Finanzbuchhaltung in Dynamics 365 Finance: Neue Funktionen der Bank Automation Suite
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Kontoauszüge manuell abgleichen, Zahlungsavise einzeln abtippen und offene Posten aufwendig von Hand buchen. Sieht so der Alltag in Ihrer Finanzbuchhaltung aus?
Dann ist eines sicher: Vorgehensweisen wie diese kosten Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Seit über 20 Jahren löst unsere Bank Automation Suite als Add-On für Microsoft Dynamics 365 Finance genau diese Herausforderungen. Mit einer Erfolgsquote von über 95 % beim automatisierten Abgleich von Kontoauszugspositionen – darunter beispielsweise offene Posten, Bankgebühren oder Cash-Pooling-Bewegungen – setzen wir Standards in der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen.
Doch der Markt entwickelt sich weiter und wir hören unseren Kunden genau zu. Sodass wir unsere Lösung genau um die Funktionen weiterentwickeln, von denen Finanzteams am meisten profitieren.
- PDF-Avise flexibel verarbeiten: mit Microsoft oder eigenem OCR-Dienst
- Fehler frühzeitig erkennen: Neue Logik bei gesperrten Debitoren
- Mehr Flexibilität beim Import: Wenn das Positionsdatum im Kontoauszug fehlt
- Kompatibilität leicht gemacht: Wählbare Auszugskennung im CAMT.053-Format
- Erweiterte Regelerkennung: Offene Posten ohne Rechnungsnummer zuordnen
PDF-Avise flexibel verarbeiten: mit Microsoft oder eigenem OCR-Dienst
Zahlungsavise liegen nicht immer als strukturierte Textdatei vor. Je nach Bank, Zahlungsweg oder interner Abstimmung werden diese auch als PDF zur Verfügung gestellt. Hier ist die Bank Automation Suite besonders flexibel.
Wenn PDF-Avise automatisiert importiert werden sollen, können diese in Text umgewandelt werden. Dafür kann wahlweise der entsprechende Microsoft-Dienst oder ein kundenseitig eingesetzter OCR-Service genutzt werden. Ergänzend dazu haben wir Anpassungen vorgenommen, sodass im Hintergrund eindeutig erkannt wird, ob vom Kunden die kostenpflichtige PDF-zu-Text-Umwandlung von Microsoft genutzt werden kann.
Ihr Nutzen: Weniger manuelle Zwischenschritte bei der Verarbeitung von PDF-Avisen führen zu mehr Durchgängigkeit im Prozess und einer sauberen Weiterverarbeitung im bestehenden Buchhaltungsablauf.
Fehler frühzeitig erkennen: Neue Logik bei gesperrten Debitoren
Nichts ist frustrierender, als wenn ein Fehler erst am Ende eines Prozesses auffällt. Bisher wurde die Meldung, dass ein Debitor gesperrt ist, erst beim finalen Buchungsversuch angezeigt. So musste im Zweifelsfall der gesamte Vorgang neu aufgerollt und korrigiert werden.
Diesen Prozess haben wir nun für Sie optimiert. Die Prüfung auf einen gesperrten Debitor erfolgt jetzt direkt bei der Erfassung. Die Fehlermeldung erscheint sofort und nicht erst am Ende.
Ihr Nutzen: So sparen Sie sich aufwendige Korrekturschleifen und erhöhen die Prozesssicherheit, weil die Fehler direkt dort abgefangen werden, wo sie entstehen – für einen insgesamt effizienteren Workflow.
Mehr Flexibilität beim Import: Wenn das Positionsdatum im Kontoauszug fehlt
In der Finanzbuchhaltung kennen Sie das sicher: Nicht alle Banken liefern perfekte Daten. Eine häufige Herausforderung sind Kontoauszüge, bei denen das Datum einzelner Transaktionen (Positionsdatum) fehlt. Dieses Datum ist jedoch entscheidend, um einen korrekten Buchungsvorschlag zu generieren. Bisher musste das oft manuell nachgetragen werden.
Mit der neuen Version bietet die Bank Automation Suite nun eine neue, flexible Option: Sie können festlegen, dass in solchen Fällen automatisch das Datum aus dem Auszugskopf als Buchungsdatum für alle Transaktionen verwendet wird.
Ihr Nutzen: Der Importprozess wird beschleunigt und vereinheitlicht. Manuelle Eingriffe sind nicht mehr nötig und die Datenqualität bleibt trotzdem hoch.
Kompatibilität leicht gemacht: Wählbare Auszugskennung im CAMT.053-Format
Das elektronische Kontoauszugsformat CAMT.053 ist mittlerweile ein Standard, wird jedoch von verschiedenen Banken unterschiedlich interpretiert und befüllt. Insbesondere bei der eindeutigen ID des Kontoauszugs (Auszugskennung) gibt es oft zwei Felder: eine technische und eine „sprechende“ Nummer. Das führte bisher zu Inkonsistenzen beim Import.
Von jetzt an haben Sie die Wahl: Beim Import eines CAMT.053-Auszugs können Sie selbst festlegen, welches der beiden Felder als eindeutige Auszugsnummer verwendet werden soll.
Ihr Nutzen: Sie gewinnen an Flexibilität und können die Bank Automation Suite noch besser an die Standards Ihrer Hausbank anpassen. Ihr Importprozess läuft damit robuster und zuverlässiger.
Erweiterte Regelerkennung: Offene Posten ohne Rechnungsnummer zuordnen
Es ist die klassische Situation im Debitorenmanagement: Ein Kunde zahlt, gibt aber keine Rechnungsnummer an. Selbst wenn diese fehlt, wird der zahlende Kunde meist über seine Kundennummer, den Namen oder die Bankverbindung von der Bank Automation Suite erkannt.
Hier haben wir die Regelerkennung nochmals erweitert und Sie haben bei der Zuordnung der offenen Posten von nun an die folgenden Auswahlmöglichkeiten:
- Ohne: Es findet keine Zuordnung von offenen Posten statt.
- Alle: Stimmt die Gesamtsumme des Zahlungseingangs exakt mit der Summe mehrerer offener Posten überein, werden diese automatisch für den Ausgleich markiert.
- Exakt: Entspricht der Zahlungsbetrag genau der Höhe eines einzelnen offenen Postens, wird dieser direkt zugeordnet.
Ihr Nutzen: Die Automatisierungsquote steigt, der manuelle Aufwand wird nochmal deutlich reduziert und Zahlungseingänge werden noch schneller verbucht.
Fazit: Mehr Automatisierung im Zahlungsabgleich von Dynamics 365 Finance
Die neuen Funktionen der Bank Automation Suite greifen genau dort an, wo Finanzteams im Alltag an Grenzen stoßen: bei unvollständigen Bankdaten, PDF-Avisen, internationalen Kontostrukturen oder Zahlungseingängen ohne klare Referenzen. Statt Prozesse zu verkomplizieren, wurden bestehende Abläufe gezielt robuster und flexibler gemacht.
Das Ergebnis ist keine grundlegend neue Arbeitsweise, sondern mehr Stabilität, mehr Automatisierung in Sonderfällen und weniger manuelle Nacharbeit im Tagesgeschäft. Für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 Finance einsetzen, bleibt die Bank Automation Suite damit ein verlässlicher Baustein, um die Kontoauszugsbearbeitung dauerhaft effizient und nachvollziehbar abzubilden.
Wenn Sie die Bank Automation Suite bereits nutzen, lohnt sich ein Blick auf die neuen Möglichkeiten. Und wenn Sie Ihre Kontoauszugsbearbeitung aktuell noch manuell oder nur teilweise automatisiert bearbeiten, zeigen wir Ihnen gerne, wie sich diese Prozesse strukturiert vereinfachen lassen.
