ERP loves E-Procurement

Matthias Schuster , Iris Degen

Warum ERP und E-Procurement Hand in Hand gehen sollten

Wir haben bereits ein gut laufendes ERP. Brauchen wir für das E-Procurement tatsächlich noch ein eigenes System? So oder so ähnlich könnte die Frage lauten, die Sie sich stellen, wenn es darum geht, zusätzlich zum etablierten ERP noch eine E-Procurementlösung zu implementieren. Dabei ist es durchaus sinnvoll für den Bereich der Beschaffung auf eine spezialisierte Software zu setzen. Lesen Sie in diesem Blogartikel, welche Möglichkeiten sich Ihnen dadurch bieten und warum ERP und E-Procurement Hand in Hand gehen sollten.

 

ERP liefert Standardprozesse

Ein ERP System bildet in der Regel alle Kernfunktionen des Unternehmens ab und schafft so die optimale Basis für reibungslose Standardprozesse. Gehen die Bedürfnisse einzelner Unternehmensbereiche darüber hinaus, stößt auch das ERP an seine Grenzen. Hier können auf die einzelnen Unternehmensbereiche spezialisierte Lösungen Abhilfe schaffen. Gerade in der Beschaffung ist dies sinnvoll.

Denn das Ausgabenmanagement umfasst häufig Prozesse, die außerhalb des ERP liegen. Diese finden zum Beispiel statt, bevor eine Bestellung oder Rechnung vorliegt oder ein Lieferant angelegt wird. Speziell zu den Lieferanten werden in Beschaffungslösungen häufig zahlreiche Informationen zu Ausschreibungen, Verträgen und Katalogen verwaltet, die im ERP gar nicht vorhanden sind.

Die Folge hiervon sind oftmals Workarounds oder Workflows mit Einzellösungen: Verträge, Projekte, Rechnungen – manches wird im ERP, der Rest in anderen Systemen oder gar manuell bearbeitet oder gepflegt. Vorgehensweisen wie diese kosten Zeit und Geld und sind am Ende nur wenig effizient.

E-Procurementlösungen, wie z. B. Coupa, bieten mehr

Von einem Zusammenspiel zwischen ERP und einem E-Procurementsystem wie Coupa können Unternehmen extrem profitieren. Der gesamte Bedarf der Beschaffung inklusive aller Prozesse wird mit nur einer Lösung – ohne kritischen Medienbruch – abgedeckt. Coupa bietet dabei noch mehr, als eine reine E-Procurementlösung. Daher ist in diesem Zusammenhang auch von einer Business Spend Management Plattform (BSM) die Rede, in der stets alle Unternehmensausgaben im Blick behalten werden. Im Fokus steht also nicht nur der Einkauf. Alle Ausgaben im Unternehmen können optimiert werden und die Einkaufsabteilung konzentriert sich endlich wieder darauf, die besten Produkte zu den besten Konditioneneinzukaufen.

 

Coupas Funktionsbereiche gehen weit über die Möglichkeiten eines ERP hinaus:

  • Ausgabenanalyse
  • Strategische Beschaffung
  • Vertragsmanagement
  • Beschäftigte mit Zeitvertrag
  • Finanzmanagement
  • Lieferantenmanagement
  • Bestandsmanagement

Coupa Community und Coupa Advantage Programm

Bei der Nutzung von Coupa sind Konditionen und Verträge mit Lieferanten meist bereits vorverhandelt. Denn innerhalb des Coupa Advantage Programms sind alle an Coupa angeschlossenen Lieferanten bereits auf Vertrauenswürdigkeit und weitere Bedingungen geprüft. Die Unternehmen profitieren von Rabatten und kurzen Lieferfristen, die durch die gebündelten Ausgaben der Coupa Community zustande kommen. Diese umfasst eine stetig wachsende Zahl and Kunden, Lieferanten und Partner, die auf einen kollektiven Datenbestand zurückgreifen, Gelegenheiten zur Zusammenarbeit nutzen und Wissen teilen, beispielsweise in Form von KI-gestützten Empfehlungen.


E-Procurement schafft Möglichkeiten

Nicht nur durch die umfangreichen Funktionalitäten eines eigenständigen E-Procurementsystems bieten sich Unternehmen inklusiver aller Anwender Vorteile und neue Möglichkeiten.

 

Mehr Agilität und Geschwindigkeit

Selbst, wenn bestehende ERPs über Beschaffungsmodule verfügen, so werden diese eher stiefmütterlich behandelt und die Funktionalitäten beschränken sich in aller Regel auf Procure-to-Pay (P2P). Upgrades haben hier Seltenheitswert. Doch in Zeiten des digitalen Wandels sind diese wichtiger denn je. Vorgaben, Vorschriften, Regelungen, Rechtsvorschriften, Risiken und Geschäftsmodelle verändern sich kontinuierlich. E-Procurementlösungen wie Coupa können hier schnell und unkompliziert an neue Gegebenheiten angepasst werden, ohne kostspielig in das gesamte ERP einzugreifen.

 

Einfache Implementierung

Während eine Integration zahlreicher Einzellösungen in das ERP finanziell, zeitlich und organisatorisch kritisch ist, kann eine vollumfassende E-Procurementlösung wie Coupa Dank der offenen Architektur denkbar einfach bereitgestellt werden. Grundsätzlich sind die Anforderungen an ein ERP- und ein Beschaffungssystem eher unterschiedlich. Daher steht das E-Procurement dem ERP nicht im Wege, sondern passt sich in die gegebene IT-Infrastruktur ein und vervollständigt diese – für einen durchgängigen Beschaffungsprozess. Dies gilt auch für das Konzernumfeld, in dem die Einkaufsprozesse oft global ablaufen und in einzelnen Ländern ggf. verschiedene ERP Syteme im Einsatz sind. Hier ist eine einzige Coupa-Instanz ausreichend, die an beliebig viele ERPs gekoppelt werden kann.

 

Hohe Nutzerakzeptanz

Viele ERP Systeme, die aktuell im Einsatz sind, sind aus der Historie gewachsen, speziell entwickelt, und sehr leistungsfähig. Im Hinblick auf die Nutzerfreundlichkeit hinken diese aktuellen Softwarelösungen häufig hinterher. Dies trägt häufig dazu bei, dass nicht die gesamte Bandbreite an Funktionalitäten genutzt wird. Ein modernes E-Procurementsystem wie Coupa besticht hier durch eine übersichtliche Nutzeroberfläche, intuitive Bedienung  und gute Usability. Anwenderschulungen werden nur in kleinem Rahmen benötigt. Die Akzeptanzrate ist hoch, die verfügbaren Funktionalitäten auch tatsächlich im Einsatz. Potentiale zur Effizienzsteigerung und Wertschöpfung werden damit optimal ausgenutzt.

Optimierte Beschaffung

Gleichzeitig ist es mit einem weniger innovativen ERP System schwer möglich, die Beschaffung so zu optimieren, dass ein Mehrwert erzielt wird, der mit den Möglichkeiten spezieller E-Procurement-Lösungen mithalten kann. Aufgrund der entsprechenden künstlichen Intelligenz (KI) sind diese in der Lage, alle Beschaffungsprozesse vollumfänglich zu analysieren, um konkrete Einsparpotentiale aufzuzeigen. Die Anwender erhalten Empfehlungen, wie die Ausgaben künftig optimiert werden können. So können am Ende sogar völlig neue, aber höchst effiziente Lieferketten entstehen.

 

Fazit

Schlussendlich ist die Entscheidung für oder gegen eine zusätzliche Softwarelösung immer eine Abwägung zwischen Kosten und Nutzen. Moderne ERP Systeme bieten sicherlich auch für das E-Procurement Möglichkeiten oder lassen sich entsprechend anpassen. Anpassungen diesen Umfangs lassen sich jedoch nur mit enormem Kosten- und Zeitaufwand realisieren und schon beim Release hinken diese dem aktuellen Zeitgeist meist schon wieder hinterher. Spezielle Lösungen wie Coupa gehen mit ihren Funktionalitäten weit darüber hinaus, was ein klassisches ERP heutzutage leisten kann und passen sich kontinuierlich, einfach und schnell an neue Gegebenheiten an.

Mit einer E-Procurementlösung wie Coupa lassen Sie Ihren Einkauf wieder Einkauf sein und sich voll und ganz auf das konzentrieren, was eine gute Einkaufsabteilung auszeichnet: die Beschaffung schnell und verlässlich durchführen und dabei Sparmöglichkeiten aufzeigen, Ausgabenoptimierungen erkennen und Kostenvorteile ausnutzen.

Sie möchten gerne mehr darüber erfahren, wie Ihr Unternehmen von Einsatz einer E-Procurementlösung profitieren kann? Kontaktieren Sie unsere E-Procurement-Experten gerne direkt.

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