Bankabstimmung in Dynamics 365 Finance automatisieren: Standard vs. Bank Automation Suite
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Bank Automation Suite und erweiterte Bankabstimmung in Dynamics 365 Finance im Vergleich
Jeden Morgen dasselbe Bild in der Finanzbuchhaltung: Die Kontoauszüge aller Hausbanken sind eingelesen, und nun wartet Zeile für Zeile darauf, zugeordnet und gebucht zu werden. Bei mehreren Hundert Kontobewegungen am Tag kommen die Kolleginnen und Kollegen kaum noch zu etwas anderem, vor allem bei Teilzahlungen, Sammelüberweisungen oder abgezogenen Gebühren.
Die Bank Automation Suite von Inway Systems nimmt der Buchhaltung diese Arbeit weitgehend ab. Das Add-On für Dynamics 365 Finance erkennt Zahlungen – und auch sonst alle Kontoauszugsbewegungen - über flexible Regeln, bereitet die Buchungen in einem zentralen Journal vor und lässt der Buchhaltung nur noch den Kontrollblick. Seit 2009 – besser 2008 nehmen wenn möglich, mit 2009 wir AX2009 assoziiert - ist es bei Unternehmen im Einsatz, die ihre Bankbuchhaltung effizienter gestalten.
Inzwischen hat auch Microsoft nachgelegt und den Standard der erweiterten Bankabstimmung (Advanced Bank Reconciliation) um einige Funktionen ergänzt. Wie weit kommt man damit, und wo bringt die Bank Automation Suite den entscheidenden Mehrwert? Das zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag Schritt für Schritt.
Was kann die erweiterte Bankabstimmung in Dynamics 365 Finance?
Die erweiterte Bankabstimmung (Advanced Bank Reconciliation) in Microsoft Dynamics 365 Finance automatisiert den Abgleich elektronischer Kontoauszüge mit Banktransaktionen. Mithilfe konfigurierbarer Abgleichsregeln lassen sich Kontoauszugspositionen zuordnen und bestimmte Buchungs- und Ausgleichsvorgänge automatisieren. Wie viel manuelle Nacharbeit erforderlich bleibt, hängt von den Zahlungsfällen und der Einrichtung der Regeln ab. Wer die erweiterte Bankabstimmung aktiviert und sauber einrichtet, kommt damit schon ein gutes Stück weiter.
Im Arbeitsalltag zeigen sich die Grenzen allerdings recht schnell. Die Regeln des Standards greifen vor allem dann, wenn alles exakt zusammenpasst. Überweist ein Kunde etwas weniger, begleicht er mehrere Rechnungen auf einmal oder zieht die Bank Gebühren ab, landet die Zeile wieder auf dem Schreibtisch der Buchhaltung. Und genau solche Fälle gehören in jeder Finanzbuchhaltung zum Tagesgeschäft.
Eine gute Idee aus dem Jahr 2009
Das muss auch von alleine gehen, dachte sich die Inway Systems GmbH bereits 2009. Für einen Kunden entwickelte Senior Entwickler Peter Braun eine Lösung, die innerhalb von Dynamics AX – ohne die Buchungslogik zu verändern – bestimmte Prozesse automatisiert; vor allem beim Abgleich von Buchungssätzen gegenüber offenen Posten. Dies war die Geburtsstunde der Bank Automation Suite – einem Add-On für Microsoft Dynamics AX (später für Finance & Operations und heute für Finance & Supply Chain Management).
Dynamics 365 Finance vs. Bank Automation Suite: Die Funktionen im Vergleich
Wer kann was?
Dynamics 365 Finance bietet bereits Funktionen für den Import von Kontoauszügen, die regelbasierte Verarbeitung von Zahlungen und die Bankabstimmung. Die Bank Automation Suite ergänzt den Microsoft Standard insbesondere durch flexible Erkennungsregeln, zusätzliche Möglichkeiten bei komplexeren Zahlungsfällen und ein zentrales Erfassungsjournal zur Prüfung der vorbereiteten Buchungen.
Doch wo liegen die Unterschiede im Detail? Und welche Funktionen bietet die Bank Automation Suite, die im Standard nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung stehen?
Um diese Fragen zu beantworten, vergleichen wir beide Lösungen anhand der drei zentralen Aufgaben in der Finanzbuchhaltung:
1. Die Kontoauszüge der Banken ins ERP importieren
In der Buchhaltung werden jeden Tag, meist am Morgen, die Kontoauszüge aller Hausbanken abgeholt und ins ERP-System übernommen.
1.1 Welche Kontoauszugsformate unterstützt Dynamics 365 Finance?
Dynamics 365 Finance importiert elektronische Kontoauszüge in den gängigen Formaten MT940, camt.053 (Tagesauszug) und camt.054 (untertägiger Zwischenauszug). Möglich ist das schon seit AX 2012. Anfangs mussten dafür noch mehrere Mappings eingerichtet werden, heute ist der Import im Standard deutlich einfacher.
Unser Add-On konnte Kontoauszüge übrigens schon seit 2009 importieren. Inzwischen liegen Standard und Bank Automation Suite bei den Formaten gleichauf.
1.2 Wie lassen sich Kontoauszüge automatisch importieren?
Damit die Kontoauszüge jeden Morgen ohne Zutun im ERP landen, braucht es einen automatischen Import. Im Standard gelingt das über das Datenverwaltungsframework (Data Management) oder über SharePoint in Kombination mit Power Automate. Für viele Unternehmen bedeutet das eine zusätzliche Zwischenstation, die eingerichtet und gepflegt werden will.
Die Bank Automation Suite geht hier einen direkteren Weg. Über die File Transfer Suite holt sie die Auszüge genau dort ab, wo Ihr Banking-Programm sie ablegt, etwa in Azure File Storage oder auf einem FTP- bzw. SFTP-Server. Am Ziel kommen beide Lösungen zuverlässig an. Mit der Bank Automation Suite ist der Weg dorthin oft etwas kürzer.
1.3 Kontoauszugsdaten vor dem Import aufbereiten
Elektronische Kontoauszüge enthalten deutlich mehr Informationen als ein klassischer Papierauszug. Der Standard übernimmt diese Daten samt Metadaten so, wie die Bank sie liefert. Die Bank Automation Suite bereitet sie vorher auf, und zwar mit Ersetzungs- und Ausschneidetabellen auf Basis regulärer Ausdrücke.
Informationen, die für die Buchhaltung unwichtig sind, werden vor dem Import herausgeschnitten. Kryptische Codes wie Transaktionscodes, Company Codes oder Steuerschlüssel übersetzt das Add-On in Klartext. Statt einer zwölfstelligen Nummer steht dann zum Beispiel „Kostenstelle Marketing“ im ERP, oder was immer Sie dort lesen möchten.
1.4. Fazit zum Import der Kontoauszüge
Beim Import liegen Standard und Bank Automation Suite heute nahe beieinander. Unser Add-On bietet mit dem direkten Abruf und der Aufbereitung der Daten ein paar Komfortfunktionen mehr. Seine eigentlichen Stärken spielt es im nächsten Schritt aus, wenn alle Kontobewegungen gebucht werden.
2. Die Kontobewegungen korrekt buchen
Sind die Kontoauszüge importiert, beginnt die eigentliche Arbeit. Jetzt müssen alle Kontobewegungen geprüft, verarbeitet und gebucht werden, also eingehende und ausgehende Zahlungen ebenso wie Bank- und Umrechnungsgebühren.
2.1 Wie viel manuelle Arbeit steckt im Buchen der Kontobewegungen?
Das hängt stark davon ab, womit Ihre Buchhaltung arbeitet. Grob lassen sich drei Ausgangslagen unterscheiden:
- Microsoft Standard ohne erweiterte Bankabstimmung: Jede Zeile wird einzeln und manuell erfasst und ausgeglichen.
- Microsoft Standard mit erweiterter Bankabstimmung: Ein Teil läuft automatisch, aber nur dort, wo Betrag und Referenz exakt passen.
- Mit der Bank Automation Suite: Der Großteil läuft automatisch, einschließlich Teilzahlungen, Sammelzahlungen und Bankgebühren.
Wie groß die Unterschiede im Alltag sind, zeigt ein Blick auf die einzelnen Arbeitsschritte. Wir beginnen mit dem Fall ganz ohne Automatisierung.
2.2 So funktioniert das Buchen im Standard von D365 – ohne Bank Automation Suite
Der elektronische Kontoauszug ist bereits eingelesen und nun gilt es, diesen Auszug Zeile für Zeile abzuarbeiten. Im Optimalfall nutzen Mitarbeitende dazu zwei Monitore – oder haben einen sehr großen Bildschirm.
Auf dem einen Monitor ist ein Buchungsjournal geöffnet, meist die „allgemeine Erfassung“, da hier alle Bewegungen gebucht werden können.
Alternativ kommen für die einzelnen Vorgänge optimierte Erfassungen zum Einsatz:
- Debitorenzahlungserfassung für Geldeingänge
- Kreditorenzahlungserfassung für Geldausgänge
- Allgemeine Erfassung für diverses, unter anderem Konto- oder Umrechnungsgebühren
Auf dem anderen Monitor ist der importierte Kontoauszug geöffnet.
Dann wird der Geldeingang, bzw. der Geldausgang im entsprechenden Journal für jede Auszugszeile erfasst. Es folgt jedes Mal eine längere, monotone Serie an Klicks und Eingaben (fragen Sie hier gerne mal Ihre Mitarbeitenden, die dies täglich ausführen) wie zum Beispiel:
- Debitor oder Kreditor eingeben (oder anhand einer Liste auswählen)
- Eingabe der Zahlungsdetails (u. a. Betrag, Datum, Verwendungszweck, Kundennummer)
- über offene Posten eine Liste öffnen, auf der alle ausstehenden Kontobewegungen des Debitors bzw. des Kreditors stehen
- Betrag vom Kontoauszug dem entsprechenden Pendant dieser Liste zuweisen
- Kontrollblick
Jetzt ist die erste Zeile fertig. Es folgen die nächsten 100 Zeilen.
Gute Mitarbeitende bringen es hier im Schnitt auf 90 Sekunden pro Buchung. Selbst bei diesem Tempo sind es bei 100 Kontobewegungen pro Tag noch 2,5 Stunden, in denen die Kollegin oder der Kollege mit nichts anderem beschäftigt ist. Und 100 Kontobewegungen pro Tag sind nicht gerade sehr viel …
2.3 So funktioniert die erweiterte Bankabstimmung im Standard
Mit der erweiterten Bankabstimmung lässt sich ein Teil dieser Arbeit automatisieren. Der Ablauf umfasst mehrere Stationen. Zuerst wird der Kontoauszug importiert, validiert und bestätigt. Danach wechselt der Mitarbeitende in die Bankabstimmung und lässt dort die Abgleichsregeln laufen. Microsoft liefert dafür unter anderem folgende Regeltypen:
- Mit Bankdokument abgleichen (die eigentliche Bankabstimmung)
- Debitorenzahlung generieren
- Kreditorenzahlung generieren
- Beleg generieren (Buchung auf Sachkonto)
- Debitorenrechnung ausgleichen
Fehlende Bankposten werden erstellt und gebucht, zum Schluss wird der Abgleich bestätigt.
Das klingt gut, und für einfache Fälle funktioniert es auch. Die Regeln arbeiten mit einer Standardfiltersuche und finden einen Beleg dann, wenn die Angaben exakt übereinstimmen. Pro Auszugszeile ordnet der Standard genau einen Beleg zu. Gebucht wird jede Auszugszeile in einer eigenen Erfassung im Hintergrund, eine gesammelte Übersicht zur Prüfung vor dem Buchen gibt es dabei nicht.
Besonders heikel wird es bei Abweichungen. Findet der Standard einen passenden offenen Posten, bucht er direkt darauf, ganz gleich, ob der Kunde zu viel oder zu wenig gezahlt hat. Eine Rückfrage gibt es an dieser Stelle nicht.
2.4 So funktioniert das Buchen mit der Bank Automation Suite
Mit der Bank Automation Suite bleibt der Mitarbeitende da, wo die Informationen stehen, nämlich im Kontoauszug. Sobald der Auszug importiert ist, führt das Add-On seine Erkennungsregeln aus, ordnet die Kontobewegungen zu und erstellt fehlende Bankposten. Alle Buchungen landen in einem zentralen Erfassungsjournal.
Öffnet der Mitarbeitende am Morgen sein ERP, sind die Erfassungszeilen bereits gefüllt. Eine einfache Ampel zeigt den Erkennungsstatus an: Grün heißt, alle Bankbuchungen sind erstellt. Jetzt genügen der Kontrollblick und das finale Buchen. Zugegeben, es gibt Tage, da wird nicht jede Kontobewegung korrekt zugeordnet, und dann ist etwas Nacharbeit gefragt. Bei korrekter Einrichtung erreicht die Bank Automation Suite aber Erkennungsquoten von bis zu 95 %. 95 von 100 Buchungszeilen sind also fertig, 5 bleiben für die manuelle Bearbeitung.
2.5 Wie funktionieren die Erkennungsregeln der Bank Automation Suite?
Die Erkennungsregeln der Bank Automation Suite basieren auf regulären Ausdrücken und lassen sich mit UND- und ODER-Verknüpfungen kombinieren. Dadurch können Zahlungsinformationen flexibel ausgewertet und passenden offenen Posten zugeordnet werden.
Das macht die Erkennungsregeln deutlich flexibler als eine einfache Filtersuche. Steht die Rechnungsnummer im Verwendungszweck an ungewohnter Stelle oder stehen dort gleich drei Rechnungsnummern auf einmal, findet das Add-On trotzdem die passenden Belege.
Über das Regelwerk für Abweichungen legen Sie selbst fest, welche Toleranzen gelten und wie mit Skonto-Abzügen, Bankgebühren oder Teilzahlungen umgegangen wird. Über Textbausteine bestimmen Sie außerdem, wie der Buchungstext aussieht. So bleibt jede Buchung transparent und nachvollziehbar.
Natürlich ist das Ergebnis immer ein Buchungsvorschlag. Ihre Buchhalter behalten die volle Hoheit, prüfen das zentrale Erfassungsjournal, ändern bei Bedarf einzelne Zeilen und buchen dann mit einem Klick.
2.6 Zahlungsavise automatisch verarbeiten
Gerade Großkunden begleichen oft viele Rechnungen mit einer einzigen Überweisung und schicken die Aufschlüsselung als Zahlungsavis hinterher. Im Standard von Dynamics 365 ist für Avise keine eigene Funktion vorgesehen, die Zuordnung erfolgt also manuell.
Die Bank Automation Suite importiert Avise als einzelne Datei, automatisch aus einem Verzeichnis oder ganz einfach per Copy-and-paste. Die Zuordnung zum Postenausgleich erfolgt direkt bei der Kontoauszugsposition, automatisch oder manuell. Kommt das Avis erst ein paar Tage nach der Zahlung, lässt es sich auch nachträglich zuordnen.
2.7 Fazit zum korrekten Buchen der Kontobewegungen
Beim Buchen der Kontobewegungen wird der Unterschied am deutlichsten. Die erweiterte Bankabstimmung im Standard automatisiert die einfachen Fälle, bei denen alles exakt passt. Die Bank Automation Suite deckt zusätzlich die Fälle ab, die im Alltag besonders viel Zeit kosten: Teil- und Sammelzahlungen, Abzüge, Gebühren und Avise.
Um beim Beispiel der 100 täglichen Kontobewegungen zu bleiben: Gegenüber der rein manuellen Bearbeitung wird aus 2,5 Stunden eine Aufgabe von rund 30 Minuten. Wie groß der Vorsprung gegenüber dem Standard mit erweiterter Bankabstimmung ausfällt, hängt davon ab, wie viele Ihrer Zahlungen exakt passen und wie viele Abweichungen täglich anfallen. Das schauen wir uns gerne gemeinsam mit Ihnen an.
3. Die Bankabstimmung: Saldo und Vollständigkeit prüfen
Bei der eigentlichen Bankabstimmung hat der Standard von Microsoft eine echte Stärke. Er gleicht jede einzelne Auszugsposition detailliert mit den Bankbuchungen ab und stellt so eine lückenlose Dokumentation sicher. Über die Status Offen, Bestätigt, Abgeglichen und Abgestimmt sehen Sie jederzeit, wo ein Kontoauszug gerade steht.
Die Bank Automation Suite setzt einen anderen Schwerpunkt. Sie sorgt dafür, dass gebucht werden kann, sobald die Buchungserfassung mit dem Kontoauszug übereinstimmt. Den aktuellen Saldo der Bank im ERP sehen Sie dabei direkt auf dem Kontoauszug, Abweichungen fallen also sofort auf. Ob zwischen einzelnen Auszügen Lücken bestehen, prüft die Bank Automation Suite dagegen nicht.
Das Schöne daran: Beides lässt sich hervorragend kombinieren. Die Bank Automation Suite übernimmt das schnelle Zuordnen und Buchen, im Anschluss läuft die Bankabstimmung des Standards. So verbinden Sie hohe Produktivität mit maximaler Sicherheit.
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Bank Automation Suite Vs. D365 ERP: Unser Resümee
Natürlich ist die Bank Automation Suite ein Add-On zu einem großen und sehr umfangreichen ERP-System. Die Frage lautet also „Standard allein oder Standard plus Add-On?“. Microsoft hat mit der erweiterten Bankabstimmung einen wichtigen Schritt gemacht, und für Unternehmen mit überwiegend einfachen, exakt passenden Zahlungen kann das bereits genügen.
Wer viele Kontobewegungen hat, regelmäßig mit Teilzahlungen, Abzügen oder Sammelüberweisungen zu tun hat oder Zahlungsavise verarbeitet, holt mit der Bank Automation Suite deutlich mehr heraus. Flexible Erkennungsregeln, ein zentrales Erfassungsjournal und klare Regeln für Abweichungen sparen jeden Tag Zeit und machen die Buchungen sicherer.
Im Überblick: Dynamics 365 Finance vs. Bank Automation Suite
Laden Sie sich hier unseren Vergleich in der Übersicht herunter: Automatisierung in der Finanzbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365 Finance im Standard vs. Bank Automation Suite.
Wann lohnt sich die Bank Automation Suite?
Bei sehr wenigen Kontobewegungen pro Tag (1 bis 10) ist die Zeitersparnis vermutlich recht überschaubar. Aufgrund der Prozess-Sicherheit (keine manuellen Fehler / Zahlendreher) kann es sich aber auch hier lohnen.
Ab einer Zeitersparnis von täglich einer Stunde lohnt es sich definitiv. Das ist in der Regel bereits bei 40 bis 50 Kontobewegungen pro Tag der Fall, vor allem wenn darunter viele Teilzahlungen, Abzüge oder Sammelüberweisungen sind. Die meisten Unternehmen haben deutlich mehr, und damit lohnt sich das Tool fast immer.
Wann und wie genau sich diese Investition finanziell lohnt und nach wie vielen Wochen / Monaten der ROI (Return on Investment) erreicht ist, können Sie gerne selbst nachrechnen. Entweder per Hand oder – Sie kennen uns ja mittlerweile, wir automatisieren gerne – mit Hilfe unseres ROI-Rechners. Dies ist ein kleines Excel-Tool, das Ihnen sehr schnell ausrechnet, ab wann Sie finanziell von der Bank Automation Suite profitieren. Sie können dieses Tool kostenfrei hier herunterladen.
ROI-Rechner: Ab wann lohnt sich die Bank Automation Suite
Gerne gehen wir Ihre Anforderungen auch in einer kurzen Session per Teams gemeinsam mit Ihnen durch. Wenn Sie sich vorab selbst informieren möchten, finden Sie Blogbeiträge, Factsheets, Broschüren, Videos und Webinare übersichtlich auf unserer Überblicksseite zur Bank Automation Suite.
FAQ
Ja. Beide Lösungen können sich ergänzen. Die Bank Automation Suite übernimmt die automatische Zuordnung von Kontobewegungen und bereitet die Buchungen vor. Anschließend kann die erweiterte Bankabstimmung von Dynamics 365 Finance genutzt werden, um die Banktransaktionen detailliert abzugleichen und die Abstimmung zu dokumentieren.
Dynamics 365 Finance bietet bereits Funktionen zum Ausgleich von Zahlungen und offenen Posten. Wie weit sich Teil- und Sammelzahlungen automatisieren lassen, hängt von den verfügbaren Funktionen und der Konfiguration ab. Die Bank Automation Suite bietet zusätzliche Erkennungs- und Zuordnungsregeln, um solche Zahlungsfälle automatisiert für die Buchung vorzubereiten.
Ja. Die Bank Automation Suite ist ein Add-On für Microsoft Dynamics 365 Finance und erweitert die vorhandenen ERP-Funktionen. Sie ersetzt weder das ERP-System noch dessen Buchungslogik, sondern ergänzt die Standardprozesse um zusätzliche Möglichkeiten zur Automatisierung der Bankbuchhaltung.
