung im Alltag von CE-Anwendern.
Viele Unternehmen mussten bisher sehr häufig entscheiden, welche Daten sie im System behalten möchten und welche nicht. Historien wurden gekürzt, Aktivitäten nur eingeschränkt genutzt und nur die notwendigsten Informationen aus Drittsystemen importiert. Das stand häufig im Widerspruch zum eigentlichen Ziel eines CRM-Systems: eine möglichst vollständige und konsistente Sicht auf die Kunden zu haben. Gerade Unternehmen, die ihre Digitalisierung konsequent vorantreiben, profitieren von der Speichererhöhung. Denn mehr Kapazität bedeutet zwangsläufig mehr Daten und mehr Informationen im führenden System.
Auch im Zusammenhang mit KI-Funktionen ist der höhere Speicher ein Faktor. KI ist datengetrieben und erzeugt seinerseits zusätzliche Analyse-, Kontext- und Prozessinformationen. Mehr Dataverse-Speicher sorgt hier dafür, dass innovative Funktionen nicht aufgrund von Platzmangel eingeschränkt werden müssen.
5. ERP-Bezug: Wie auch ERP-Nutzer indirekt von der Speichererhöhung profitieren
Die zusätzlichen Kapazitäten gelten ausschließlich für die CE- und Power-Platform-Welt.
So wichtig die Erhöhung für CE-Anwendungen ist: Dynamics-365-ERP-Systeme wie Finance, Supply Chain Management oder Business Central laufen auf eigenen Datenbanken und profitieren nicht von der Speichererhöhung. Zumindest nicht direkt, sondern nur indirekt.
Indirekt bedeutet in der Praxis:
Je mehr Dataverse-Speicher im CRM zur Verfügung steht, desto mehr relevante ERP-Informationen können gezielt ins CRM synchronisiert werden – etwa Kundenstammdaten, offene Posten, Rechnungen, Verträge und vieles weitere mehr, was vor der Erhöhung vermutlich nicht synchronisiert wurde. Das ERP bleibt im Zusammenspiel mit dem CRM zwar das führende System, teilt aber mehr Informationen mit den CE-Lösungen.
Für Anwender im Vertrieb oder Service entsteht dadurch ein spürbarer Vorteil:
Wichtige Informationen, die früher ausschließlich im ERP verfügbar waren, stehen nun auch in Sales oder Field Service. Der Wechsel zwischen Systemen, um Daten nachzuschlagen, entfällt und Entscheidungen können schneller getroffen werden. Der Mehrwert für ERP-Nutzer entsteht also nicht automatisch, sondern indirekt – immer dann, wenn ERP- und CE-Systeme eng miteinander verzahnt werden.
Einsparpotential? Unter bestimmten Voraussetzungen könnte dieser Ansatz sogar lizenzseitige Effekte haben. Wenn Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben vollständig im CRM erledigen können, weil sie dort alles finden, was sie benötigen, lässt sich in einzelnen Szenarien prüfen, ob ERP-Lizenzen reduziert oder neu verteilt werden können. Ob das sinnvoll ist, hängt stark von den individuellen Prozessen und Rollen im Unternehmen ab und lässt sich nicht pauschal beantworten. Gerne werfen wir aber gemeinsam mit Ihnen einen Blick auf Ihre aktuelle Situation.
Fazit: Mehr Speicher ist kein Selbstzweck – sondern ein echter Hebel für bessere Nutzung
Die Erhöhung des Dataverse-Speichers ohne Mehrkosten ist für Anwender von Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement eine durchweg positive Nachricht. Nicht, weil Speicherprobleme damit vollständig verschwinden, sondern weil sich der Blick auf Daten wieder verschiebt: weg vom Versuch von Vermeidung und Einschränkung, hin zur sinnvollen Nutzung.
Für CE-Anwender bedeutet das aber auch mehr Flexibilität und Planungssicherheit. Für ERP-Nutzer entsteht der Mehrwert nur indirekt: Durch mehr verfügbaren Speicher im CRM können relevante ERP-Informationen gezielter hier bereitgestellt werden. Das reduziert Systemwechsel, verbessert die Informationslage in Vertrieb und Service und bietet – je nach Szenario – sogar Optimierungspotenzial bei den eigenen Lizenzen.
Ob sich durch die Speichererhöhung auch ERP-Lizenzen einsparen lassen, lässt sich nicht pauschal beantworten. Genau hier lohnt sich eine individuelle Betrachtung der Prozesse, Datenflüsse und Nutzerrollen.
Unser Rat an Sie: Nutzen Sie die neue Situation bewusst, um Ihre CE- und ERP-Landschaft zu überprüfen. Denn mehr Speicher ist nur die Grundlage. Der eigentliche Mehrwert entsteht durch eine durchdachte Nutzung. Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre CE- und ERP-Landschaft strukturiert zu analysieren und optimal auf Ihre Prozesse auszurichten.
