Der Purchase Order Agent und die intelligente Lieferkette in Dynamics 365 Business Central
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So hält das ERP-System alle Termine von Lieferanten und Speditionen stets aktuell – in Echtzeit und voll automatisiert
Lieferverzögerungen entstehen nicht im ERP-System – sondern außerhalb. Meist werden sie in Form von Versandbestätigungen oder über E-Mails von Lieferanten oder Speditionen angekündigt. Oft sind dieser E-Mails oder SMS mit nur kurzen Hinweisen versehen wie „kommt drei Tage später“. Dennoch müssen Sie reagieren.
Die Herausforderung: Diese Informationen müssen der entsprechenden Bestellung zugeordnet und manuell ins ERP übertragen werden. Und das am besten in Echtzeit. Hier entsteht Ihrem Einkauf viel manueller Aufwand. Nicht selten erfolgt dieses Update erst mit Verzögerung.
Dies vermindert die Transparenz im System und kann im Zweifel dazu führen, dass Sie die Kontrolle über Termine, Produktionspläne und Lieferzusagen verlieren.
Moderne ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central haben dies erkannt und eine Möglichkeit geschaffen, diese vermeintlich kleinen Aufgaben mit Hilfe von KI (Purchase Order Agent) zuverlässig zu automatisieren.
1. Warum Lieferketten heute an E- Mails scheitern können – und wie der Purchase Order Agent das ändert
Lieferketten sind heute digital – aber oft nicht durchgängig automatisiert und ohne Medienbrüche. Im ERP-System werden Bestellungen angelegt, Wareneingänge gebucht und Verfügbarkeiten überprüft. Doch sobald ein Lieferant oder eine Spedition einen Termin verschiebt, erfolgt ein Medienbruch. Denn die Information landet nicht im ERP-System, sondern in einem E-Mail-Postfach.
- „Lieferung kommt drei Tage später.“
- „Teilmenge kommt heute, der Rest nächste Woche.“
- „Aufgrund von Wetterverhältnissen verzögert sich der Transport um xx Tage.“
Solche Hinweise sind für den Einkauf Alltag. Doch sie werden nicht automatisch verarbeitet. Ein Mitarbeiter muss das betroffene Bestelldokument im System suchen und das aktualisierte Wareneingangsdatum manuell anpassen. Passiert das nicht, entstehen Inkonsistenzen.
Mögliche Folgen dieser Inkonsistenzen:
- Der Produktionsplan basiert auf veralteten Terminen.
- Der Vertrieb gibt Lieferzusagen, die er nicht halten kann.
- An der Rampe steht Personal bereit – aber kein LKW (oder umgekehrt).
Die Lieferkette ist also nicht deshalb intransparent, weil über Verzögerungen nicht rechtzeitig informiert wird. Sie ist deshalb intransparent, weil diese Informationen außerhalb des Systems weitergegeben werden – und der Weg zurück ins System nicht immer in Echtzeit erfolgt.
Genau hier setzt moderne KI-Unterstützung an: Im ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central werden E-Mails mit Hilfe des Purchase Order Agent automatisiert gelesen, verstanden und verarbeitet. So bleibt diese wichtige Informationskette stets durchgängig – vom Lieferanten bis zur Produktion.
2. Wie der Purchase Order Agent arbeitet
Der Purchase Order Agent in Business Central überwacht von Ihnen festgelegte E-Mail-Postfächer im Einkauf. Geht eine Nachricht ein – etwa von einem Lieferanten oder von DHL erkennt der Agent alle relevanten Informationen wie:
- geänderte Liefertermine
- Teilmengen oder Restlieferungen
- Verzögerungen durch externe Faktoren
- neue konkrete Ankunftsdaten
Diese Informationen werden aber nicht nur erkannt, sondern direkt dem passenden Einkaufsbeleg in Business Central zugeordnet. Das erwartete Wareneingangsdatum wird darauf hin automatisch aktualisiert – alles komplett innerhalb der Logik von Business Central.
Das Entscheidende: Diese wichtige Änderung eines Datums ist kein für sich isolierter Prozess. Denn das neue Datum wirkt sich automatisch auf die Produktverfügbarkeit aus. Berücksichtigt man Lagerdurchlaufzeiten oder Produktionsvorlaufzeiten, wird sofort und für alle Mitarbeiter transparent, zu welchem (neuen) Termin eine Ware tatsächlich produziert werden und zum Verkauf bereitstehen kann. Ohne die initiale Anpassung des Wareneingangsdatums würde das System von falschen Voraussetzungen ausgehen.
3. Wie nicht nur der Einkauf, sondern die gesamte Organisation vom Purchase Order Agent profitiert
Wenn Liefertermine automatisch im ERP aktualisiert werden, profitiert davon aber nicht nur der Einkauf. Die Auswirkungen ziehen sich durch die gesamte Wertschöpfungskette.
Wird beispielsweise das erwartete Wareneingangsdatum einer Warenpalette angepasst, verändert sich die berechnete Produktverfügbarkeit unmittelbar. Unter Berücksichtigung von Lagerdurchlaufzeiten oder Produktionsvorlaufzeiten wird sichtbar, wann das benötigte Material tatsächlich einsatzbereit ist.
Das hat direkte Folgen für:
- Produktion: Steht Material erst später zur Verfügung, kann frühzeitig umgeplant werden. Statt Stillstand entstehen Alternativen.
- Lager: Rampenplanung und Personaleinsatz lassen sich realistischer steuern. Kommt ein LKW an einem anderen Tag, steht kein Team am Vortag unnötig bereit.
- Vertrieb: Lieferzusagen basieren stets auf aktuellen Daten und nicht auf Annahmen.
- Management: Engpässe in der gesamten Lieferkette werden früh erkannt – nicht erst, wenn sie Probleme verursachen.
Optional kann der Purchase Order Agent sogar Benachrichtigungen vorbereiten oder Folgekommunikation anstoßen – zum Beispiel, wenn Liefer-Verzögerungen Auswirkungen auf Kundenaufträge hätten.
Der entscheidende Unterschied zu früher ist also: Die für die Lieferkette kleine, aber wichtige Information wird nicht mehr manuell und mit Verzögerung an das System weitergegeben, sondern automatisch ins ERP überführt. Das schafft Transparenz in Echtzeit, verbessert die Planbarkeit von Einkauf, Vertrieb und Produktion und vergrößert die Handlungsspielräume für den Fall, dass eine Bestellung nicht zum geplanten Zeitpunkt eintrifft.
Fazit
Lieferverzögerungen lassen sich nicht verhindern – aber sie lassen sich frühzeitig erkennen. Genau hier liegt der Unterschied zwischen reaktiver Schadensbegrenzung und vorausschauender Steuerung. Denn wurde eine Lieferverzögerung erst einmal identifiziert, können Sie meist rechtzeitig reagieren und umplanen.
Ein automatisiertes Terminupdate mit Hilfe des Purchase Order Agent in Business Central mag auf den ersten Blick wie ein sehr kleiner Eingriff wirken. Doch wenn Informationen ohne manuelle Zwischenschritte aus E-Mails ins ERP fließen und dabei helfen die Transparenz in Echtzeit zu erhöhen, entstehen entlang der gesamten Lieferkette mehr Verlässlichkeit und bessere Entscheidungsgrundlagen. Und wer Engpässe erkennt, bevor sie eskalieren, gewinnt Zeit. Und Zeit ist in der Supply Chain oft der entscheidende Wettbewerbsvorteil.
Sie möchten den Purchase Order Agent in Business Central nutzen? Dann sprechen Sie uns an. Gerne helfen wir Ihnen beim Aufsetzen und der Integration in Ihren Alltag.
