Warum Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management die optimale ERP-Lösung für den Versandhandel ist – 6 Gründe
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Versandhändler kennen die Herausforderungen der Digitalisierung und Automatisierung nur zu gut. Die Corona-Pandemie verschärft die Marktsituation, erhöht den Digitalisierungsdruck und hinterlässt unumkehrbare Veränderungen im Kaufverhalten der Kundinnen und Kunden. Auch im Versandhandel wird die Welt nie wieder die gleiche sein, wie vor der Corona-Krise.
Die Zerbrechlichkeit der Handelsstrukturen wurde uns eindrucksvoll vorgeführt, als im März 2021 ein einziges Schiff, die Ever Given, den Suez-Kanal für 6 Tage blockierte. Dies, sowie Corona bedingte Schließung mehrerer Häfen konfrontiert unsere Konsumgesellschaft mit dem seit 50 Jahren nicht bekannten Phänomen „Lieferengpass“ – und die Handelsbranche mit der neuen Herausforderung „Preisdiktat der Lieferanten“.
Bleiben wir realistisch: Ein modernes integriertes ERP-System erhöht nicht die Kapazitäten der Container-Schiffe. Es schafft keine störungsfreien Schifffahrtswege und reduziert keine Einstandspreise. Aber es gibt Ihnen die einzige Chance, die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern, Planungssicherheit zu schaffen, Ihre Marktposition auszubauen, die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu erhöhen und somit auch eine nachhaltig erfolgreiche Zukunft zu gestalten.
Um diese Ziele im Versandhandel zu erreichen, hat Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management bereits im Standard einzigartige Funktionen und Möglichkeiten an Bord. 6 Gründe, warum Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management die optimale ERP-Lösung für den Versandhandel ist, möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag zeigen.
Einzigartige Retail-Funktionen im Standard
Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management beinhaltet zahlreiche Funktionen und Möglichkeiten, die Versandhändlern den Arbeitsalltag erleichtern. Sie helfen dabei, verkaufsstarke und kundenfreundliche Verkaufskanäle (Webshops) zu erstellen, Bestell-, Bezahl- und Lager-Prozesse zu optimieren und zu automatisieren und strategisch kluge Entscheidungen zu treffen.
Die wichtigsten dieser Funktionen und Möglichkeiten sind:
- Integrierter Webshop mit Omni-Channel und Multi-Channel Funktionalitäten
- Varianten-Konfigurator
- Integration von Rechnungsportalen, Zahlungsdienstleistern und neuen Payment-Formaten
- Voll automatisierte Prozesse von der Bestellung bis zur Lieferung durch Integration der Paketdienstleister
- Einzigartige Funktionen für Absatz- und Beschaffungsplanung und Lagerverwaltung
- Optimierung von Verkaufskanälen und Prozessen durch flexible Ad-hoc Nutzung von KI (Künstliche Intelligenz)
1. Integrierter Webshop mit Omni-Channel- und Multi-Channel-Funktionalitäten
Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management hat einen eigenen Webshop. Er ist Teil der ERP-Lösung und voll integriert. Der Vorteil: Das Einrichten von Schnittstellen oder ein Abgleich bzw. Austausch von Daten zwischen ERP und Webshop sind somit nicht notwendig.
Händler, die ein Ladengeschäft betreiben und zusätzlich einen Online-Kanal aufbauen möchten, oder Versandhändler, die einen Webshop suchen, finden in e-Commerce von Microsoft Dynamics 365 eine moderne und ausgereifte Lösung.
Doch auch Versandhändler, die Ihren Webshop beibehalten und nach einer ERP-Lösung suchen, sind mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management sehr gut aufgestellt. So gibt es Schnittstellen und Anbindungen zwischen Dynamics 365 und den gängigsten Webshop-Lösungen. Darüber hinaus gibt es mehrere Möglichkeiten, Daten beider Systeme zu konsolidieren. Somit haben Versandhändler die Wahl zwischen mehreren sehr guten Lösungen.
Omni-Channel- und Multi-Channel-Funktionen
Gut laufende Filialen und zusätzlich noch einen oder mehrere Online-Shops: Wenn Sie unterschiedliche Verkaufskanäle nebeneinander betreiben (Omni Channel), ist Microsoft Dynamics 365 die optimale Lösung. Das Retail-Modul in Microsoft Dynamics 365 wird dann zu Ihrem Sales Headquarter, um das sich alles herum gruppiert. Die Stammdaten aller Kunden und Produkte, sowie alle produktspezifischen Informationen und Preise werden hier zentral gepflegt; für alle Kanäle und alle angebundenen Dritt-Lösungen (z.B. dem externen Webshop, sofern Sie nicht den von Microsoft nutzen).
Über Sortiment- und Katalogfunktionen können Sie dann individuell steuern:
- Welche Produkte Sie über welchen Kanal anbieten
- Welche Preise und Rabatte in welchem Shop gelten
- Welche Schnittmengen es im Online- und Offline-Sortiment geben soll
Alle Kanäle bleiben dabei so eng miteinander verzahnt, dass Sie beispielsweise auch Click & Collect – ein Kunde bestellt online und holt die Ware im Geschäft ab – mühelos in sämtlichen Varianten abbilden und automatisiert anbieten können. Darüber hinaus haben Sie mit Microsoft Dynamics 365 auch die Möglichkeit, online mehrere Kanäle (Multi Channel) abzubilden und sind in deren Einrichtung vollkommen frei.
Individuelle Verkaufskanäle und Multi-Channel steigern die Kundenbindung und den Umsatz
Mit individuell auf die Zielgruppe zugeschnittenen, virtuellen Verkaufskanälen können Versandhändlern ihren Umsatz deutlich erhöhen. Dabei ist der Pflegeaufwand für jeden weiteren Kanal äußerst gering, denn im Hintergrund gibt es für alle Produkte, alle Varianten, alle Preise und alle Bundles, die Sie in Ihren Shops anbieten, ein einziges Verkaufscockpit (siehe Punkt 2), über das Sie Ihre Kanäle bespielen und steuern.
Beispiele aus der Praxis: unterschiedliche Online-Channel könnten sein:
- Länderspezifische Shops
- Zielgruppenspezifische Shops
- Dritt-Shops wie z. B. Amazon Marketplace oder Ebay
Länderspezifische Shops
Neben der Sprache sind viele andere Länderspezifika so unterschiedlich, dass die Gestaltung länderspezifischer Kanäle nicht nur gerechtfertigt, sondern ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist. Mit Microsoft können Sie u. v. a.
- In Abhängigkeit davon, woher Ihr Besucher kommt, unterschiedliche Produkte und Produktgruppen anbieten oder „highlighten“.
- Ihre Produkte unterschiedlich anordnen. Dann sehen Besucher aus Deutschland z.B. die angebotenen T-Shirts zuerst in klassischen Farben, während Besuchern aus Holland die T-Shirts zuerst in bunten Farbtönen präsentiert werden.
- Unterschiedliche Up- und Cross-Selling-Angebote erstellen. In Spanien und Italien bieten Sie dann zu T-Shirts die passende Badehose an, in Norwegen den passenden Pullover.
- Für jedes Land noch besser die rechtlichen Spezifika abbilden und in den Bestellprozess integrieren (Garantiezeit, Lieferzeit, Rückgabefristen etc. aber auch landesspezifische Bezahldienstleister und Speditionen).
Natürlich können Sie auch unterschiedliche Produkte und unterschiedliche Preise je Land (bzw. Channel) einrichten. Dank GEO-IP wissen Ihr Webshop und Ihr ERP-System genau, aus welchem Land und aus welcher Region Ihr Besucher kommt und leiten Ihn gleich in den entsprechenden Shop.
Zielgruppenspezifische Shops
Gerne genutzt wird diese Funktion auch, um unterschiedliche Shops für unterschiedliche Zielgruppen zu gestalten. Dann bekommen Premium-Kunden oder Geschäftskunden (nach einem Login) andere Preise, Produkte, Bilder, Produktbeschreibungen, Rabatte etc. im Shop präsentiert wie z.B. all diejenigen, die den Shop über Google gefunden haben oder über einen Newsletter kommen. Uns ist das Beispiel eines Unternehmens bekannt, das nur für seine Top 3 Kunden drei verschiedene Online-Shops kreiert hat – und mit dieser Strategie den Umsatz mit diesen drei Key Accounts deutlich steigern konnte.
Dritt-Shops
Neben einer Zusammenstellung von Waren und Preisen für die eigenen Verkaufskanäle, können Sie Ihr Sortiment mit Microsoft Dynamics 365 natürlich auch in Dritt-Shops wie Amazon Marketplace oder Ebay zusammenstellen. Auch hier haben Sie die Möglichkeit individuell Preise, Produkte, Bilder, Produktbeschreibungen etc. für diese Dritt-Shops auszuwählen, um die Käufer hier anders anzusprechen wie im eigenen Webshop.
2. Produkt- und Varianten-Konfigurator
Viele Versandhändler verkaufen Produkte, die in unterschiedlichen Ausprägungen und Varianten vorliegen – z.B. bei Form, Farbe, Größe, Material, technischen Merkmalen etc. Oftmals kann ein Käufer sich im Webshop seine persönliche Variante konfigurieren, indem er die Ausprägungen bei jedem Produktmerkmal auswählt.
Mit Microsoft Dynamics 365 müssen Versandhändler nicht alle erdenklichen Kombination als Artikel im ERP-System anlegen, sondern nur die Oberartikel mit allen Merkmalen, zugelassen Ausprägungen und der Logik. Der Rest erfolgt mit Hilfe des Varianten-Konfigurators. Dies spart nicht nur viel Zeit beim Anlegen der Produkte, sondern ermöglicht auch die Konfigurationslogik mit allen Abhängigkeiten und Ausschlusskriterien zentral anzulegen. Wählt Ihr Käufer bzw. Ihre Käuferin dann eine Kombination, die so noch nie produziert wurde, so erfolgt über Microsoft Dynamics 365 ein Fertigungsauftrag für genau diese Variante (falls Sie selbst produzieren) oder eine Bestellung für Ihren Lieferanten. Die Variante wird im ERP immer referenzierbar sein, ohne dass ein Produktstamm angelegt wird.
3. Integration von Rechnungsportalen, Zahlungsdienstleistern und neuen Payment-Formaten
Neben Kreditkarte, Überweisung, Rechnung, Ratenzahlung oder Bestellung per Nachnahme ist das Anbinden von Rechnungsportalen und Zahlungsdienstleistern für Versandhändler heutzutage Pflicht. Denn je größer das Angebot an angebotenen Zahlungsmethoden ist – so zeigen es alle Analysen und Echtzeit-Reportings im E-Commerce – desto geringer ist die Abbruchrate beim Check-Out durch den Kunden. Und PayPal und Co. sind immer häufiger die erste Wahl.
Die Vorteile von PayPal, PayOne und AmazonPay sind Versandhändlern sicherlich bekannt:
- Der Käufer zahlt mit wenigen Klicks; schnell und möglichst einfach (ohne die eigene IBAN bzw. die 16-stellige Nr. der Kreditkarte suchen zu müssen)
- Der Zahlungsdienstleister bietet dem Käufer einen zusätzlichen Schutz. Das erhöht vor allem dann die Zahlungsbereitschaft, wenn ein Kunde in Ihrem Online-Shop das erste Mal bestellt.
- Alles passiert gleichzeitig: Noch bevor das Geld auf dem Konto des Händlers eingegangen ist, wissen Webshop und ERP-System, das der Kunde bezahlt hat – und die Ware wird parallel vorbereitet und verschickt.
Doch auch im E-Payment gibt es Trends. Waren es vor ein paar Jahren Bezahldienstleister, so sind aktuell „Pay-Later-Lösungen“ wie sie z.B. von Klarna und Co. angeboten werden, auf dem Vormarsch.
Mit Microsoft Dynamics 365 können Sie nicht nur alle klassischen Wege bei der Bezahlung inkl. Rechnungsportalen und Zahlungsdienstleistern anbinden, Sie haben auch ein System, das für alle kommenden Payment-Trends bestens vorbereitet ist. „Der Kunde hat keine passende Zahlungsmethode gefunden?“ Dies wird in Ihrer Analyse nie mehr der Grund sein, sollte ein Kaufvorgang abgebrochen werden.
4. Voll automatisierte Prozesse von der Bestellung bis zur Lieferung durch Integration der Paketdienstleister
Um die Ware zum Kunden zu bringen, gibt es viele Dienstleister und Speditionen – und alle bieten unterschiedliche Services zu unterschiedlichen Konditionen:
- Hermes, DPD, UPS, DHL, Schenker, Kühne & Nagel …
- Versichert, unversichert, als Paket oder als Päckchen …
- Express, Standard …
- An die Lieferadresse, eine Filiale, eine Packet-Station …
- Mit oder ohne Empfangsbestätigung, per Nachnahme …
- U. v. m.
Für Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management gibt es ausgezeichnete Schnittstellen – z. B. den Dynamics 365 Connector for AEB – mit denen Ihre Kunden bei der Bestellung - oder Ihre Mitarbeiter beim Versand - die Services der Paketdienstleister und Speditionen direkt in Ihr ERP-System auswählen.
Die Vorteile dieser Integration sind:
- Ändern die Paketdienstleister oder Speditionen Ihre Preise, Konditionen oder Services, werden die Daten automatisch im ERP und im Webshop aktualisiert,
- Sie brauchen keine spezifische und fest programmierte Schnittstelle zu jedem Dienstleister und können ad-hoc beliebig viele Paketdienstleister und Speditionen einbinden, ohne sich um die Integration zu kümmern,
- Sämtliche Belege und Formulare werden automatisch erstellt und der Packstation in Ihrem Lager zur Verfügung gestellt,
- Sie kennen die aktuellen Konditionen und verschicken stets zum günstigsten Preis,
- Sie können Ihren Kunden beim Check-Out selbst die Wahl von Dienstleister und Versandservice (express / versichert / Packstation etc.) überlassen bzw. eine Vorauswahl anbieten,
- Der Käufer erhält nach seiner Bestellung – automatisiert vom System – eine Nummer / einen Link zur Sendungsverfolgung.
- Der Käufer erhält ggf. ab dann weitere wichtige Informationen direkt vom Paketdienstleister per E-Mail (voraussichtlicher Liefertermin, Zustellversuch in Abwesenheit etc.).
5. Einzigartige Funktionen für Absatz- und Beschaffungsplanung und Lagerverwaltung
Im Rahmen der Absatz- und Beschaffungsplanung sind für Versandhändler diese Fragen relevant:
- „Was möchte ich verkaufen“,
- „Wie viel davon kann ich wann verkaufen“
- „Wann soll ich wie viel bestellen bzw. produzieren lassen“
Um in diesem Dreiklang die optimale Balance zu finden, hilft Ihnen die integrierte Absatz- und Beschaffungsplanung von Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management.
Unterstützt durch KI (Künstliche Intelligenz) analysieren Sie die Daten der Vergangenheit, geben Prognose-Modelle vor oder wählen die vom System erkannte optimale Prognose-Modell und lassen die periodenbezogenen Absatzmengen einmalig und rollierend errechnen. So hilft Ihnen die KI sehr genau zu prognostizieren, welchen Umsatz Sie mit welchem Artikel und in welcher Periode erreichen werden. Basierend auf dieser Absatzplanung entwickeln Sie einen treffsicheren Beschaffungsplan mit oder ohne von Sicherheitsmengen. Die entsprechenden Bestellungen bei den Herstellern können Sie dann über Ihr ERP-System automatisiert umsetzen.
Um nur ein paar Beispiele zu nennen, so hilft Ihnen die Absatz- und Beschaffungsplanung dabei zu erkennen:
- Welche Produkte, welche Farben, Formen, Größen etc. gerade im Trend liegen,
- Welche Produkte in welchen Monaten eher gefragt sind,
- Bei welchen Produkten in Ihrem Portfolio ein Zuwachs und wo möglicherweise ein Rückgang an Bestellungen erfolgen wird,
- Ob vielleicht ein Kinofilm, eine Sportveranstaltung, ein anderweitiges Ereignis den Absatz eines bestimmten Produktes fördert.
Natürlich können Sie Ihren Beschaffungsplan mit Microsoft Dynamics 365 auch dynamisch gestalten und rollierend anpassen. Sprich bei Übererfüllung Ihrer Prognosen erhöhen sich die nachfolgenden Bestell-/Produktionsmengen – und wenn Sie zu wenig verkaufen, wird die Bestell-/Produktionsmenge automatisch reduziert. Selbstverständlich ist diese Korrelation kein Muss. Sie können nach wie vor Bestellungen ins Lager legen um zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl (z.B. zum Sommerschluss / Winterschluss) traditionsbedingt Ihren Kunden bestimmte Rabatt- und Preis-Aktionen anzubieten.
Lagerverwaltung
Sämtliche Informationen landen unmittelbar nach der Bestellung in Ihrem Warenlager. Die Mitarbeiter scannen die Bestellung, stellen gezielt die Ware zusammen und es werden automatisiert sämtliche relevanten Dokumente zum Auftrag (z.B. Auftragsbestätigung, Rechnung, aber ggfs. auch Formulare für den Zoll) ausgedruckt und dem Paket beigelegt und / oder per E-Mail verschickt.
Auch das für den Versand gewünschte Label kommt fertig aus dem Drucker. Danach kommt die fertige Bestellung auf die vorgesehene Palette und anschließend (per LKW) zum Paketdienstleister. Die meisten der Prozesse laufen systemgestützt und automatisiert bzw. teilautomatisiert ab. Manuelle Fehler in der Bestellabwicklung sind kaum möglich.
So weit so gut, doch Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management bietet Versandhändlern bei der Verwaltung und Organisation Ihres Lagers weit mehr als diesen Standard-Prozess. An dieser Stelle möchten wir einen kurzen Überblick über weiter Möglichkeiten und Funktionen geben, die Microsoft Dynamics 365 beim Warehouse-Management bietet:
- Automatische Priorisierung: Express-Bestellungen sowie Aufträge über bestimmte Kanäle (z.B. den eigenen Webshop) oder bestimmte Produkte (z.B. Lebensmittel und verderbliche Ware) werden bevorzugt behandelt.
- Abbildung produktspezifischer Prozesse: Je nach bestelltem Artikel werden andere Prozesse angestoßen: z.B. bei Lebensmitteln, um die Kühlkette einzuhalten, oder bei Glas und Kristall, da hierfür zusätzliche Verpackungsmaterialen vorgesehen sind.
- Verpackungsmaterial-Verwaltung:Automatisierter Anstoß eines Bestellprozesses durch Ihr ERP Dynamics 365 Supply Chain Management, sollten z. B. Kartonagen, Luftpolsterfolie etc. zur Neige gehen.
- Behältermanagement: Beim zusätzlichen Verpacken von Ware z. B. in wiederverwertbaren Plastik-Behältern haben Sie jederzeit im Blick, wo sich diese gerade befinden. Werden die Behälter vom Kunden nicht zurückgebracht erfolgt z.B. automatisiert eine Erinnerung / Rechnung.
- Integrierte Zollabwicklung: Alle nötigen Zollpapiere und Angaben für das entsprechende Zielland werden bei jeder Bestellung automatisch berücksichtigt und der Bestellung beigelegt.
- Optimierte Ein- und Auslagerung-Strategien:Mit Microsoft Dynamics 365 haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, Ihre gesamte Lagerlogistik zu optimieren. Strategien wie FIFO (First-in, First-out) und viele weitere sind sehr leicht abbildbar. Die Integration von mobilen Geräten wie beispielsweise Scanner erleichtern die tägliche Arbeit. Basierend auf Vergangenheitsdaten, Echtzeitdaten, Prognosen sowie Ihrer Absatz- und Beschaffungsplanung können Sie zeit- und kostensparende Strategien im gesamten Warehouse-Management finden. Mehr zur Nutzung von KI im Versandhandel lesen Sie unter Punkt 6.
6. Flexible Ad-hoc Nutzung von KI
Die Szenarien, in denen Sie die KI von Microsoft gewinnbringend für die Optimierung Ihrer Prozesse und einer Steigerung Ihres Umsatzes einsetzen können, sind vielfältig. Zwei Einsatz-Möglichkeiten haben wir bei den Punkten Lageroptimierung sowie beim Punkt Erstellung des Absatz- und Beschaffungsplanes schon kurz angerissen. Aber auch bei der Auswertung und Analyse des Käuferverhaltens beispielsweise wird Ihnen die KI von Microsoft wichtige und wertvolle Impulse geben. Auf Grundlage aller verfügbaren relevanten Daten erhalten Sie über diesen Dienst eine fundierte Analyse, die Ihnen mit Sicherheit dabei helfen wird, Ihre Conversion zu erhöhen und die Absprungrate beim Check-Out im Shop zu verringern.
Erwähnenswert ist aber noch ein weiterer, unschlagbarer Vorteil der KI bei Microsoft: Sie können diesen Dienst jederzeit Ad-hoc und für einen begrenzten Zeitraum „buchen“. In allen oben gezeigten Beispielen wäre es z.B. völlig ausreichend, die KI nur für etwa eine Woche einzusetzen. Diese Art der Ad-hoc Nutzung ist bei Microsoft möglich und macht die KI so attraktiv. Denn so zahlen und nutzten Sie bei Microsoft den Dienst nur für den Zeitraum, in dem Sie die KI als Hilfsmittel für Ihre Analysen auch benötigen. Und die restliche Zeit im Jahr profitieren Sie von den Ergebnissen und Vorschlägen der KI, sammeln weiter Daten und schaffen damit die Grundlage für weiteres Wachstum.
Fazit: Krisensichere und nachhaltig erfolgreiche Zukunft
Fundierte Planung, rechtzeitige Beschaffung, effiziente und automatisierte Bestell- und Versandprozesse, verlässliche Lieferung: Das sind die vier wichtigsten Ziele eines jeden Versandhändlers.
Diesen Ansprüchen wird Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management in vollem Umfang gerecht. Vom Erstkontakt über den Webshop bis zum Erhalt der Ware durch den Kunden lassen sich, wie in diesem Beitrag gezeigt, alle Schritte ins ERP-System integrieren und auf Wunsch voll automatisieren. Die Microsoft KI beleuchtet dabei die Prozesse, analysiert das Kundenverhalten und findet Wege, Planungs-, Beschaffungs-, Lager- und Versandprozesse zu optimieren und dabei gleichzeitig die Conversion in Ihrem Shop zu erhöhen. Genau so macht Versandhandel Spaß, weil der Erfolg garantiert ist!
